孫 薇

（塔里木大學(xué) 機(jī)械電氣化工程學(xué)院，新疆 阿拉爾 843300）

目前，我國高校的二級(jí)學(xué)院辦公室，是高校管理層和各職能部門之間進(jìn)行溝通、傳遞信息的紐帶，是依據(jù)上級(jí)和職能部門的黨政宗旨具體開展工作的行政管理工作。

1 學(xué)院辦公室的職責(zé)

學(xué)院辦公室是學(xué)院行政工作的綜合協(xié)調(diào)管理機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著制定和實(shí)施學(xué)院的管理制度，當(dāng)好學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的好助手，協(xié)調(diào)落實(shí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)布置的各項(xiàng)工作，溝通學(xué)院上下，負(fù)責(zé)學(xué)院與學(xué)院之間、學(xué)院與部門之間及學(xué)院與外界之間的聯(lián)系，服務(wù)于教學(xué)、科研的第一線，保障學(xué)院各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行。

雖說，每個(gè)高校的二級(jí)學(xué)院辦公室工作內(nèi)容略有不同，但大致上以下幾點(diǎn)是共通的：1）負(fù)責(zé)組織起草學(xué)院綜合性工作報(bào)告、總結(jié)、計(jì)劃和決議等文稿，擬定學(xué)院規(guī)章制度，以學(xué)院的名義發(fā)布通知、決定等公文。2）組織、安排、協(xié)調(diào)學(xué)院綜合性工作及全院性重大活動(dòng)，安排各類院級(jí)或承辦校級(jí)會(huì)議，確定議程，做好記錄并督促檢查會(huì)議決議的貫徹執(zhí)行情況。3）協(xié)調(diào)安排學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的重要工作日程并協(xié)助處理學(xué)院日常工作。4）辦公用品的采購、分配等管理工作。5）綜合檔案的收發(fā)、登記、批閱、傳閱、歸檔的管理工作。6）學(xué)院對外宣傳，網(wǎng)站管理。7）負(fù)責(zé)學(xué)院外事、對外聯(lián)絡(luò)及接待工作。8）學(xué)院黨政公章及學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)印章的使用和管理。9）學(xué)院日常的綜合治理和精神文明建設(shè)。10）學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

2 行政管理人員的基本要求

很多人認(rèn)為，高校行政管理人員是一份輕松地、沒有技術(shù)含量的工作，每天無非是做一些繁雜的事物，專業(yè)技能要求不高，隨便抓個(gè)人就可以勝任[1]。確實(shí)高校行政管理工作比較繁瑣，尤其是二級(jí)學(xué)院，每天都承擔(dān)各類的事務(wù)，這些工作不僅來源于學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，而且來源于學(xué)校的其他行政部門，學(xué)院辦公室更需要面對不同的部門，如人事處、計(jì)財(cái)處、對外交流處、宣傳部、保衛(wèi)部等等，每一項(xiàng)工作都要求行政管理人員專業(yè)而且高效的完成，工作復(fù)雜程度可想而知[2]。因此這就要求行政管理人員具備縝密的邏輯思維、組織協(xié)調(diào)能力、靈活多變的辦事能力、良好的溝通和解決問題的能力及快速的學(xué)習(xí)能力，方可勝任工作崗位。

3 行政管理人員的現(xiàn)狀

近年來，隨著社會(huì)的整體進(jìn)步和國家對高等教育重視程度的提高，尤其對高校師資隊(duì)伍的建設(shè)投入了大量資源，而高校行政管理崗位就處在一個(gè)尷尬的位置，發(fā)展相對明顯滯后。

3.1 “邊緣化”

高等教育的空前發(fā)展，使得教師的主體地位得到強(qiáng)化，隨之而來教師的工資、待遇、福利等方面得到了提高，而作為同樣處在高校的行政管理人員來說，增幅卻并不明顯，并不是教育受到重視的主要受惠者，與高校教師相比，收入差距逐漸拉大，自然產(chǎn)生了被“邊緣化”的危機(jī)感[3]。

3.2 壓力、職業(yè)地位

行政管理人員的壓力主要來自于行政工作經(jīng)常處于繁雜的超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，特別是在高學(xué)歷人才云集的高校，行政管理人員的學(xué)歷相對較低，這也成為一種無形的壓力。

