關(guān)于國(guó)土業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

數(shù)字與信息技術(shù)的高速發(fā)展以及數(shù)字檔案館理論和實(shí)踐的不斷進(jìn)步，為檔案的信息化管理工作提供了基礎(chǔ)性的技術(shù)支撐。電子檔案作為一種新的檔案存在形態(tài)，憑借其實(shí)時(shí)性、方便性等諸多優(yōu)點(diǎn)，越來(lái)越受到檔案部門的青睞，各級(jí)部門對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)也越來(lái)越重視。隨著國(guó)土部門在辦理業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的電子文件日益增多，加強(qiáng)國(guó)土業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)愈發(fā)重要與迫切。

一、國(guó)土業(yè)務(wù)檔案現(xiàn)狀

國(guó)土資源檔案是在國(guó)土管理業(yè)務(wù)工作中形成的有永久保存價(jià)值的真實(shí)歷史記錄。國(guó)土資源管理對(duì)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有舉足輕重的作用。隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，土地、礦產(chǎn)等國(guó)土資源市場(chǎng)十分活躍，國(guó)土檔案為經(jīng)濟(jì)服務(wù)的重要性日益顯現(xiàn)，國(guó)土資源檔案信息已成為一種極具重要價(jià)值的信息載體。而國(guó)土檔案管理不規(guī)范，軟硬件建設(shè)基礎(chǔ)薄弱，面對(duì)信息內(nèi)容復(fù)雜，檔案數(shù)量日益增多的情況，原本的檔案紙質(zhì)管理模式已無(wú)法滿足新形勢(shì)下國(guó)土工作發(fā)展的需求。

二、推行檔案電子化管理、實(shí)現(xiàn)國(guó)土檔案數(shù)字化的可行性

1.電子檔案的優(yōu)勢(shì)明顯

（1）電子檔案較之紙質(zhì)檔案優(yōu)勢(shì)明顯

電子檔案利用十分方便，可突破時(shí)間、空間限制隨時(shí)隨地進(jìn)行查找，通過(guò)關(guān)鍵字搜索等可快速定位所需查閱的檔案全文；存儲(chǔ)方式多樣化，只要是電子存儲(chǔ)介質(zhì)均可存放電子檔案；國(guó)土業(yè)務(wù)檔案附件多，內(nèi)容復(fù)雜，如同一宗用地如若辦理次數(shù)多，重復(fù)件也多，電子文件一次采集歸檔，許多文件便可多次重復(fù)利用，避免因重復(fù)件過(guò)多出現(xiàn)“越裝越厚”的現(xiàn)象，減少了庫(kù)存壓力；電子檔案的出現(xiàn)摒棄了對(duì)紙質(zhì)檔案的依賴，對(duì)保護(hù)實(shí)體檔案起到了積極作用。

（2）電子檔案在國(guó)土業(yè)務(wù)管理中的優(yōu)勢(shì)

國(guó)土業(yè)務(wù)檔案是國(guó)土資源管理工作的真實(shí)反映。在實(shí)際工作中，今天業(yè)務(wù)的辦理要依據(jù)之前年度形成的檔案。依托電子檔案數(shù)字化的管理，增強(qiáng)行政效率，提高檔案信息挖掘的能力，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供實(shí)時(shí)的參考。例如歷史征地檔案數(shù)字化后，對(duì)不同行政村、不同年度的征地面積、次數(shù)、補(bǔ)償、征地項(xiàng)目非常明白，改變了過(guò)去“糊涂賬”的局面。同時(shí)大幅度地減少人工找檔、查檔的工作量，使檔案管理人員的工作重心得以從過(guò)去單一的紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)到如何高效利用國(guó)土檔案上來(lái)。

2.國(guó)土檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的條件與基礎(chǔ)

（1）數(shù)字和通信技術(shù)使電子檔案成為可能

電子檔案的出現(xiàn)打破紙質(zhì)檔案的局限，將文字、圖像、視頻、照片等都通過(guò)數(shù)字化加工轉(zhuǎn)換、整合，充分發(fā)揮數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)接口將檔案管理系統(tǒng)集成到業(yè)務(wù)系統(tǒng)，電子數(shù)據(jù)可以隨時(shí)在業(yè)務(wù)網(wǎng)內(nèi)通過(guò)多種形式瀏覽、在線查獲，以實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)使用，滿足各種的利用需求。

（2）檔案數(shù)字化建設(shè)是“金土工程”信息系統(tǒng)的組成部分，“金土工程”的實(shí)施帶動(dòng)了國(guó)土檔案數(shù)字化建設(shè)

“金土工程”是以信息化建設(shè)助推國(guó)土各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的規(guī)范化管理。目前，國(guó)土業(yè)務(wù)如用地報(bào)批、用地預(yù)審、耕地保護(hù)、礦產(chǎn)資源和土地開發(fā)整理等具體工作已逐步在“金土工程”平臺(tái)上進(jìn)行系統(tǒng)搭建，網(wǎng)上審批、信息傳遞，使國(guó)土管理制度方式2e768f71a1ff7985bfb042e48c0b6ff1780dc990964e9985f7aae94f5bcd59b1發(fā)生重大變化，業(yè)務(wù)工作在電子政務(wù)平臺(tái)上開展，國(guó)土檔案電子化管理自然成為今后國(guó)土檔案管理的必然選擇。“金土工程”信息化建設(shè)與國(guó)土檔案信息化管理相得益彰，必將有力推動(dòng)國(guó)土業(yè)務(wù)工作的開展。

