杜蕓瑩

[摘 要]高校學(xué)生檔案不單單記錄了學(xué)生在校期間參與的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)情況，還記錄了他們的學(xué)習(xí)生活，所以說(shuō)高校學(xué)生檔案是大學(xué)生日常行為表現(xiàn)的全方位記錄，是大學(xué)生品質(zhì)、思想、學(xué)力等方面的具體反映，是社會(huì)選擇人才最直接的參考依據(jù)，也是學(xué)生畢業(yè)擇業(yè)最有效的憑證。做好高校學(xué)生檔案管理工作責(zé)任重大，意義深遠(yuǎn)，對(duì)學(xué)校、社會(huì)及學(xué)生個(gè)人都有著廣泛的影響。

[關(guān)鍵詞]高校學(xué)生檔案 管理問(wèn)題對(duì)策

[中圖分類號(hào)] G647；G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 2095-3437（2014）07-0151-02

高校的學(xué)生檔案通常是由學(xué)生部門(mén)負(fù)責(zé)管理，主要記錄了在學(xué)校這段時(shí)間中，學(xué)生參與社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的情況，還記錄了學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活情況等，在學(xué)生畢業(yè)后移交工作單位保管。但是，目前高校學(xué)生檔案由于種種原因，沒(méi)能得到足夠重視，現(xiàn)代化技術(shù)和管理效率的水平并不高，不利于社會(huì)對(duì)人才的選拔機(jī)制的完善，影響了高等教育改革的深化。因此，改革創(chuàng)新高校學(xué)生檔案管理工作任重而道遠(yuǎn)。

一、高校學(xué)生檔案管理理念現(xiàn)狀分析

（一）管理模式方面

目前高校學(xué)生檔案管理模式主要有三種：一是集中式管理。為了方便學(xué)生檔案的整理及監(jiān)控，避免檔案丟失，由校學(xué)生部門(mén)集中管理所有學(xué)生的個(gè)人檔案；二是相對(duì)集中管理。學(xué)生檔案由學(xué)生處及研究生院直接管理。這樣做可以省卻很多中間環(huán)節(jié)，提高了工作效率，保證了檔案材料的真實(shí)完整。但由于缺乏專人負(fù)責(zé)，經(jīng)常會(huì)造成學(xué)生檔案材料遺失的現(xiàn)象；三是分散式管理。學(xué)生檔案管理分解到學(xué)生所在的院（系）進(jìn)行直接管理。這樣做可以節(jié)約開(kāi)支，保證檔案材料記錄及時(shí)，但由于缺乏監(jiān)督，檔案造假嚴(yán)重，學(xué)生檔案可信度低。

（二）管理認(rèn)識(shí)方面

首先是認(rèn)識(shí)不到位，對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠重視，認(rèn)為是可有可無(wú)的事情，缺乏專業(yè)檔案管理人員，檔案管理方法滯后；其次是造假嚴(yán)重，檔案信息可信度較低。有的學(xué)校為了提高就業(yè)率，夸大學(xué)生的能力，隱瞞學(xué)生的不足，影響社會(huì)組織選拔真實(shí)人才；再次是保密意識(shí)較差，學(xué)生檔案材料誰(shuí)都可以調(diào)閱，談不上個(gè)人信息的保護(hù)；還有就是管理手段落后。進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，學(xué)生檔案電子化是大勢(shì)所趨，但很多高校還是手自筆錄，降低了工作效率。

二、高校學(xué)生檔案管理工作存在問(wèn)題原因

（一）在體制方面和社會(huì)觀念層面上，存在著漸漸弱化的現(xiàn)象

非公有制經(jīng)濟(jì)隨著我國(guó)穩(wěn)步推進(jìn)的經(jīng)濟(jì)體制改革，成了高校吸納畢業(yè)生主要的渠道，也得到了長(zhǎng)足的發(fā)展。隨著聘任制的改革，用人制度走向雙向選擇，而我國(guó)的人事代理制度還不夠完善，用人單位對(duì)學(xué)生檔案不甚關(guān)注，勞工合同關(guān)系逐漸取代了人事關(guān)系。在社會(huì)體制層面上，導(dǎo)致了畢業(yè)生成了“棄檔戶”。隨著日益激烈的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)，時(shí)常發(fā)生一些影響學(xué)生檔案的嚴(yán)肅性的造假事件，如：履歷、檔案和學(xué)歷上的不道德事件等，從而影響高校和學(xué)生對(duì)檔案的重視程度。

