周毅

(常州工學(xué)院延陵學(xué)院,江蘇常州213002)

1 高校畢業(yè)生檔案的組成

高校畢業(yè)生檔案分為學(xué)籍檔案和人事檔案，兩者記錄的內(nèi)容不同，作用也不同。

高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案包含了學(xué)生的學(xué)籍卡、成績(jī)單、入學(xué)登記表、體檢表、獎(jiǎng)懲記錄、各方面評(píng)語(yǔ)、黨團(tuán)關(guān)系、畢業(yè)生登記表、就業(yè)派遣通知書、本人戶籍檔案等原始材料，以證明該學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，以及在德、智、體、美、勞等方面的情況。學(xué)籍檔案真實(shí)、詳盡、全面地反映了畢業(yè)生在校期間的學(xué)習(xí)狀況、政治思想面貌、品德行為、實(shí)踐能力以及個(gè)性特長(zhǎng)，是大學(xué)生在校期間的履歷證明，為用人單位考察和選拔人才提供了重要依據(jù)。學(xué)籍檔案作為國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分，對(duì)畢業(yè)生本人、用人單位和國(guó)家有著不可估量的作用。[1]

高校畢業(yè)生人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和人事部門在人事管理活動(dòng)中形成的，記錄了高校畢業(yè)生在校期間的經(jīng)歷和表現(xiàn)以及實(shí)習(xí)工作經(jīng)歷等方面的內(nèi)容。高校畢業(yè)生人事檔案是由其學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)化而來的，當(dāng)畢業(yè)生簽訂就業(yè)協(xié)議后，學(xué)校將派發(fā)的報(bào)到證等材料放入畢業(yè)生學(xué)籍檔案中，以報(bào)到證為依據(jù)，將學(xué)籍檔案按一定程序轉(zhuǎn)交給畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門，如畢業(yè)生的就業(yè)單位不接受學(xué)籍檔案則可以交由委托的人才交流機(jī)構(gòu)，如此，畢業(yè)生的學(xué)籍檔案便轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸聶n案。

我國(guó)高校大學(xué)生畢業(yè)后的人事檔案實(shí)行的是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的模式。原則上，高校畢業(yè)生人事檔案的保管只能是具有人事檔案保管權(quán)限的單位的人事部門以及人才交流機(jī)構(gòu)，其他未經(jīng)授權(quán)的單位和個(gè)人不得管理。高校畢業(yè)生人事檔案作為畢業(yè)生信息的重要載體，是畢業(yè)生在參加考試(如碩士研究生入學(xué)考試、國(guó)家公務(wù)員考試)、職稱評(píng)定、出國(guó)政審等必不可少的證明材料，同時(shí)關(guān)系到畢業(yè)生工齡計(jì)算、享受社會(huì)福利等。

2 高校畢業(yè)生檔案意識(shí)概述

2.1 高校畢業(yè)生檔案意識(shí)現(xiàn)狀

在對(duì)一些應(yīng)往屆高校畢業(yè)生的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，許多畢業(yè)生，甚至是已經(jīng)參加工作一兩年的畢業(yè)生中，存在對(duì)個(gè)人檔案不甚了解和管理意識(shí)淡薄的問題，并且在認(rèn)識(shí)方面存在較嚴(yán)重的誤區(qū)。在一項(xiàng)針對(duì)高校學(xué)生檔案意識(shí)的調(diào)查問卷[2]中，得出的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)特征顯示，約有89.6%的被調(diào)查者不知道《高等學(xué)校檔案管理辦法》，21%的學(xué)生不知道有大學(xué)生檔案，37%的學(xué)生表示從來沒有接觸過檔案知識(shí)或信息。對(duì)于檔案應(yīng)具有的特征的多項(xiàng)選擇中(選項(xiàng)：原始性、準(zhǔn)確性、權(quán)威性、憑證作用、參考作用、隱私性、真實(shí)性)，值得肯定的是學(xué)生選擇“真實(shí)性”的占85.8%，而對(duì)于“原始性”、“憑證作用”、“參考作用”則未過半數(shù)，61.3%的學(xué)生選擇“隱私性”則是混淆了檔案的“保密性”特征。

