李軍華 陸燦明 馬予宏

①蘭州軍區(qū)烏魯木齊總醫(yī)院院務(wù)部 新疆 烏魯木齊 830000

醫(yī)院固定資產(chǎn)不僅是反映醫(yī)院經(jīng)濟(jì)實(shí)力、規(guī)模大小和醫(yī)療水平高低的重要指標(biāo)，更是醫(yī)院開(kāi)展醫(yī)療、教學(xué)及科研工作的物質(zhì)基礎(chǔ)[1-2]。擁有先進(jìn)醫(yī)療設(shè)備數(shù)量的多少以及醫(yī)院建筑規(guī)模的大小能夠決定醫(yī)院在同行業(yè)中的地位[3]。隨著醫(yī)院固定資產(chǎn)的不斷增加，醫(yī)院固定資產(chǎn)的臺(tái)賬式管理系統(tǒng)已無(wú)法將固定資產(chǎn)的使用部門、管理部門及財(cái)務(wù)部門有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，只能粗略完成資產(chǎn)管理部門的部分管理工作[4]。而依托醫(yī)院內(nèi)局域網(wǎng)絡(luò)，使用條碼管理，將3個(gè)部門的資產(chǎn)管理工作集成到一個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)內(nèi)，能夠有效完成固定資產(chǎn)全程管理工作，真正達(dá)到卡、賬、物相符。醫(yī)院固定資產(chǎn)條碼管理系統(tǒng)是面向醫(yī)院固定資產(chǎn)管理的信息化管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)采用先進(jìn)的條形碼技術(shù)，對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行“身份證”式管理，利用條碼信息介質(zhì)，對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行全過(guò)程跟蹤，將以手工方式進(jìn)行的分散管理，轉(zhuǎn)化為信息化集中管理，形成具有綜合功能的管理平臺(tái)，將醫(yī)院的財(cái)務(wù)部門、固定資產(chǎn)職能管理部門及使用部門捆綁在一個(gè)系統(tǒng)中，各部門工作流程環(huán)環(huán)相扣，既相互制約又相互監(jiān)督，極大地提高了醫(yī)院固定資產(chǎn)管理的水平[5-6]。

1 醫(yī)院固定資產(chǎn)條碼管理工作流程

1.1 系統(tǒng)實(shí)施前的硬件要求

建立統(tǒng)一的醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)和專用的固定資產(chǎn)服務(wù)器，以方便系統(tǒng)的安裝。各職能管理部門配備手持移動(dòng)終端掌上電腦(personal digital assistant，PDA)，以利于各職能部門進(jìn)行盤點(diǎn)、檢查[7]。在財(cái)務(wù)管理部門設(shè)置條碼打印機(jī)，條碼使用專用的條形碼打印機(jī)，打印出的條碼使用特殊介質(zhì)的標(biāo)簽紙，具有防水、防油污及防撕裂的特性，保證固定資產(chǎn)標(biāo)簽長(zhǎng)期保存和清晰。

1.2 系統(tǒng)具體實(shí)施措施

(1)統(tǒng)一管理系統(tǒng)。在固定資產(chǎn)管理部門、財(cái)務(wù)部門及使用科室等與設(shè)備有關(guān)的所有單位分別安裝條碼管理系統(tǒng)，由財(cái)務(wù)部門確定各部門使用權(quán)限，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)信息共享。完善固定資產(chǎn)管理制度，規(guī)范固定資產(chǎn)增加、轉(zhuǎn)移和減少流程[8]。

