文/中國(guó)電子信息產(chǎn)業(yè)集團(tuán)有限公司 汪麗云

企業(yè)集團(tuán)文書檔案管理是企業(yè)管理的一個(gè)重要內(nèi)容。企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、產(chǎn)品、管理活動(dòng)形成的大量檔案資料已成為企業(yè)發(fā)展壯大的重要信息資源。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的文書檔案管理也正在讓位于現(xiàn)代化的檔案管理工作，現(xiàn)代的檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)工作的重心也逐漸向信息化與現(xiàn)代化快速轉(zhuǎn)移。因此，我們?cè)谧骱闷髽I(yè)檔案管理工作的過(guò)程中也需要關(guān)注到保密工作內(nèi)容。

一、切實(shí)注重現(xiàn)代企業(yè)集團(tuán)文書檔案管理工作的重要性

文書檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。做好企業(yè)集團(tuán)文書檔案管理工作是保障現(xiàn)代企業(yè)健康發(fā)展的必要基礎(chǔ)。我們說(shuō)企業(yè)文書檔案管理工作是一個(gè)企業(yè)集團(tuán)管理工作的重要組成部分，是提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面面貌的一項(xiàng)重要工作。檔案記載著企業(yè)發(fā)展的優(yōu)秀成果，對(duì)研究企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。文書檔案管理工作為決策者及時(shí)了解本企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)狀況、適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略提供準(zhǔn)確依據(jù)。因此，做好企業(yè)集團(tuán)文書檔案管理工作，對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)集團(tuán)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

二、企業(yè)文書檔案工作的保密性

我們說(shuō)文書檔案通常會(huì)伴隨機(jī)關(guān)、事業(yè)或者企業(yè)單位的現(xiàn)行活動(dòng)來(lái)產(chǎn)生，其中所涉及到的信息數(shù)據(jù)一方面會(huì)影響到國(guó)家安全，一方面會(huì)影響到部門利益，我們?cè)诋?dāng)前推進(jìn)信息化建設(shè)工作的過(guò)程中，假如在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息管理方面缺少一些安全保密方面的制度，那么一定會(huì)為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作未來(lái)發(fā)展造成巨大的阻礙作用。傳統(tǒng)觀念影響下，我國(guó)企業(yè)檔案與其檢索工具的載體是集中被人為監(jiān)控，因此如果出現(xiàn)泄密竊密的狀況的可能性會(huì)比較小。但是在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境下，數(shù)據(jù)信息會(huì)在不斷產(chǎn)生與處理以及傳遞過(guò)程中，不斷遭遇了安全性問(wèn)題，而這種安全上的造成的威脅不只是來(lái)自于計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)中存在的缺陷，并且也會(huì)遭受到認(rèn)為攻擊，還會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)中一些安全漏洞的影響，進(jìn)而給予網(wǎng)絡(luò)不法分子一些可乘之機(jī)。

我們從企業(yè)保密的角度來(lái)說(shuō)，要想將全部精力集中到這些數(shù)據(jù)信息中，并且針對(duì)不同層次的保密手段工作，一方面要保證了企業(yè)核心信息的安全，并且也要保證信息數(shù)據(jù)的資源共享。假如將什么樣的信息都能夠當(dāng)作最高機(jī)密來(lái)對(duì)待，那么諸多繁重的管理任務(wù)就會(huì)很可能無(wú)密可保。當(dāng)前我國(guó)社會(huì)對(duì)于企業(yè)涉密計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的日常安全保密標(biāo)準(zhǔn)十分嚴(yán)格，尤其在信息內(nèi)容傳輸過(guò)程中，冠以的保密措施必須堅(jiān)持選擇傳輸信息最高密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)配備進(jìn)行。假如不同規(guī)格層次的檔案信息混合在一起，那么就難以符合自身的保密標(biāo)準(zhǔn)，而這對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)與管理人員都提出了巨大挑戰(zhàn)。

三、企業(yè)文書檔案工作的信息化

（一）強(qiáng)化檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)

我們說(shuō)升級(jí)與強(qiáng)化企業(yè)檔案管理工作是現(xiàn)代化檔案信息管理系統(tǒng)的基本目標(biāo)，這就需要我們?cè)诂F(xiàn)代檔案管理規(guī)范的基礎(chǔ)上，借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)技術(shù)、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)與相對(duì)完善的開發(fā)軟件，對(duì)于系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)與檔案管理軟件進(jìn)行不斷的升級(jí)改造，見(jiàn)你而保證企業(yè)檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)完善。構(gòu)建與完善企業(yè)檔案管理軟件系統(tǒng)，能夠方便企業(yè)對(duì)自身的檔案資源進(jìn)行有效統(tǒng)一的管理，我們可以根據(jù)企業(yè)自身檔案管理工作的特征，構(gòu)建出一個(gè)相對(duì)完善、方便快捷以及具有較高技術(shù)含量的文書管理系統(tǒng)，有效實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案收集、整理、分類、留存等環(huán)境，保證企業(yè)檔案信息管理工作的方便快捷，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中的緊密聯(lián)系性不斷提升，進(jìn)而保證企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)與檔案管理編碼數(shù)據(jù)的整體性與實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息資源的全面共享。