從高校學(xué)生檔案意識(shí)總體來看，突出表現(xiàn)：片面理解檔案，對(duì)個(gè)人人事檔案關(guān)心不足，并且“棄檔”現(xiàn)象較為嚴(yán)重?！皸墮n”是對(duì)檔案漠不關(guān)心，完全忽視檔案?！皸墮n族”較多的為以下四類人群：自費(fèi)出國(guó)留學(xué)及辦理移民手續(xù)人員、非公有制單位打工人員、跳槽者和異地求職人員。由于高校畢業(yè)生在一段時(shí)間內(nèi)工作不穩(wěn)定，以及一些用人單位不接收畢業(yè)生人事檔案等原因，使得許多畢業(yè)生成為“棄檔族”。

2.2 高校畢業(yè)生檔案意識(shí)薄弱原因

高校畢業(yè)生檔案意識(shí)薄弱的原因，從學(xué)生自身和外部原因來看，主要總結(jié)為以下四方面。

第一，高校檔案管理體制的原因。畢業(yè)生在辦理離校手續(xù)時(shí)，學(xué)校嚴(yán)禁畢業(yè)生或他人私自攜帶、領(lǐng)取檔案，檔案歸檔、管理、轉(zhuǎn)移的整個(gè)過程，學(xué)生都不能夠接觸到自己的檔案，使學(xué)生將檔案看做是神秘不可知的事物。因此，對(duì)于檔案工作服務(wù)的改革趨勢(shì)，可在允許的條件下，向?qū)W生提供查閱自己檔案或是公開檔案的內(nèi)容，消除學(xué)生對(duì)檔案的神秘感。

第二，高校畢業(yè)生由于找工作而忽視了檔案的管理。較多畢業(yè)生認(rèn)為托管手續(xù)麻煩、費(fèi)用高，認(rèn)為工作待遇和工作能力更重要，沒有意識(shí)到檔案的作用，也沒有意識(shí)到檔案是畢業(yè)生本人重要的社會(huì)信息。

第三，高校對(duì)檔案工作的宣傳和提供的信息不夠，對(duì)學(xué)生缺乏檔案基本知識(shí)教育。有些高校檔案服務(wù)工作做得不到位，對(duì)畢業(yè)生在辦理檔案工作時(shí)答疑解惑不耐心，服務(wù)被動(dòng)、工作思想保守，不愿意與學(xué)生有過多地溝通和交流。

第四，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下檔案管理方式帶來的影響很大。由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)就業(yè)方式更為靈活，而檔案管理改革較為緩慢，未能與快速發(fā)展的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)完全契合，有些高校畢業(yè)生的思想還停留在傳統(tǒng)的“檔隨人走”的管理模式，認(rèn)為檔案會(huì)由組織來落實(shí)。

因此，不論從內(nèi)因或是外因來看，都需要加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案知識(shí)的教育，高校應(yīng)承擔(dān)起檔案知識(shí)教育的責(zé)任。

高校畢業(yè)生普遍檔案意識(shí)薄弱，相關(guān)檔案知識(shí)匱乏，對(duì)于檔案和自身關(guān)系的認(rèn)識(shí)不夠，但有近97%的被調(diào)查者希望學(xué)校能夠提供關(guān)于檔案知識(shí)的培訓(xùn)[3]，反映了相當(dāng)數(shù)量的高校畢業(yè)生即使不清楚檔案的作用和意義，也非常渴求能夠?qū)n案知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)和了解。

2.3 高校畢業(yè)生缺乏檔案意識(shí)的后果

在現(xiàn)行的人事檔案管理制度下，畢業(yè)生尤其要重視個(gè)人的檔案問題。雖然人才流動(dòng)頻繁，檔案的決定性特點(diǎn)有所弱化，但在畢業(yè)生以后的職稱評(píng)定、政審環(huán)節(jié)以及國(guó)家推行的一些福利政策的享受，如養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等方面，仍需用到人事檔案。

畢業(yè)生檔案意識(shí)薄弱，對(duì)于學(xué)籍檔案和人事檔案的區(qū)別認(rèn)識(shí)不清，有些畢業(yè)生認(rèn)為檔案留校沒什么影響。但是，如將檔案留校，則畢業(yè)生檔案性質(zhì)仍然是學(xué)籍檔案，檔案留校不僅會(huì)給高校學(xué)生檔案管理工作帶來不便，而且會(huì)使檔案失去應(yīng)有的作用。

