文/遼寧錦州義縣水利局 李艷君

將與之有關(guān)的文檔和資料一并收集和整理并保存是文書檔案管理工作的主要內(nèi)容。許多的不同類型的文檔在管理當(dāng)中都會(huì)被牽扯到，一步小心，往往很容易被搞混，文書檔案的機(jī)密性要求是非常高的，因此我們一定要重視文書檔案的管理方式，要采取科學(xué)有效的方法進(jìn)行管理。傳統(tǒng)的文書檔案管理方案中的一些弊端在現(xiàn)代信息化管理中得到了很好的改善，對(duì)檔案管理人員的需求量大大減少了，在效率方面也得到了很好的改善。只有很好的學(xué)習(xí)并掌握了現(xiàn)代文書檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)組成及功能才能做好現(xiàn)代化文書檔案管理。

一、傳統(tǒng)文書檔案管理的弊端

現(xiàn)如今，傳統(tǒng)文書檔案管理方式依然應(yīng)用于一些企事業(yè)單位，這是傳統(tǒng)思想未得到解放的緣故。他們?nèi)稳皇褂萌肆νㄟ^手工來將一些文檔收集好、整理好，早借閱和歸檔方面也同樣如此。

二、傳統(tǒng)方式管理文檔的缺點(diǎn)

（一）人們必須親自到檔案室才可以被允許借閱文檔，而且人們對(duì)文檔的借閱時(shí)間很短且效率不高

在借閱實(shí)體文檔的時(shí)候不僅如此，而且還要花費(fèi)大量的精力與時(shí)間，這就讓有些在其他城市工作的人在查閱檔案方面十分頭疼，有些比較珍貴的文檔往往量比較少，甚至有些只有一份，很有可能面臨供不應(yīng)求的局面，這就不得不讓其他人排隊(duì)等待了，這就使得文檔使用的時(shí)效性嚴(yán)重受挫。

（二）管理較為復(fù)雜

當(dāng)人們借閱文檔時(shí)必須將個(gè)人的有效證件進(jìn)行登記，檔案資料的來源十分復(fù)雜，任何一個(gè)部門的每個(gè)方面都有可能是這些資料的來源地，需要安排專業(yè)人員在檔案收集后對(duì)其進(jìn)行分類，存放、核實(shí)以及編冊(cè)、編目等，其借閱和歸還的復(fù)雜程度可見一斑。

（三）文檔易損

紙質(zhì)是傳統(tǒng)文檔采用最多的材料，在借閱過程中被翻閱是常有的是，在管理過程中經(jīng)常被搬移，這就使得得到磨損，不利于文書檔案的保存，歷經(jīng)歲月的折磨，同一文檔資料的量越來越少。

三、文書檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

（一）辦公效率大幅提高

為降低在管理過程中對(duì)人力的需求量和提高效率，如今的信息化管理方式通過計(jì)算機(jī)就可將一件一件的文書檔案整理歸檔。另外，對(duì)于其他一些在傳統(tǒng)文書管理方式中存在的問題，比如在歸檔整理后，若想要對(duì)某些文件進(jìn)行修改，就不得不拆卷已整理好的文書檔案了，嚴(yán)重浪費(fèi)資源和人力，而采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書管理的信息化管理方式將解決這些問題，而且輕而易舉，無論什么時(shí)候只需敲敲鍵盤即可修改，這就使得在管理文書檔案工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)變得方快捷了。

（二）資源隨時(shí)可供檢索，信息充分共享

現(xiàn)代信息化管理文書檔案采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，可用電子版的文獻(xiàn)來取代紙質(zhì)的文書檔案，再應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檢索文書檔案不拘于時(shí)間的限制，并且在準(zhǔn)確率方面也是相當(dāng)高的，基本不會(huì)有誤，在這方面，傳統(tǒng)管理方式與現(xiàn)代信息化管理方式是無法相提并論的。在原始的管理當(dāng)中，企事業(yè)單位采用手工操作，這就使得一些信息被擱置在文件柜中，不能與其他人共同分享資源，不僅使文件信息的查找變得困難，而且還浪費(fèi)了大量的資源和資金。由案卷級(jí)轉(zhuǎn)變?yōu)槲募?jí)的檔案管理是現(xiàn)代化信息管理借助計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的結(jié)果，不僅如此，管理體系也由單向途徑上升到體系管理的高度，以前只是停留在對(duì)檔案外部特征進(jìn)行管理的地步，如今上升到內(nèi)外部特征合并管理的高度，隨著時(shí)代的進(jìn)步，科技的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越來越成熟，檔案信息與載體已經(jīng)能夠分離利用了，互補(bǔ)干擾，與其他信息系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)互聯(lián)的關(guān)系，這就使得檔案利用工作中的效率與質(zhì)量突飛猛進(jìn)。

（三）電子文件保存的穩(wěn)定性

電子檔案的使用年限比紙質(zhì)檔案要長(zhǎng)久的多，只要電腦不對(duì)其刪除，一般可以永久的保存下來。紙質(zhì)的文檔一般受環(huán)境因素的影響比較大，容易受損，在溫度較高和溫度較濕的環(huán)境里容易發(fā)生水解，在酸性、氧化劑和酶的環(huán)境里很容易被氧化，一不小心，很有可能將給檔案工作帶來巨大的損失。電子文件就不存在這方面的問題了，隨著科技的發(fā)展，電子技術(shù)日益成熟，一些用來讀取和存儲(chǔ)的設(shè)備技術(shù)含量越來越高，如U盤、移動(dòng)硬盤、光碟等，有許多可供我們選擇的電子載體，我們可以根據(jù)自身的實(shí)際需求進(jìn)行選擇。這些載體易于傳遞，且存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)，存讀方便快捷，不容易遭到環(huán)境因素的破壞，穩(wěn)定性非常高。

