供電企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的探討

文/廣東電網(wǎng)公司珠海供電局 陳利民

一、供電企業(yè)檔案管理數(shù)字化存在的問(wèn)題

（一）信息孤島的存在，造成歸檔渠道不暢

檔案管理軟件的選擇直接影響著檔案管理數(shù)字化的實(shí)際效果。由于大多數(shù)企業(yè)沒(méi)有建立同一平臺(tái)上的企業(yè)級(jí)信息化管理系統(tǒng)，各個(gè)職能部門(mén)的管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不在同一平臺(tái)上，給不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交換帶來(lái)困難，在企業(yè)內(nèi)部存在著大量的信息孤島，致使各業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案資料不能實(shí)時(shí)傳遞到檔案管理系統(tǒng)，歸檔渠道嚴(yán)重阻滯。這種狀況，不但影響著檔案管理工作的效率，更為重要的是，會(huì)造成部分檔案資料的遺漏和丟失，嚴(yán)重地影響了歸檔的及時(shí)性和檔案資料的完整性，給企業(yè)造成不必要的損失。

（二）缺乏針對(duì)性的管理措施，檔案存儲(chǔ)存在安全隱患

數(shù)字化檔案有著有別于紙質(zhì)檔案的顯著特點(diǎn)，易更改、易擴(kuò)散、易損壞等特點(diǎn)，使得其安全性挑戰(zhàn)著傳統(tǒng)的檔案管理模式。易更改，主要表現(xiàn)為數(shù)字檔案具有信息與載體的可分離性，存儲(chǔ)介質(zhì)的可擦寫(xiě)性，在編輯過(guò)程中可以不留痕跡地被修改。這一特性，使得數(shù)字化檔案的原始性、真實(shí)性和憑據(jù)性受到質(zhì)疑。易擴(kuò)散，主要表現(xiàn)為一份電子文檔可以不受時(shí)空限制，同時(shí)發(fā)給多個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端。這一特性使得數(shù)字檔案更容易丟失或外泄；易損壞，主要表現(xiàn)為數(shù)字檔案對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境如溫濕度、防磁性等都有著更高的要求，其存儲(chǔ)介質(zhì)也易于受到黑客攻擊、病毒入侵、系統(tǒng)故障、操作失誤等因素的影響而遭到損壞。顯而易見(jiàn)，數(shù)字檔案的這些特點(diǎn)，給數(shù)字檔案的安全存儲(chǔ)和長(zhǎng)期保存帶來(lái)了很大威脅。

（三）數(shù)字檔案的利用率不高，沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值

檔案的價(jià)值在于利用。由于種種原因，企業(yè)的數(shù)字檔案利用率并不理想，手工操作在檔案利用中仍占有較大的比重。其原因，一是囿于傳統(tǒng)觀念和工作習(xí)慣，人們更傾向于通過(guò)手工方式來(lái)檢索、借閱傳統(tǒng)的、有限的紙質(zhì)檔案，而忽視了更為豐富的數(shù)字檔案，數(shù)字檔案只為少部分人所接受；二是數(shù)字檔案在檢索方法、借閱管理等方面不夠科學(xué)，往往比傳統(tǒng)方式更為繁瑣，使不少人更愿意使用傳統(tǒng)方式和紙質(zhì)檔案；三是數(shù)字檔案使用方法的普及程度不高，不少員工不了解其借閱流程，也有些崗位人員缺乏數(shù)字檔案借閱條件，只能使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。凡此種種，造成數(shù)字檔案的利用率不高，投入與產(chǎn)出的矛盾，使檔案管理的數(shù)字化陷入惡性循環(huán)。

二、供電企業(yè)提高檔案管理數(shù)字化水平的途徑

（一）選擇先進(jìn)的信息化管理軟件，形成辦公業(yè)務(wù)一體化的管理體系，是提高檔案數(shù)字化水平的首要條件

大多數(shù)供電企業(yè)的信息化都是隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的需要逐步建設(shè)起來(lái)的，不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域使用著不同類型的管理系統(tǒng)，在同一個(gè)企業(yè)同時(shí)應(yīng)用著不同廠商、不同平臺(tái)、不同架構(gòu)的多個(gè)信息化管理系統(tǒng)的現(xiàn)象十分普遍。由于不同廠商、不同產(chǎn)品在設(shè)計(jì)思想、功能取舍、開(kāi)發(fā)環(huán)境以及對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)的理解等方面存在差異,這些各自獨(dú)立的系統(tǒng)缺乏有效的信息交流與溝通,導(dǎo)致企業(yè)的信息化成為多個(gè)信息孤島的簡(jiǎn)單組合。由于檔案管理軟件與企業(yè)其他業(yè)務(wù)管理軟件互不兼容，業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案資料不能及時(shí)地傳遞到檔案管理系統(tǒng)，給數(shù)字檔案的收集、整理和利用帶來(lái)諸多問(wèn)題。因此，如何選擇管理軟件、選用什么樣的管理軟件成為關(guān)乎檔案管理數(shù)字化水平，甚至關(guān)乎整個(gè)企業(yè)管理水平的一個(gè)十分重要的問(wèn)題。

