付 慶，劉曉臣，王越宇

(黑龍江省引嫩工程管理處，黑龍江 大慶 160000)

華炎協(xié)同管理軟件在引嫩辦公自動化中的應(yīng)用

付 慶，劉曉臣，王越宇

(黑龍江省引嫩工程管理處，黑龍江 大慶 160000)

辦公自動化是20世紀(jì)70年代中期發(fā)達(dá)國家發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。中國則是在80年代起步逐步發(fā)展起來的。文章闡述了辦公自動化及協(xié)同辦公管理的概念。講述了華炎HOTOA協(xié)同平臺在黑龍江省引嫩工程管理處建設(shè)的方案，實(shí)踐證明它是提高辦公自動化水平找到一種行之有效的辦法。

辦公自動化；協(xié)同辦公；管理平臺；流程管理；基本功能

1 辦公自動化的概念

在辦公管理中，工作人員之間最基本的聯(lián)系是溝通、協(xié)調(diào)和控制，即所謂的3C概念。溝通是工作人員之間合作的基礎(chǔ)，無論是日常的事務(wù)處理，還是一個決策過程，往往需要其他部門、其他人的幫助和信息支持，溝通就能夠?qū)崿F(xiàn)工作人員之間的交流，使彼此掌握的信息能夠共享。協(xié)調(diào)則是為了保證各項(xiàng)工作的順利開展和沖突解決，尤其是多個部門、多個工作人員參與和決策的工作，協(xié)調(diào)就猶為重要?？刂苿t體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，是一個決策能夠貫徹落實(shí)的保證[1]。就一般而言，辦公管理離不開文件的制作、修改、傳遞、簽定、保存、銷毀和存檔。

辦公自動化(Office Automation，簡稱OA)是20世紀(jì)70年代中期發(fā)達(dá)國家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。中國的辦公自動化(OA)經(jīng)過從20世紀(jì)80年代末至今20多年的發(fā)展，已從最初提供面向單機(jī)的輔助辦公產(chǎn)品，發(fā)展到今天可提供面向網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的大型協(xié)同工作產(chǎn)品。辦公自動化就是用信息技術(shù)把辦公過程電子化、數(shù)字化，就是要創(chuàng)造一個集成的辦公環(huán)境，使所有的辦公人員都在同一個桌面環(huán)境下一起工作。

2 協(xié)同辦公管理平臺

協(xié)同辦公軟件就是采用Internet/Intranet技術(shù)，使企事業(yè)單位內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。協(xié)同辦公平臺建立以人為本、以流程為導(dǎo)航、以事找人的工作方式，從提高跨部門、跨地域、動態(tài)團(tuán)隊(duì)工作效率的角度，解決組織機(jī)構(gòu)在辦文、辦事、溝通、協(xié)作、共享的。

3 華炎HOTOA協(xié)同管理平臺實(shí)現(xiàn)的功能及流程管理

3.1 協(xié)同管理平臺的基本功能

1)協(xié)同基本功能：公告通知、電子郵件、日程安排、會議管理、通訊錄、內(nèi)部論壇。

2)流程審批：流程分類、流程表單定義、權(quán)限控制、字段定義、自動計(jì)算、樣式自動生成、流程權(quán)限、步驟處理時(shí)間設(shè)置、步驟邏輯屬性設(shè)置、報(bào)表定義、流程代理、流程分發(fā)、流程退回、流程會簽[2]。

3)短信提醒：使用移動通訊業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)流程業(yè)務(wù)短信通知、提醒功能。

4)文檔管理：文件分類、批量上傳、文檔共享、審閱管理、手機(jī)訪問、文檔同步、全文檢索、在線編輯。

3.2 流程管理

針對黑龍江省引嫩工程管理處的實(shí)際情況，制定了以下的流程管理模塊，解決實(shí)際辦公存在效率低下的問題：

1)會議通知:會議通知擬稿、領(lǐng)導(dǎo)審批、值班員處理、分發(fā)各單位、反饋、歸檔。

2)車輛審批: 車輛申請、領(lǐng)導(dǎo)審批、辦公室審批、通知提交者、歸檔.

