探索醫(yī)院檔案管理的長效機(jī)制

陳忠煜 田鑫 周倩

探索醫(yī)院檔案管理的長效機(jī)制

陳忠煜 田鑫 周倩

醫(yī)院檔案管理涉及到醫(yī)院行政職能科室和臨床科室多方面的內(nèi)容, 是醫(yī)院管理的重要組成部分, 是醫(yī)院管理的手段之一, 它具有存史、資治、助研、信證、宣教、傳承醫(yī)院理念、積淀醫(yī)院文化等多種作用。

醫(yī)院檔案；管理；長效機(jī)制

醫(yī)院檔案管理涉及到醫(yī)院行政職能科室和臨床科室多方面的內(nèi)容, 是醫(yī)院管理的重要組成部分, 也是醫(yī)院管理的手段之一, 它具有存史、資治、助研、信證、宣教、傳承醫(yī)院理念、積淀醫(yī)院文化等多種作用。對(duì)醫(yī)院來說, 如何管理好各類檔案, 建立相應(yīng)的長效機(jī)制, 使其科學(xué)高效地為醫(yī)療、科研等各項(xiàng)工作提供有力保證, 是基層檔案管理者需要思考的問題。

1 醫(yī)院檔案管理存在的問題

1.1人員問題 目前, 醫(yī)療單位存在大多數(shù)中層干部對(duì)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)的問題, 不注重留取和移交本部門的檔案資料；檔案管理人員大多不是檔案專業(yè)出身, 業(yè)務(wù)知識(shí)匱乏,有的檔案人員還身兼醫(yī)院其他工作, 檔案管理精力達(dá)不到要求, 再加上檔案室崗位人員不固定, 經(jīng)常輪轉(zhuǎn), 人員的專業(yè)知識(shí)和相關(guān)專業(yè)知識(shí)都比較欠缺［1］。

1.2設(shè)備問題 醫(yī)療單位多數(shù)辦公用房都為臨床用房, 行政科室辦公用房普遍緊張, 檔案室面積多數(shù)不達(dá)標(biāo)。此外,由于重視不夠, 檔案管理投入設(shè)備相對(duì)陳舊, 計(jì)算機(jī)功能僅能實(shí)現(xiàn)保存和檢索資料信息作用, 難以實(shí)現(xiàn)整個(gè)醫(yī)院檔案信息有效開發(fā)和共享功效。

1.3資料問題 如今, 檔案材料載體形式多樣化, 醫(yī)院檔案管理面臨著資料收集困難問題, 造成了醫(yī)院整體檔案資料不夠齊全［2］。

1.4方法問題 目前, 多數(shù)醫(yī)療單位的檔案管理并沒有結(jié)合自身特點(diǎn)和需求體現(xiàn)出醫(yī)院檔案管理的特殊性, 且大部分醫(yī)院只注重收集和整理, 而忽略了信息資源的開發(fā)和利用,不能充分體現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的價(jià)值所在。

2 醫(yī)院檔案管理對(duì)策

2.1人員對(duì)策 醫(yī)療單位應(yīng)通過會(huì)議、培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)等多種形式來宣傳呼吁檔案工作的重要性, 提高全員檔案管理意識(shí)。同時(shí), 要重視檔案人員的專業(yè)技術(shù)培養(yǎng), 不斷提高檔案隊(duì)伍業(yè)務(wù)水平?？蓪n案管理納入年終的目標(biāo)考核, 凡是歸檔不達(dá)標(biāo)的科室要予以扣罰績效獎(jiǎng)勵(lì)。

2.2設(shè)備對(duì)策 要加強(qiáng)檔案管理的設(shè)備投入, 配備必要的檔案裝備和工具, 按照實(shí)際需要建造獨(dú)立檔案室, 確保室內(nèi)溫濕度達(dá)標(biāo), 采用防磁柜、密集柜等保存檔案, 更新檔案管理工具, 提高管理技術(shù), 應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù), 設(shè)計(jì)和使用符合醫(yī)院實(shí)際的檔案管理軟件, 并納入醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng),確保檔案信息安全［3］。

2.3材料對(duì)策 醫(yī)療單位應(yīng)建立完善的檔案管理制度, 明確歸檔立卷要求, 通過多種渠道擴(kuò)大檔案收集范圍, 確保檔案資料收集的完整、準(zhǔn)確和齊全。

2.4方法對(duì)策 醫(yī)療單位要完善自身檔案管理制度, 建立檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)體系, 把檔案管理納入各科室崗位職責(zé), 建立科室年度檔案達(dá)標(biāo)的目標(biāo)管理機(jī)制, 逐步規(guī)范檔案管理［4］。同時(shí), 要充分發(fā)揮檔案的使用價(jià)值, 必要時(shí)進(jìn)行二次匯編,為臨床科研和行政管理提供參考依據(jù), 在醫(yī)院建設(shè)、行政管理和臨床科研中發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用和價(jià)值。

綜上所述, 在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)快速發(fā)展的大時(shí)代下, 醫(yī)院檔案管理的重要性日益突出, 醫(yī)務(wù)人員必須更新檔案管理理念, 加強(qiáng)設(shè)備投入和專業(yè)人員培訓(xùn), 積極調(diào)動(dòng)醫(yī)院各科室參與配合, 提高檔案服務(wù)水平, 這樣才能更好地為醫(yī)院整體發(fā)展和管理提供更好的服務(wù)。

［1］ 尹青云.以創(chuàng)新提升檔案管理工作水平.山東檔案, 2008(6): 21-22.

［2］ 蘇紅艷.現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新.中國病案, 2009, 10(4): 31-32.

［3］ 張平.創(chuàng)新是檔案館 (室)發(fā)展永恒的主題.山東省工會(huì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào) , 2009(1):161.

［4］ 趙霞.醫(yī)院檔案管理中的問題及對(duì)策.中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志, 2007, 9(12):27.

2014-07-07］

450016 鄭州市第七人民醫(yī)院