藝術(shù)檔案數(shù)字化電子管理

文/湖南省湘劇院 黎理

一、數(shù)字電子化處理的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)

（一）平面圖形數(shù)字化

筆者用科技手段，通過掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等硬件設(shè)備，將數(shù)據(jù)信號(hào)輸入，再通過photoshop等圖像處理軟件進(jìn)行校色、去斑、修補(bǔ)殘缺等步驟，將老照片恢復(fù)至接近其原貌，挽救了許多寶貴的照片，同時(shí)解決了無底片和照片圖像質(zhì)量差兩大問題。

（二）視頻圖像數(shù)字電子化

筆者利用專業(yè)視頻采集卡錄入，通過計(jì)算機(jī)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換成電子數(shù)字信號(hào)，并用premiere等軟件，對(duì)損壞的視頻片段進(jìn)行數(shù)據(jù)修補(bǔ)，再經(jīng)過后期編輯合成，刻錄成CD/VCD/DVD等格式光盤，即可恢復(fù)其原有數(shù)據(jù)的利用價(jià)值，并按檔案管理要求的格式將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到可長(zhǎng)期保存的脫機(jī)載體上，解決了音像帶難以保存、壽命較短的問題。

（三）文檔檔案數(shù)字化

在文檔保護(hù)方面，數(shù)字化檔案也有很大優(yōu)越性。母本文件每復(fù)制一次，都會(huì)因空氣氧化、光敏等因素，致使檔案質(zhì)量下降，原件受到損耗，對(duì)于珍貴歷史檔案文獻(xiàn)無疑更是致命的傷害。使用掃描儀將母本一次性錄入電腦，儲(chǔ)存其數(shù)據(jù)資料，需要時(shí)，只需用打印機(jī)輸出或直接用計(jì)算機(jī)等電子顯示屏讀出即可，無須再動(dòng)用母本原件，使原件受到保護(hù)。

（四）信息傳遞數(shù)字化

檔案數(shù)字化處理為信息網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建、信息的共享提供了快捷的平臺(tái)，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接等等。

二、數(shù)字化電子檔案的利用

（一）戲劇的傳承

傳統(tǒng)戲劇的傳承，主要靠老師手把手的傳、幫、帶。近年來，劇院名老藝人相繼辭世，健在的也因年邁不能登臺(tái)，青年演員善不成熟，劇院藝術(shù)生產(chǎn)受到了威脅。在這青黃不接之際，檔案室通過大力搶救模擬相帶，利用數(shù)字化處理后的視頻光盤資料，青年學(xué)員就可從計(jì)算機(jī)、電視機(jī)等顯示屏上直接觀摩學(xué)習(xí)，隨時(shí)隨地從音頻移動(dòng)播放器中琢磨體會(huì)前輩的唱腔韻味。

（二）劇目的復(fù)排

劇院一些經(jīng)典大劇目，往常由于角色人員多，場(chǎng)面調(diào)度大，復(fù)排工作是個(gè)難題?，F(xiàn)在利用檔案室制作保存的數(shù)據(jù)光盤，從演員到樂隊(duì)，從前臺(tái)到幕后，燈、服、道、效全套資料一應(yīng)俱全，一目了然，劇組只要按部就“搬”，就可在最短時(shí)間內(nèi)，恢復(fù)排練直至演出，既省時(shí)省力，又節(jié)約不少排練經(jīng)費(fèi)。

（三）對(duì)外交流發(fā)展

藝術(shù)檔案的數(shù)字化使得無論是對(duì)外媒體宣傳資料的提供，還是向上級(jí)單位日常工作的匯報(bào)、藝術(shù)材料的申報(bào)、以及兄弟單位間的藝術(shù)交流等都變得方便、經(jīng)濟(jì)、快捷，節(jié)省了時(shí)間、人力、和財(cái)力等社會(huì)資源，又提高了效率，擴(kuò)大了劇院的對(duì)外影響，大大創(chuàng)造了社會(huì)效益。

三、數(shù)字化電子檔案管理

（一）整理歸檔要求

1.應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長(zhǎng)期保存的脫機(jī)載體上。

2.歸檔的電子文件要編制簡(jiǎn)要檢索工具，其基本著錄項(xiàng)目為：序號(hào)、題名、責(zé)任者、文號(hào)、每份文件機(jī)讀時(shí)間及位置、密級(jí)、保管期限、硬件和軟件環(huán)境等著錄內(nèi)容，歸檔數(shù)字電子文件的著錄應(yīng)符合國(guó)家檔案著錄規(guī)則基本要求。

3.用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性；用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集；用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件，應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件；用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。

4.歸檔時(shí)間邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)定期完成。在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過程完成物理歸檔。

2018年彩電行業(yè)的經(jīng)歷可謂一波三折，既有彩電面板價(jià)格回升的利好，也有宏觀政策調(diào)控、企業(yè)轉(zhuǎn)型帶來的陣痛。

（二）與紙質(zhì)檔案的并存

1.保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，要與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

2.歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。

3.具有保存價(jià)值的電子文件，必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。

4.在“無紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。

（三）數(shù)字化電子檔案的安全問題

數(shù)字電子檔案的安全包含以下兩點(diǎn)：

1.檔案實(shí)體的安全。

（1）歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。

（2）環(huán)境溫度選定范圍:14℃—24℃；相對(duì)濕度選定范圍：45%—60%存放時(shí)；遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)；與有害氣體隔離并定期檢查。

（3）隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新、發(fā)展，對(duì)庫(kù)存電子檔案進(jìn)行同步更新復(fù)制、或補(bǔ)救新版本，舊版載體仍需保存兩年。

（4）及時(shí)制作數(shù)字電子文件備份，利用時(shí)使用拷貝件;電子檔案的封存載體不得外借。

2.檔案機(jī)密的安全。

（1）利用者對(duì)數(shù)字化電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi),利用時(shí)要遵守保密規(guī)定。

（2）具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)與聯(lián)網(wǎng)時(shí)必須符合國(guó)家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。

（3）電子檔案的銷毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實(shí)施。非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時(shí)，如存儲(chǔ)在不可擦除載體上，須連同存儲(chǔ)載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。

總之，在當(dāng)今數(shù)字化時(shí)代，檔案數(shù)字電子化，特別是藝術(shù)團(tuán)體中藝術(shù)檔案數(shù)字化是大勢(shì)所趨，抓住時(shí)機(jī)，迎接挑戰(zhàn)，做好藝術(shù)檔案的各項(xiàng)管理工作，努力踐行“三個(gè)代表”重要思想，為實(shí)現(xiàn)“中國(guó)夢(mèng)”而與時(shí)俱進(jìn)，是一個(gè)藝術(shù)檔案工作者義不容辭的責(zé)任。