(2)新增固定資產(chǎn)的報(bào)賬程序。集中購(gòu)買的固定資產(chǎn)是指由資產(chǎn)職能管理部門集中購(gòu)買而后又配發(fā)給使用科室的固定資產(chǎn)，新增固定資產(chǎn)的報(bào)賬具體流程為：①職能管理部門需辦理打印資產(chǎn)入庫(kù)單和本部門入庫(kù)登記手續(xù)；②領(lǐng)用科室到職能管理部門辦理填寫(xiě)“固定資產(chǎn)增(減)報(bào)告單”、拍攝圖像資料、打印“固定資產(chǎn)出庫(kù)單”以及登記本科室的“固定資產(chǎn)賬簿”；③領(lǐng)用科室需要到財(cái)務(wù)部門辦理審核“固定資產(chǎn)增(減)報(bào)告單”、資產(chǎn)編號(hào)、打印條碼標(biāo)簽及登記入賬手續(xù)；④領(lǐng)用科室需要到資產(chǎn)職能管理部門辦理持“固定資產(chǎn)增(減)報(bào)告單”辦理出庫(kù)手續(xù)及領(lǐng)回固定資產(chǎn)；⑤財(cái)務(wù)部門對(duì)管理部門所錄入的設(shè)備進(jìn)行確認(rèn)、過(guò)賬處理后，予以報(bào)銷。使用科室將財(cái)務(wù)部門打印的條碼標(biāo)簽粘貼于對(duì)應(yīng)的資產(chǎn)上。

(3)固定資產(chǎn)在科室之間調(diào)整及轉(zhuǎn)賬。固定資產(chǎn)需要在科室之間調(diào)整使用時(shí)由資產(chǎn)調(diào)入和調(diào)出部門分別填寫(xiě)“固定資產(chǎn)增(減)報(bào)告單”，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審查辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)后在雙方“固定資產(chǎn)增(減)報(bào)告單”加蓋資產(chǎn)調(diào)整專用章確認(rèn)。資產(chǎn)職能管理部門辦理資產(chǎn)賬簿凋整手續(xù)。

(4)固定資產(chǎn)報(bào)廢處置程序。固定資產(chǎn)報(bào)廢處置流程：①科室需在系統(tǒng)中填寫(xiě)“固定資產(chǎn)報(bào)廢處置申請(qǐng)單”，資產(chǎn)職能管理部門維修人員鑒定，并做出是否報(bào)廢處置意見(jiàn)，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)審批；②科室到財(cái)務(wù)部門辦理審核“固定資產(chǎn)報(bào)廢處置申請(qǐng)單”，辦理固定資產(chǎn)銷賬手續(xù)，上交財(cái)務(wù)資產(chǎn)處置費(fèi)收入；③到資產(chǎn)職能管理部門辦理資產(chǎn)報(bào)廢銷賬手續(xù)[9]。

2 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及條碼技術(shù)管理固定資產(chǎn)的優(yōu)勢(shì)

2.1 為醫(yī)院固定資產(chǎn)管理決策提供依據(jù)

實(shí)現(xiàn)信息透明共享，通過(guò)建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，將資產(chǎn)管理職能部門終端相鏈接，實(shí)現(xiàn)資源共享，使醫(yī)院的管理者對(duì)全院固定資產(chǎn)的分布、使用情況一目了然，從而為醫(yī)院的管理決策提供有效的依據(jù)。網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)和條碼的使用，引入了信息化的管理手段來(lái)管理固定資產(chǎn)，既方便辦理入庫(kù)、出庫(kù)、調(diào)劑、退庫(kù)及報(bào)廢等手續(xù)，又能自動(dòng)生成各種需要的報(bào)表，計(jì)算更加精確。隨之可改變以往使用部門與資產(chǎn)管理部門權(quán)限、職責(zé)不明確及管理職能分散的現(xiàn)象；為管理制度的健全提供平臺(tái)，增加設(shè)備管理者與使用者相互之間溝通和制約，有效避免互相扯皮；可動(dòng)態(tài)掌控固定資產(chǎn)的真實(shí)使用情況，從而準(zhǔn)確傳遞管理決策信息。固定資產(chǎn)管理職權(quán)集中，能夠統(tǒng)籌安排、有效對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行調(diào)控。醫(yī)院的固定資產(chǎn)具有在空間上分布分散、管理復(fù)雜的特點(diǎn)，網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的使用改變了長(zhǎng)期以來(lái)總體資產(chǎn)價(jià)值及使用狀況不明的情況，為醫(yī)院高層管理及決策提供實(shí)時(shí)、真實(shí)和準(zhǔn)確的信息。

