高校檔案管理\"失范\"問題分析與應(yīng)對(duì)措施

摘要：高校檔案管理“失范”表現(xiàn)為“失重、失衡、失迷、失控”，其后果是影響大學(xué)文化建設(shè)，阻礙高校核心競爭力的提升；影響檔案為學(xué)校中心工作服務(wù)的作用的發(fā)揮，延緩學(xué)校整體發(fā)展步伐；影響學(xué)校歷史檔案的完整性，對(duì)歷史和后人失責(zé)。對(duì)策是加強(qiáng)檔案法制教育和宣傳工作；健全高校內(nèi)部檔案管理體制和機(jī)制；在大學(xué)文化建設(shè)中推動(dòng)檔案工作發(fā)展；拓展檔案工作職能，加強(qiáng)“兩個(gè)體系”建設(shè)；強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，促使全校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；失范；措施

一、高校檔案管理“失范”現(xiàn)象

“失范”的意思就是“失之于規(guī)范”。檔案的特殊性與管理檔案工作的規(guī)律性要求了檔案管理工作必須在規(guī)范有序的環(huán)境中進(jìn)行。這也是保證我國檔案工作能夠穩(wěn)健發(fā)展的重要前提之一。但是目前很多高校都存在著一定的檔案“失范”現(xiàn)象，具體有以下幾種表現(xiàn)：

1.失重。這里主要指的是高校沒有對(duì)檔案工作加以重視，對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)投入的經(jīng)費(fèi)少，很多基礎(chǔ)性設(shè)施都沒有到位，沒有投入相對(duì)應(yīng)的人力、物力、財(cái)力等進(jìn)行維護(hù)。因此造成檔案管理機(jī)制不健全，管理團(tuán)隊(duì)少，專業(yè)技能薄弱等問題。使得檔案管理工作失去了應(yīng)用的價(jià)值與效益。

2.失衡。檔案管理工作沒有達(dá)到相應(yīng)的檔案法規(guī)方面的要求，導(dǎo)致檔案管理工作處在失衡狀態(tài)。在一個(gè)學(xué)校的管理建設(shè)中，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的失衡都會(huì)對(duì)學(xué)校的管理體制造成一定的影響，這不是表示要將檔案管理等同于其他人才培養(yǎng)、科學(xué)建設(shè)等中心工作一樣，做到一碗水端平的概念，而是要把檔案管理工作與其他管理工作同步發(fā)展。學(xué)校要根據(jù)自身的實(shí)際情況給予檔案管理工作相應(yīng)的位置，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。

3.失密。檔案管理工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分，也是學(xué)校實(shí)現(xiàn)教育目標(biāo)的客觀條件。但是由于作基礎(chǔ)差、發(fā)展慢，無法及時(shí)地跟隨學(xué)校發(fā)展的步伐，導(dǎo)致檔案管理工作一直停滯不前，很多管理職能也得不到充分的發(fā)揮，在收發(fā)材料方面經(jīng)常處于被動(dòng)狀態(tài)，數(shù)字化管理利用率低，主動(dòng)開發(fā)利用的資源少，降低了檔案的文化價(jià)值和原始價(jià)值。

二、高校檔案管理“失范”的影響

1.影響大學(xué)文化建設(shè)，進(jìn)而影響高校核心競爭力的提升。檔案的文化屬性是高校競爭的核心力量。它作為文化的載體承載著我們?nèi)祟愇拿鞯臍v史進(jìn)程，它是大學(xué)文化建設(shè)的基礎(chǔ)，失去它將對(duì)高校事業(yè)的發(fā)展造成重大的影響，高校競爭的核心力就是人才的競爭力，檔案管理工作是文化建設(shè)的關(guān)鍵部分，從系統(tǒng)性的分析上不難看出，檔案管理工作一直在潛移默化的影響著高校的可持續(xù)發(fā)展道路。

2.影響檔案為學(xué)校中心工作服務(wù)的作用的發(fā)揮，延緩學(xué)校整體發(fā)展步伐。檔案管理一旦“失效”，學(xué)生就不會(huì)主動(dòng)的去利用檔案的價(jià)值，如此一來，檔案在高校管理中的作用也就無法得到發(fā)展，并且隨著如今信息化時(shí)代的來臨給檔案管理技術(shù)帶來了新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，如果檔案工作仍然保持傳統(tǒng)的管理模式勢(shì)必會(huì)影響整個(gè)學(xué)校的管理工作無法順利展開，直接影響學(xué)校的發(fā)展進(jìn)程。

三、高校檔案管理“失范”的對(duì)策

1.加強(qiáng)檔案法制教育和檔案宣傳工作。各高校要形成“以法治檔”的管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳力度。把檔案管理工作納入相關(guān)的工作計(jì)劃中，部署各項(xiàng)方針政策，并且落實(shí)到實(shí)處，尤其要在學(xué)校的“十二五”規(guī)劃中逐漸解決高校檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施問題。

2.健全高校內(nèi)部檔案管理體制和機(jī)制。在高校中建立相對(duì)比較獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，構(gòu)建全校的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行“分層分級(jí)。定崗定責(zé)”制度，在管理中明確檔案工作的職能要求，理順學(xué)校各部門與檔案管理之間的各項(xiàng)工作需要，投入一定的人力、無力、財(cái)力等，建立檔案管理工作的保障機(jī)制，進(jìn)一步提高檔案管理工作，為高校建設(shè)提供更好的服務(wù)與效率。

3.在大學(xué)文化建設(shè)中推動(dòng)檔案工作發(fā)展。在大學(xué)文化中對(duì)歷史文化進(jìn)行積極的開發(fā)利用，把檔案管理工作與學(xué)校的文化建設(shè)結(jié)合起來，在學(xué)校的文化建設(shè)中多方面的展現(xiàn)歷史文化的內(nèi)涵。加大對(duì)學(xué)校文化建設(shè)的投入力量，增加對(duì)檔案管理的保障工作，改善檔案管理的基礎(chǔ)性設(shè)施，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，從而使檔案工作保持活力，獲得良好的發(fā)展動(dòng)力

4.開拓檔案工作職能，加強(qiáng)“兩個(gè)體系”建設(shè)。檔案管理部門必須對(duì)資源管理的建設(shè)，改變傳統(tǒng)的工作觀念，創(chuàng)新檔案管理工作的新模式，不斷拓展檔案管理的工作內(nèi)容，將單純的紙質(zhì)保管轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息保管，將收集中單一的接受材料轉(zhuǎn)為征集與接受并重，將檔案的普通提供利用轉(zhuǎn)向主動(dòng)開發(fā)利用，在編寫研究中由單一的對(duì)材料進(jìn)行編寫轉(zhuǎn)向資料與研究并重的過程，逐漸開發(fā)檔案管理建設(shè)中特色性，利用其蘊(yùn)含的文化資源積極創(chuàng)造新的文化景象。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃斌.論聘用制環(huán)境下高校人事檔案管理的完善[J].蘭臺(tái)世界，2010（14）.

[2]李暉.高校誠信教育與大學(xué)生誠信檔案建設(shè)的探討[J].蘭臺(tái)世界，2008（9）.

[3]張慶勇.當(dāng)前大學(xué)生誠信問題與誠信度評(píng)價(jià)體系研究[D].江西財(cái)經(jīng)大學(xué)，2008（01）.

[4]成立，王振宇，張榮標(biāo).導(dǎo)師如何對(duì)研究生進(jìn)行學(xué)術(shù)誠信管理[J].高校教育管理，2010（3）.

（作者單位：河南化工職業(yè)學(xué)院）