摘 要：地方報(bào)宣傳報(bào)道檔案是一個區(qū)域發(fā)展的歷史記錄，是直接反映一個地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展情況的重要信息，也是進(jìn)行工作查考、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、歷史研究的依據(jù)和基礎(chǔ)。做好宣傳報(bào)道檔案管理工作有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義。加強(qiáng)地方報(bào)宣傳報(bào)道檔案建設(shè)既要明確目標(biāo)，構(gòu)建全方位、多層次的室藏體系，也要建章立制，多措并舉，建立統(tǒng)一管理、定期移交制度，還要分類整理、編目，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，構(gòu)建現(xiàn)代化宣傳報(bào)道檔案信息管理系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：地方報(bào) 宣傳報(bào)道 檔案建設(shè)

中圖分類號：G2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）04（b）-0240-02

隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展進(jìn)步，作為時代的一個烙印，地方報(bào)宣傳報(bào)道檔案越來越呈現(xiàn)重要作用。地方報(bào)宣傳報(bào)道檔案是指報(bào)紙?jiān)谛麄鲌?bào)道活動中形成的、經(jīng)過整理歸檔的各種稿件、錄音帶、照片等不同載體的文件材料。它是一個區(qū)域發(fā)展的歷史記錄，是直接反映一個地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展情況的重要信息，也是進(jìn)行工作查考、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、歷史研究的依據(jù)和基礎(chǔ)。因此，做好宣傳報(bào)道檔案管理工作有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義。筆者結(jié)合多年來的工作實(shí)踐，本文就如何加強(qiáng)地方報(bào)宣傳報(bào)道檔案管理談一點(diǎn)粗淺思考。

1 加強(qiáng)地方報(bào)宣傳報(bào)道檔案建設(shè)要明確目標(biāo)

面對日益激烈的報(bào)業(yè)競爭，地方報(bào)除了宣傳黨和政府的方針政策外，近年來，在“走轉(zhuǎn)改”中，開始更多地關(guān)注實(shí)際、關(guān)注基層、關(guān)注民生，關(guān)注老百姓，宣傳報(bào)道檔案內(nèi)涵更加豐富多彩。因此，地方報(bào)宣傳報(bào)道檔案建設(shè)的目標(biāo)應(yīng)是構(gòu)建全方位、多層次的室藏體系，主要應(yīng)把握以下三點(diǎn)。

1.1 宣傳報(bào)道檔案的內(nèi)容應(yīng)更加廣泛

首先要根據(jù)中共中央宣傳部、國家檔案局制定的《新聞單位宣傳報(bào)道檔案管理暫行辦法》（以下簡稱《新聞檔案管理辦法》）的規(guī)定，務(wù)必收集齊全本地區(qū)領(lǐng)導(dǎo)人、知名人士及經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展重要活動的宣傳報(bào)道材料；其次應(yīng)加強(qiáng)對報(bào)紙專題報(bào)道、專欄報(bào)道、熱線跟蹤、先進(jìn)事例、典型人物宣傳報(bào)道材料的收集，尤其是涉及本地區(qū)民生方面有重要影響的報(bào)道材料；最后是報(bào)紙緊密結(jié)合地方黨委、政府中心工作編纂的各種宣傳材料。

1.2 宣傳報(bào)道檔案的載體應(yīng)更加多樣

除了繼續(xù)加強(qiáng)文字材料收集外，更應(yīng)注重對圖片、影像資料的收集。這是因?yàn)閳D片、影像資料在宣傳、教育等方面比文字材料更客觀、更形象，在新時期的利用率也越來越高。

1.3 宣傳報(bào)道檔案的原始材料應(yīng)更加齊全

正式出版的文稿均是經(jīng)過若干次加工而成的，對于記者在調(diào)查、采訪等過程中形成的原始資料及報(bào)社為采編、發(fā)稿等工作需要而搜集的有關(guān)資料更應(yīng)注重收集，只有這樣，才能完整、準(zhǔn)確地反映某一新聞事件的形成、發(fā)展過程。

