淺談項(xiàng)目管理的溝通管理

馮建剛

摘要：當(dāng)代工程項(xiàng)目管理中，管理者要同項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、業(yè)主、供應(yīng)商、勞務(wù)分包、各專業(yè)工程分包以及政府相關(guān)部門、金融機(jī)構(gòu)等等形形色色的個(gè)人和組織打交道，通過及時(shí)的信息交流和反饋控制項(xiàng)目進(jìn)度和成本。良好的溝通獲取足夠的信息、發(fā)現(xiàn)潛在的問題、控制好項(xiàng)目的各個(gè)方面，無阻滯的溝通決定了項(xiàng)目管理的成敗。 關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理；溝通；協(xié)調(diào)

中圖分類號：TU71文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在多年的項(xiàng)目管理實(shí)踐中，對項(xiàng)目管理的溝通管理的重要性有切身感受。因此對建筑工程項(xiàng)目管理的溝通管理談幾點(diǎn)感想：

項(xiàng)目溝通管理

溝通是指兩個(gè)或兩個(gè)以上的個(gè)體或群體之間為達(dá)成共識(shí)而進(jìn)行的信息共享過程，通常這一過程伴有激勵(lì)或影響行為的意圖。作為管理活動(dòng)的重要組成部分，溝通管理是為了實(shí)現(xiàn)個(gè)人和組織目標(biāo)而進(jìn)行的管理信息交流的行為和過程，通過管理，使溝通活動(dòng)的目的更加明確，更有計(jì)劃，渠道更加順暢。

二、工程項(xiàng)目溝通管理的重要意義

工程項(xiàng)目溝通管理是現(xiàn)代項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容,是工程項(xiàng)目管理的重要組成部分,貫穿工程項(xiàng)目建設(shè)全過程。項(xiàng)目溝通管理主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面:第一,信息的傳遞;第二,雙向的交流;第三,對方理解信息。

項(xiàng)目溝通的重要性不言而喻,然而正是這種大家都知道的思想方法和工作方法,卻又常常被人們所忽視。項(xiàng)目部內(nèi)部良好的溝通環(huán)境可以使所有項(xiàng)目參與者真實(shí)地感受到溝通的快樂和績效。加強(qiáng)項(xiàng)目部內(nèi)部的溝通,既可以使管理層工作更加輕松,同時(shí)還可以增強(qiáng)項(xiàng)目部的凝聚力和競爭力。因此,每個(gè)項(xiàng)目的管理者都應(yīng)該從戰(zhàn)略意義上重視項(xiàng)目部的有效管理溝通,注重在項(xiàng)目部內(nèi)構(gòu)建有效溝通機(jī)制,以期使項(xiàng)目部的有效溝通更加順暢。項(xiàng)目溝通是解決各方面矛盾的重要手段,通過溝通可以解決技術(shù)、方法及程序中存在的矛盾和不一致。

三、項(xiàng)目溝通管理主要分成兩大部分,一個(gè)是項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的溝通,另一個(gè)是項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)與外部環(huán)境的溝通。

（一）內(nèi)部溝通

1、合作方面建立項(xiàng)目激勵(lì)機(jī)制。由于項(xiàng)目的特點(diǎn)，項(xiàng)目經(jīng)理更應(yīng)注意從心理學(xué)、行為科學(xué)的角度激勵(lì)各個(gè)成員的積極性。分工明確，各負(fù)其責(zé)，有分工有合作，必須互相配合。應(yīng)形成比較穩(wěn)定的項(xiàng)目管理隊(duì)伍，這樣盡管項(xiàng)目是一次性的、常新的，但項(xiàng)目部卻相對穩(wěn)定，各成員之間相互熟悉，彼此了解，可大大減少組員間摩擦。建立公平、公正的考評工作業(yè)績的方法、標(biāo)準(zhǔn)，并定期客觀、慎重地對成員進(jìn)行業(yè)績考評。

2、管理方面 項(xiàng)目經(jīng)理作為項(xiàng)目中最高的責(zé)任者、組織者,是項(xiàng)目決策的關(guān)鍵人物,處于中心地位,必須認(rèn)識(shí)溝通在項(xiàng)目管理中的作用。項(xiàng)目經(jīng)理所做的每一件事情都包含溝通,項(xiàng)目經(jīng)理沒有信息就不可能進(jìn)行管理,而信息只有通過溝通得到。所以項(xiàng)目經(jīng)理必須有很強(qiáng)的溝通意識(shí)。同時(shí)要掌握提高溝通有效性的基本原則,做到盡早溝通和主動(dòng)溝通。盡早溝通和主動(dòng)溝通要求項(xiàng)目經(jīng)理有一定的前瞻性,定期和相關(guān)人員建立溝通,及時(shí)發(fā)現(xiàn)當(dāng)前問題和潛在問題,采取有效措施,避免項(xiàng)目實(shí)施中不必要的損失。

