基于Office軟件的智能稿件登記送審軟件設計

夏成鋒

摘要：對于沒有采用網絡采編系統(tǒng)的期刊編輯常采用Office軟件進行稿件登記、送審以及修改意見反饋等編輯工作，這種方法雖然直觀但相對比較原始，不太智能。一些單機版稿件管理軟件實現了部分采編系統(tǒng)的功能，可以完成稿件登記、審稿簽生成等功能，但對現有的一些單機版稿件管理軟件進行了試用，發(fā)現存在著操作復雜、與稿件處理流程不一致、樣式不能修改等問題。通過試驗，采用VC++操縱Word＼Excel的編程方法，設計了一款智能、簡單實用的稿件登記軟件。實現了一些登記項目（稿件名稱、作者、電話）的智能識別，采用拖曳的操作方式，以Word作為輸出格式，對于稿件不很多的編輯十分實用。

關鍵詞：編輯部；稿件登記；智能識別；VC++ ；Microsoft Office； VBA

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2014）14-3317-02

Abstract： Journal editors without network editing system for often used Office software for paper registration， peer review and feedback. This method is relatively straightforward， but original and not smart . Some stand-alone paper management software have a part function of the editing system such as paper registration and peer review sign generation， but after a trial for those software， it was found that operation was complex， manuscript processing was inconsistent with the processes ， and the styles could not be modified . By experiment， a smart， simple and practical manuscript registration software was designed with VC + + manipulating Word ＼ Excel. The software could register projects （manuscript name， author， telephone ） by intelligent identification ， is drag operated and take word as the output format. Its very practical for the editor with not too many paper to deal with.

Key words： paper registration； intelligent recognition； VC + +； Microsoft Office； VBA

對于期刊編輯部，傳統(tǒng)的紙質稿件登記方式已經過時，現在許多期刊已經采用網絡采編系統(tǒng)進行稿件登記送審，但還是有一部分編輯部采用電子郵件投稿，采用紙質或是Excel電子表格進行登記，利用Word生成審稿簽。對于編輯個人來說，要管理好自己負責的那部分稿件，有必要對這部分稿件進行登記管理，確定稿件的處理狀態(tài)，主要包括：稿件登記（稿件名稱、作者、電話、收稿日期）和稿件送審（審稿人、審稿日期、結果），雖然這些登記（部分可以復制粘貼）并不是很復雜的事，但許多工作可以讓計算機來做，最簡單的，送審時間可以利用計算機生成。實際上網絡上有些免費的稿件管理軟件下載，但試用后發(fā)現都不太好用，主要問題：1）不夠智能。所有的信息都重新錄入，包括題目、作者，甚至部分軟件連登記時間都要手工填寫。2）不能定制。許多編輯部已經有固定的審稿簽，而軟件只能按固定樣式。3）操作復雜。許多信息沒什么必要錄入。4）不實用，表現出對編輯流程不熟悉。發(fā)現還找不到一款簡單實用的管理軟件。作者從事編輯工作多年，對編輯審稿流程比較熟悉，同時熟悉VC++編程，因此想自行開發(fā)一款簡單實用的稿件管理軟件。在不斷試驗中發(fā)現，Word稿件的格式比較固定，標題、作者等項目都有一些共同性質，可以利用這些共性實現要登記項目的智能查找填寫；直接編程代碼比較多，打印的樣式也不好控制，采用VC++控制Word文檔不但可以利用Word VBA的一些函數，而且可以以Word任意樣式輸出，方便使用現有稿件登記系統(tǒng)的文檔。經過試驗，設計了一款簡單實用的稿件登記使用軟件，主要實現了以下功能：

1）智能識別論文名稱。

2）基于Office軟件，以Excel為數據庫，以Word為輸出格式。

3）操作簡單，支持拖拽。

4）智能識別第一作者名。

5）智能識別手機號碼。

6）部分登記項目的自動生成。

軟件采用VC++ 6.0和Office 2003實現。

1 軟件總體規(guī)劃

編輯部稿件處理主要包括：稿件登記、送審、修改意見等。其中稿件登記需要登記來稿的基本信息（名稱、日期、作者、電話等），需要一個數據庫。送審需要專家?guī)煲约八蛯彆r間、處理結果等，也需要一個數據庫。這里選用Excel作為數據庫，其效率可能沒有SQL等數據庫高，但比較簡單同時可以直接查看。審稿簽各個編輯部有自己成型的樣式，因此選用Word文檔作為審稿簽的輸出格式。VC++采用自動化方法與Word通信，同時可以利用Word VBA的一些函數，減少編碼。程序為VC對話框模式，布局如圖1。endprint