2 加強(qiáng)地方報(bào)宣傳報(bào)道檔案工作要多措并舉

地方報(bào)的宣傳報(bào)道檔案產(chǎn)生于新聞采寫、編輯、組版等各個部門和全體記者手中，要確保宣傳報(bào)道檔案的齊全、完整，除了提高有關(guān)人員的檔案意識外，還必須建章立制，多措并舉。

2.1 實(shí)行宣傳報(bào)道檔案集中統(tǒng)一管理的制度

為加強(qiáng)宣傳報(bào)道檔案的管理，應(yīng)對此項(xiàng)工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理，建立專門的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，嚴(yán)格按規(guī)定將有關(guān)材料移交綜合檔案室集中整理、保管與利用。

2.2 實(shí)行宣傳報(bào)道檔案的定期移交制度

由于報(bào)紙產(chǎn)生的宣傳報(bào)道檔案數(shù)量龐大，不可能像文書、會計(jì)等檔案一樣實(shí)行年度集中移交制度，各有關(guān)科室應(yīng)每天向綜合檔案室移交當(dāng)天產(chǎn)生的宣傳報(bào)道檔案，并將該工作作為科室的月度常規(guī)工作用制度形式固定下來。這樣就可以避免或減少因時間過長而造成材料的丟失，提高宣傳報(bào)道檔案歸檔的齊全率。

2.3 健全宣傳報(bào)道檔案歸檔工作的獎懲機(jī)制

在日常工作中，許多科室常常以工作繁忙為由，不交或少交檔案。報(bào)社應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，制定切實(shí)可行的宣傳報(bào)道檔案歸檔工作的獎懲機(jī)制，納入對有關(guān)部門和有關(guān)人員的考核內(nèi)容，杜絕或減少檔案丟失或占為已有等現(xiàn)象的發(fā)生。

3 加強(qiáng)地方報(bào)宣傳報(bào)道檔案建設(shè)要科學(xué)管理

地方報(bào)宣傳報(bào)道檔案的管理工作，應(yīng)根據(jù)《新聞檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行分類整理、編目入庫，并根據(jù)當(dāng)前檔案管理工作的要求，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理。

3.1 宣傳報(bào)道檔案的分類

分類是宣傳報(bào)道檔案整理的核心工作，只有分類確切、組合科學(xué)，才能建立起規(guī)范的宣傳報(bào)道檔案管理體系。根據(jù)報(bào)紙宣傳報(bào)道的特點(diǎn)，紙質(zhì)材料可采用“年度—期限—欄目”的分類方法，保管期限參照《新聞檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行，報(bào)紙欄目名稱調(diào)整時，有關(guān)分類方案、歸卷類目等也要及時調(diào)整。照片、錄音帶等特殊載體檔案可按專題結(jié)合時間進(jìn)行分類。

3.2 宣傳報(bào)道檔案的編目

紙質(zhì)宣傳報(bào)道檔案的編目方法可參照文書檔案編目方法執(zhí)行，同一欄目目內(nèi)的文件材料可按時間順序排列，同一新聞報(bào)道中所產(chǎn)生的若干材料應(yīng)放在一起，并作一件處理。在此基礎(chǔ)上編制《案卷目錄》或《歸檔文件目錄》等檢索工具。

照片、錄音帶等特殊載體檔案在編目過程中，所應(yīng)注意的是要把內(nèi)容、時間、地點(diǎn)、人物、形成者等要素寫清楚。由于報(bào)紙產(chǎn)生的這類檔案較多，可按專題編制相應(yīng)的檢索工具。

3.3 構(gòu)建現(xiàn)代化宣傳報(bào)道檔案信息管理系統(tǒng)

隨著新聞事業(yè)的發(fā)展，要努力應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，積極構(gòu)建一個運(yùn)行暢通、查閱便捷的宣傳報(bào)道檔案信息管理系統(tǒng)。通常的做法是，采用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，建成宣傳報(bào)道檔案紙質(zhì)、照片、錄音帶等分類數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)能按“主題”、“時間”、“責(zé)任者”等多種檢索的查閱途徑，提高宣傳報(bào)道檔案的查準(zhǔn)率、查全率。