3、技術(shù)方面 在工序的銜接上,以書面技術(shù)交底為主要溝通手段。有時(shí)為了爭取進(jìn)度,通常是一道工序快完成時(shí),下一道工序的施工工種就已經(jīng)做好了施工準(zhǔn)備,技術(shù)交底閱讀不及時(shí),甚至有些施工隊(duì)根本不看,這樣的施工組織方式,導(dǎo)致兩個(gè)相鄰專業(yè)施工隊(duì)的口頭溝通很少。大家都是以圖紙、各自的技術(shù)交底為依據(jù)進(jìn)行施工,上一道工序出現(xiàn)細(xì)小問題,在下一道工序不及時(shí)解決,一道拖一道,等問題凸現(xiàn)時(shí),只能返工,這樣不僅浪費(fèi)了時(shí)間,還浪費(fèi)了人力、財(cái)力和物力,嚴(yán)重影響了工期,加大了成本。因此,在各道工序交接時(shí),不但要有技術(shù)交底,相鄰施工隊(duì)之間還要有必要的口頭溝通,使出現(xiàn)的問題得以及時(shí)解決。

（二）項(xiàng)目部與外部環(huán)境的溝通

1、項(xiàng)目部與部門領(lǐng)導(dǎo)的溝通與部門領(lǐng)導(dǎo)的溝通在項(xiàng)目管理過程當(dāng)中是不可避免的，由于目前中心的矩陣結(jié)構(gòu)管理模式中，職能部門的權(quán)限要大于項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)限，所以項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目管理中一定會(huì)不斷的和各職能部門經(jīng)理打交道，同時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理還要定期的向本部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)項(xiàng)目情況，尋求項(xiàng)目支持。與部門領(lǐng)導(dǎo)的溝通有以下幾點(diǎn)需要注意： （1）.尋求支持的事件一定要簡練的描述清楚問題的關(guān)鍵所在，需要領(lǐng)導(dǎo)哪方面的具體支持，最好根據(jù)具體問題給領(lǐng)導(dǎo)1～3個(gè)選擇，并指出項(xiàng)目組傾向于哪個(gè)選擇，原因是什么，而不是把問題直接扔給領(lǐng)導(dǎo)。（2）.一定要清楚各級領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)限和角色，解決問題時(shí)一定是要找到關(guān)鍵路徑上的關(guān)鍵領(lǐng)導(dǎo)，避免信息同時(shí)發(fā)布多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)，造成領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通成本加大，影響問題的解決效率，增加領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決問題的難度。（3）.對于有些問題，不要一味的向領(lǐng)導(dǎo)妥協(xié)，不要一味的承諾實(shí)際不可能完成的項(xiàng)目工作，這既是對工作的負(fù)責(zé)，也是對領(lǐng)導(dǎo)、對項(xiàng)目部的負(fù)責(zé)。? ? 2、項(xiàng)目部與發(fā)包人之間的協(xié)調(diào)

發(fā)包人代表項(xiàng)目的所有者，對項(xiàng)目具有特殊的權(quán)利，要取得項(xiàng)目的成功，必須獲得發(fā)包人的支持。

項(xiàng)目經(jīng)理首先要理解總目標(biāo)和發(fā)包人的意圖，反復(fù)閱讀合同或項(xiàng)目任務(wù)文件。對于未能參加項(xiàng)目決策過程的項(xiàng)目經(jīng)理，必須了解項(xiàng)目構(gòu)思的基礎(chǔ)、起因、出發(fā)點(diǎn)，了解目標(biāo)設(shè)計(jì)和決策背景，否則可能對目標(biāo)及完成任務(wù)有不完整的甚至無效的理解，會(huì)給工作造成很大的困難。如果項(xiàng)目管理和實(shí)施狀況與最高管理層或發(fā)包人的預(yù)期要求不同，發(fā)包人將會(huì)干預(yù)，將要改變這種狀態(tài)。所以，項(xiàng)目經(jīng)理必須花很大力氣來研究發(fā)包人的意圖，研究項(xiàng)目目標(biāo)。

