淺談新建本科院校教學工作合格評估檔案建設與管理

摘要：普通高等學校本科教學工作合格評估是對反映新建本科院校教學實踐過程及其成果的教學檔案與教學現(xiàn)狀的評價，是對新建本科院校教育教學水平一次重量級的檢驗，針對教學評估檔案存在許多問題，新建本科院校應搶抓機遇，規(guī)范評估檔案管理，提高檔案管理人員素質(zhì)，進一步加強評估檔案規(guī)范化建設，為培養(yǎng)高質(zhì)量的人才奠定堅實基礎。

關(guān)鍵詞：新建本科院校 ；教學評估；檔案；建設與管理

隨著高等學校教學改革的不斷深入和國家教育管理的不斷規(guī)范化 ，對新建本科院校教學工作合格評估成為國家考察學校辦學水平、效果并進行資源配置重要依據(jù)之一。在普通高等學校本科教學工作合格評估實施辦法（試行）中，一級指標7個，二級指標20個，觀測點39個中，與教學院（系）及教學管理部門教學檔案密切相關(guān)就有35個，本科教學工作水平評估的支撐材料主要是教學檔案。教學檔案是本科教學工作合格評估支撐材料的基礎、說明和解釋，完整、充實豐富的原始檔案材料是教育部專家組進校實地考察最具說服力的證據(jù)，是教育部專家組了解學校工作的重要渠道，在本科教學工作合格評估中的重要作用是其它信息、資料不可替代的，對于新建本科院校順利通過教學工作合格評估、規(guī)范本科教學管理及教學研究具有著重要意義。

一、新建本科院校教學評估檔案管理存在的主要問題

雖然教學檔案對于新建本科院校有著重要的作用，但是卻仍然存在以下問題：

（一）新建本科院校辦本科時間不長，教學檔案總體建設缺乏規(guī)范

新建本科院校的教學檔案建設工作隨著升本籌備工作的開展和深入，逐步走向規(guī)范，但是離《普通高校檔案管理工作辦法》的要求差距還很大。新建本科院校大多由兩個或者兩個以上規(guī)模相當，類型相近學校組建升格而成，由于原各校建立的時間或早或晚，各校辦學指導思想、辦學宗旨、辦學層次以及千差萬別 ，新組建本科院校后存在原各校檔案體制管理不統(tǒng)一問題，有的新建本科院校實行統(tǒng)一管理，有的新建本科院構(gòu)實行分散管理。另外，由于辦學經(jīng)費匱乏等原因，某些高校領導對教學檔案的管理與建設缺乏足夠的認識，在重視教學工作以及其它管理工作的同時，忽視了檔案工作的存在， 在“迎評”過程使得教學檔案建設與管理存在管理不規(guī)范等一系列問題也暴露無遺，主要表現(xiàn)在教學檔案的總體建設進展緩慢 ，存在著檔案材料不完備 、檔案數(shù)據(jù)不全面、重新排序以及管理體制重新理順等問題。這些問題嚴重阻礙了新建本科院校教學管理規(guī)范化和現(xiàn)代化的步伐。

（二）教學檔案管理手段滯后，制度不健全，缺乏規(guī)范化的管理

新建本科院校由于大多數(shù)辦學時間不長，硬件設施跟不上。組建合并前的原各學校，有的學校已配備專用的計算機，實行教學檔案機檢，有的學校特別是原來中等職業(yè)學校教學檔案管理手段落后，還停留在紙質(zhì)檔案、檔案柜保管的狀態(tài)，有的甚至缺乏存放教學檔案的場所，且大多數(shù)檔案還依靠“半手工式”手段進行操作處理，工作效率低，嚴重影響了評估檔案的有效利用。教學檔案的管理是一項復雜的工作，它需要嚴格的制度規(guī)范和科學的管理。近幾年由于不斷擴招，學校各院系教學評估檔案缺乏規(guī)范化的管理，檔案規(guī)章制度不健全，管理方法欠缺不到位 ，學校、各二級學院、教研室三級建檔和存檔部門沒有嚴格落實崗位責任制 ，沒有切實明確權(quán)責，建檔歸檔機制也不夠完善，從而導致了本科教學工作合格評估檔案存在材料重復歸檔和建檔，教學檔案材料整理不規(guī)范，甚至出現(xiàn)不歸檔或者漏檔的現(xiàn)象。