職業(yè)地位主要體現(xiàn)在職業(yè)認(rèn)同度、自我成就感和福利待遇方面等方面。如今的高校普遍存在著“重教學(xué)、科研，輕行政”的傾向，學(xué)校的主要領(lǐng)導(dǎo)是“雙肩挑”的角色，這在一定程度上影響和支配著高校工作的決策。行政管理人員與教師相比，無法找到職業(yè)地位和自我成就感，長期以往，心理上產(chǎn)生一種不平衡，產(chǎn)生職業(yè)倦怠情緒。

3.3 管理隊(duì)伍青黃不接

高校自擴(kuò)招以來，為保證高校教育質(zhì)量，將引進(jìn)人才計(jì)劃的重點(diǎn)安排在教師崗，行政管理人員的少之又少，有的高校引進(jìn)行政管理人員也是以編外或合同工的形式，與有編制的教師相比，薪酬、福利。待遇相差甚遠(yuǎn)，使得管理人才望而卻步，逐漸導(dǎo)致行政管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)失衡，處在青黃不接的狀態(tài)。

4 如何實(shí)現(xiàn)學(xué)院辦公室行政管理隊(duì)伍建設(shè)

4.1 按需設(shè)崗，按崗擇人

高校二級(jí)學(xué)院辦公室作為基層管理機(jī)構(gòu)，承擔(dān)的工作復(fù)雜且涉及廣泛，因而在人員配備方面就需要按照“精簡、統(tǒng)一、高效”的原則按需設(shè)崗、按崗擇人，以面向社會(huì)，公開招聘的形式招到所需要的人才。同時(shí)還要不斷的優(yōu)化辦公室行政管理隊(duì)伍的學(xué)歷結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)等等，確保建立一支人際關(guān)系和諧，能力互補(bǔ)、工作熱情飽滿的隊(duì)伍。

4.2 樹立“以人為本”的觀念

樹立“以人為本”的觀念，重要是從思想上重視管理工作，要把管理和教學(xué)、科研放到同樣的層面上來抓，貫徹“人本管理”的思想，引導(dǎo)行政管理人員調(diào)整心態(tài)，明確工作目標(biāo)，認(rèn)識(shí)管理的重要性，樹立濃厚的服務(wù)意識(shí)，尤其是“超前服務(wù)”的觀念[4]，只有這樣的管理隊(duì)伍才能充分發(fā)揮主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

4.3 提高自身素質(zhì)

行政管理人員的能力直接影響行政管理的效果，因此應(yīng)該鼓勵(lì)管理人員參加多種形式的培訓(xùn)，改善知識(shí)結(jié)構(gòu)，全面提高自身的素質(zhì)[5]。此外，管理人員必須具備較強(qiáng)的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)，在實(shí)際工作中，鍛煉工作協(xié)調(diào)能力、溝通能力、應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力，提高管理工作的實(shí)效。

一所好的大學(xué)，離不開教學(xué)、科研工作的支撐，一流的師資隊(duì)伍，也離不開一支好的行政管理隊(duì)伍，因此，我們一定要轉(zhuǎn)變觀念，重視行政管理隊(duì)伍的建設(shè)，尤其是二級(jí)學(xué)院管理隊(duì)伍的建設(shè)，只有基層的隊(duì)伍建設(shè)好，才能建設(shè)一支專業(yè)程度高，服務(wù)理念強(qiáng)的高水平高校行政管理隊(duì)伍。

［1］劉占國.芻議高校行政管理中出現(xiàn)的問題及解決方法[J].教育教學(xué)論壇，2013(3)：16.

［2］李楓，于洪軍，陳建華.現(xiàn)代大學(xué)制度下高校辦公室管理創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2011(5)：37-38.

［3］左敏.論新時(shí)期高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理工作[J].學(xué)理論，2011(13)：23-24.

［4］張舒.新形勢下高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員素質(zhì)探析[J].才智，2010(15)：14-15.

［5］趙曉偉.人本主義視野下的高校行政管理改革初探[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)：自然科學(xué)版，2010(02)：44-45.