林艷放

摘 要：分析了企業(yè)檔案管理的重要性，闡述了企業(yè)檔案管理的原則，并對(duì)現(xiàn)行檔案管理工作提出了相應(yīng)的建議，以期為有關(guān)檔案工作者提供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案；管理；建議

1 企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業(yè)應(yīng)注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進(jìn)行科學(xué)分類整理，統(tǒng)一管理本企業(yè)各門類、各種載體的檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。

1.1企業(yè)的檔案是企業(yè)科技發(fā)展的催化劑。

1.2企業(yè)的科技檔案是知識(shí)形態(tài)的生產(chǎn)力。

1.3企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的表現(xiàn)形式。

1.4企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要部分，是企業(yè)成功的金橋。

2 企業(yè)檔案管理原則

2.1統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理

企業(yè)內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)要對(duì)本企業(yè)的檔案工作實(shí)行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度，對(duì)企業(yè)的全部檔案實(shí)施綜合管理。

2.2維護(hù)企業(yè)檔案的完整與安全

維護(hù)檔案的完整，從數(shù)量上說，要保證企業(yè)檔案在內(nèi)容上齊全配套；從質(zhì)量上說，要保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，在范圍上應(yīng)涵蓋企業(yè)全部工作活動(dòng)所產(chǎn)生的各種門類、各種形式的檔案文書，嚴(yán)防對(duì)檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護(hù)企業(yè)檔案的安全，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù)，要加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)防企業(yè)檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生，嚴(yán)守企業(yè)檔案中所含的涉密事項(xiàng)，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

2.3便于企業(yè)和社會(huì)對(duì)企業(yè)檔案的有效利用

企業(yè)檔案的利用，既是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點(diǎn)，又是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案管理工作之所以能夠延續(xù)下來并得到不斷發(fā)展，就是因?yàn)樗鼘?duì)社會(huì)有一定的利用價(jià)值。企業(yè)檔案的利用貫穿于企業(yè)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和始終，并且是檢驗(yàn)檔案管理工作質(zhì)量的根本標(biāo)準(zhǔn)。

3 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理建議

3.1統(tǒng)一規(guī)范，建立檔案管理現(xiàn)代技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。因?yàn)楝F(xiàn)代檔案信息已不再屬于一個(gè)部門，而是作為一個(gè)地區(qū)、一個(gè)系統(tǒng)、一國(guó)或多國(guó)乃至國(guó)際檔案信息交流的一個(gè)組成部分。因此檔案工作部門必須要遵循標(biāo)準(zhǔn)化的原則，對(duì)收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎(chǔ)性工作，都要嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范整理。

3.2提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)

3.2.1具有較高的政治素質(zhì)。提高檔案專業(yè)人員的政治素質(zhì)，首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬克思列寧主義、毛澤東思想、學(xué)習(xí)鄧小平建設(shè)有中國(guó)特色社會(huì)主義理論與檔案工作實(shí)際結(jié)合起來，著力解決好世界觀、人生觀問題，為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的思想理論基礎(chǔ)。

3.2.2具有較高的職業(yè)道德素質(zhì)。檔案專業(yè)人員必須具有較好的職業(yè)道德，要牢固樹立為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的宗旨，提高服務(wù)質(zhì)量。檔案專業(yè)人員應(yīng)尊重檔案、尊重歷史，堅(jiān)持據(jù)實(shí)立檔，據(jù)實(shí)用檔；必須忠于職守，具有嚴(yán)格的保密觀念，以確保檔案在政治上的安全。

3.2.3應(yīng)具有較高的專業(yè)素質(zhì)。必須具有扎實(shí)的專業(yè)理論基礎(chǔ)，掌握檔案工作的方法和規(guī)律，精通檔案業(yè)務(wù)，在熟悉檔案工作的基礎(chǔ)上，豐富計(jì)算機(jī)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案工作由傳統(tǒng)的手工操作向現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變。

3.2.4應(yīng)具有創(chuàng)新意識(shí)。創(chuàng)新是工作向前發(fā)展的直接推動(dòng)力，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的來臨，我們要學(xué)習(xí)與創(chuàng)新同步，需要?jiǎng)?chuàng)造性學(xué)習(xí)，善于發(fā)現(xiàn)新事物，研究新問題、新辦法。應(yīng)把握機(jī)遇，解放思想，開創(chuàng)性工作，以新思維對(duì)待新問題，以新思路和新對(duì)策解決出現(xiàn)的問題，努力把檔案管理工作提高到一個(gè)新水平。

3.3服務(wù)創(chuàng)新

信息化時(shí)代，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對(duì)信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務(wù)的理念。在信息服務(wù)方式上，一方面要充分考慮用戶對(duì)信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺(tái)。通用的信息應(yīng)用系統(tǒng)，在功能模塊設(shè)計(jì)時(shí)，對(duì)文件與檔案管理的業(yè)務(wù)工作考慮得多，功能全面。

3.4正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系

保守國(guó)家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢(shì)在必行。機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會(huì)給黨和國(guó)家的安全和利益造成危害。所以，對(duì)檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

3.5加強(qiáng)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

3.5.1明確歸檔制度。企業(yè)的檔案屬于企業(yè)所有，企業(yè)工作人員都有建立檔案、保護(hù)檔案的義務(wù)，不得截留檔案。對(duì)制度的執(zhí)行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關(guān)部門和人員要積極配合。

3.5.2嚴(yán)格遵守企業(yè)檔案管理流程。包括管理部門、文件點(diǎn)收、文件整理、檔案分類、檔案名稱及編號(hào)、檔號(hào)編定、歸檔與檔案清理、保存期限、檔卷清理、調(diào)卷程序、調(diào)卷管理等。

3.5.3完善企業(yè)檔案管理制度。包括檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責(zé)任制、檔案統(tǒng)計(jì)制度、文件材料立卷歸檔制度等。endprint