對事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考

文/增城市城鄉(xiāng)規(guī)劃測繪院 鄒秀瓊

人事檔案管理是事業(yè)單位人事管理中的一個重要工作。人事檔案管理人員的管理能力，不僅關系著人事檔案的質量，而且人事檔案作為領導對單位人才的重要參考資料，對領導的用人決策都會產生重大影響，因此，在現(xiàn)階段，必須對事業(yè)單位的人事檔案管理工作進行研究探討。

一、人事檔案管理工作的意義

單位的人力資源管理直接關系到事業(yè)單位的辦事效率和處事能力，而要掌握事業(yè)單位的人力資源狀況，就必須加強人事檔案的管理工作。因為事業(yè)單位的人事檔案管理能夠直接反映了事業(yè)單位人力資源的現(xiàn)狀，事業(yè)單位的人力資源管理者可以通過對人事檔案的匯總和分析，直接的了解到事業(yè)單位員工的數量、年齡、學歷、工齡、專長等基本情況。事業(yè)單位管理者可以通過將人事檔案的動態(tài)變化與事業(yè)單位的發(fā)展狀況結合一起進行分析，從而很直觀的判斷出哪些員工對單位的發(fā)展起到了積極性的作用，哪些員工還需要加強和改進；人事檔案還可為單位的人力資源開發(fā)提供依據，事業(yè)單位在發(fā)展過程中，必然需要充足的專業(yè)技術人員來作為保障，依靠大規(guī)模的引進人才不但耗時，還會消耗大量的財力。所以說，事業(yè)單位認真做好人事檔案材料的收集、鑒別、整理和保管工作，能夠為現(xiàn)代事業(yè)單位的人力資源管理和利用提供良好的條件，也能夠為單位的人事數據和信息管理提供依據，進而為人力資源規(guī)范化管理提供基礎保障。

二、當前人事檔案管理人員在人事檔案管理工作中存在的問題

（一）思想道德素質落后

據了解，人事檔案管理人員除了具備一般工作人員的基本條件外，應有的特殊知識修養(yǎng)、技能修養(yǎng)等方面的要求并不高。由于這種意識的存在，使他們的思想道德素質嚴重的跟不上工作發(fā)展的需要。這是因為，知識修養(yǎng)、技能修養(yǎng)好不好，關系到人事檔案管理稱職不稱職的問題?，F(xiàn)在事業(yè)單位的人事檔案管理人員在這些方面都做得不夠好，在一定程度上束縛了其工作能力的進一步提高，使人事檔案管理人員不能從正確的角度來看待問題，從而對工作造成許多不利影響。

（二）人事檔案管理不夠規(guī)范

事業(yè)單位的人事檔案管理工作，主要是工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內容的文件材料的工作。但是，由于相近的公文重復與立卷組合比較雜亂，這給人事檔案管理工作帶來了巨大的麻煩，使工作既沒有秩序，管理又不夠規(guī)范，而且也不達標。此外，一些事業(yè)單位的人事檔案數字化程度不高。比如，很多單位只是將個人基本情況、及本單位制作的材料輸入計算機，對單位以外收集來的材料，如：個人材料復印件等，由于輸入工作量較大，通常不被錄入計算機；另一種情況，由于紙質檔案容積有限，按《干部人事檔案材料收集歸檔》規(guī)定，評定專業(yè)技術職務（職稱）時干部本人寫的論文、技術報告、技術設計圖紙、畢業(yè)設計、答辯記錄、入學通知書、創(chuàng)造發(fā)明說明書、科研成果文件材料、著作、譯著和獲獎論文等內容均不歸入本人檔案?？偠灾岣呤聵I(yè)單位的人事檔案管理質量，就必須人事檔案管理工作規(guī)范化。

三、完善事業(yè)單位人事檔案管理工作的建議

（一）提高人事檔案管理人員的思想道德素質

作為一名合格的人事檔案管理人員，應該具備知識修養(yǎng)、技能修養(yǎng)、品德修養(yǎng)、作風修養(yǎng)等方面的素質。人事檔案管理人員應該要自覺加強這幾個方面的修養(yǎng)，努力把自己造就成為德才兼?zhèn)洹⒓群细裼址Q職的工作人員。

在此方面，可以制定合適的激勵措施，訓練事業(yè)單位的操作能力、管理能力、學習能力，培養(yǎng)愛崗敬業(yè)、求真務實、甘于奉獻的精神，營造良性競爭氛圍、健全考核評估制度、加強培訓學習等等措施都有助于管理水平的提高。但我認為，要提高人事檔案管理水平，關鍵在于發(fā)揮管理人員的主觀能動性，而發(fā)揮主觀能動性的動力是建立一種激勵機制，使管理人員對人事檔案管理工作始終充滿激情，產生無窮的使命感、責任感、歸屬感、認同感和成就感。

（二）提高人事管理人員的素質

對在崗的專業(yè)人員應定期地進行教育培訓，使他們在品德、業(yè)務、技能等方面有不斷提高，以適應新形勢的要求；由于人事檔案管理工作頭緒多，事務雜，從資料搜集、資料整理，資料鑒別等到資料的登記立卷等等，幾乎包羅萬象。人事檔案管理人員在工作中會接觸到經濟、法律等各方面的知識。人事檔案管理工作廣泛性的特點凸現(xiàn)，這就需要人事檔案管理人員對自身的知識結構進行不斷優(yōu)化，具備廣博的知識，以應付日新月異的發(fā)展形勢。最后，在所屬管理部門的指導下，對人事檔案管理進行定期考核，合格者應享受規(guī)定的工資津貼，鼓勵他們做好本職工作。

四、結論

綜上所述，人事檔案管理工作對事業(yè)單位是很重要的。作好人事檔案工作，既可以保證檔案在人事工作中的作用，又可以為事業(yè)單位的重要決策提供資料參考。因此，要提高事業(yè)單位的人事檔案的質量，就必須提高人事檔案管理人員的自身修養(yǎng)，并且提高人事檔案管理人員的思想道德素質。

[1]劉婧.淺談人事檔案管理模式存在的問題和對策[J].石河子科技,2011(05).

[2]沈璐.事業(yè)單位人事檔案管理的改革與實踐[J].經營管理者,2011(23).