試論高校檔案館的數(shù)字化建設(shè)

李菡

摘 要：高校檔案館是高校所有信息的聚集地，反映著學(xué)校的主要信息，記載著學(xué)校的過去和現(xiàn)在，甚至是將來(lái)。在信息網(wǎng)絡(luò)風(fēng)靡全球的今天，高校檔案館要迎合新形勢(shì)的發(fā)展，就必須要充分借助信息網(wǎng)絡(luò)，施行檔案館的數(shù)字化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案館；數(shù)字化

1 高校檔案館數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

第一，檔案制作的規(guī)范化。制定科學(xué)合理的檔案制作規(guī)范，如文字檔案的制作格式標(biāo)準(zhǔn)、圖像檔案制作的清晰度標(biāo)準(zhǔn)等，實(shí)現(xiàn)對(duì)各類檔案制作的規(guī)范化管理。

第二，檔案管理的科學(xué)化。盡量使用高穩(wěn)定性和安全性的檔案儲(chǔ)存介質(zhì)，儲(chǔ)存前還應(yīng)該借助相應(yīng)的軟件對(duì)檔案做編目處理，提升檔案的利用率；創(chuàng)建完善的檔案收集、整理、分類、歸檔、服務(wù)等全套制度，嚴(yán)格執(zhí)行。

第三，檔案服務(wù)的信息化。將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，借助校園網(wǎng)和校際聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化傳播，讓檔案信息需求者足不出戶就可以利用檔案，節(jié)省更多的時(shí)間和精力。

第四，檔案數(shù)據(jù)的精細(xì)化。根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的類別、用途、來(lái)源等進(jìn)行精細(xì)化管理，創(chuàng)建層次清晰、結(jié)構(gòu)統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)資料庫(kù)，并且借助相應(yīng)的管理軟件將這些數(shù)據(jù)庫(kù)連接在一起，實(shí)行統(tǒng)一的管理。

第五，數(shù)字化檔案信息的安全性。主要是安裝殺毒軟件避免病毒侵襲；做好防護(hù)防盜措施，避免黑客侵襲；做好各種安全措施，避免不法人員破壞管理系統(tǒng)；強(qiáng)化檔案館工作人員的培訓(xùn)和教育，避免因工作人員的失誤或錯(cuò)誤而導(dǎo)致檔案信息受損。

2 高校檔案館數(shù)字化建設(shè)的誤區(qū)

第一，跟風(fēng)思想。在數(shù)字化建設(shè)的大環(huán)境下，高校檔案館應(yīng)積極實(shí)施檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，但這并不是一味跟風(fēng)忽視自身實(shí)際情況，并不是“打腫臉充胖子”投入大量人力、物力和資金，導(dǎo)致檔案館其他工作受到影響。

第二，理念偏差。隨著高校檔案資料的多樣化發(fā)展，必然要借助數(shù)字化建設(shè)保存一些重要檔案，但這并不意味著所有檔案都應(yīng)該進(jìn)行數(shù)字化管理。對(duì)于一些證書、獎(jiǎng)杯、字畫等，就更是適合實(shí)物存世，就算要借助網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存也應(yīng)該是電子版。因此數(shù)字化建設(shè)中要避免出現(xiàn)理念偏差。

第三，觀念落后。很多高校管理人員觀念較為落后，對(duì)數(shù)字化時(shí)代的認(rèn)識(shí)不足，就算進(jìn)行檔案館的數(shù)字化建設(shè)也難以徹底落實(shí)，通常都是你推我、我推你，或是只會(huì)嘴上功夫，不能落實(shí)。

第四，主次不分。高校檔案的管理通常是分為四大類，即綜合檔案、學(xué)生檔案、實(shí)物檔案和聲像檔案。學(xué)校在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中要分清楚哪些檔案可以進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，哪些檔案沒有數(shù)字化建設(shè)的必要，不能主次不分、胡亂一把抓，浪費(fèi)資源，效果也不明顯。