（三）教學檔案管理人員業(yè)務水平整體素質(zhì)較低

1999年至2007年，教育部先后批準建立了208所普通本科院校，占全國740所本科院校的28%。這些新建本科院校院校雖然學校級別提升了，但是檔案工作并沒有隨之提升，人員的配置僅能應付基礎檔案收集、整理、歸檔和利用，處于低層次的開發(fā)利用狀態(tài)。另外，在新建本科院校的發(fā)展過程中 ，對學校辦學定位、辦學模式、人才培養(yǎng)等宏觀問題的認識和做法會發(fā)生變化 ，教學管理機構(gòu)也多次進行整合變動 ，教學管理隊伍流動性大，導致造成教學檔案資料的不連續(xù)性和不完整性。有少數(shù)新建本科院校教學檔案管理還沒有配備專職的檔案管理人員，基本采取兼職管理辦法，教學檔案基本上由教務處人員和各院（部）教學秘書、教務員兼任，它們受過檔案專業(yè)知識 、專業(yè)技能培訓的機會較少，業(yè)務水平整體素質(zhì)較低。由于教學管理人員檔案意識淡薄，往往造成學校評估結(jié)束后，出現(xiàn)教學評估檔案支撐材料交接不清，被當事人拿走（當作私人財產(chǎn)），而未能將重要的或起關(guān)鍵作用的支撐材料復印件存檔 ，造成教學工作合格評估檔案不完整而導致以后的評估復查的困難和利用不便。

二、實現(xiàn)高校教學評估檔案科學管理的措施

（一）以評估為契機，完善教學檔案建設，構(gòu)建評估檔案管理的制度和體系

首先，高校教學工作合格評估工作既是對新建本科院校教學質(zhì)量水平的檢查 ，也是對高校檔案管理水平的一次重要檢驗。要高度重視各部門教學檔案管理工作，學校成立評建工作領導小組，將教學評估檔案建設列入學校的工作計劃，投入專項經(jīng)費，配備相應檔案用房，不斷改善學校檔案室館舍和二級學院（部）檔案用房條件 ，適當添置專用電腦、復印機、掃描儀、光盤刻錄機等現(xiàn)代技術(shù)設備 ，符合本科教學工作合格評估對學校檔案館舍和二級學院（部）檔案用房硬件方面的要求。

其次，《高等學校檔案工作規(guī)范》與《高等學校檔案實體分類法》是新建本科院校檔案業(yè)務建設的重要基礎和依據(jù)。沒有規(guī)矩難以成方圓，任何一項工作如果沒有相應的制度管理， 勢必難以有效地開展。為了切實發(fā)揮評估檔案管理的作用，促進高校教學評估檔案管理的規(guī)范化，必須根據(jù)國家有關(guān)檔案法規(guī)和本科教學工作合格評估指標體系，切實建立健全高校教學評估檔案管理的工作規(guī)章制度，完善教學評估檔案管理的體系，如教學檔案工作規(guī)范 、部門歸檔立卷制度、教學檔案實體分類辦法、電子檔案的歸檔管理辦法等 ，使評估檔案材料管理的各個環(huán)節(jié)有章可循，使高校檔案管理的建設納入規(guī)范化、科學化、制度化的管理軌道。

（二）規(guī)范教學評估檔案的整理，確保教學評估系統(tǒng)性與完整性

本科教學工作合格評估對于檔案工作是一次全面的考驗和檢閱?！坝u”學校要順利通過本科教學工作 合格評估 ，首先要認真學習《普通高等學校本科教學工作水平評估方案 （ 試行） 》，領會普通高等學校本科教學工作合格評估指標體系內(nèi)涵，，圍繞“指標體系”做好支撐材料的整理歸檔工作。