2.2 利用條碼介質(zhì)信息實(shí)現(xiàn)設(shè)備全過(guò)程跟蹤管理

條碼管理系統(tǒng)能夠全程跟蹤固定資產(chǎn)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)糾錯(cuò)、實(shí)時(shí)報(bào)警功能，解決日常管理混亂問(wèn)題，條碼管理系統(tǒng)中資產(chǎn)伸購(gòu)審批管理、資產(chǎn)清查管理、資產(chǎn)折舊管理、資產(chǎn)維修、轉(zhuǎn)移及報(bào)廢等各項(xiàng)工作流程順暢，資產(chǎn)管理的各環(huán)節(jié)在系統(tǒng)中均有體現(xiàn)，并生成票據(jù)、報(bào)表，完全實(shí)現(xiàn)管理部門對(duì)設(shè)備的全過(guò)程跟蹤管理。通過(guò)配備條形碼掃描儀和手持移動(dòng)終端，在購(gòu)入固定資產(chǎn)入庫(kù)時(shí)粘貼條形碼，在進(jìn)行清查時(shí)只需掃描即可[10]。條碼管理實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)糾錯(cuò)、實(shí)時(shí)報(bào)警等功能，可從根本上杜絕傳統(tǒng)盤點(diǎn)時(shí)難以避免的錯(cuò)盤、漏盤及重盤等現(xiàn)象，確?；鶎訉?shí)物統(tǒng)計(jì)第一手?jǐn)?shù)據(jù)資料的完整性、真實(shí)性和可靠性，并設(shè)置警示功能，處于不同狀態(tài)的固定資產(chǎn)賦予不同顏色，以便隨時(shí)提醒各部門對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行跟蹤管理[11-12]。條形碼中的信息清晰，除二維碼外還有固定資產(chǎn)編號(hào)、管理部門、資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)及使用部門等信息。通過(guò)資產(chǎn)卡片即可獲得相關(guān)信息。

2.3 利用手持終端降低盤點(diǎn)誤差率

條碼管理技術(shù)可提高固定資產(chǎn)盤點(diǎn)效率。盤點(diǎn)工作是固定資產(chǎn)管理中非常重要的環(huán)節(jié)，條碼管理系統(tǒng)利用手持?jǐn)?shù)據(jù)終端，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的現(xiàn)場(chǎng)采集和錄入，并隨時(shí)查詢?cè)O(shè)備相關(guān)信息。省去手工方式進(jìn)行的資產(chǎn)清查、財(cái)務(wù)核對(duì)及編制報(bào)表等工作。盤點(diǎn)時(shí)間可由原來(lái)的5人近2個(gè)月的時(shí)間縮短到3人近10日。既能輕松完成此項(xiàng)工作，又能使整體工作效率提高10倍以上。盤點(diǎn)先由各使用部門根據(jù)系統(tǒng)中的資產(chǎn)情況進(jìn)行自查，然后對(duì)自查結(jié)果進(jìn)行匯總、糾錯(cuò)，再用條碼槍抽查掃描條形碼，以確定資產(chǎn)狀態(tài)，差錯(cuò)率由原來(lái)的l0%降低到l%[13]。

2.4 方便科室查詢及杜絕“小而全”

醫(yī)院所有科室部門統(tǒng)一使用網(wǎng)絡(luò)固定資產(chǎn)管理程序，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理和條碼化管理[14]。各科室均能了解本科室的資產(chǎn)，便于查詢。同時(shí)，所有固定資產(chǎn)均計(jì)入成本，使科室增強(qiáng)了成本意識(shí)，不再追求“小而全”的資產(chǎn)配置，而重視增加科室效益。

