[摘 要]檔案信息資源是國(guó)家信息資源的重要組成部分，要高度重視檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用。在信息化時(shí)代的背景下，提高檔案工作者的素質(zhì)和優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、提高館藏的利用效率是加快檔案信息資源開(kāi)發(fā)的重要途徑。

[關(guān)鍵詞]檔案信息；資源開(kāi)發(fā)；三大支柱

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1009 — 2234（2013）11 — 0093 — 02

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，人們對(duì)檔案的需求呈現(xiàn)多元化，檔案部門(mén)只有以豐富館藏、優(yōu)化結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)，以利用現(xiàn)代化技術(shù)手段和提高檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)為條件，才能深化對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)，滿足社會(huì)的利用需求。

一、豐富館藏和優(yōu)化結(jié)構(gòu)是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的基礎(chǔ)

檔案工作要想滿足社會(huì)信息需求，服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，檔案館（室）就須保存門(mén)類齊全、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理和價(jià)值珍貴的檔案資料。因此，豐富的館藏是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的物質(zhì)基礎(chǔ)和先決條件，改變檔案館（室）內(nèi)存缺乏。門(mén)類單一的現(xiàn)狀，廣泛收集優(yōu)質(zhì)信息資源來(lái)進(jìn)一步豐富館（室）藏是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的中心工作。

出于歷史原因，目前絕大部分檔案館所保存的檔案以反映機(jī)關(guān)工作活動(dòng)為主。這些檔案在平反冤假錯(cuò)案、編史修志等項(xiàng)工作中，確實(shí)起到了無(wú)法替代的作用。但是，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下，人們對(duì)檔案信息需求的內(nèi)容將呈多元化趨勢(shì)，這就將出現(xiàn)館藏檔案與社會(huì)需要不相適應(yīng)的矛盾。一方面社會(huì)需要的的檔案信息的范圍不斷擴(kuò)大；另一方面檔案館又缺乏可供各方面利用的信息資料。這就需要積極開(kāi)展檔案收集工作，收集工作質(zhì)量的高低會(huì)直接影響到檔案工作與其它環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。

只有門(mén)類齊全、結(jié)構(gòu)合理的館藏檔案資源，才能滿足利用者的各種信息需求。為此，檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)調(diào)查研究，掌握檔案信息的利用規(guī)律，使館藏檔案盡可能與利用者需求相吻合。在收集過(guò)程中我們不僅要收集足夠數(shù)量的檔案材料，還必須盡量保證檔案信息的優(yōu)質(zhì)化，齊全和完整"收集后的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)的管理，檔案的分類組卷要能反映一定的歷史聯(lián)系，有章可循，讓人看了一目了然。案卷的排列要有規(guī)律，力爭(zhēng)一實(shí)現(xiàn)規(guī)范化！標(biāo)準(zhǔn)化，保證查找的順利，方便人們的利用。檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用研究檔案信息資源的合理開(kāi)發(fā)和科學(xué)利用簡(jiǎn)而言之，就是要使檔案信息由無(wú)序狀態(tài)變?yōu)橛行驙顟B(tài)。在館藏檔案的收集中，要改變過(guò)去坐等接收的辦法，要面向社會(huì)，通過(guò)各種方式，開(kāi)辟多條渠道，積極主動(dòng)地進(jìn)行收集。

總的說(shuō)來(lái)，館藏檔案要體現(xiàn)在廣度、質(zhì)量和特色三個(gè)方面。在接收檔案的內(nèi)容上要注意宏觀和微觀的結(jié)合，廣采博收，以質(zhì)量為中心，把散存于社會(huì)上的真正優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源收全、存好、用活。首先，在廣泛調(diào)研掌握立檔單位檔案狀況的基礎(chǔ)上，制定接收計(jì)劃，把屬于本館范圍的各種檔案資料接收進(jìn)館；其次，要從有利于保護(hù)，有利于保護(hù)檔案作用的實(shí)際出發(fā)，加快進(jìn)館速度。最后，要不斷擴(kuò)大檔案的收集范圍，注意收集保存各個(gè)時(shí)期、各門(mén)類、各載體、各類型的檔案。就種類而言，不但要注重黨政檔案的收集，也要注重科技檔案、專業(yè)檔案等的收集，還要注意征集有保存和開(kāi)發(fā)價(jià)值的集體、個(gè)人所有的檔案；從年代上看，既要有早期的檔案，也要有現(xiàn)代的檔案、資料；從內(nèi)容上看，既要有反映機(jī)關(guān)日常工作的檔案，也要有知名人物、典型單位的檔案；從載體上看，既要有紙質(zhì)的又要有音像。光盤(pán)，軟盤(pán)以及實(shí)物性檔案材料，尤其是具有地方特色。民族特色的檔案，以優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，逐步建立起內(nèi)容豐富、形象鮮明、特色凸顯的館藏體系。只有館藏豐富了，才能為開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