一是要做好常規(guī)教學檔案與評估檔案的無縫銜接。檔案在教學評估中的作用非常重要，但同時對教學檔案管理工作也帶來不利影響。因為常規(guī)的教學檔案管理是按《高校檔案管理規(guī)范》進行收集、分類、整理、歸檔的，而在本科教學工作合格評估中形成的評估檔案是按評估指標體系歸檔 ，由于要求不同、分類不同形成差異 。所以，我們抓住迎評階段的有利契機 ，抓好兩者之間的無縫銜接，在整理常規(guī)教學檔案的時候要有意識地關(guān)注評估指標體系中所需要的材料 ，需要復印的就復印。在迎接評估過程中整理的評估檔案同樣也須關(guān)注常規(guī)教學檔案的需要，對那些原先在教學檔案中沒有的材料 ，特別是有保存價值的材料應補充到常規(guī)教學檔案中去，使得常規(guī)教學檔案內(nèi)容更加全面、豐富。

二是教學評估檔案應評估指標體系進行模塊管理。教學評估檔案管理應進行分級模塊管理——校級評估檔案室和二級學院（部）評估檔案室管理 。在本科教學工作合格評估過程中很多指標體所需檔案不在校級歸檔的范圍內(nèi)，所以我們應按照評估的實際需要，加強和完善二級歸檔的內(nèi)容，建立二級學院（部）為主的二級檔案保管單位。評估檔案建設與日常教學檔案建設要求也存在差異，評估檔案建設具體回 應《普通高等學校本科教學工作水平評估方案 （ 試行） 》中提出的每一個問題 ，客觀地反映近3年來新建本科院校本科辦學的工作狀態(tài)教學檔案，是以日常教務職能活動的寫真記錄為主要內(nèi)容，比如試卷、畢業(yè)論文（設計）等。我們對于評估檔案類別號應按評估指標 “一級指標 、二級指標 、觀測點”的順序進行編號分類與編號設置，按照原始性、真實性、針對性、時效性的原則對佐證材料進行收集、篩選、凝煉、整合加工、審定、立卷等環(huán)節(jié)進行模塊管理 ，模塊管理必須符合唯一性 、穩(wěn)定性的要求 ，即同一立檔單位的檔案不得重號 ，并方便插卷但不能隨意變動。

（三）加強教學檔案管理人員計算機應用能力培訓

檔案工作水平的高低，取決由于檔案工作人員素質(zhì)的高低，由于檔案工作專業(yè)性較強，教學管理信息復雜多樣，檔案管理人員需要較強的業(yè)務能力和管理技術(shù)。所以新建本科院校應該結(jié)合自身特點對教學管理人員，特別是教學秘書、教務員進行不定期計算機應VymjHtnrHA8AJAXw/IE9nyCEPYz7BVTNfsOKIivGR4U=用技術(shù)方面的培訓 ，提高他們的檔案業(yè)務素質(zhì) 、管理技術(shù)和現(xiàn)代化服務水平 ，使其更好地為廣大師生員工提供檔案信息服務。

（四）利用各種現(xiàn)代化系統(tǒng)，加快檔案管理現(xiàn)代化建設

教學評估檔案材料作為評估的基礎和依據(jù) ，檔案材料是否齊全 、真 實對 評估結(jié) 果有 著直 接的影響 。隨著時間的推移， 教學評估檔案數(shù)量不斷增多， 加之高校的網(wǎng)絡建設、辦公自動化系統(tǒng)及各種數(shù)據(jù)庫建設，新建本科院校為配合本科教學工作合格評估工作，不僅對紙質(zhì)版材料進行收集整理，對電子版材料的收集錄入也在同步進行。傳統(tǒng)的查找檔案的過程已跟不上信息社會快速檢索的時代要求，必須利用計算機技術(shù)對評估檔案行信息存儲、便于查找利用， 這是現(xiàn)代科學技術(shù)對本科教學工作合格評估檔案工作的客觀要求。高校檔案部門要采用先進的自動化系統(tǒng)，構(gòu)建一個功能相對齊全 ，操作簡便的網(wǎng)絡評估檔案管理系統(tǒng)和平臺制定統(tǒng)一的評估檔案管理標準，開發(fā)評估檔案信息管理系統(tǒng)，強化評估檔案的信息化、網(wǎng)絡化建設，通過現(xiàn)代科學技術(shù)提高檔案管理的正確性和真實性，實現(xiàn)評估檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化。

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（作者簡介：黃柑童（1975-），男，廣西欽州人，欽州學院教務處，研究方向為高校檔案管理與教學管理研究。）