（二）在管理制度和管理操作層面上，缺少規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

當(dāng)前，我國(guó)對(duì)于學(xué)生檔案管理，還沒(méi)有明確管理職責(zé)，沒(méi)有制定統(tǒng)一的管理制度，導(dǎo)致高校檔案缺少規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理，只能根據(jù)學(xué)校自己的情況，融合學(xué)生檔案的特點(diǎn)，制定屬于自己的學(xué)生檔案管理制度。目前，學(xué)生檔案在高校集中統(tǒng)一管理中，具有原始資料內(nèi)容不完整、殘缺等缺點(diǎn)，如何整理收集和歸檔學(xué)生檔案，形成一整套科學(xué)規(guī)范的管理制度和工作流程，都沒(méi)有相關(guān)的規(guī)定，也沒(méi)有一致的標(biāo)準(zhǔn)和要求。另外，有的高校學(xué)生檔案甚至沒(méi)有原始的資料，總體來(lái)說(shuō)，具體操作性不強(qiáng)，比較籠統(tǒng)，缺少規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的指標(biāo)體系。首先，高校檔案管理人員缺少檔案管理專業(yè)的知識(shí)，專職人員很少，一般都是兼職，一身多任，投入的精力非常有限，不能有效地、科學(xué)地管理學(xué)生檔案，也不能科學(xué)地編研、開(kāi)發(fā)、收集和利用檔案，更不能有效地發(fā)揮學(xué)生檔案的作用。其次，學(xué)生檔案的種類和數(shù)量在不斷地增長(zhǎng)，但大多數(shù)高校還在使用原始、傳統(tǒng)、手工操作的管理模式，已經(jīng)不再適合學(xué)生檔案管理的需要。

（三） 師生檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案內(nèi)容不完整

一般情況下，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)負(fù)責(zé)的同志不夠重視學(xué)生檔案工作，缺乏良好的管理氛圍，造成了學(xué)生檔案工作被動(dòng)的局面，導(dǎo)致了學(xué)生檔案的遺失，這種現(xiàn)象還在進(jìn)一步的擴(kuò)大中。

三、高校學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新措施

（一）管理機(jī)制的創(chuàng)新

學(xué)生檔案管理需要?jiǎng)?chuàng)建綜合檔案館（室）管理學(xué)生檔案。在實(shí)際工作中，各個(gè)高?？梢愿鶕?jù)自身的實(shí)際情況，在保證檔案管理科學(xué)合理、安全有序的前提下，確定適合自己的檔案管理方式。首先，要明確學(xué)生檔案管理主要負(fù)責(zé)的部門(mén)，選擇適合自己學(xué)校的管理機(jī)制，明確自己的職責(zé)范圍，各司其職，各項(xiàng)工作落實(shí)到人，追責(zé)到人。然后根據(jù)學(xué)生檔案管理的特點(diǎn)，建立一套完善的檔案管理規(guī)章制度，做到有法可依。要明確規(guī)定歸檔的時(shí)間，及時(shí)形成檔案歸檔，使檔案材料保持連貫和齊全。要形成統(tǒng)一的存檔標(biāo)準(zhǔn)，確保真實(shí)安全的檔案資料。這樣才能夠使檔案很好地反映出學(xué)生發(fā)展的新情況，也能減輕集中突擊整理的工作，保證了完整和真實(shí)的檔案信息。

高校要做好學(xué)生檔案管理工作，就要建立學(xué)生檔案管理制度，并且進(jìn)行完善，以人為本，從新生建檔、歸檔到專遞，每一環(huán)節(jié)都要制定比較完備的規(guī)章制度，都有專人負(fù)責(zé)。另外，高校管理學(xué)生檔案應(yīng)該聘用專職人員和設(shè)立專門(mén)崗位，學(xué)生檔案管理人員除了具有高度的奉獻(xiàn)和愛(ài)崗敬業(yè)的精神，還要有過(guò)硬的思想政治素質(zhì)，要熟知國(guó)家有關(guān)學(xué)生就業(yè)的種種政策，具備深厚的管理理論基礎(chǔ)知識(shí)。

（二）管理意識(shí)的更新

為了促進(jìn)學(xué)校進(jìn)一步的發(fā)展，高校檔案館增強(qiáng)管理意識(shí)，提升高校學(xué)生檔案管理工作水平，科學(xué)整合收集和征集學(xué)生檔案，重視檔案工作人員管理意識(shí)，根據(jù)社會(huì)的需求，擴(kuò)大收集范圍，打開(kāi)檔案館藏封閉式的管理結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)社會(huì)活動(dòng)等方面的信息內(nèi)容，確保檔案資料的安全和完整性。重要的檔案資料要面向社會(huì)開(kāi)展征集工作，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理的宣傳教育，特別對(duì)學(xué)生在校外的活動(dòng)表現(xiàn)要加強(qiáng)征集，建立真實(shí)全面和內(nèi)容豐富的學(xué)生檔案信息資源，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值與意義。按照檔案安全保護(hù)的要求，強(qiáng)化師生的檔案管理觀念，避免學(xué)生檔案受到破壞，提供專用的、符合要求的檔案庫(kù)房。加強(qiáng)宣傳《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)的力度，增強(qiáng)學(xué)生檔案安全管理的工作力度，并且配上安保、溫濕度控制、消防以及其他安全設(shè)施設(shè)備，教育工作人員提高專業(yè)知識(shí)，學(xué)校各部門(mén)積極配合學(xué)生檔案管理工作，使檔案管理工作形成一種新局面。