讓發(fā)包人一起投入項(xiàng)目全過程，而不僅僅是給他一個(gè)竣工的工程。盡管有預(yù)定的目標(biāo)，但項(xiàng)目實(shí)施必須執(zhí)行發(fā)包人的指令，使發(fā)包人滿意。發(fā)包人通常是其他專業(yè)或領(lǐng)域的人，可能對項(xiàng)目懂得很少，解決這個(gè)問題比較好的辦法是：使發(fā)包人理解項(xiàng)目和項(xiàng)目實(shí)施的過程，減少非程序干預(yù)；項(xiàng)目經(jīng)理作出決策時(shí)要考慮到發(fā)包人的期望，經(jīng)常了解發(fā)包人所面臨的壓力，以及發(fā)包人對項(xiàng)目關(guān)注的焦點(diǎn)；尊重發(fā)包人，隨時(shí)向發(fā)包人報(bào)告情況；加強(qiáng)計(jì)劃性和預(yù)見性，讓發(fā)包人了解承包商和非程序干預(yù)的后果。

項(xiàng)目經(jīng)理有時(shí)會(huì)遇到發(fā)包人所屬的其他部門或合資者各方同時(shí)來指導(dǎo)項(xiàng)目的情況，這是非常棘手的。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)很好地了頃聽這些人的忠告，對他們做耐心的解釋說明，但不應(yīng)當(dāng)讓他們直接指導(dǎo)實(shí)施和指揮相關(guān)組織成員。否則，會(huì)有嚴(yán)重?fù)p害整個(gè)工程實(shí)施效果的危險(xiǎn)。

項(xiàng)目部協(xié)調(diào)與發(fā)包人之間關(guān)系的有效方法是執(zhí)行合同。

3、項(xiàng)目部與監(jiān)理的協(xié)調(diào)

項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)向監(jiān)理提供進(jìn)度計(jì)劃、技術(shù)資料、材料進(jìn)場報(bào)驗(yàn)、材料試驗(yàn)報(bào)告等，接受監(jiān)理單位的監(jiān)督和管理，搞好協(xié)作配合。項(xiàng)目部應(yīng)充分了解監(jiān)理工作的性質(zhì)、原則，尊重監(jiān)理人員，對其工作積極配合，始終堅(jiān)持雙方目標(biāo)一致的原則，并積極主動(dòng)地工作。在合作過程中，項(xiàng)目部應(yīng)注意現(xiàn)場簽證工作，遇到設(shè)計(jì)變更、材料改變或特殊上藝以及隱蔽工程等應(yīng)及時(shí)得到監(jiān)理人員的認(rèn)可，并形成書面材料，盡量減少與監(jiān)理人員的摩擦或正面沖突。項(xiàng)目部應(yīng)嚴(yán)格地組織施工，避兔在施工中出現(xiàn)質(zhì)量問題。與監(jiān)理人員意見不一致時(shí)，雙方應(yīng)以進(jìn)一步合作為前提，在相互理解、相互配合的原則下進(jìn)行協(xié)商，項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)尊重監(jiān)理人員或監(jiān)理項(xiàng)目部的最后決定。

4、項(xiàng)目部與設(shè)計(jì)單位的協(xié)調(diào)

項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)在設(shè)計(jì)交底、圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)洽商與變更、地基處理、隱蔽工程驗(yàn)收和交上驗(yàn)收等環(huán)節(jié)與設(shè)計(jì)單位密切配合，同時(shí)應(yīng)接受發(fā)包人和監(jiān)理工程師對雙方的協(xié)調(diào)。項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)注重與設(shè)計(jì)單位的溝通，對設(shè)計(jì)中存在的問題應(yīng)主動(dòng)與設(shè)計(jì)單位磋商，積極支持設(shè)計(jì)單位的工作，同時(shí)也應(yīng)積極爭取設(shè)計(jì)單位的支持。項(xiàng)目經(jīng)理部在設(shè)計(jì)交底和圖紙會(huì)審工作中應(yīng)與設(shè)計(jì)單位進(jìn)行深層次交流，準(zhǔn)確把握設(shè)計(jì)，對設(shè)計(jì)與施上不吻合或設(shè)計(jì)中的隱含問題應(yīng)及時(shí)予以澄清和落實(shí)；對于一些爭議性問題，應(yīng)巧妙地利用發(fā)包人與監(jiān)理上程師的職能，避兔正面沖突。

5、項(xiàng)目部與材料供應(yīng)商關(guān)系的協(xié)調(diào)

