王旭　李文蘭

關(guān)鍵詞：天津大學(xué)；圖書館；回溯建庫；系統(tǒng)外；Excel

摘 要：文章在分析目前回溯建庫背景和形式基礎(chǔ)上，結(jié)合天津大學(xué)圖書館實際情況，從讀者需求出發(fā)，改變傳統(tǒng)模式，開拓思路，探索開展圖書館自動化系統(tǒng)外回溯建庫工作的新方法。

中圖分類號：G250.74 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-1588（2014）03-0080-03

書目數(shù)據(jù)的回溯建庫工作是圖書館自動化、網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)，是建立和實現(xiàn)文獻(xiàn)資源共享的前提?；厮萁◣焓菆D書館自動化過程中，每一個館都會遇到的問題。如何在最短時間內(nèi)，用科學(xué)的方法建立起高質(zhì)量的回溯書目數(shù)據(jù)庫是許多館必須面對的問題。筆者從天津大學(xué)圖書館的實際情況出發(fā)，開拓思路，結(jié)合回溯建庫工作，探索圖書館業(yè)務(wù)發(fā)展的新模式。

1 回溯建庫的現(xiàn)狀分析

1.1 回溯建庫的背景

書目數(shù)據(jù)庫是圖書館數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，圖書館各項任務(wù)的開展都直接或間接地圍繞書目數(shù)據(jù)庫而展開，尤其是目前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，文獻(xiàn)資源的共享、使用、二次開發(fā)都依托于書目數(shù)據(jù)庫。在此背景下，尚未實現(xiàn)建庫的文獻(xiàn)資源在管理、利用、開發(fā)方面受到相當(dāng)大的限制。

1.1.1 影響圖書館全面實現(xiàn)自動化管理。由于存在未建庫的文獻(xiàn)資源，使得圖書館書目數(shù)據(jù)庫不完整，不能真實地反映圖書館館藏，而且未建庫的文獻(xiàn)資源無法實現(xiàn)流通管理、檢索咨詢的自動化，從而使圖書館自動化管理打了折扣。

1.1.2 讀者文獻(xiàn)的利用受到影響。對于未建庫的文獻(xiàn)資源，檢索時只能通過人工查找目錄卡片的方法進(jìn)行檢索，費(fèi)時費(fèi)力。而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下成長起來的新一代讀者，更擅長使用計算機(jī)檢索文獻(xiàn)信息，對目錄卡片不熟悉，查找起來難度很大；并且由于存在未建庫的文獻(xiàn)資源，讀者在通過計算機(jī)檢索所需文獻(xiàn)時，檢索結(jié)果不完全，未建庫文獻(xiàn)資源的信息不能明確的揭示，其應(yīng)有的參考價值被埋沒，未建庫文獻(xiàn)資源的學(xué)術(shù)價值不能得到很好體現(xiàn)。

1.2 目前回溯建庫的模式

各館根據(jù)自身條件的不同，采用回溯建庫的方式也不同。目前通行的主要有本館自建和社會化業(yè)務(wù)外包兩種形式。

1.2.1 本館自建，即回溯建庫由本館工作人員承擔(dān)。通常由圖書館編目人員或是抽調(diào)本館部分人員完成。這種模式的優(yōu)點(diǎn)是本館工作人員熟悉館內(nèi)工作，熟悉館內(nèi)一些具體情況的沿革，了解館內(nèi)著錄標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)引細(xì)則，能獨(dú)立解決問題，數(shù)據(jù)質(zhì)量有保障；缺點(diǎn)是進(jìn)度慢，實施效率低，因要抽調(diào)工作人員長期從事建庫工作，不可避免影響到圖書館的借閱和自身的內(nèi)部管理工作，使得圖書館的核心業(yè)務(wù)受到一定程度的影響。

1.2.2 社會化業(yè)務(wù)外包，即將圖書館的回溯建庫工作委托給專門數(shù)據(jù)公司完成?；厮萁◣焱獍晒?jié)省圖書館的人員成本，提高效率。弊端在于外包費(fèi)用高，外包人員的培訓(xùn)、管理難度大，由于外包人員通常未接受過系統(tǒng)的編目業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加之對本館著錄標(biāo)準(zhǔn)不熟悉，使保障回溯建庫的書目數(shù)據(jù)質(zhì)量的難度加大。

2 天津大學(xué)圖書館館藏書與回溯工作現(xiàn)狀

2.1 天津大學(xué)圖書館館藏圖書與書目分類體系概況

天津大學(xué)圖書館藏書依據(jù)年代，采用不同的書目分類體系。主要分為3個時段：1958年以前，中、日文使用《皮高品分類法》，西俄文使用《杜威分類法》；1958年至1973年，各文種使用的分類法一致，科技類與文學(xué)類使用《天大法》，社科類使用《科圖法》；自1974年至今，各文種均使用《中國圖書館分類法》（以下簡稱《中圖法》）。

