文/荊州市廣播電視大學(xué) 馮家富

一、檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

檔案管理即檔案業(yè)務(wù)工作，是檔案室以科學(xué)的原則和方法進(jìn)行檔案管理，提高檔案資料的利用效率，更好地為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。檔案是對(duì)歷史真實(shí)的記錄，是具有重要憑證和法律意義的記載。檔案管理全面而真實(shí)的記錄了管理部門(mén)所從事各種活動(dòng)。從某種程度上說(shuō)，檔案管理最本質(zhì)的內(nèi)容即信息傳輸。檔案管理具有階段性、累積性、依附性和封閉性等特征。從目前檔案管理的情況來(lái)看，檔案管理還存在很多問(wèn)題：

（一）檔案管理的條件落后

檔案管理部門(mén)由于經(jīng)費(fèi)有限，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)比較落后，在實(shí)際工作中產(chǎn)生了很多的問(wèn)題，如辦公區(qū)與庫(kù)房沒(méi)能分離開(kāi)來(lái)，這對(duì)檔案資料保管的完整性、封存性都產(chǎn)生了不利影響。再者，在檔案管理室中，沒(méi)能配備必要的滅火器、吸塵器等安全設(shè)施，對(duì)檔案管理火災(zāi)風(fēng)險(xiǎn)等事故沒(méi)有進(jìn)行有效預(yù)防。

（二）檔案管理人員素質(zhì)不高

由于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不重視，對(duì)歸檔意識(shí)和建檔意識(shí)不夠重視，管理者對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，在檔案管理人員的選任上也存在很多問(wèn)題。管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高，大多數(shù)管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化、專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較低，且兼職檔案管理人員大量存在，造成檔案管理工作的混亂。

（三）檔案資料落后，沒(méi)能及時(shí)更新

檔案管理工作是對(duì)使用部門(mén)的經(jīng)營(yíng)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理的過(guò)程。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及體制改革進(jìn)程的加快，導(dǎo)致經(jīng)營(yíng)管理情況不斷發(fā)生變化，因此，檔案管理工作應(yīng)實(shí)施更新統(tǒng)計(jì)工作。但從目前來(lái)看，由于經(jīng)費(fèi)的限制，檔案資料的更新情況比較差。這就導(dǎo)致檔案所記載的事項(xiàng)與現(xiàn)實(shí)情況有較大出入。同時(shí)，管理人員在檔案的管理中沒(méi)能盡到保管職責(zé)，長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有對(duì)檔案資料進(jìn)行整理，蟲(chóng)蛀、受潮、脫落等對(duì)檔案造成損毀的現(xiàn)象頻繁發(fā)生。

（四）利用率低

目前，檔案管理工作的認(rèn)識(shí)還局限在檔案資料的保管上，檔案管理的作用沒(méi)能真正發(fā)揮。檔案管理工作的內(nèi)容也僅局限于資料查找的范圍內(nèi)，檔案資料的利用率比較低，管理人員工作的積極性、主動(dòng)性也較差，管理工作效率低下。

二、檔案管理的對(duì)策分析

（一）管理理念與管理制度的創(chuàng)新

目前，檔案管理還存在著“重管輕用”的現(xiàn)象，管理的被動(dòng)型和封閉性較強(qiáng)，檔案管理仍然存在著“等、靠、要”的管理模式，影響了檔案管理的工作效率。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作的挑戰(zhàn)也日益嚴(yán)峻。檔案管理中的電子光盤(pán)和縮微膠片的應(yīng)用也不斷增加，這些都需要改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，以多層次、多角度的工作方法來(lái)指導(dǎo)檔案管理工作。同時(shí)，應(yīng)不斷建立健全檔案管理機(jī)制，充分發(fā)揮人力資源的優(yōu)勢(shì)，以有效的績(jī)效考核機(jī)制來(lái)增強(qiáng)檔案管理工作的活力。以創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制來(lái)鼓勵(lì)員工的積極創(chuàng)新，營(yíng)造健康向上的工作氛圍。再者，應(yīng)制定一套切合實(shí)際且行之有效的檔案管理規(guī)章制度，以規(guī)范化和制度化的規(guī)章制度來(lái)約束檔案管理工作，減少檔案管理過(guò)程中的隨意性，以保證檔案管理的規(guī)范化和統(tǒng)一性。在制定檔案管理規(guī)章制度時(shí)，應(yīng)根據(jù)部門(mén)發(fā)展的實(shí)際情況，并對(duì)部門(mén)未來(lái)的發(fā)展進(jìn)行科學(xué)評(píng)估，以發(fā)展的眼光來(lái)指導(dǎo)檔案管理工作，不斷調(diào)整和修訂檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。在檔案管理工作中，可以簡(jiǎn)化檔案管理的立卷制度，積極推行數(shù)字化管理的理念，統(tǒng)一電子文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案信息進(jìn)行及時(shí)的歸納和整合，以提高檔案管理的利用效率。

