國有企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀、問題和對策研究

文華

人事檔案是記錄和反映個人經(jīng)歷和德能勤績的綜合情況，經(jīng)組織認可保存的檔案，是國家檔案的重要組成部分。國有企業(yè)人事檔案管理制度在計劃經(jīng)濟體制下對人才選拔、任用和維護社會秩序發(fā)揮了重要作用。隨著我國建立市場經(jīng)濟體制，國有企業(yè)人事檔案管理制度需要進行相應的改革、完善。

一、我國國有企業(yè)人事檔案管理制度的現(xiàn)狀

我國人事檔案管理制度發(fā)端于延安時期。當時，黨和軍隊為了選拔干部需要，建立了以反映干部個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的干部檔案管理制度。建國后，國家逐步建立和完善了以“身份”為區(qū)分的干部、企業(yè)職工和流動人員人事檔案管理制度。國有企業(yè)人事檔案管理的相關政策法規(guī)和制度基本內容如下：

（一）國有企業(yè)人事檔案的相關政策法規(guī)

國有企業(yè)職工人事檔案包括干部檔案和工人檔案兩類。人事檔案管理依據(jù)的政策法規(guī)主要有《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》（1991）、《干部檔案整理細則》（1991）、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（1992）、《關于進一步開展干部人事檔案審核工作的通知》（2006）、《勞動合同法》（2007）、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（2009）。實踐中，國有大中型企業(yè)基本建立了較為完備的企業(yè)人事檔案管理的規(guī)章制度。

（二）國有企業(yè)人事檔案管理制度的基本內容

國有企業(yè)人事檔案管理制度的基本內容包括檔案管理體制、檔案收集歸檔的內容、檔案的保管及檔案傳遞方面的內容。

1.人事檔案管理體制

《干部檔案管理條例》規(guī)定，干部檔案管理實行集中統(tǒng)一和分級負責的管理體制?？h以上（含縣）機關、單位的干部檔案要按照干部管理權限集中統(tǒng)一管理；縣以下機關、單位的干部檔案實行由縣委組織部集中管理，或由縣委組織部、縣人事局等單位相對集中管理。不具備保管條件或檔案很少的單位，其干部檔案由上一級單位管理?！镀髽I(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》指出，企業(yè)職工檔案工作由勞動主管部門領導與指導，實行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導。職工檔案由所在企業(yè)的勞動（組織人事）職能機構管理。實行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門應設專人管理職工檔案。

2.人事檔案收集歸檔內容

國有企業(yè)中干部人事檔案收集歸檔內容參照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號）執(zhí)行，工人檔案按照《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（1992）執(zhí)行。干部、企業(yè)職工檔案的收集歸檔內容均分為十大類，包括履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學歷和評聘專業(yè)技術職務材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資任免出國等材料及參考材料。在具體內容上，干部檔案收集歸檔內容每一類均有詳細規(guī)定，企業(yè)職工檔案收集歸檔內容只在涉及學歷、學位、學績、培訓結業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料以及涉及招用、勞動合同，調動、聘用、復員退伍、轉業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料有詳細規(guī)定外，其余類別沒有詳細規(guī)定，實踐中一般參照干部檔案收集歸檔做法進行收集歸檔。

3.人事檔案的保管

《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》指出，企業(yè)職工檔案所在企業(yè)的勞動（組織人事）職能機構對職工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一用紙、統(tǒng)一用筆、統(tǒng)一制作標準。職工檔案管理單位應建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領導批準。

4.人事檔案的傳遞

我國人事檔案管理制度對于檔案傳遞有嚴格規(guī)定?！陡刹繖n案工作條例》規(guī)定，干部工作調動或職務變動后應及時將檔案轉給新的主管單位。《勞動合同法》（2007）規(guī)定，用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，并在十五日內為勞動者辦理檔案和社會保險關系轉移手續(xù)。無論是干部人事檔案還是職工人事檔案的傳遞應通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶；轉出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。