部分內容智能識別，即使識別有誤也可以直接修改，審稿日期等一般取當前時間。

2 關鍵技術

1）VC++與Word文檔信息交流。采用自動化方法，為方便自建一個類，主要函數包括：

OpenDocument（CString fileName）（打開文檔）、Sentence（int n）（取出第n句的字符串）、StrReplace（CString replaceStr，CString replaceStrWith）（字符串替換），主要變量為Word VBA的一些常見對象：Selection、Range、Find、Replacement、Sentences、Words。處理Word文檔都是通過這個類。

2）VC++與Excel文檔信息交流。采用CSpreadSheet庫，Excel表格有2個sheet ，一個為稿件登記，一個為專家?guī)臁?/p>

3）論文名稱的自動識別：工作中發(fā)現，絕大部分Word稿件的標題都是Word中首次出現的文字，標題完成后一般會回車到下一行。Word VBA中Sentences對象是以句號、回車等作為一句話的判別標志，因此只要取出Word稿件的第一個Sentences對象，其字符變量就是稿件的標題，為保險加上一個空白判斷。經試驗絕大部分Word稿件采用此方法可以準確識別標題。

4）第一作者姓名識別。作者名一般在標題名下一行或下二行，一般為兩字或三字，不同作者名字以空格或逗號分開。因為作者名字為四字的比較少見，為減少復雜性，在此不考慮。因為名字間有符號，而有些二字名中間會加空格，因此取出該Sentences的前3個字符，不會取到第二作者的名，判斷最后一個字符是否為中文字符，不是則去掉。經試驗也能識別大部分姓名，但對于其它語種名、三字以上名以及三字名中有空格會識別有誤。

5）手機號碼。手機號碼為1開頭的11位數字，利用Word中Find對象，根據這兩個特征很容易搜索到，正則表達也很簡單。雖然搜索到的可能不是手機號而是這樣特征的數據，但實際上這種可能很小，在實際應用中還沒碰到過。

6）拖拽功能。首先將對話框置頂，其次響應拖拽消息OnDropFiles（HDROP hDropInfo）。

7）審稿簽生成。審稿簽一般期刊編輯部有固定格式，需要填寫的項目包括：稿件名稱、審稿人、審稿期限、當前日期。為了靈活利用這些固定樣式，采用查找、替換的方式進行編程處理。在空白Word審稿簽上將要填寫的項目分別用aaa、bbb、ccc、ddd等稍微特殊一些的字符串填充，保存為只讀文檔，生成新審稿簽只需要根據相應項目使用自建類的替換函數StrReplace（CString replaceStr，CString replaceStrWith）替換到相應位置即可。保存的審稿簽以“審稿簽（稿件名）”的方式自動命名，以區(qū)分不同的審稿內容。其它需要的單據都可以采用類似的方法處理。即使這些審稿簽的樣式和內容發(fā)生變更，但只填寫項目不變，只需將相應項目對應的字符串移到新位置，就可以繼續(xù)使用。

3 軟件使用

軟件打開后會前置到所有Windows窗口之上，將Word稿件按住鼠標左鍵拖入到軟件界面上，一般能自動識別一些登記項目（如標題等），對于不能自動識別項目采用手工修改。審稿專家?guī)煨柚苯釉贓xcel表格中錄入。選擇一篇文件后，通過下拉框選擇合適的審稿人，可以生成Word格式審稿簽也可以直接打印。稿件查詢是通下拉框實現。在處理一定量的稿件后，宜將一部分Excel表格中的較老登記條目刪除（不刪除也可以，但稿件名下拉框條目太多，比較難找想找的稿件）。

4 小結

對一些免費的稿件管理軟件進行了試用，發(fā)現其設計不太合理和智能。通過觀察一般稿件的需登記項目的特點，采用合適的方法使稿件的登記智能化。同時充分利用Office VBA功能函數，使編程快速簡潔。軟件簡潔直觀，使用方便，避免了一些稿件登記系統(tǒng)的復雜。但是本軟件也有一定的局限性，那就是稿件的處理量不能太大，功能上也相對簡單。

參考文獻：

[1] 劉彤，孫麗達，王小唯，等. Excel 2000 在稿件管理中的應用技巧[J].編輯學報，2003，15（3）：202-203.