（二）做好檔案管理中的文書(shū)處理

文書(shū)處理工作是檔案管理工作的重要內(nèi)容。在加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)做好文檔歸檔處理。公文文書(shū)的撰寫(xiě)，應(yīng)采用規(guī)格統(tǒng)一的紙張，一律采用左側(cè)裝訂。再者，在歸檔處理時(shí)，管理人員應(yīng)檢查公文發(fā)文機(jī)構(gòu)簽發(fā)手續(xù)是否完備，主送單位、抄送單位等是否明確，落款和蓋章是否符合公文的要求。在公文字跡方面，應(yīng)做到清晰、鮮明，且能長(zhǎng)時(shí)間保存。

（三）檔案管理人員應(yīng)樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量和效率都有重要影響。目前，檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，專(zhuān)職檔案管理人員數(shù)量有限，管理人員對(duì)檔案管理工作并不熟悉。管理人員素質(zhì)參差不齊，在業(yè)務(wù)水平、理論水平、文化程度等方面也有很大差異，加之管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)貧乏、專(zhuān)業(yè)知識(shí)老化，檔案管理工作不能適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)的變化。因此，在檔案管理工作中，應(yīng)重視檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)和教育，提高管理人員的專(zhuān)業(yè)水平。檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性的業(yè)務(wù)工作和管理工作，需要綜合素質(zhì)高的管理人員才能勝任。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理信息化不斷增強(qiáng)，檔案管理人員應(yīng)改變過(guò)去的工作方法和工作理念，學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，拓寬工作思路，積極創(chuàng)新，以適應(yīng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息共享成為全球經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新形勢(shì)和新特點(diǎn)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)復(fù)合型人才的需求不斷增加，檔案管理工作的服務(wù)范圍和服務(wù)水平也有了新的拓展，檔案管理人員不僅應(yīng)具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，還應(yīng)該不斷充電，拓展自己的視野，把握社會(huì)變化的現(xiàn)狀和未來(lái)的發(fā)展情況，充分利用檔案學(xué)科的新理論和新技術(shù)來(lái)創(chuàng)新檔案管理工作，提高檔案管理工作的利用效率。

（四）加快檔案管理的信息化建設(shè)

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及，對(duì)檔案管理工作的信息化建設(shè)提出了新的要求。檔案管理工作中的信息交流也越來(lái)越頻繁。在檔案管理中，管理人員要在對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行妥善保管的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)的認(rèn)識(shí)。在檔案管理的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，管理人員要對(duì)社會(huì)的需求進(jìn)行分析，做好檔案管理工作，在電子檔案的錄入中，要加強(qiáng)安全性和保密性設(shè)置，防止部門(mén)機(jī)密資料的泄漏和病毒入侵。同時(shí)，要根據(jù)實(shí)際的變化情況，對(duì)檔案管理工作中所歸檔的資料進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，以保證其準(zhǔn)確性和現(xiàn)有的利用價(jià)值。

總之，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理發(fā)生了很大的變化。檔案管理全面而真實(shí)的記載了不同歷史時(shí)期的發(fā)展情況和重大事件，對(duì)管理者制定發(fā)展戰(zhàn)略提供決策的依據(jù)。從我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，雖然取得了較好的成績(jī)，但也存在很多問(wèn)題，主要是因?yàn)闄n案管理意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理的信息化水平較低，影響了檔案的利用率。因此，應(yīng)改革檔案管理的模式，以新的工作思路和方法來(lái)指導(dǎo)檔案管理工作，提高檔案管理人員的素質(zhì)，加快檔案管理的信息化建設(shè)，才能促進(jìn)檔案管理水平的提高，適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的要求。

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