4 加強(qiáng)地方報(bào)宣傳報(bào)道檔案建設(shè)要放大作用

建設(shè)宣傳報(bào)道檔案的目的是為了更好地利用號檔案資料。在實(shí)際工作中，檔案管理人員應(yīng)積極探索宣傳報(bào)道檔案的利用方式、方法，緊貼地方黨委、政府中心工作，面向廣大新聞工作者、面向基層、面向大眾，全方位地提供檔案服務(wù)，最大限度地發(fā)揮宣傳報(bào)道檔案在現(xiàn)代化建設(shè)中的作用。

4.1 圍繞地方黨委、政府中心工作，及時提供檔案服務(wù)

地方報(bào)的宣傳報(bào)道檔案，匯集了該地區(qū)大量的政治、經(jīng)濟(jì)、文化信息，真實(shí)地記錄了該地區(qū)各行各業(yè)的發(fā)展變化，是地方黨委、政府及有關(guān)部門開展工作的有力幫手。例如，張家港市近年來開展了創(chuàng)建全國文明城市“三連貫”、全國雙擁模范城市“五連貫”、全國生態(tài)城市示范市、聯(lián)合國人居獎等各種創(chuàng)建活動，先后獲得了100多項(xiàng)國家級榮譽(yù)。在各種創(chuàng)建活動中，張家港日報(bào)社為各級考核組提供了較為齊全的宣傳報(bào)道資料，為順利通過各項(xiàng)考核驗(yàn)收起到了重要作用。

4.2 圍繞新聞采編工作，積極提供專題信息服務(wù)

宣傳報(bào)道檔案中蘊(yùn)藏著非常豐富的歷史信息和時代信息，能為記者就某一新聞報(bào)道的采編工作提供有關(guān)歷史背景。近年來，張家港日報(bào)社為上級各類采訪報(bào)道組提供了豐富的歷史資料和宣傳報(bào)道資料，對于記者了解某一新聞事件的發(fā)生、發(fā)展過程起到了較好的參謀作用。

4.3 圍繞廣大民眾，努力提供全方位的檔案信息服務(wù)

近年來，各級報(bào)紙大力貫徹宣傳報(bào)道貼近實(shí)際、貼近生活、貼近群眾的工作方針，報(bào)紙電子版已成為宣傳報(bào)道檔案為廣大人民群眾服務(wù)的新形式。例如，2004年《張家港日報(bào)》電子版就上了因特網(wǎng)，建立了數(shù)字報(bào)系統(tǒng)，2013年更是將所有歷史報(bào)紙進(jìn)行數(shù)字化處理，形成完整的《張家港日報(bào)》數(shù)字化系統(tǒng)，內(nèi)容包含了從創(chuàng)刊以來20多年的國內(nèi)外時事報(bào)道、當(dāng)?shù)卣?、?jīng)濟(jì)、文化、教育、體育、衛(wèi)生等信息，特別是一些諸如天氣預(yù)報(bào)、樓市行情、車市動態(tài)、日用品價格、衛(wèi)生保健知識、停電停水等信息都是廣大老百姓所十分需要的，他們可通過輸入日期、關(guān)鍵字、作者等字段迅速地查到所需信息，是報(bào)紙宣傳報(bào)道檔案對外服務(wù)的一個重要平臺。

4.4 圍繞文化建設(shè)，著力為地方積累豐富的歷史記錄

報(bào)紙宣傳報(bào)道檔案作為記錄一個地區(qū)發(fā)展變化的載體之一，對于積累、豐富當(dāng)?shù)氐臍v史文化資源有著較大的作用。近年來，張家港日報(bào)社積極為檔案館、圖書館等事業(yè)文化機(jī)構(gòu)提供各類有保存價值的圖片、新聞資料，為開展歷史研究、編史修志等工作提供了豐富的歷史素材。在張家港市建縣（市）50周年大型展覽及各類歷史回顧活動中，張家港日報(bào)的宣傳報(bào)道和圖片檔案都發(fā)揮了不可替代的重要作用。