[2] Yap C W.CSpreadSheet - A Class to Read and Write to Excel and Text Delimited Spreadsheet[CP/OL][2013-10-10].http：//www.codeproject.com/Articles/1636/CSpreadSheet-A-Class-to-Read-and-Write-to-Excel-an.endprint

部分內容智能識別，即使識別有誤也可以直接修改，審稿日期等一般取當前時間。

2 關鍵技術

1）VC++與Word文檔信息交流。采用自動化方法，為方便自建一個類，主要函數包括：

OpenDocument（CString fileName）（打開文檔）、Sentence（int n）（取出第n句的字符串）、StrReplace（CString replaceStr，CString replaceStrWith）（字符串替換），主要變量為Word VBA的一些常見對象：Selection、Range、Find、Replacement、Sentences、Words。處理Word文檔都是通過這個類。

2）VC++與Excel文檔信息交流。采用CSpreadSheet庫，Excel表格有2個sheet ，一個為稿件登記，一個為專家?guī)臁?/p>

3）論文名稱的自動識別：工作中發(fā)現，絕大部分Word稿件的標題都是Word中首次出現的文字，標題完成后一般會回車到下一行。Word VBA中Sentences對象是以句號、回車等作為一句話的判別標志，因此只要取出Word稿件的第一個Sentences對象，其字符變量就是稿件的標題，為保險加上一個空白判斷。經試驗絕大部分Word稿件采用此方法可以準確識別標題。

4）第一作者姓名識別。作者名一般在標題名下一行或下二行，一般為兩字或三字，不同作者名字以空格或逗號分開。因為作者名字為四字的比較少見，為減少復雜性，在此不考慮。因為名字間有符號，而有些二字名中間會加空格，因此取出該Sentences的前3個字符，不會取到第二作者的名，判斷最后一個字符是否為中文字符，不是則去掉。經試驗也能識別大部分姓名，但對于其它語種名、三字以上名以及三字名中有空格會識別有誤。

5）手機號碼。手機號碼為1開頭的11位數字，利用Word中Find對象，根據這兩個特征很容易搜索到，正則表達也很簡單。雖然搜索到的可能不是手機號而是這樣特征的數據，但實際上這種可能很小，在實際應用中還沒碰到過。

6）拖拽功能。首先將對話框置頂，其次響應拖拽消息OnDropFiles（HDROP hDropInfo）。

7）審稿簽生成。審稿簽一般期刊編輯部有固定格式，需要填寫的項目包括：稿件名稱、審稿人、審稿期限、當前日期。為了靈活利用這些固定樣式，采用查找、替換的方式進行編程處理。在空白Word審稿簽上將要填寫的項目分別用aaa、bbb、ccc、ddd等稍微特殊一些的字符串填充，保存為只讀文檔，生成新審稿簽只需要根據相應項目使用自建類的替換函數StrReplace（CString replaceStr，CString replaceStrWith）替換到相應位置即可。保存的審稿簽以“審稿簽（稿件名）”的方式自動命名，以區(qū)分不同的審稿內容。其它需要的單據都可以采用類似的方法處理。即使這些審稿簽的樣式和內容發(fā)生變更，但只填寫項目不變，只需將相應項目對應的字符串移到新位置，就可以繼續(xù)使用。

3 軟件使用

軟件打開后會前置到所有Windows窗口之上，將Word稿件按住鼠標左鍵拖入到軟件界面上，一般能自動識別一些登記項目（如標題等），對于不能自動識別項目采用手工修改。審稿專家?guī)煨柚苯釉贓xcel表格中錄入。選擇一篇文件后，通過下拉框選擇合適的審稿人，可以生成Word格式審稿簽也可以直接打印。稿件查詢是通下拉框實現。在處理一定量的稿件后，宜將一部分Excel表格中的較老登記條目刪除（不刪除也可以，但稿件名下拉框條目太多，比較難找想找的稿件）。

4 小結

對一些免費的稿件管理軟件進行了試用，發(fā)現其設計不太合理和智能。通過觀察一般稿件的需登記項目的特點，采用合適的方法使稿件的登記智能化。同時充分利用Office VBA功能函數，使編程快速簡潔。軟件簡潔直觀，使用方便，避免了一些稿件登記系統(tǒng)的復雜。但是本軟件也有一定的局限性，那就是稿件的處理量不能太大，功能上也相對簡單。

參考文獻：

[1] 劉彤，孫麗達，王小唯，等. Excel 2000 在稿件管理中的應用技巧[J].編輯學報，2003，15（3）：202-203.