對(duì)高校畢業(yè)生的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近半的畢業(yè)生不了解或較少關(guān)注檔案對(duì)個(gè)人的重要性，不知道自己的檔案在哪，沒有意識(shí)到檔案問題沒有處理好可能會(huì)帶來的麻煩，僅有少部分畢業(yè)生對(duì)檔案的作用有所認(rèn)識(shí)。大部分畢業(yè)生不知道畢業(yè)后檔案該如何管理，有部分畢業(yè)生認(rèn)為“用人單位不看檔案，只看個(gè)人的技術(shù)能力，找工作帶上簡(jiǎn)歷、證件就可以了”。在對(duì)已就業(yè)的畢業(yè)生的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有近4成為“棄檔族”，還有較多的畢業(yè)生認(rèn)為等到需要的時(shí)候再辦理。整體來看，畢業(yè)生對(duì)于其檔案不了解、不關(guān)心，或者不了解檔案的作用及保管方式。畢業(yè)離校之時(shí)，到人才交流中心辦理檔案手續(xù)和咨詢的高校畢業(yè)生不在少數(shù)，有相當(dāng)多的畢業(yè)生認(rèn)為只要辦理好檔案托管即可，卻不懂得檔案托管的維護(hù)，導(dǎo)致數(shù)量龐大的畢業(yè)生檔案長(zhǎng)期“酣睡”，甚至還有少數(shù)畢業(yè)生自己保存檔案。

“棄檔”會(huì)在一些與檔案相關(guān)的人事、勞動(dòng)、社會(huì)保障服務(wù)等方面造成影響。有些畢業(yè)生沒有將檔案提交到單位，也沒轉(zhuǎn)入相應(yīng)的人才服務(wù)中心，在評(píng)職稱時(shí)會(huì)因手續(xù)不全而影響評(píng)定，或者即使畢業(yè)后將檔案交由人才服務(wù)中心保管，但由于沒有及時(shí)辦理就業(yè)手續(xù)，在調(diào)轉(zhuǎn)工作時(shí)也會(huì)受到影響。很多畢業(yè)生在找到工作后，沒有及時(shí)辦理參加工作的相關(guān)手續(xù)，學(xué)籍檔案未能轉(zhuǎn)為人事檔案，導(dǎo)致其身份在幾年后仍是學(xué)生，影響工作的轉(zhuǎn)正定級(jí)、工齡和退休金的計(jì)算。對(duì)于出國(guó)留學(xué)人員，如果沒有妥善存放人事檔案，可能會(huì)被當(dāng)成“無業(yè)人員”，社會(huì)保險(xiǎn)年限就會(huì)出現(xiàn)斷檔，影響其應(yīng)當(dāng)享受的社會(huì)保險(xiǎn)待遇。對(duì)于購(gòu)買房屋的畢業(yè)生，在辦理銀行貸款手續(xù)時(shí)也會(huì)因檔案沒有及時(shí)轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入、妥善放置等問題而受到影響。另外，畢業(yè)生對(duì)于檔案遷入政策的不了解也會(huì)對(duì)其在調(diào)動(dòng)工作、戶口遷移等方面造成影響。

3 高校畢業(yè)生檔案知識(shí)教育的意義和實(shí)施途徑

3.1 高校畢業(yè)生檔案知識(shí)教育的意義

畢業(yè)生檔案是畢業(yè)生過往經(jīng)歷的有效證明，直接關(guān)系其切身利益。畢業(yè)生檔案記錄了畢業(yè)生整個(gè)學(xué)生生涯的經(jīng)歷，是學(xué)校管理的重要方面，為高校評(píng)估在校生提供了重要依據(jù)，可以使用人單位快速了解學(xué)生的情況，為國(guó)家提供高素質(zhì)人才檔案的原始信息，有利于建立健全國(guó)家公民檔案管理信息系統(tǒng)。高校畢業(yè)生檔案的意義主要體現(xiàn)在對(duì)國(guó)家、用人單位和畢業(yè)生個(gè)人三方面。

首先，高校畢業(yè)生作為國(guó)家人才的重要組成部分，其人事檔案是國(guó)家了解畢業(yè)生就業(yè)情況、工作經(jīng)歷等信息的重要手段，便于國(guó)家制定教育方針和政策、人才發(fā)展策略，做好就業(yè)工作以及培養(yǎng)人才規(guī)格等方面的宏觀調(diào)控。