3)出差申請：出差申請、領(lǐng)導(dǎo)審批、通知提交者、歸檔。

4)合同審批：采購、銷售、合作等合同的審批、選擇合同的類型，合同的金額，簽訂的時(shí)間與客戶等信息，按照合同審批流程自動審批，完成合同的修訂與核準(zhǔn)。

5)報(bào)銷審批：報(bào)銷審批是一個為員工報(bào)銷提供的審批流程，其中包括提交報(bào)銷單、部門領(lǐng)導(dǎo)審核、財(cái)務(wù)部審核、領(lǐng)導(dǎo)審批、通知提交者、歸檔等步驟。

6)辦公用品申購審批：在申購表中，可以選擇所需的物品、輸入采購單的其他信息，完成申購單的填寫，然后用戶按照采購流程的設(shè)置，將采購單提交給相關(guān)的處理人員、角色、部門進(jìn)行處理。

7) 用印申請審批：印章使用的申請、審批，以及使用記錄的查詢。

8)物資采購審批：采購申請、采購審核、領(lǐng)導(dǎo)審批、財(cái)務(wù)部審批、通知提交者、歸檔、統(tǒng)計(jì)查詢。

9)員工薪資調(diào)整審批：薪資調(diào)整申請、部門審核、人事部審核、財(cái)務(wù)部審核、領(lǐng)導(dǎo)審批、歸檔、查詢。

4 硬件及軟件系統(tǒng)的建設(shè)方案

在整個系統(tǒng)的建設(shè)工程中，我處購置了專用服務(wù)器，配置為HP580G5、雙XEON 3.2G，8G內(nèi)存，5塊1TSCSI硬盤做RIAD 5備份。服務(wù)器操作系統(tǒng)使用操作系統(tǒng)為windows2008server ,華炎軟件系統(tǒng)使用數(shù)據(jù)庫SQL server2005。以科室為單位，為每個科室負(fù)責(zé)人、流程管理員、處領(lǐng)導(dǎo)設(shè)置了登陸賬號，實(shí)現(xiàn)流程的建立、管理等功能 。華炎軟件流程布局見圖1。

圖1 華炎軟件的流程布局

整個軟件系統(tǒng)建成后，組織了相關(guān)的使用人員進(jìn)行了詳細(xì)的培訓(xùn)，對流程的建立、修改、刪除等進(jìn)行了模擬練習(xí)；對于整個系統(tǒng)的管理，設(shè)置了一名超級用戶管理員，隨時(shí)監(jiān)督、查看流程執(zhí)行過程中存在的問題。

經(jīng)過近一年的使用，在辦公管理過程中，極大的提高管理效率，實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。

[1]王淑營,趙慧娟,基于Web的動態(tài)信息發(fā)布系統(tǒng)技術(shù)研究[J].現(xiàn)代電子技術(shù),2003(02)：45-46.

[2]殷國富，陳永華.基于Intrnaet的企業(yè)信息化系統(tǒng)技術(shù)與應(yīng)用[J].計(jì)算機(jī)科學(xué)，1999，26(03):59-63.

ApplicationofHuayanCooperativeManagementSoftwareinOfficeAutomationforNeijiangRiverDiversionProjectManagementDepartment

FU Qing；LIU Xiao-chen and WANG Yue-yu

(Heilongjiang Province Neijiang River Diversion Project Management Department,Daqing 160000，China)

Office automation is a comprehensive technology developed in the developed countries in the middle of the twentieth Century 70's. But it developed gradually in the 80's in China. The paper expounds the concept of office automation and cooperative management，introduces the application of Huayan HOTIA cooperative platform in Neijiang River Diversion Project Management. Practice indicates that it is a effective and practical method to enhance the level of office automation.

officer automation；cooperative office work；management platform；process management；basic function

1007-7596(2014)11-0063-02

2014-04-02

付慶(1983-)，女，黑龍江安達(dá)人，工程師；劉曉臣(1973-)，男，黑龍江密山人，高級工程師；王越宇(1986-)，男，黑龍江安達(dá)人，工程師。

TP317.1

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