（二）檔案信息化的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是必要前提

我們說(shuō)電子檔案與紙質(zhì)檔案是相對(duì)應(yīng)的，電子檔案能夠存儲(chǔ)于電腦磁盤與其他存儲(chǔ)載體內(nèi)，是已經(jīng)實(shí)現(xiàn)歸檔與保存的參數(shù)與信息數(shù)據(jù)。企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)是要擁有系統(tǒng)配套的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，其中包括有硬件設(shè)備環(huán)境與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)節(jié)以及第三方系統(tǒng)軟件三大部分。而網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、文化數(shù)據(jù)化與其他多種支撐設(shè)施構(gòu)成了基礎(chǔ)硬件設(shè)施，：通常系統(tǒng)軟件需要選擇較為穩(wěn)定性能的，可以按照通用、實(shí)用、節(jié)能等多種原則來(lái)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)與其他管理類軟件的建設(shè)工作，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)節(jié)中包括有局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)系而成的公眾網(wǎng)，并且對(duì)兩種網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行物理隔離，保證信息共享的暢通無(wú)阻。

（三）構(gòu)建規(guī)范的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)是企業(yè)信息化建設(shè)工作的必要技術(shù)支撐

企業(yè)對(duì)信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的開發(fā)與建設(shè)工作是現(xiàn)代檔案信息管理工作必要前提與核心部分，然而構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫(kù)是一個(gè)漫長(zhǎng)而系統(tǒng)性的工作過(guò)程，需要工作人員經(jīng)歷從高到低，從個(gè)體到群體的長(zhǎng)期緩慢的過(guò)程。我們?cè)谛畔?shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建過(guò)程中，要求管理人員與多媒體技術(shù)人員密切配合，時(shí)刻根據(jù)實(shí)際情況來(lái)調(diào)整手段，突出信息數(shù)據(jù)庫(kù)的靈活性，同時(shí)要根據(jù)信息數(shù)據(jù)庫(kù)中的利用頻率與使用效率來(lái)合理考核信息數(shù)據(jù)庫(kù)中即時(shí)的“活性”狀況，從而促使單一庫(kù)朝向系統(tǒng)庫(kù)的趨勢(shì)不斷發(fā)展與改進(jìn)。另外，要根據(jù)企業(yè)對(duì)現(xiàn)代文檔一體化的需求，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)前端控制系統(tǒng)與全程管理系統(tǒng)對(duì)于即時(shí)電子文件的流動(dòng)實(shí)施有效監(jiān)控，保證企業(yè)自身的多種電子類檔案數(shù)據(jù)能夠在管理部門的有效監(jiān)管下實(shí)現(xiàn)收集、整理、庫(kù)存、控制與傳輸?shù)冗^(guò)程。

四、努力提升企業(yè)現(xiàn)代檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

眾所周知，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理人員具有知密早、知密多等多種特點(diǎn)，因此這些員工對(duì)于飽受企業(yè)秘密工作會(huì)比其他人的責(zé)任更加重大。我們說(shuō)現(xiàn)代企業(yè)安全檔案保密工作結(jié)果的好與壞，這些人員自身的專業(yè)素質(zhì)至關(guān)重要。管理企業(yè)檔案的人員需要具有較強(qiáng)的責(zé)任心與事業(yè)心，并且時(shí)刻保持住高度的保密觀念，不只是具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膷徫蛔黠L(fēng)，并且每件事都要保證有頭有尾，順序清晰，并且要時(shí)刻保證頭腦中的秘密不被泄露。尤其一些會(huì)涉及到我國(guó)民生行業(yè)與軍工行業(yè)的企業(yè)單位，他們的每一份檔案都會(huì)有諸多重要價(jià)值，因此工作人員不管在什么樣的環(huán)境中都要保守秘密，盡到自己應(yīng)盡的責(zé)任。

檔案管理人員并且要具有深厚的專業(yè)理論與技能，因?yàn)槠髽I(yè)的檔案管理工作具有較強(qiáng)的科學(xué)性，一方面具有深厚的理論基礎(chǔ)，并且也要有一定的高技能。曾經(jīng)歷史留下的內(nèi)容讓檔案顯得復(fù)雜多元，我們要想條理清晰地保管起來(lái)，就要掌握良好的專業(yè)技能與企業(yè)的發(fā)展理論，并且熟練地運(yùn)用在工作之中。企業(yè)檔案管理人員要不斷汲取管理領(lǐng)域的最先進(jìn)技術(shù)知識(shí)，創(chuàng)新管理思維，主動(dòng)去學(xué)習(xí)與管理有關(guān)的科學(xué)知識(shí)，尤其要掌握好多媒體技術(shù)。

五、結(jié)語(yǔ)

我們當(dāng)前要做好企業(yè)集團(tuán)文書檔案的管理工作，可以說(shuō)任務(wù)是艱巨而光榮的，因此我們每個(gè)文書檔案管理工作人員需要在實(shí)際工作實(shí)踐中不斷增長(zhǎng)經(jīng)驗(yàn)，要根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)的自身特征來(lái)不斷完善檔案管理中的相關(guān)保密制度與監(jiān)督措施制度，要不斷提高現(xiàn)代文書檔案管理技術(shù)，做到既確保我國(guó)秘密安全，同時(shí)又要滿足現(xiàn)代企業(yè)日常利用需求。

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