其次，對(duì)用人單位而言，高校畢業(yè)生檔案具有無可替代的作用。人事檔案反映的畢業(yè)生學(xué)習(xí)及工作經(jīng)歷、思想道德等重要內(nèi)容有利于企業(yè)掌握畢業(yè)生基本信息，發(fā)現(xiàn)、選拔和分配合適的人才，做到人盡其用。同時(shí)，對(duì)于畢業(yè)生基本信息的掌握，便于用人單位制定合理的人力資源戰(zhàn)略，在招聘過程中更具針對(duì)性，有利于組織安排合理的人才培訓(xùn)與發(fā)展體系。在國(guó)家公務(wù)員的報(bào)考與招錄過程中，審查高校畢業(yè)生檔案是必不可少的環(huán)節(jié)。

第三，對(duì)高校畢業(yè)生而言，就業(yè)、干部身份的取得、工作考核、應(yīng)享受的福利待遇等都與其切身利益息息相關(guān)。因此，檔案在維護(hù)高校畢業(yè)生合法權(quán)益方面有重要的意義，應(yīng)當(dāng)受到畢業(yè)生的高度重視。

3.2 高校畢業(yè)生檔案知識(shí)教育的實(shí)施途徑

高校畢業(yè)生檔案意識(shí)淡薄、檔案知識(shí)欠缺主要有兩方面原因：內(nèi)部原因是高校畢業(yè)生自身對(duì)檔案重要性缺乏認(rèn)識(shí)；外部原因是檔案管理部門和高校對(duì)于檔案知識(shí)的宣傳與教育工作不足。檔案知識(shí)的培訓(xùn)是幫助高校畢業(yè)生了解和認(rèn)識(shí)檔案的重要性、提升檔案意識(shí)和管理個(gè)人檔案的重要手段，加強(qiáng)畢業(yè)生檔案知識(shí)培訓(xùn)，提高畢業(yè)生檔案管理意識(shí)是高校的職責(zé)。

1)提高學(xué)生檔案管理意識(shí)。加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案知識(shí)教育，應(yīng)從提高學(xué)生檔案管理意識(shí)入手，有針對(duì)性地開展檔案知識(shí)專題講座，幫助學(xué)生充分了解檔案與自身利益的關(guān)系，也可通過案例介紹、參觀檔案室等，使畢業(yè)生理解檔案的作用和意義，提高學(xué)生管理檔案的意識(shí)。

2)改變檔案部門服務(wù)方式。檔案管理工作在查閱和審查方面有著嚴(yán)格的程序及手續(xù)，確保了檔案的完整性和保密性，卻忽略了檔案的使用者，使檔案被廣大的學(xué)生群體認(rèn)為是神秘的、未知的，阻礙了檔案宣傳教育工作的開展。對(duì)高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案派遣和人事檔案辦理事項(xiàng)，檔案部門應(yīng)提供良好的服務(wù)，消除畢業(yè)生對(duì)檔案的神秘感，增強(qiáng)檔案部門服務(wù)的主動(dòng)性，及時(shí)公布檔案相關(guān)信息，積極關(guān)注畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)投去向，做好畢業(yè)生離校后的后續(xù)檔案管理、咨詢、答疑等工作。

3)多渠道提供檔案知識(shí)。除了增強(qiáng)畢業(yè)生檔案意識(shí)和開展檔案服務(wù)工作外，高校還應(yīng)通過多渠道提供檔案知識(shí)，如開展專題講座、就業(yè)指導(dǎo)、班主任工作，印發(fā)檔案知識(shí)手冊(cè)，開展檔案知識(shí)競(jìng)賽，舉辦展覽等，選取與生活、學(xué)習(xí)、工作相關(guān)的檔案信息，使學(xué)生能夠直接有效地感受到檔案的作用，指導(dǎo)畢業(yè)生學(xué)會(huì)具體的檔案收集、整理、保存、利用的方法。

加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案知識(shí)教育，除了對(duì)國(guó)家、用人單位有著重要的作用和意義，關(guān)系到高校畢業(yè)生的切身利益之外，還能夠在很大程度上幫助畢業(yè)生快速適應(yīng)從學(xué)生到社會(huì)工作者的角色轉(zhuǎn)換，提高畢業(yè)生的職業(yè)意識(shí)。