企業(yè)級(jí)的信息化管理軟件在同一平臺(tái)上構(gòu)建了包括檔案管理在內(nèi)的整個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)管理體系，檔案管理業(yè)務(wù)成為整個(gè)企業(yè)業(yè)務(wù)體系的一個(gè)組成部分，檔案管理與企業(yè)其他業(yè)務(wù)管理在同一平臺(tái)上互通互融，無(wú)縫銜接，業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案資料能夠?qū)崟r(shí)傳遞到檔案管理系統(tǒng)。檔案的收集、檢索、借閱、歸還等業(yè)務(wù)，通過(guò)自主設(shè)定的管理權(quán)限和業(yè)務(wù)流程來(lái)實(shí)現(xiàn)，減少了主觀因素對(duì)檔案管理的影響，實(shí)現(xiàn)了檔案管理整個(gè)過(guò)程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化。

（二）在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，從企業(yè)主營(yíng)業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化入手，逐步實(shí)現(xiàn)全部檔案資料的數(shù)字化

檔案管理的數(shù)字化并不僅僅是將已有檔案資料掃描到計(jì)算機(jī)這樣一個(gè)簡(jiǎn)單的過(guò)程，而是與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)緊密結(jié)合的一個(gè)動(dòng)態(tài)實(shí)現(xiàn)的復(fù)雜的系統(tǒng)工程。因此，檔案管理的數(shù)字化不可能一蹴而就，對(duì)于初次進(jìn)行檔案管理信息化的企業(yè)來(lái)講更是如此。在企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)上，必須從企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的特點(diǎn)和需要出發(fā)，循序漸進(jìn)地進(jìn)行。出于檔案管理為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)的宗旨，并根據(jù)我們?cè)跈n案管理數(shù)字化過(guò)程中的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，我們認(rèn)為，在檔案數(shù)字化建設(shè)中，從主營(yíng)業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化入手，逐步實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)檔案資料的數(shù)字化，是一條科學(xué)、合理、可靠的途徑。

供電企業(yè)在生產(chǎn)技術(shù)領(lǐng)域基本實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，如電網(wǎng)監(jiān)控?cái)?shù)字化、業(yè)務(wù)處理信息化、運(yùn)營(yíng)管理集成化等等，檔案管理的數(shù)字化要結(jié)合業(yè)務(wù)領(lǐng)域的數(shù)字化進(jìn)程，通過(guò)深入細(xì)致調(diào)查研究，根據(jù)檔案管理的法律、法規(guī)和相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，將檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的一體化。在此過(guò)程中，應(yīng)重點(diǎn)明確歸檔標(biāo)準(zhǔn)和歸檔流程，從而保證歸檔資料的完整性和保密性。

（三）改進(jìn)數(shù)字檔案管理方法，主動(dòng)服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)

實(shí)現(xiàn)了檔案資料的數(shù)字化，只是完成了檔案數(shù)字化管理的第一步，提高數(shù)字檔案的利用率，才能真正發(fā)揮數(shù)字檔案的潛在價(jià)值。

首先，要加強(qiáng)檔案資料的編研，提高數(shù)字檔案質(zhì)量。檔案編研是提高檔案利用效果的重要途徑。由于編研資料主題明確、數(shù)據(jù)集中，概括性強(qiáng)，能夠減少檔案利用者的查閱時(shí)間，深受檔案利用者的歡迎。

其次，要通過(guò)豐富多彩的形式，展示數(shù)字檔案管理成果，增強(qiáng)各部門(mén)利用數(shù)字檔案來(lái)解決工作問(wèn)題的意識(shí)。比如，可以通過(guò)舉辦檔案管理成果專欄，有計(jì)劃、有步驟地展示數(shù)字檔案管理的最新成果；可以通過(guò)舉辦專題講座，提高業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)數(shù)字檔案的認(rèn)識(shí)，了解數(shù)字檔案利用方法等等。總之，要變被動(dòng)為主動(dòng)，充分發(fā)揮數(shù)字檔案服務(wù)企業(yè)、服務(wù)群眾的職能。

