做好干部檔案管理工作的思考

代桂艷

摘要：干部人事檔案是干部人員的最基本資料，是所有部門人員流動的記錄資料。在人事組織工作當(dāng)中檔案管理工作是與干部管理質(zhì)量密切相關(guān)的，完整詳實的檔案資料整理是對每一位干部的負(fù)責(zé)，也是對其在生活工作過程中的事跡書面表述。本文在實際工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)上簡要論述一下關(guān)于檔案管理工作的幾點思考。

關(guān)鍵詞：干部檔案 管理工作

1 上級部門重視和支持，是做好干部檔案管理工作的前提

干部人事檔案管理，只有領(lǐng)導(dǎo)重視和支持才會爭取到人力、物力、財力等方面的支持。從長時間來看，檔案管理工作一直被認(rèn)為是后勤工作，是部門的輔助性工作，對于檔案管理工作不重視。還有就是過于簡單的理解和處理檔案管理工作的相關(guān)事宜，在日常檔案管理過程中，檔案管理做的比較膚淺，很多屬于檔案管理資料的內(nèi)容做的不完整，有的資料分類不清晰。歸納一下來說主要是存在以下三方面的的誤區(qū)：一是對檔案管理工作不重視，不以為然，認(rèn)為干部的考核評定主要是與其平時工作業(yè)績相關(guān)，而檔案管理的好壞對干部影響不大。二是不愿意親自動手整理，認(rèn)為干部人事檔案工作就是一般的資料分類裝訂、粘粘貼貼、裝裝訂訂，是檔案員的事，沒必要有專人負(fù)責(zé)管理。三是敷衍對付檔案管理工作，在真正實際工作過程中對于檔案管理往往不夠用心，甚至還出現(xiàn)為了應(yīng)付上級部門考核而對檔案管理的倉促準(zhǔn)備，總之，存在各種敷衍的現(xiàn)象。鑒于比較落后和陳舊低效的檔案管理，需要有關(guān)部門從思想認(rèn)識上開始抓起，檔案管理人員要不斷地宣傳和推廣，用實際利用效率得以提高，引起領(lǐng)導(dǎo)部門的重視，加大對檔案管理的人力、物力投入，解決管理人才不足的問題。

2 從檔案實際管理者入手，切實加強(qiáng)對管理人員素質(zhì)的要求，培育有責(zé)任心的檔案管理員

檔案管理工作不同于別的工種，相對來說比較枯燥無聊，但正是因為這樣才更需要選擇合適的工作者，對于基層檔案管理人員的要求也要逐漸提高，讓有責(zé)任心的一線工作者盡職盡責(zé)的做好檔案管理工作?？梢詮囊韵聨追矫嫣岢鲆螅?/p>

首先要熱愛人事組織檔案管理工作。熱愛是對工作的一種興趣，持久的熱愛是做好工作的基礎(chǔ)。選擇檔案管理工作的人要做好忍受寂寞、清靜的心里準(zhǔn)備，在平凡的崗位上堅持與檔案為伴，細(xì)致耐心的去整理、分揀、分析檔案，做好檔案資料的歸納整理。

二是虛心學(xué)習(xí)技術(shù)。隨著干部人事制度的不斷深化，干部檔案管理的手段也隨之進(jìn)行了相應(yīng)的調(diào)整和變化，這就要求檔案員虛心學(xué)習(xí)，更新觀念、更新知識、與時俱進(jìn)、開拓進(jìn)取，不斷學(xué)習(xí)干部檔案管理工作方針和政策，提高政治素質(zhì)，學(xué)習(xí)規(guī)范管理方式，提高業(yè)務(wù)水平，學(xué)習(xí)新技術(shù)，掌握計算機(jī)等現(xiàn)代化管理技能。同時不僅要具備檔案管理知識，還要了解干部人事檔案材料形成的相關(guān)情況。

三是細(xì)心鑒定。檔案管理人員在接收到人事檔案材料后，要對所有的材料進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查，看材料是否完整無缺、內(nèi)容是否真實、手續(xù)是否完備，發(fā)現(xiàn)問題及時補(bǔ)正，防止錯誤的問題引起不必要的錯誤，造成一些錯誤。所以在從資料分類整理開始就必須要嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真負(fù)責(zé)。

四是耐心收集。干部檔案材料來源于不同地方、不同時間，這就要求檔案員超前介入，使其材料形成符合規(guī)范要求，對缺少的材料認(rèn)真補(bǔ)齊，使檔案材料完整齊全。

五是持之以恒。檔案管理工作相對單調(diào)、枯燥，干一陣子容易，長期自始至終熱情不減比較困難。這就要求檔案管理人員要有恒心，一絲不茍地對待每一天、每一卷，善始善終，在細(xì)微之處做好資源整理分類，這樣才能按照完整、準(zhǔn)確、真實的要求，對干部人事檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔、保管、利用，使之系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3 健全管理制度，規(guī)范檔案管理是做好干部檔案管理工作的有力保證

要搞好干部檔案管理工作，必須有法可依，有章可循。要按照國家檔案局頒布的《檔案法》和《干部檔案管理工作條例》的要求，建立健全干部檔案管理的各項制度，堅持做到“四化”，一是收集歸檔程序化；二是鑒別整理規(guī)范化；三是設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化；四是管理工作制度化。

4 開發(fā)檔案資源利用，是干部人事檔案管理走上良性循環(huán)發(fā)展的途徑

檔案資源如果管理得當(dāng)，充分利用對于人事組織安排工作是很重要的。隨著電子信息技術(shù)的快速進(jìn)步，管理檔案和開發(fā)檔案資源越來越便利。對于擴(kuò)充檔案的資料范圍，加大信息密度也變得不那么困難。在干部的日常工作，行為作風(fēng)，業(yè)績評定等方面的資料都需要建立檔案，必要時要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行技術(shù)加工，保留電子檔案，使得檔案資源使用簡單，查閱方便。為今后人事檔案管理工作提供有益的幫助，也是做好基礎(chǔ)輔助性工作的必然要求。提高檔案資源的利用效率，發(fā)揮檔案管理的良性發(fā)展機(jī)制。

5 結(jié)束語

新時期干部的考核錄用、晉升標(biāo)準(zhǔn)正在發(fā)生著日新月異的變化，檔案資料是各級干部的詳細(xì)情況記錄，也是用人單位的鑒定依據(jù)。良好有效的檔案管理工作是系統(tǒng)記錄和分析檔案資源的基礎(chǔ)，因此，各級人事組織部門要改變以往不重視檔案管理的態(tài)度，切實加強(qiáng)干部檔案資源的管理，發(fā)揮檔案管理應(yīng)有的作用。

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