由天津大學(xué)圖書館圖書分類標(biāo)準(zhǔn)的沿革可以看出，《中圖法》未編制出版前，各圖書館對文獻(xiàn)的分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，各自依據(jù)自身情況而采用不同的文獻(xiàn)分類法。1973年出版的《中圖法》改變了這種無序的狀態(tài)，統(tǒng)一了文獻(xiàn)分類法，促進(jìn)了我國分類標(biāo)引的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

因此，天津大學(xué)圖書館以是否采用《中圖法》為分類標(biāo)準(zhǔn)將館藏圖書分為2大部分。第一部分是從1974年至今采用《中圖法》分類的中西文圖書，改變了以前分類法不統(tǒng)一、各自為政的局面，實現(xiàn)了分類標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化；第二部分是1974年以前未采用《中圖法》分類的中西文圖書。

2.2 天津大學(xué)圖書館藏書回溯工作現(xiàn)狀

為建設(shè)高質(zhì)量的書目數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)圖書館自動化管理，天津大學(xué)圖書館決定分階段逐步完成館藏圖書的回溯書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作。基于1974年后采用《中圖法》分類的圖書，讀者利用率較高，且由于分類標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，更利于資源的共享，而現(xiàn)有圖書館人員也熟悉相關(guān)著錄規(guī)則，便于開展回溯工作，天津大學(xué)圖書館決定先對1974年后館藏圖書進(jìn)行回溯建庫工作。為了使書目數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，天津大學(xué)圖書館于1997年底至2000年底抽調(diào)編目部與其他部門的骨干力量完成了1974后采用《中圖法》分類的中西文圖書的回溯建庫工作，實現(xiàn)了此部分圖書的數(shù)字化管理和資源的共享。

1974年前未采用《中圖法》分類的圖書回溯建庫工作雖然已納入第二步計劃，但因圖書館新業(yè)務(wù)不斷開展，人員日益緊張，一直未能完成回溯建庫工作。未實現(xiàn)自動化管理的這些圖書在使用和開發(fā)上受到極大影響，且對圖書館依托這些未建庫圖書開展的相關(guān)工作也造成困難，這些圖書的回溯建庫成為當(dāng)務(wù)之急。

1974年前未建庫圖書中中文圖書有近6萬種，相當(dāng)于目前3年的中文新書進(jìn)書量；西文圖書約有9萬種，相當(dāng)于近十幾年的西文新書進(jìn)書量。由于年代較久，可套錄數(shù)據(jù)少，有50%的數(shù)量需要原編完成，套錄數(shù)據(jù)也多是簡編數(shù)據(jù)，在當(dāng)前圖書館人員緊張的情況下，要想完成回溯建庫難度極大，極需探索一種新型的回溯建庫模式。

3 天津大學(xué)圖書館回溯建庫方案論證

基于社會化外包的費(fèi)用高、人員管理復(fù)雜等原因，天津大學(xué)圖書館決定依靠館內(nèi)自身力量，由全體年輕館員參與完成1974年前中、西文圖書回溯建庫任務(wù)。以此為契機(jī)，促使館內(nèi)年輕館員了解圖書館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，提高自身的業(yè)務(wù)能力。因參與建庫的人員較多，約有40余人，因此，制訂一個切實可行、易操作的回溯建庫方案是回溯建庫任務(wù)能否順利完成的關(guān)鍵。

3.1 回溯數(shù)據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)確定

1974年前的圖書尚未采用《中圖法》分類，依年代、文種不同采用不同的分類法，分類號不統(tǒng)一，回溯建庫時是按照原有分類號進(jìn)行，還是全部按《中圖法》重新分類，有待商榷。按原有分類號建庫簡單省事，但與《中圖法》分類號相比，讀者對原有分類號的意義沒有認(rèn)識，也不利于資源的共享；按《中圖法》重新分類，不僅對51萬余冊的圖書重新分類，還要逐冊重新進(jìn)行書簽打印、粘貼，工程量浩大，且按《中圖法》重新分類后，1974年以前的圖書分編規(guī)律將遺失，圖書館編目發(fā)展歷史出現(xiàn)斷代，不利于圖書館文化的傳承。權(quán)衡利弊，天津大學(xué)圖書館決定還是沿用原有分類號進(jìn)行回溯建庫工作。

3.2 確定回溯建庫的依據(jù)方式

雖然依據(jù)原始文獻(xiàn)編目數(shù)據(jù)更準(zhǔn)確，更能揭示真實館藏，但由于參與建庫的年輕館員眾多且分散，涉及圖書搬運(yùn)、清點(diǎn)的工程較大，不利于圖書管理，館內(nèi)還是決定依據(jù)內(nèi)部目錄卡片開展老號書回溯建庫，內(nèi)部目錄卡片完整，能保證館藏的真實性，而且目錄卡片上圖書信息更直觀、明確，方便錄入，同時，在回溯建庫的過程中，并不影響老號書的借閱。