2.5 規(guī)范財(cái)務(wù)管理流程

醫(yī)院財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的使用，減少了財(cái)務(wù)人員的工作量?？剖沂褂脳l碼管理，規(guī)范了管理秩序，使各職能部門對(duì)自己所管理的固定資產(chǎn)類型有清晰明確的了解。各部門入帳標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，杜絕了管理部門、財(cái)務(wù)部門和使用部門各自為政的現(xiàn)象。各部門根據(jù)其使用權(quán)限通過(guò)對(duì)不同項(xiàng)目的檢索了解固定資產(chǎn)的詳細(xì)情況[15]。

3 結(jié)語(yǔ)

利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、使用固定資產(chǎn)條碼系統(tǒng)管理醫(yī)療設(shè)備，能夠解決因傳統(tǒng)固定資產(chǎn)管理中卡、賬、物不符、產(chǎn)權(quán)管理不清、資產(chǎn)折舊不清、成本核算不明以及監(jiān)管不力等各類問(wèn)題，同時(shí)能夠充分發(fā)揮固定資產(chǎn)最大的經(jīng)濟(jì)效益和使用效率，更好地為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。

[1]趙一林.醫(yī)院固定資產(chǎn)信息化管理模式探討與研究[J].中國(guó)管理信息化,2010,13(18):40-41.

[2]韓春雷,陳默蓉.醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)管理及資產(chǎn)管理系統(tǒng)的應(yīng)用[J].中國(guó)醫(yī)學(xué)裝備,2010,7(7):18-22.

[3]劉長(zhǎng).醫(yī)院固定資產(chǎn)管理存在問(wèn)題與內(nèi)部控制建議[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2011,8(6):125-127.

[4]周紅山,張玉憲,劉明.改進(jìn)軍隊(duì)醫(yī)院固定資產(chǎn)管理的思考[J].軍事經(jīng)濟(jì)研究,2013(2):55-56.

[5]任智榮.加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理促進(jìn)國(guó)有資產(chǎn)管理工作再上新臺(tái)階[J].中國(guó)衛(wèi)生事業(yè)管理,2006(3):147-148.

[6]王萍,王云.醫(yī)院固定資產(chǎn)條碼管理系統(tǒng)的應(yīng)用體會(huì)[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2008,29(1):79,90.展[J],重慶醫(yī)學(xué),2010,39(8):l004-l005.

[12]邱時(shí)卿.醫(yī)院固定資產(chǎn)的網(wǎng)絡(luò)化管理[J].中國(guó)醫(yī)學(xué)裝備,2011,1(8):35-37.

[13]湯先釗.加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備的整體化管理[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2006,27(5):38.

[14]王慧焱.如何加強(qiáng)醫(yī)院固定資產(chǎn)管理的探討[J].中國(guó)醫(yī)學(xué)裝備,2008,5(5):34-36.

[15]韓劼.醫(yī)院固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的方案設(shè)計(jì)和探討[J].中國(guó)醫(yī)療器械信息,2010,16(8):52-54.

[7]邵文歡,魏祥昆.醫(yī)院使用固定資產(chǎn)條形碼管理的探索與實(shí)踐[J].中國(guó)醫(yī)院管理,2012,32(5):79.

[8]康俊蘭.關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)院固定資產(chǎn)管理的幾點(diǎn)看法[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊,2012(34):114-115.

[9]胡冰,周來(lái)新,慕萍.淺談醫(yī)院固定資產(chǎn)的條碼管理[J].重慶醫(yī)學(xué),2012,2(41):617.

[10]居益君,董祥龍,朱妍.醫(yī)院固定資產(chǎn)信息化管理的研究和實(shí)踐[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理,2012,23(5):97-98.

[11]夏菱.從醫(yī)院會(huì)計(jì)制度改革看醫(yī)院會(huì)計(jì)理念的新進(jìn)