此外，還要建立健全切實(shí)可行的規(guī)章制度，強(qiáng)化有關(guān)人員的檔案意識(shí)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任感，做到凡屬歸檔范圍內(nèi)的檔案材料都能夠按要求歸檔，該進(jìn)館的檔案都能夠進(jìn)館。只有積累起門(mén)類齊全、內(nèi)容豐富、質(zhì)量較高的案信息資源，才能擴(kuò)大信息量更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)利用服務(wù)。

二、現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的重要手段

大量的實(shí)踐證明，沒(méi)有現(xiàn)代化的技術(shù)、設(shè)備和手段應(yīng)用于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，就根本談不上科學(xué)開(kāi)發(fā)和合理利用檔案信息資源"先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備在檔案工作領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，為科學(xué)開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源創(chuàng)造了優(yōu)越的條件，給檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)了革命性的變化。如復(fù)印機(jī)的使用既加快了檔案信息的摘錄速度，又大大提高了工作質(zhì)量和效益；電子計(jì)算機(jī)終端網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，使檔案信息的遠(yuǎn)距離傳輸成為現(xiàn)實(shí)；還有利用電子計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)和檢索檔案信息，使檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作效率大幅提高?？梢?jiàn)，現(xiàn)代化信息技術(shù)手段的應(yīng)用，既把檔案工作者從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，又使科學(xué)！合理！有效地開(kāi)發(fā)利檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用研究檔案信息資源的合理開(kāi)發(fā)和科學(xué)利用用檔案信息資源真正成為現(xiàn)實(shí)，也為實(shí)現(xiàn)人類檔案信息資源的共享打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的不斷深入，檔案管理無(wú)紙化將成為可能，這就是電子檔案的面世"電子檔案有數(shù)字化的信息形態(tài)！對(duì)設(shè)備的依賴性、信息與載體的相分離性、信息的易更改性、信息的共享性等特性。這就必須借助于新型介質(zhì)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)，對(duì)其進(jìn)行歸檔、整理、編目、保管和利用。因此，以光盤(pán)技術(shù)、縮微技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)將在檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工侃出巨大的威力。它主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)分析。處理和整合檔案信息資源。計(jì)算機(jī)是高速度、大容量的信息處理工具。應(yīng)用計(jì)算機(jī)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等工作的自動(dòng)化操作和管理，減輕了檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的強(qiáng)度。它的功能有：檔案信息的編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、打印、修改、傳遞等，可以做到一次輸入，多樣化輸出，減少重復(fù)勞動(dòng)，擴(kuò)大檔案信息的檢索和利用的途徑，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地提供檔案信息。

2.應(yīng)用檔案縮微技術(shù)翻拍、留存、傳遞檔案信息。檔案縮微技術(shù)就是將檔案文件按一定的比例縮小拍攝在感光材料上，制成縮微復(fù)制品，進(jìn)行存儲(chǔ)、傳遞和使用?？s微復(fù)制品不僅能如實(shí)反映檔案信息內(nèi)容及載體的原貌，而且還具有保存壽命長(zhǎng)、規(guī)格統(tǒng)一、能用性強(qiáng)、提供利用多樣化等特點(diǎn)，既方便了檔案信息利用者，又減少了檔案因大量翻閱而造成的破損?？s微技術(shù)還可以和計(jì)算機(jī)聯(lián)機(jī)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索、還原、復(fù)制檔案信息等功能。

3.實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。檔案信息資源建設(shè)，核心是檔案信息的數(shù)字化建設(shè)。它是利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，將傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)多媒體存儲(chǔ)和海量存儲(chǔ)，使不同時(shí)空下的檔案信息資源得到充分的共享，從而克服傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)方式的局限性。面對(duì)數(shù)量龐大的檔案信息，人的加工組織管理能力是有限的，當(dāng)整個(gè)社會(huì)逐步進(jìn)入信息化的快車(chē)道時(shí)，檔案信息的加工與整理如果還停留在手工管理水平，必將為歷史所淘汰。因此檔案部門(mén)應(yīng)該大力推檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用研究檔案信息資源的合理開(kāi)發(fā)和科學(xué)利用進(jìn)檔案信息與現(xiàn)代化技術(shù)管理的進(jìn)程，實(shí)行檔案數(shù)字化管理。目前，在建設(shè)機(jī)讀檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)方面，各級(jí)各地檔案部門(mén)都取得了一定的成果和經(jīng)驗(yàn)，有的在通過(guò)數(shù)字化建立檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。其中，海南省檔案館己經(jīng)率先完成全部檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)任務(wù)。

4.充分利用傳統(tǒng)載體檔案。數(shù)字化的檔案信息并不否定傳統(tǒng)載體檔案存在的合理，而是兩種形式的檔案共存和互補(bǔ)。在用檔案信息數(shù)字化來(lái)滿足利用者自由地利用檔案信息的同時(shí)，還要按照客觀要求對(duì)二者進(jìn)行科學(xué)的組合配置，以充分發(fā)揮數(shù)字化檔案信息和傳統(tǒng)載體檔案信息的整體作用。

