創(chuàng)新檔案管理理念，做到檔案管理科學(xué)化

王曉瓊

摘 要：檔案事業(yè)的主要任務(wù)是進(jìn)行檔案管理，檔案管理在公司的發(fā)展過程中是不可缺少的一部分，起著舉足輕重的作用?，F(xiàn)在，經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，信息化慢慢開始蔓延，檔案工作人員面臨了一個(gè)非常重要的問題，就是如何讓檔案管理更好的適應(yīng)信息化的發(fā)展要求。為此，一定要變革檔案管理的思想看法，使檔案管理越來越具有科學(xué)性。本文首先簡單的闡述了檔案管理中存在的一些問題，然后針對這些問題，研究如何變革檔案管理的看法以及怎樣使檔案管理更加具有科學(xué)性。

關(guān)鍵詞：檔案管理；更新理念；科學(xué)化

伴隨社會(huì)的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理的觀點(diǎn)也在持續(xù)的變化，面對這樣的信息化時(shí)代，檔案管理一定要使用科學(xué)的方法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，緊跟時(shí)代的腳步，為時(shí)代提供更好的服務(wù)。因此，要想變革檔案管理的觀念，使檔案管理更加具有科學(xué)性，第一應(yīng)該對檔案管理有一個(gè)真正的理解，第二要了解檔案管理在信息化時(shí)代的重要性，第三要明白檔案管理現(xiàn)在的終極目標(biāo)是什么?，F(xiàn)代化的檔案管理既應(yīng)該包含新設(shè)備、新技術(shù)的使用，也應(yīng)該牽涉檔案管理人員的思想及管理的措施等。

1 現(xiàn)在檔案管理的過程中出現(xiàn)的主要問題

（1）負(fù)責(zé)管理的職工業(yè)務(wù)水平達(dá)不到要求。大多數(shù)的檔案管理職員沒有參加過正規(guī)的職業(yè)訓(xùn)練，有的人還僅僅是兼職做檔案管理，完全忽略了檔案資料的重要性，不清楚且不知道檔案管理的要求、指標(biāo)以及一些有關(guān)的業(yè)務(wù)，沒有很強(qiáng)的保護(hù)信息資料的觀點(diǎn)，這使得檔案管理遲遲不能前進(jìn)。并且現(xiàn)在社會(huì)上也特別的欠缺能夠真正的了解、研究并且可以設(shè)計(jì)檔案信息的高科技管理優(yōu)秀人員。

（2）忽視了檔案的合理性。大部分領(lǐng)導(dǎo)覺得，檔案管理不是本部門的重要工作，沒有什么作用，只要保證搞好基本的檔案工作，不會(huì)出現(xiàn)檔案找不到，泄露的問題就可以了。這完全是對檔案重要性不理解的表現(xiàn)，這些人不能認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，不明白檔案的作用，不能滿足現(xiàn)在檔案管理的要求，阻礙了檔案管理的進(jìn)步。

（3）管理水平很低，管理人員能力有限。因?yàn)闄n案管理職員的專業(yè)水平都很低，并且還有很多人事兼職做檔案管理，導(dǎo)致很多的檔案資料不能保證檔案完全準(zhǔn)確、補(bǔ)充的也不及時(shí)，嚴(yán)重阻礙了管理能力的提升。

（4）沒有充分的宣傳檔案的重要性。第一，檔案管理職員沒有充分的宣傳檔案管理的重要性，致使自身以及其他的職員不能及時(shí)的添加、完善和變更檔案中不足的部分；第二，人事檔案的管理大部分是一種兼管的狀態(tài)，大部分的員工都不是專業(yè)的檔案管理人員。由于專業(yè)及時(shí)間的限制，致使檔案管理職員不能準(zhǔn)確、快速的掌握檔案管理中的新技術(shù)及新技能。

2 變更檔案管理觀念，使檔案管理更具有科學(xué)性

2.1 完善檔案管理的制度

創(chuàng)建檔案管理的工作制度一定要謹(jǐn)記下面這幾點(diǎn)：首先，制度、規(guī)定一定要具有合理性及科學(xué)性，設(shè)立的制度及規(guī)定一定要適應(yīng)部門的發(fā)展要求及檔案管理的真實(shí)狀況，還要合乎部門的特征；其次，規(guī)定及制度一定要簡單明了，為了更好地彰顯制度的指導(dǎo)及規(guī)范意義，還應(yīng)該滿足一定的可操作性。

完善檔案的管理制度，不只是要深入的健全這些制度，更重要的是要確保其真正得到執(zhí)行，特別是關(guān)于檔案管理科學(xué)化的應(yīng)用，應(yīng)該使用信息化的方法，變更檔案管理理念，增加人事檔案整理的科學(xué)性及完整性，為以后的考察提供正確、靠得住的資料。檔案管理還能夠保證社會(huì)的穩(wěn)定，是人們生活、學(xué)習(xí)過程中不能或缺的一部分。因此，管理人員必須要保證檔案的正確性，嚴(yán)肅、認(rèn)真地整理檔案。

2.2 檔案中要同時(shí)包括紙質(zhì)文件和電子文件

由于網(wǎng)絡(luò)的普遍使用，使得出現(xiàn)了很多的電子文件，而且可以從網(wǎng)上找到這些資料，但是，雖然這樣，紙質(zhì)的文件仍然不能沒有，在一些特殊的法律用途上紙質(zhì)文件還是很重要的，是電子文件無法做到的。紙質(zhì)的文件絕對不能少，并且有重要的作用，因此，歸檔的時(shí)候，不僅要有紙質(zhì)的文件，還要有電子文件。

2.3 加強(qiáng)宣傳，提高相關(guān)人員的積極性和責(zé)任感

積極地做好宣傳，仔細(xì)的檢查采集來的有關(guān)的資料，將里面最真實(shí)、最有用而且最靠得住的資料納入到人事檔案中，一定要保證質(zhì)量。開展檔案鑒別的時(shí)候，相關(guān)的職員必須認(rèn)真、仔細(xì)、負(fù)責(zé)，確保檔案資料的正確性及完整性，真正的了解檔案管理的重要性及有用性，逐漸的提升自己的工作能力，改變自己的方法，盡力使自己可以判斷正確與否，一定要把不正確的檔案信息判斷出來，保證人事檔案的正確性、可靠性以及完備性。

總而言之，檔案是一種人類生活的記錄，人們可以從中積累許多的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，是非常有用的信息材料。應(yīng)該讓檔案事業(yè)發(fā)揮其應(yīng)該具有的意義，同時(shí)還應(yīng)該堅(jiān)持不懈的改進(jìn)及發(fā)展檔案管理，借助現(xiàn)在的有利條件，變更檔案的管理理念，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，使其可以更好地適應(yīng)新的時(shí)代，逐漸使檔案管理更具有科學(xué)性，推動(dòng)公司的發(fā)展。

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