二、國有企業(yè)人事檔案管理制度存在的問題

我國國有企業(yè)人事檔案在政策法規(guī)和管理制度方面建設取得了一定的成績，但是在實踐中，隨著國有企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模不斷擴大，市場化不斷深入，職工流動越來越頻繁，國有企業(yè)在人事檔案管理中暴露出許多問題，體現(xiàn)在如下幾方面：

（一）多頭管理影響人事檔案的完整性

目前有的國有大型企業(yè)的職工檔案，分別由組織、人事、勞資（人力資源管理）、辦公室等部門分別管理。由于企業(yè)職工在企業(yè)內不同崗位之間流動頻繁，而人事檔案多頭管理往往造成了檔案記錄滯后于職工崗位流動，造成了人事檔案信息未隨著職工流轉的情形，影響了人事檔案的完整性。此外，隨著國有企業(yè)破產(chǎn)、改制、并軌，很多國有企業(yè)職工下崗、分流、再就業(yè)，導致政府勞動部門、失業(yè)管理部門、社會保險部門、人才服務中心也是部分國有企業(yè)職工人事檔案的管理部門，由于管理制度方面不完善，出現(xiàn)了職工人事檔案“斷檔”“丟失”等問題，影響了人事檔案的完整性。

（二）收集歸檔的內容缺乏有效性

實踐中，我國企業(yè)職工人事檔案收集歸檔與干部人事檔案收集歸檔基本內容一致，類別眾多，內容繁瑣，而且多側重于職工的歷史性和政治性信息，這類信息對于機關和事業(yè)單位效用較大，對國有企業(yè)的效用較低。由于國有企業(yè)干部數(shù)量較少，絕大多數(shù)職工是從事生產(chǎn)、開發(fā)、營銷、技術服務人員。國有企業(yè)要在激烈的市場競爭中獲勝的關鍵要依靠企業(yè)職工的創(chuàng)新力和技術水平，企業(yè)需要的是職工檔案中關于崗位流轉、業(yè)績貢獻方面的信息，而不是學習成績、黨團材料一類的“固化”的信息。因此，由于國有企業(yè)人事檔案收集歸檔的內容對企業(yè)管理缺乏有效性，導致一些國有企業(yè)對人事檔案工作不夠重視，人事檔案管理在企業(yè)中處于邊緣化的現(xiàn)象。endprint

（三）對人事檔案管理投入水平低

我國國有企業(yè)人事檔案的管理方式大多處于較為原始的階段。很多國有企業(yè)認為人事檔案管理是一項次要性工作，與國有企業(yè)的盈利目標關聯(lián)較小，對于人事檔案管理不僅在硬件設施方面投入較少，而且在人員分配上也是精簡人員，很少去培養(yǎng)、引進專業(yè)人員從事人事檔案管理工作，很多人事檔案材料的收集、審核任務由兼職人員完成。人事檔案管理日常工作停留在“你送我裝”“你借我調”的粗放式、手工管理階段。即使一部分國有企業(yè)購買了電子設備，并進行了信息聯(lián)網(wǎng)，但是由于缺乏專業(yè)化的人才，也沒有充分發(fā)揮計算機的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)對人事檔案進行歸類、整理、分析，人事檔案管理的信息化仍處于較低水平。

（四）檔案傳遞管理不規(guī)范

我國國有企業(yè)人事檔案管理轉遞管理存在不規(guī)范的問題。隨著企業(yè)職工流動性的增加，一些企業(yè)職工解除合同或辭職后，其人事檔案并未按照規(guī)定的手續(xù)轉遞到新的工作單位或者（組織）勞動部門，而是仍然保存在國有企業(yè)內部。在新錄用員工時，一些國有企業(yè)也不要求職工調動人事檔案到本企業(yè)。還有的企業(yè)在人事檔案轉遞過程中，不填寫轉遞單，不經(jīng)密封鈐印，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失人事檔案的現(xiàn)象時有發(fā)生。因此，國有企業(yè)內部存在很多“人在檔不在”“檔在人不在”等人檔分離現(xiàn)象，影響國有企業(yè)人事檔案管理的規(guī)范性。