3.3 系統(tǒng)內(nèi)與系統(tǒng)外建庫方案對比

系統(tǒng)內(nèi)建庫就是在圖書館自動化管理系統(tǒng)內(nèi)，按MARC格式標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行書目數(shù)據(jù)的回溯建庫。系統(tǒng)內(nèi)建庫的優(yōu)勢不言而喻，有成熟的MARC著錄規(guī)則，部分圖書有數(shù)據(jù)源可供下載，著錄完成數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，有利于資源的共享。但由于參與建庫的人員多，問題也是不容忽視的。①參與建庫的許多人從未接觸過編目業(yè)務(wù)，對圖書館自動化系統(tǒng)的操作也不熟悉。若對他們進(jìn)行MARC著錄規(guī)則、系統(tǒng)操作的培訓(xùn)，其工作規(guī)模就相當(dāng)大，耗時耗力。②采用MARC格式建庫，需要全部建庫人員一起在圖書館自動化系統(tǒng)中操作，在系統(tǒng)操作不熟練的情況下，極易造成書目數(shù)據(jù)的混亂。如：在題名相似的情況下，下載新數(shù)據(jù)時極易將原有數(shù)據(jù)覆蓋，使原有書目數(shù)據(jù)丟失；或者重復(fù)下載，造成數(shù)據(jù)庫中的垃圾數(shù)據(jù)，如此不但不能保證回溯建庫數(shù)據(jù)的質(zhì)量，還有可能對原有書目數(shù)據(jù)安全構(gòu)成威脅。

系統(tǒng)外回溯建庫指在自動化系統(tǒng)外，依據(jù)目錄卡片將書目數(shù)據(jù)在Excel表格中錄入。與系統(tǒng)內(nèi)建庫相比，在Excel中錄入書目數(shù)據(jù)，培訓(xùn)難度降低，易操作，每個人在各自的Excel中操作，互不干擾，適合多人同時進(jìn)行。

綜上所述，天津大學(xué)圖書館決定采取自動化系統(tǒng)外回溯建庫的方法，在滿足讀者檢索需求的情況）下，尋求MARC格式的簡化改進(jìn)，在Excel中完成圖書的回溯建庫工作。

3.4 制訂自動化系統(tǒng)外回溯建庫的操作細(xì)則

雖然是在系統(tǒng)外回溯建庫，但仍是以MARC為基礎(chǔ)，只是在不影響讀者檢索的情況下對其稍加簡化，方便錄入。因此，回溯建庫具體操作細(xì)則的制訂，是以將目錄卡片信息與MARC

有機(jī)結(jié)合為原則，通俗易懂、操作簡便。在查閱相關(guān)文種的MARC編目規(guī)則，參考其他圖書館回溯建庫數(shù)據(jù)的錄入，結(jié)合目錄卡片的實例，經(jīng)過多次探討、修訂后，最終制訂完成《中、西文圖書的Excel錄入細(xì)則》，并配以相關(guān)模板和具體實例。

4 探索回溯建庫新思路的啟示

因采用系統(tǒng)外回溯建庫的方法，此次回溯建庫任務(wù)只用了3個半月便完成全部數(shù)據(jù)錄入和校對工作，且全部參與建庫人員都是利用本崗工作之余的時間完成的，沒有一個人脫崗專職進(jìn)行建庫工作。總結(jié)此次回溯建庫工作，有以下幾點(diǎn)啟示：①系統(tǒng)外回溯建庫的方法，降低了參與人員的培訓(xùn)難度，擴(kuò)大了參與建庫的人員隊伍。與MARC格式需要系統(tǒng)的培訓(xùn)不同，Excel錄入細(xì)則是與卡片相對照的，更易理解和接受。②與圖書館自動化操作系統(tǒng)相比，Excel錄入程序更簡單，普及性也更高，有利于工作效率的提高。③系統(tǒng)外回溯建庫避免了由于建庫人員對圖書館自動化系統(tǒng)的不熟悉，對著錄規(guī)則的不熟悉而造成的對已有書目數(shù)據(jù)庫的破壞，且由于系統(tǒng)外回溯建庫的參與人員是各自分工完成建庫工作的，互不干擾，完成的建庫數(shù)據(jù)也更便于批量檢查。

利用系統(tǒng)外回溯建庫方法，天津大學(xué)圖書館在最短的時間里滿足了讀者計算機(jī)檢索未建庫文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)的需求，初步實現(xiàn)了未建庫文獻(xiàn)的自動化管理。而在將來技術(shù)條件成熟時，還可以將Excel回溯書目數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入圖書館自動化系統(tǒng)，成為標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的MARC數(shù)據(jù)。

5 結(jié)語

系統(tǒng)外回溯建庫是天津大學(xué)圖書館在自身實際情況下的一種創(chuàng)新嘗試。圖書館常常面臨一些大量的臨時突擊性業(yè)務(wù)，對圖書館的人力和物力都是一種考驗。如何利用有限的資源最大限度地滿足圖書館業(yè)務(wù)的需求，就要求圖書館不僅在業(yè)務(wù)模式上發(fā)展創(chuàng)新，還要從管理思路不斷創(chuàng)新，不墨守成規(guī)，將新方法、新手段、新模式引進(jìn)到圖書館業(yè)務(wù)工作中來，實現(xiàn)圖書館資源的價值最大化。

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（編校：崔萌）