利用科技手段實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

摘 要：我國走特色社會主義現(xiàn)代化建設(shè)之后，科技、經(jīng)濟(jì)都實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍?，F(xiàn)在經(jīng)濟(jì)都市生活節(jié)奏已經(jīng)快到令人匪夷所思的地步，為了實(shí)現(xiàn)工作的快節(jié)奏和效益化，許多企業(yè)都對內(nèi)部工作采取了科技化、信息化管理。檔案管理作為一種為信息服務(wù)的行業(yè)，更應(yīng)該借用先進(jìn)的科技，實(shí)現(xiàn)工作人員對其的現(xiàn)代化管理。檔案信息化管理不僅能夠有效的減少管理人員的工作時間，更能方便檔案信息需求人員對檔案的調(diào)動和查詢。無論是從國民的需求還是從檔案管理科技化的適用上來看，檔案管理都應(yīng)該早日完成向科技化現(xiàn)代管理轉(zhuǎn)變。

關(guān)鍵詞：檔案管理 科技化 現(xiàn)代化管理

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）04（b）-0236-01

隨著我國現(xiàn)代化發(fā)展的進(jìn)程，國民以及相關(guān)政府部門對于檔案的查詢和調(diào)動越來越頻繁。檔案管理已經(jīng)成為了我國實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的前提?？旃?jié)奏的社會生活要求對檔案的管理提出了新的要求。想要適應(yīng)現(xiàn)代生活的快節(jié)奏，企業(yè)必須實(shí)現(xiàn)對相關(guān)信息的完全掌握，這個目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的根本是檔案管理科技化現(xiàn)代管理轉(zhuǎn)變的完成。國家從國民對于檔案管理的要求出發(fā)，對各級檔案管理部門做出了明確的規(guī)定：各級省市檔案管理機(jī)構(gòu)必須在短時間內(nèi)完成傳統(tǒng)管理方法向現(xiàn)代科技管理方法的過度。

1 實(shí)現(xiàn)科技化檔案管理面臨的問題

從新中國成立至今，我國檔案事業(yè)在發(fā)展的同時，也面臨了許多新的問題。隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和人口的大量遷移，政府和企業(yè)對于檔案的查詢調(diào)動越來越頻繁，檔案管理的工作質(zhì)量越來越高，但是傳統(tǒng)的檔案管理方法任然存在許多問題，比如，傳統(tǒng)的檔案管理方法對檔案實(shí)行人工化、筆記化管理。這種儲存方式不經(jīng)對檔案管理人員工作量要求大不說，還難以應(yīng)對日后頻繁的調(diào)動和查閱；通過文獻(xiàn)對檔案進(jìn)行記錄的技術(shù)方法，不僅跟不上現(xiàn)代管理對于檔案的需求，更無法跟上科技發(fā)展的進(jìn)程，這種傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)與科學(xué)發(fā)展社會經(jīng)濟(jì)相違背；傳統(tǒng)的檔案管理方法采用的紙筆的記錄方式，雖然能夠?qū)崿F(xiàn)信息的全紀(jì)錄，但是其保存的有效時間受到了材料的限制，很容易造成部分重要檔案的丟失；隨著現(xiàn)在教育的不斷發(fā)展，學(xué)生接觸的管理內(nèi)容都是通過利用高科技實(shí)現(xiàn)的現(xiàn)代管理辦法，傳統(tǒng)的檔案管理會讓新的管理人員產(chǎn)生一種無從下手的感覺。我國檔案管理使用的傳統(tǒng)管理方法，已經(jīng)與社會的進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展產(chǎn)生了嚴(yán)重的脫節(jié)。面對國家對于檔案調(diào)動、查詢的需求，檔案管理部門必須使用科技化的現(xiàn)代檔案管理模式，才能完成檔案管理的歷史任務(wù)。

2 檔案管理部門如何實(shí)現(xiàn)科技化的管理方式

檔案管理部門的相關(guān)的管理人員必須充分利用科技帶來的優(yōu)勢，借用現(xiàn)代化的管理技術(shù)，才能滿足社會對于檔案的需求。隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)種類不斷的增加，國民的轉(zhuǎn)移也早已擺脫了省的約束，無論是從企業(yè)發(fā)展需求還是從政府部門的要求看，檔案管理都必須實(shí)現(xiàn)科技化的現(xiàn)代管理辦法。國家在認(rèn)識到了這一情況后，對《檔案法》進(jìn)行了及時的修正，要求各檔案管理部門要盡快的實(shí)現(xiàn)檔案管理方法的轉(zhuǎn)變。如今檔案管理辦法的變革已經(jīng)成為了無法逃避的問題，那么如何才能在最短的時間內(nèi)完成檔案的科技化現(xiàn)代管理就是我們要討論的問題。