高校學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)要面向校園，開(kāi)拓檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域；面向社會(huì)，促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理工作的開(kāi)展，構(gòu)建多元化、多功能的服務(wù)模式。要準(zhǔn)確把握國(guó)家的就業(yè)政策，轉(zhuǎn)變思想觀念，找準(zhǔn)學(xué)生檔案服務(wù)的結(jié)合點(diǎn)，使學(xué)生檔案能更好地成為介紹學(xué)生的品質(zhì)、能力的依據(jù)，找準(zhǔn)檔案管理工作的切入點(diǎn)，提高學(xué)生就業(yè)幾率。

（三）管理手段的創(chuàng)新

隨著國(guó)家教育的快速發(fā)展，人們對(duì)知識(shí)認(rèn)識(shí)的逐步提高，高校學(xué)生檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代的步伐。近年來(lái)，學(xué)校招生專業(yè)和人數(shù)在逐年增長(zhǎng)，校企之間的合作也愈加頻繁，具體表現(xiàn)在：高校通知書(shū)網(wǎng)上發(fā)布了，企業(yè)開(kāi)始網(wǎng)上招工了，學(xué)生也開(kāi)始網(wǎng)上投檔了等，這一切都需要通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行操作。為了使學(xué)生檔案管理跟上時(shí)代步伐，利用計(jì)算機(jī)管理學(xué)生類檔案已是勢(shì)在必行。高校檔案管理工作者要改變管理手段，增強(qiáng)學(xué)生檔案管理的信息化建設(shè)，熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。充分利用電子計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化的技術(shù)手段，根據(jù)學(xué)生在校時(shí)的特點(diǎn)，利用計(jì)算機(jī)數(shù)字化處理檔案文件中的照片、文本、錄像、錄音等等，把每個(gè)學(xué)生詳細(xì)檔案材料錄入計(jì)算機(jī)中，建立學(xué)生各類信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，使之能夠快速、高效進(jìn)行學(xué)生信息的查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)、分析，為學(xué)校管理學(xué)生和用人部門(mén)決策提供可靠信息。還要與教務(wù)系統(tǒng)相銜接，實(shí)現(xiàn)信息共享，隨時(shí)錄入學(xué)生的最新信息，及時(shí)維護(hù)與更新錄入的信息，確保學(xué)生個(gè)人信息數(shù)據(jù)的完整、真實(shí)、準(zhǔn)確。同時(shí)為了節(jié)省大量的人力資源，提高工作效率，盡量實(shí)現(xiàn)學(xué)生類檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化，提高信息利用的效率。為了便于查閱學(xué)生檔案，方便學(xué)生就業(yè)，要提高檔案管理的科技水平，真正實(shí)現(xiàn)學(xué)生類檔案信息化管理的目標(biāo)。

完整的學(xué)生檔案系統(tǒng)反映了學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活情況，能夠?yàn)橛萌藛挝惶峁┻x拔人才的可靠信息，是學(xué)生工作的具體內(nèi)容和存在的形式，為未來(lái)人才的管理和開(kāi)發(fā)奠定了基礎(chǔ)。高校應(yīng)該結(jié)合校慶和紀(jì)念活動(dòng)，舉辦各種學(xué)生檔案展覽，充分地發(fā)揮檔案信息的宣傳教育功能。

[ 參 考 文 獻(xiàn) ]

[1] 任永輝.高校學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].長(zhǎng)春理工大學(xué)學(xué)報(bào)，2007（3）.

[2] 王偉.高校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)狀與對(duì)策[J].現(xiàn)代企業(yè)教育，2009（2）.

[3] 黃啟慧.論高校學(xué)生檔案管理在就業(yè)指導(dǎo)中的作用[ J] .皖西學(xué)院學(xué)報(bào)，2001（4）.

[4] 時(shí)彥敏.試探信息技術(shù)背景下的學(xué)生檔案管理工作[J].中國(guó)科教創(chuàng)新導(dǎo)刊，2010（5）.

[責(zé)任編輯：鐘 嵐]