（四）提高了文件傳遞的速度和安全性

辦理公文的過程中，有些辦理人員會(huì)對(duì)文件進(jìn)行私存，在傳遞文件過程中由于某些意外可能會(huì)丟失部分文件，這種難免發(fā)生的情況都會(huì)對(duì)文檔管理工作帶來麻煩，文件的傳遞是通過郵政進(jìn)行傳遞，這種傳遞方式在速度和安全性方面的系數(shù)都不高，時(shí)間往往容易被距離所牽制，有時(shí)會(huì)被一些客觀因數(shù)而耽誤傳遞的時(shí)間甚至?xí)⑽募獊G，這些情況也都將會(huì)給管理工作者在檢索和歸檔方面帶來麻煩。而如今的信息化管理方式通過高科技的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行遠(yuǎn)距離的網(wǎng)絡(luò)傳遞，這不僅提高了傳遞效率，同時(shí)文件的安全性系數(shù)也是相當(dāng)高的。

四、文書檔案管理信息化系統(tǒng)的構(gòu)成及功能

文書檔案管理系統(tǒng)由多個(gè)程序組成，各自扮演各自的角色，各有各自的功能，數(shù)據(jù)庫(kù)、文檔管理程序、以及打印系統(tǒng)是其必不可少的程序，其中文書檔案管理程序可以說是這個(gè)系統(tǒng)的主要程序，在系統(tǒng)中扮演的角色十分重要，他的功能主要是負(fù)責(zé)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行建立、修改、查閱以及歸檔等操，除此之外，還負(fù)責(zé)提供用戶界面給擁有權(quán)限的人，讓數(shù)據(jù)庫(kù)與用戶直接交流。數(shù)據(jù)庫(kù)給文書檔案提供了一個(gè)廣大而充裕的存儲(chǔ)空間，存儲(chǔ)及輸出都可通過這個(gè)實(shí)現(xiàn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是這個(gè)管理系統(tǒng)的核心。用戶登錄、查詢、下載可通過不同的板塊進(jìn)行操作，若用戶互需要在文檔上面添加文字或者圖片亦或者是對(duì)文檔的格式進(jìn)行變更，可以通過打印系統(tǒng)來完成，并實(shí)現(xiàn)打印和預(yù)覽。以下將對(duì)文檔管理信息系統(tǒng)的功能進(jìn)行闡述，具體如下：

（一）權(quán)限管理

管理員和用戶是文檔信息的基本成員，一般用戶若想要閱讀或下載一些有權(quán)限的文檔只需要登入后便可完成，管理員擁有對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和修改等權(quán)限。文檔管理員分為一般管理員和系統(tǒng)管理員，一般管理員只進(jìn)行日常系統(tǒng)操作，而系統(tǒng)管理員擁有后臺(tái)維護(hù)的權(quán)限。

（二）分類查詢

文檔信息的優(yōu)點(diǎn)在于它十分的靈活，按照文檔的不同種類管理人員可將其進(jìn)行定義，與此同時(shí)，通過借助數(shù)據(jù)的功能，建立分類代碼表和檔案信息表，將它們相關(guān)聯(lián)。用戶在查尋想要得文檔時(shí)，可按照文檔的一些基本屬性進(jìn)行查找，這就解決了一些在查詢過程中由于檔案繁多而帶來不便的問題。

（三）模糊查詢

有些時(shí)候，用戶并不記得文書檔案的基本屬性，只記得某些詞時(shí)，就可通過模糊查詢來查找與之有關(guān)的文檔，并從中篩選出自己需要的，這就很好的解決了在傳統(tǒng)管理系統(tǒng)中對(duì)文檔按份逐一進(jìn)行查找的繁瑣問題。

（四）檔案增添

在管理過程中，新增文檔時(shí)常有的事，文檔信息化管理系統(tǒng)也充分考慮這方面的問題，檔案唯一的識(shí)別碼會(huì)通過系統(tǒng)的名稱、日期和頁(yè)數(shù)等屬性自動(dòng)生成，并讓這些新增的文檔和以前的建立映射關(guān)系。

五、結(jié)語(yǔ)

科技隨著時(shí)代的進(jìn)步越來越成熟，傳統(tǒng)文書檔案逐漸在這個(gè)時(shí)代淘汰，因?yàn)樗呀?jīng)無法滿足人們的需求了，電子技術(shù)已經(jīng)深入到各個(gè)行業(yè)，在檔案管理工作中亦是如此，管理形式要求越來越自動(dòng)化，信息化管理取代傳統(tǒng)方式是科技進(jìn)步的必然結(jié)果，管理文書檔案的工作人員必須要意識(shí)到這點(diǎn)，樹立正確的觀念，學(xué)習(xí)并掌握好信息化操作，只有這樣才能適應(yīng)時(shí)代，滿足人們的需求。