2.1 通過計算機(jī)的使用實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化

檔案科技化的現(xiàn)代管理辦法的實(shí)現(xiàn)必須建立在計算機(jī)使用的基礎(chǔ)上。檔案管理人員必須先學(xué)會計算機(jī)的使用，熟練的掌握計算機(jī)檔案管理的相關(guān)軟件，完成傳統(tǒng)記錄向計算機(jī)轉(zhuǎn)錄的程序?，F(xiàn)在社會上對于計算機(jī)的運(yùn)用已經(jīng)屢見不鮮，它憑借超快的運(yùn)算速度、駭人的數(shù)據(jù)儲存能力、便捷的軟件輔助功能等快速占領(lǐng)了各個信息行業(yè)。隨著人類科技的不斷進(jìn)步，計算機(jī)領(lǐng)域在不斷的發(fā)展，如今被大量運(yùn)用的四代計算機(jī)完成了人類對于辦公科技化的需求。計算機(jī)擁有各種先機(jī)的錄入搜索能力，能在數(shù)秒之內(nèi)完成大量信息的整理、搜索工作，它是檔案管理進(jìn)入科技化的有效媒介，也是完成現(xiàn)在檔案管理工作的最有效工具。

2.2 改革管理方法實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化

傳統(tǒng)的檔案管理部門其員工的工作任務(wù)只是一些基本的記錄查詢工作，這種工作思想下，員工就會喪失對檔案的管理意識，無法意識到合理的管理對于檔案有效利用的重要性。檔案管理部門想要完成社會對于檔案管理的要求，就要對檔案管理者進(jìn)行思想教育。通過在崗培訓(xùn)讓管理人員意識到管理方法的重要性，并幫助他們掌握先進(jìn)的管理理念和科學(xué)的管理辦法，摒棄傳統(tǒng)的管理方法和工作理念。

2.3 利用現(xiàn)代科技的便捷減少不必要的時間消耗

計算機(jī)的使用只是檔案管理工作進(jìn)入科學(xué)化的基礎(chǔ)步驟，檔案管理工作人員必須以計算機(jī)為載體完成其他高科技產(chǎn)品的引進(jìn)工作。計算機(jī)只是作為信息處理、計算的儲存中心，檔案管理想要完成科學(xué)化的管理方法，必須給計算機(jī)配備相關(guān)的科技產(chǎn)品。文字掃描器就是減少工作人員錄入基礎(chǔ)信息的必備武器。計算機(jī)雖然擁有快速的計算能力和大容量的儲存能力，但是其自身的鍵盤試錄入速度并不是那么的可觀。文字掃描器的使用就大大解決了這一問題，它對書面的文字進(jìn)行掃描后，可以將其直接錄入到電腦中，大大減少了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。

3 通過規(guī)章制度的建立將檔案管理工作規(guī)范化

檔案管理部門雖然作為一個信息管理部門，但是其有明確的工作內(nèi)容和數(shù)目眾多的工作人員，換句話說，檔案管理部門必須要擁有一套自己的規(guī)整制度和工作流程規(guī)范才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。檔案管理部門的高層管理人員，應(yīng)該以企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)對員工進(jìn)行管理，要求員工在日常工作中不斷的總結(jié)和吸取教訓(xùn)，通過實(shí)踐建立起一套合理的、系統(tǒng)的、適應(yīng)能力強(qiáng)的現(xiàn)在管理辦法。檔案管理部門相關(guān)負(fù)責(zé)人，必須對檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)的考察，對各部門工作人員進(jìn)行統(tǒng)籌安排，實(shí)現(xiàn)檔案管理隊(duì)伍的物盡其用，幫助工作人員明確自身的工作任務(wù)，讓每個人員做到有章可循。檔案管理人員在進(jìn)行檔案錄用時經(jīng)常要借助其他部門的基礎(chǔ)資料。檔案管理負(fù)責(zé)人要通過科技手段的運(yùn)用在這些部門之間建立起一個暢通的溝通渠道，保證資料的及時傳輸和交流，完成信息部門科技資料網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建。

這幾年，經(jīng)過檔案管理工作人員的不懈努力，檔案管理在不斷的進(jìn)步和完善。檔案管理部門的工作效率和工作速度都得到了明顯的改善，但是檔案管理的整體效率還未能完全滿足社會發(fā)展速度對信息化的要求。檔案管理工作人員要時刻謹(jǐn)記社會對于自己的要求，將加快工作效率，提高工作質(zhì)量作為日常工作的一部分，爭取早日完成檔案管理與現(xiàn)在社會的同步發(fā)展。

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