三、提高檔案人員的綜合素質(zhì)是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的重要條件

檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用是一項(xiàng)涉及面廣、綜合性較強(qiáng)的工作。在檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作中，檔案人員是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的主體，他們的素質(zhì)直接影響開(kāi)發(fā)利用的成效。因此，只有不斷提高檔案人員的綜合素質(zhì)，才能使檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作更優(yōu)質(zhì)、高效地開(kāi)展。

1985年3月，鄧小平同志在全國(guó)科技工作會(huì)議上指出： “改革經(jīng)濟(jì)體制，最重要的我最關(guān)心的是人才。改革科技體制，我最關(guān)心的還是人才”現(xiàn)代高新科學(xué)技術(shù)的引進(jìn)和現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用，是檔案部門(mén)大力加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的重要環(huán)節(jié)，它要求檔案人員應(yīng)是一種基礎(chǔ)理論扎實(shí)，知識(shí)面寬，適應(yīng)性和創(chuàng)造勝?gòu)?qiáng)的新型人才和多元化的人才。因此，按照推進(jìn)信息化，服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的要求，檔案部門(mén)既需要傳統(tǒng)服務(wù)型人才，更需要開(kāi)發(fā)型人才、參考咨詢型人才、公關(guān)型人才、技術(shù)型人刁和研究型人才。同時(shí)，檔案人員還必須切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。服務(wù)思想要由過(guò)去的為政治服務(wù)向服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)轉(zhuǎn)變。服務(wù)理念要由過(guò)去單純的管好檔案不泄密向全面開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源轉(zhuǎn)變。檔案人員隊(duì)伍必須具備合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)和素養(yǎng)，以適應(yīng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用對(duì)檔案人員素質(zhì)的要求。具體來(lái)看，應(yīng)具備以下三種素質(zhì)：

1.良好的知識(shí)素養(yǎng)

檔案工作本身就是一項(xiàng)“今世賴之以知古，后世賴之以知今”的萬(wàn)年百世之事。傳統(tǒng)檔案都是用語(yǔ)一言文字一記載的，檔案工作者時(shí)時(shí)刻刻都在跟文字材料打交道。檔案是歷史的記錄，每一時(shí)期的檔案都與當(dāng)時(shí)的社會(huì)歷史有一定的聯(lián)系，只有懂得歷史，了解檔案產(chǎn)生的歷史背景，刁一能夠準(zhǔn)確鑒別檔案真?zhèn)危瑴?zhǔn)確鑒定檔案價(jià)值，并管好和用好檔案，開(kāi)發(fā)檔案信息利用的價(jià)值。這就要求檔案人員必須具備一定的語(yǔ)言文字素養(yǎng)和豐富的歷史文化知識(shí)。同時(shí)，檔案人員還要廣泛接觸各行各業(yè)的利用者，時(shí)刻都離不開(kāi)語(yǔ)言表達(dá)！文字交流，所以檔案工作者只有具備豐厚的語(yǔ)言文字功底，才能夠準(zhǔn)確了解檔案內(nèi)容，滿足利用者的需求。隨著中國(guó)加入世貿(mào)組織，中外交流的領(lǐng)域日益擴(kuò)大，檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的范圍也在不斷拓展和延仲，這就要求檔案人員還必須具備一定的外語(yǔ)知識(shí)，能夠熟練處理有關(guān)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的外文資料。此外，檔案人員具備一定的法律知識(shí)，依法開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的能力也是必要的。

2.熟練的信息處理能力

因特網(wǎng)的廣泛應(yīng)用和發(fā)展，使世界范圍內(nèi)的信息資源共享成為現(xiàn)實(shí)。它大大拓寬了人類的信息空間，并日益成為檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的管理平臺(tái)和技術(shù)支撐。檔案人員不僅要適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)操作的要求，還要具備運(yùn)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段進(jìn)行檔案（文件）信息管理系統(tǒng)的軟件開(kāi)發(fā)！檔案信息網(wǎng)站的設(shè)計(jì)與維護(hù)！數(shù)字檔案館的構(gòu)建等能力。所以檔案人員只有具備了熟練的信息處理能力，才能夠深層次地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

3.熟練的業(yè)務(wù)能力

檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工作，它對(duì)檔案信息的收集、分類、編目、分析、整合等環(huán)節(jié)都有非常嚴(yán)格的要求"這就要求檔案人員不僅要熟練地對(duì)檔案信息展開(kāi)分析和整合，還要掌握一定的處理和開(kāi)發(fā)檔案信息的手段和技術(shù)。近年來(lái)，隨著新型存儲(chǔ)介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)了許多新型載體的檔案，如聲像檔案、電子檔案等。由于這些新型檔案在信息的記錄與存儲(chǔ)方面有特別的要求，我們傳統(tǒng)的檔案保護(hù)與管理手段己無(wú)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用研究檔案信息資源的合理開(kāi)發(fā)和科學(xué)利用法確保這些檔案信息的完整與安全，這就要求檔案人員掌握相應(yīng)的新型載體檔案的保護(hù)和管理方法，以確保檔案信息內(nèi)容的安全性！真實(shí)性與完整性。

〔責(zé)任編輯：譚 蕊〕