項(xiàng)目經(jīng)理部與材料供應(yīng)商應(yīng)該依據(jù)供應(yīng)合同，充分利用價(jià)格招標(biāo)、競爭機(jī)制和供求機(jī)制搞好協(xié)作配合。項(xiàng)目部應(yīng)認(rèn)真做好材料需求計(jì)劃，并認(rèn)真調(diào)查市場，在確保材料質(zhì)量和供應(yīng)的前提下選擇供應(yīng)商。為保證雙方的順利合作，項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)與材料供應(yīng)商簽定供應(yīng)合同，并力爭使得供應(yīng)合同具體、明確。為了減少資源采購風(fēng)險(xiǎn)，提高資源利用效率，供應(yīng)合同應(yīng)就數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、時(shí)間和配套服務(wù)等事項(xiàng)進(jìn)行明確。項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)有效利用價(jià)格機(jī)制和競爭機(jī)制與材料供應(yīng)人建立可靠的供求關(guān)系，確保材料質(zhì)量和使用服務(wù)。

6、項(xiàng)目部與勞勞分包關(guān)系的協(xié)調(diào)

項(xiàng)目經(jīng)理部與分包人關(guān)系的協(xié)調(diào)應(yīng)按分包合同執(zhí)行，正確處理技術(shù)關(guān)系、經(jīng)濟(jì)關(guān)系，正確處理項(xiàng)目進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、安全控制、成本控制、生產(chǎn)要素管理和現(xiàn)場管理中的協(xié)調(diào)關(guān)系。項(xiàng)目部還應(yīng)對分包單位的工作進(jìn)行監(jiān)督和支持。項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)加強(qiáng)與分包人的溝通，及時(shí)了解分包人的情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并以平等的合同雙方的關(guān)系支持分包人的活動(dòng)，同時(shí)加強(qiáng)監(jiān)管力度，避免問題的復(fù)雜化和擴(kuò)大化。

7、項(xiàng)目部與其它政府相關(guān)職能部門的協(xié)調(diào)

項(xiàng)目部與其它政府相關(guān)職能部門的協(xié)調(diào)，項(xiàng)目部與政府部門打交道，應(yīng)在嚴(yán)格守法、遵守公共道德的前提下，在確保自己工作合法性的基礎(chǔ)上，公平、公正地處理工作關(guān)系，提高工作效率。

四、使用有效的溝通方式

（一）正式溝通與非正式溝通

1、正式溝通是組織內(nèi)部明確的規(guī)章制度所規(guī)定的溝通方式，它和組織的結(jié)構(gòu)息息相關(guān)，包括召開的正式會(huì)議記錄、簡報(bào)、通知、公告。

2、非正式溝通指在正式溝通渠道之外進(jìn)行的信息傳遞和交流。

（二）書面溝通和口頭溝通

（三）言語溝通和體語溝通

五、有效溝通的原則 （一）盡早溝通在項(xiàng)目管理中，很多人也知道去溝通，可效果卻不明顯，似乎總是不到位，由此引起的問題也層出不窮。其實(shí)要達(dá)到有效的溝通有很多要點(diǎn)和原則需要掌握，盡早溝通、主動(dòng)溝通就是其中的兩個(gè)原則，實(shí)踐證明它們非常關(guān)鍵。 （二）主動(dòng)溝通溝通是人與人之間交流的方式。主動(dòng)溝通說到底是對溝通的一種態(tài)度。當(dāng)溝通是項(xiàng)目經(jīng)理面對業(yè)主或上級、項(xiàng)目成員面對項(xiàng)目經(jīng)理時(shí)，主動(dòng)溝通不僅能建立緊密的聯(lián)系，更能表明你對項(xiàng)目的重視和參與，會(huì)使溝通的另一方滿意度大大提高，對整個(gè)項(xiàng)目非常有利。 （三）保持暢通的溝通渠道

六、結(jié)束語總之，溝通是人際之間傳遞信息的過程，它對于項(xiàng)目取得成功是必不可少的。要做好項(xiàng)目每個(gè)階段的工作，達(dá)到預(yù)期的效果，就必須在項(xiàng)目內(nèi)部以及項(xiàng)目部與外部環(huán)境之間建立溝通渠道，快速準(zhǔn)確的傳遞信息從而達(dá)到各成員的協(xié)調(diào)一致；使項(xiàng)目成員明確各自的職責(zé)，通過廣泛和深入的溝通，找出項(xiàng)目管理的問題，并跟蹤控制問題的解決情況。因此，良好的溝通是做好項(xiàng)目管理工作、更好的實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的重要前提。