三、對策建議

國有企業(yè)職工是創(chuàng)造企業(yè)財富的源泉，是企業(yè)的第一資源。國有企業(yè)人事檔案管理對于了解企業(yè)人力資源的基本信息、提高企業(yè)競爭力具有重要的價值。要實現(xiàn)國有企業(yè)的人事檔案管理與企業(yè)人力資源開發(fā)和利用相融合，通過人事檔案管理提高企業(yè)人力資源競爭力。建立市場經(jīng)濟條件下，以職工基礎檔案、業(yè)績檔案、薪酬檔案、黨團檔案為內容的多層次國有企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)，完善人事檔案管理制度，提高人事檔案信息化管理水平，實現(xiàn)國有企業(yè)人事檔案管理規(guī)范化、信息化。

（一）理順國有企業(yè)職工人事檔案管理體制

理順國有企業(yè)職工人事檔案管理體制必須改革目前國有企業(yè)職工人事檔案多頭管理的現(xiàn)狀，根據(jù)企業(yè)規(guī)模建立在企業(yè)黨委領導下的人力資源部門統(tǒng)一、分級管理國有企業(yè)職工人事檔案管理體制。在管理方式上，國有企業(yè)人事檔案管理應適應人力資源管理的需要，使人事檔案管理與企業(yè)員工錄用、崗位流轉、技能培訓、薪酬管理、業(yè)績考核等環(huán)節(jié)緊密相連。在管理范圍上，國有企業(yè)應建立全員檔案管理的觀念，對全部職工包括實行養(yǎng)老保險制度以后國有企業(yè)招用的職工、季節(jié)性用工、農民工都應建立相應的職工人事檔案。

（二）對不同職工類型實行檔案內容分類管理

國有企業(yè)職工類型復雜，既有正式員工也有非正式員工，既包括管理崗位干部，也包括一線工人。企業(yè)職工人事檔案管理既要適應企業(yè)人力資源管理需要，也要維護職工的正當權益，針對不同類型職工建立相應的人事檔案制度。如對國有企業(yè)的干部嚴格按照《干部人事檔案管理條例》的規(guī)定進行管理；對于正式職工建立關于基礎檔案、薪酬檔案、業(yè)績檔案、誠信檔案、黨團檔案為主要內容人事檔案管理制度；對非正式職工建立包括基礎信息、勞動合同、業(yè)績情況、社保繳納為主要內容的簡易人事檔案管理制度。

（三）加大對人事檔案管理的人員資金投入

國有企業(yè)管理者應加強對人事檔案管理的重視，改變目前處于企業(yè)管理邊緣化的處境，提高對人事檔案管理的投入。一是要加強人員投入。對人事檔案管理實行專人管理并進行相關培訓，同時注意引進檔案管理專業(yè)人才，提高檔案管理的專業(yè)化水平。二是加強硬件設施投入。由于人事檔案管理需要具有一定的條件，國有企業(yè)需保障人事檔案管理所需硬件設施，達到防潮、防火、防蛀、防潮的基本要求。三是加大信息化投入。利用計算機技術對員工的人事檔案進行信息存儲、查找，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理、動態(tài)化管理，提高人事檔案信息化水平，提高人事檔案的利用價值和工作效率。

（四）加強人事檔案管理制度的規(guī)范化建設

加強國有企業(yè)人事檔案管理制度建設是人事檔案工作規(guī)范化的有效途徑。一是建立人事檔案內容歸集制度。人事檔案的收集要體現(xiàn)時效性，及時歸檔、主動收集各部門產(chǎn)生的人事檔案內容。二是加強人事檔案鑒別工作。人事檔案歸檔內容的鑒別要堅持認真、嚴肅，遵循“取之有據(jù)”“舍之有理”的原則。三是完善日常借閱制度。按照企業(yè)有關規(guī)定借閱人事檔案，注意檔案安全。四是嚴格人事檔案傳遞制度。對于辭職、解除勞動合同等職工的人事檔案按照規(guī)范渠道、完整、及時地傳遞到新的用人單位或政府人力資源服務中心，減少人檔分離現(xiàn)象。

（作者系中鐵建設集團房地產(chǎn)有限公司副總經(jīng)理、黨委副書記）endprint