[2] Yap C W.CSpreadSheet - A Class to Read and Write to Excel and Text Delimited Spreadsheet[CP/OL][2013-10-10].http：//www.codeproject.com/Articles/1636/CSpreadSheet-A-Class-to-Read-and-Write-to-Excel-an.endprint

部分內容智能識別，即使識別有誤也可以直接修改，審稿日期等一般取當前時間。

2 關鍵技術

1）VC++與Word文檔信息交流。采用自動化方法，為方便自建一個類，主要函數包括：

OpenDocument（CString fileName）（打開文檔）、Sentence（int n）（取出第n句的字符串）、StrReplace（CString replaceStr，CString replaceStrWith）（字符串替換），主要變量為Word VBA的一些常見對象：Selection、Range、Find、Replacement、Sentences、Words。處理Word文檔都是通過這個類。

2）VC++與Excel文檔信息交流。采用CSpreadSheet庫，Excel表格有2個sheet ，一個為稿件登記，一個為專家?guī)臁?/p>

3）論文名稱的自動識別：工作中發(fā)現，絕大部分Word稿件的標題都是Word中首次出現的文字，標題完成后一般會回車到下一行。Word VBA中Sentences對象是以句號、回車等作為一句話的判別標志，因此只要取出Word稿件的第一個Sentences對象，其字符變量就是稿件的標題，為保險加上一個空白判斷。經試驗絕大部分Word稿件采用此方法可以準確識別標題。

4）第一作者姓名識別。作者名一般在標題名下一行或下二行，一般為兩字或三字，不同作者名字以空格或逗號分開。因為作者名字為四字的比較少見，為減少復雜性，在此不考慮。因為名字間有符號，而有些二字名中間會加空格，因此取出該Sentences的前3個字符，不會取到第二作者的名，判斷最后一個字符是否為中文字符，不是則去掉。經試驗也能識別大部分姓名，但對于其它語種名、三字以上名以及三字名中有空格會識別有誤。

5）手機號碼。手機號碼為1開頭的11位數字，利用Word中Find對象，根據這兩個特征很容易搜索到，正則表達也很簡單。雖然搜索到的可能不是手機號而是這樣特征的數據，但實際上這種可能很小，在實際應用中還沒碰到過。

6）拖拽功能。首先將對話框置頂，其次響應拖拽消息OnDropFiles（HDROP hDropInfo）。

7）審稿簽生成。審稿簽一般期刊編輯部有固定格式，需要填寫的項目包括：稿件名稱、審稿人、審稿期限、當前日期。為了靈活利用這些固定樣式，采用查找、替換的方式進行編程處理。在空白Word審稿簽上將要填寫的項目分別用aaa、bbb、ccc、ddd等稍微特殊一些的字符串填充，保存為只讀文檔，生成新審稿簽只需要根據相應項目使用自建類的替換函數StrReplace（CString replaceStr，CString replaceStrWith）替換到相應位置即可。保存的審稿簽以“審稿簽（稿件名）”的方式自動命名，以區(qū)分不同的審稿內容。其它需要的單據都可以采用類似的方法處理。即使這些審稿簽的樣式和內容發(fā)生變更，但只填寫項目不變，只需將相應項目對應的字符串移到新位置，就可以繼續(xù)使用。

3 軟件使用

軟件打開后會前置到所有Windows窗口之上，將Word稿件按住鼠標左鍵拖入到軟件界面上，一般能自動識別一些登記項目（如標題等），對于不能自動識別項目采用手工修改。審稿專家?guī)煨柚苯釉贓xcel表格中錄入。選擇一篇文件后，通過下拉框選擇合適的審稿人，可以生成Word格式審稿簽也可以直接打印。稿件查詢是通下拉框實現。在處理一定量的稿件后，宜將一部分Excel表格中的較老登記條目刪除（不刪除也可以，但稿件名下拉框條目太多，比較難找想找的稿件）。

4 小結

對一些免費的稿件管理軟件進行了試用，發(fā)現其設計不太合理和智能。通過觀察一般稿件的需登記項目的特點，采用合適的方法使稿件的登記智能化。同時充分利用Office VBA功能函數，使編程快速簡潔。軟件簡潔直觀，使用方便，避免了一些稿件登記系統(tǒng)的復雜。但是本軟件也有一定的局限性，那就是稿件的處理量不能太大，功能上也相對簡單。

參考文獻：

[1] 劉彤，孫麗達，王小唯，等. Excel 2000 在稿件管理中的應用技巧[J].編輯學報，2003，15（3）：202-203.

[2] Yap C W.CSpreadSheet - A Class to Read and Write to Excel and Text Delimited Spreadsheet[CP/OL][2013-10-10].http：//www.codeproject.com/Articles/1636/CSpreadSheet-A-Class-to-Read-and-Write-to-Excel-an.endprint