3 高校檔案館的數(shù)字化建設(shè)

第一，創(chuàng)建覆蓋全校的網(wǎng)絡(luò)，督促師生使用數(shù)字化信息。全校都被網(wǎng)絡(luò)覆蓋，學(xué)生和教師都可以隨時(shí)隨地搜索需要的信息，方便學(xué)習(xí)和辦公；同時(shí)各個(gè)部門之間也可以借助網(wǎng)絡(luò)傳遞文件、信息、資料等；學(xué)校下達(dá)的通知、任務(wù)等也可以借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)，既省時(shí)又高效。

第二，制定健全的建設(shè)制度。高校檔案館的數(shù)字化建設(shè)具有極高的系統(tǒng)性和綜合性，建設(shè)過程中需要投入許多的人力、物力和資金。所以，學(xué)校必須要制定一套健全的建設(shè)制度，對(duì)電子文件的收集、整理、歸檔、查詢、使用等各個(gè)環(huán)節(jié)都要有明確、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫?，確保整個(gè)建設(shè)過程的規(guī)范性和統(tǒng)一性。

第三，科學(xué)選擇數(shù)字化建設(shè)策略?？茖W(xué)的數(shù)字化建設(shè)策略便于檔案信息資料的整理、檢索以及系統(tǒng)性，對(duì)各類信息都可以有明確的查詢途徑。各個(gè)高校檔案館可以結(jié)合自身的發(fā)展方向和檔案的分類情況，創(chuàng)建從檔案目錄到內(nèi)容的多樣化信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提升檔案信息查詢服務(wù)的效率。就理論層面來(lái)說，數(shù)字化策略可以分為五種：其一，將所有的檔案資料做數(shù)字化處理；其二，重點(diǎn)擇選不同于其他高校檔案館或是其他高校檔案館沒有的檔案資料做數(shù)字化處理；其三，選擇價(jià)值高的檔案資料做數(shù)字化處理；其四，選擇使用率高的檔案資料做數(shù)字化處理；其五，需要時(shí)才將檔案資料做數(shù)字化處理。在實(shí)際選擇的時(shí)候，各個(gè)高?？梢愿鶕?jù)自身檔案館藏的特點(diǎn)、基礎(chǔ)設(shè)備、資金等情況，選擇一種或是多種，最終形成自身的檔案數(shù)字化建設(shè)策略。

第四，培養(yǎng)優(yōu)秀數(shù)字化檔案管理人才。高校檔案館的數(shù)字化建設(shè)必須要有優(yōu)秀的人才做基礎(chǔ)。檔案館的數(shù)字化建設(shè)綜合了多種學(xué)科知識(shí)，如管理學(xué)、計(jì)算機(jī)學(xué)、檔案學(xué)等，這些都決定了必須要有優(yōu)秀的、綜合型的人才才能滿足建設(shè)要求。很長(zhǎng)一段時(shí)間高校檔案館都因?yàn)楦鞣N原因（如資源限制、重視度不夠等）而忽視了管理人才的培養(yǎng)。當(dāng)前，全球都步入了信息化時(shí)代，高校檔案館要進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)就必須要重視管理人才的培養(yǎng)。各個(gè)高校領(lǐng)導(dǎo)要制定相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃，對(duì)檔案館員工展開有計(jì)劃性、有針對(duì)性的培訓(xùn)工作，逐步提升檔案館員的綜合素質(zhì)和能力，促進(jìn)高校檔案館的數(shù)字化建設(shè)。

綜上所述，高校檔案館的數(shù)字化建設(shè)是新形勢(shì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，各個(gè)高校必須要結(jié)合自身實(shí)際情況和檔案館藏的特點(diǎn)，選擇適合自己的數(shù)字化建設(shè)策略，這樣才能提升高校檔案資料的管理質(zhì)量和利用效率。

參考文獻(xiàn)

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