三、對(duì)國(guó)土電子檔案優(yōu)化發(fā)展的幾點(diǎn)建議

在依托功能日益強(qiáng)大的電子政務(wù)平臺(tái)的情況下，電子數(shù)據(jù)的虛擬性、非直讀性和對(duì)軟、硬件環(huán)境的依賴性及結(jié)構(gòu)復(fù)雜等特點(diǎn)，對(duì)電子檔案的發(fā)展提出了更高要求。國(guó)土業(yè)務(wù)錯(cuò)綜復(fù)雜，從電子文件產(chǎn)生、歸檔到維護(hù)，全過(guò)程如何優(yōu)化發(fā)展，對(duì)技術(shù)、人員、政策等多方面提出了更高要求。

1.業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)需“量身定做”，并與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，相互聯(lián)系相互作用

電子檔案具有信息資源管理的特點(diǎn)，決定了在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)均需結(jié)合不同的業(yè)務(wù)。如用地業(yè)務(wù)中可能涉及到用地檔案的調(diào)閱和測(cè)繪圖件的比對(duì)、地籍檔案的參考。根據(jù)“金土工程”的“統(tǒng)一平臺(tái)”要求，結(jié)合實(shí)際進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)。使未來(lái)信息系統(tǒng)歸檔同紙質(zhì)歸檔一樣制度化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，電子檔案管理由內(nèi)部封閉走向開放兼容，檔案管理系統(tǒng)貫穿業(yè)務(wù)平臺(tái)始終，按照“前端控制和全過(guò)程控制”的原則，清晰再現(xiàn)業(yè)務(wù)辦理的整個(gè)流程，以保證歸檔的完整性、真實(shí)性。因此檔案信息系統(tǒng)的研發(fā)和實(shí)施需要“量身定做”，這是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的前提條件。

2.誰(shuí)建檔、誰(shuí)歸檔，明確各部門分工

國(guó)土業(yè)務(wù)錯(cuò)綜復(fù)雜，各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)內(nèi)容和表現(xiàn)形式不一，檔案信息系統(tǒng)可以按不同業(yè)務(wù)訂制歸檔流程。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)執(zhí)行辦理過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件收集，在系統(tǒng)的配合下分門別類、在線歸檔交換數(shù)據(jù)，歸檔的內(nèi)容可在系統(tǒng)中自定義，為今后的利用服務(wù)，這是國(guó)土檔案有別于一般檔案之處。業(yè)務(wù)檔案需要不間斷的利用，堅(jiān)持實(shí)時(shí)收集、部門立卷、及時(shí)移交的原則，保證電子檔案的完整性和有效性。

3.加強(qiáng)國(guó)土電子檔案安全保密工作

電子檔案的易變性、可分性、虛擬性，使安全保密工作難度加大。國(guó)土電子檔案的安全管理主要有采集過(guò)程的安全，可以憑借檔案系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)，檔案系統(tǒng)在安全設(shè)置、傳輸方式、權(quán)限設(shè)定、操作日志、角色分工上需要考慮周詳，引入風(fēng)險(xiǎn)管理，用技術(shù)和制度有效控制，保證不失密、不泄密。其次是利用的安全，提供電子檔案的范圍應(yīng)該嚴(yán)格控制，電子數(shù)據(jù)不以任何形式對(duì)外提供，只能提供復(fù)印件并注明用途和有效時(shí)間。再次就是電子檔案保管的安全，電子文件存儲(chǔ)、備份不低于三份，系統(tǒng)有數(shù)據(jù)自我恢復(fù)的工具。

4.改變管理模式，提升人員技能素質(zhì)，適應(yīng)發(fā)展需要

傳統(tǒng)的檔案管理部門一般只能被動(dòng)地接收檔案，而電子檔案的特殊性，讓檔案管理重心前移，界限變得模糊，檔案管理工作要求參與者有大局意識(shí)，把國(guó)土電子檔案建設(shè)工作放在整個(gè)國(guó)土工作中把握。積極創(chuàng)新檔案管理制度，通過(guò)技術(shù)上的可操作性帶動(dòng)檔案規(guī)范管理，加強(qiáng)不同層面、不同部門協(xié)同合作，更好地為國(guó)土工作服務(wù)。

人是信息化中最積極、最活躍的因素，是信息化能否成功的重要因素。國(guó)土檔案信息化的開展和管理，要求檔案管理人員具備一定的信息技術(shù)處理能力，對(duì)國(guó)土多項(xiàng)業(yè)務(wù)精通了解，在信息化框架下重點(diǎn)進(jìn)行檔案利用方面的研究，積極應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，努力提高技術(shù)和操作水平。

（作者單位：珠海市國(guó)土資源信息中心）