三、供電企業(yè)檔案數(shù)字化管理的安全保障措施

（一）建立健全數(shù)字化檔案的安全管理制度

嚴(yán)密的管理制度是保障數(shù)字檔案安全的重要措施。要通過(guò)建立嚴(yán)密的數(shù)字檔案收集、管理和檢索、查閱制度，確保數(shù)字檔案從管理機(jī)制上得到安全保障；要用嚴(yán)格的管理制度來(lái)約束相關(guān)工作人員，提高其責(zé)任意識(shí)和安全意識(shí)；設(shè)立數(shù)字檔案監(jiān)督崗位，專門(mén)負(fù)責(zé)檔案信息的安全管理；細(xì)化檔案管理規(guī)則，建立重要文件材料的備份檔案；對(duì)于重要檔案信息要實(shí)行加密處理，對(duì)內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)要實(shí)行物理隔離，防止內(nèi)部信息被泄露出去；掌握有效的防攻擊網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，限制局部網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題對(duì)全局網(wǎng)絡(luò)安全造成的影響。

（二）建立有效的系統(tǒng)安全管理機(jī)制

要定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行安全掃描，及時(shí)調(diào)整檔案網(wǎng)絡(luò)安全策略，對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行病毒監(jiān)控和消息監(jiān)聽(tīng)，采取有效措施對(duì)檔案信息、數(shù)據(jù)的來(lái)源設(shè)置跟蹤機(jī)制，保證檔案數(shù)據(jù)、信息的絕對(duì)安全。一旦出現(xiàn)設(shè)備故障，要及時(shí)記錄故障產(chǎn)生的原因，采取有效的急救措施。

（三）建立數(shù)字檔案的備份系統(tǒng)

制訂有效而完善的備份策略，對(duì)重要的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份和管理是維護(hù)數(shù)據(jù)安全、發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)緊急恢復(fù)數(shù)據(jù)的必要手段。備份系統(tǒng)要能夠根據(jù)安全管理需要來(lái)定義需要備份的數(shù)據(jù)和備份條件，按照事先設(shè)定好的數(shù)據(jù)備份任務(wù)，由系統(tǒng)自動(dòng)啟動(dòng)備份任務(wù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)的定期備份，并能夠在需要時(shí)將已備份好的數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)。

四、提高檔案數(shù)字化管理水平的注意事項(xiàng)

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵

企業(yè)的任何一項(xiàng)工作，其實(shí)都是“一把手工程”，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，就很難取得預(yù)期的成效，檔案管理數(shù)字化建設(shè)也不例外。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)數(shù)字檔案管理的重視程度決定著數(shù)字檔案管理水平的高低，如果領(lǐng)導(dǎo)重視，支持檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，就能夠加快檔案數(shù)字化建設(shè)工作的進(jìn)展，各項(xiàng)工作舉措就能夠落到實(shí)處；如果領(lǐng)導(dǎo)不重視，或者只是口頭上重視，在實(shí)際工作中卻把檔案管理數(shù)字化工作放在了可有可無(wú)的位置，就不能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，就不能發(fā)揮檔案數(shù)字化應(yīng)有的作用。其次，檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要一定的資金支持，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是建設(shè)資金能否落實(shí)到位根本保證。在年度預(yù)算中要規(guī)劃出一定數(shù)額的資金，專款專用，以保證檔案管理數(shù)字化建設(shè)的需要。再次，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持還表現(xiàn)在對(duì)檔案管理人員的關(guān)心、幫助和培養(yǎng)上，只有領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，才能提高檔案人員對(duì)檔案管理工作的積極性，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，更好地做好檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作。

（二）隊(duì)伍建設(shè)是做好檔案管理數(shù)字化建設(shè)的保證

檔案管理數(shù)字化建設(shè)離不開(kāi)一支技術(shù)精湛、業(yè)務(wù)熟練的檔案管理隊(duì)伍。首先，要根據(jù)本企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的實(shí)際，在崗位設(shè)置、人員配備上予以傾斜，將真正熱愛(ài)檔案管理工作、有一定技術(shù)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)的人員配置到檔案管理崗位上來(lái)。其次，要通過(guò)崗位培訓(xùn)等途徑，不斷提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，滿足檔案管理數(shù)字化建設(shè)深入發(fā)展的需要。檔案管理人員不但要具備檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)，而且要具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)和相應(yīng)的數(shù)字化管理能力，能夠熟練地運(yùn)用計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的采集。因此，企業(yè)要通過(guò)多種途徑吸引更多的優(yōu)秀人才加入到檔案管理工作中來(lái)，要制定吸引、穩(wěn)定檔案管理人才的措施，建立多層次、多渠道、重實(shí)效的人力資源培養(yǎng)制度和考核、評(píng)估制度，以便留住人才，用好人才。

（三）軟硬件設(shè)施投入是檔案管理數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)條件

檔案管理數(shù)字化建設(shè)離不開(kāi)必要的軟硬件設(shè)施，加強(qiáng)配套設(shè)施建設(shè)，不斷更新和升級(jí)管理軟件，是做好檔案管理數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)條件。由于檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的、不斷發(fā)展的過(guò)程，其軟硬件投入也不可能一次性完成。隨著檔案數(shù)量的增加和檔案利用率的提高，原有的軟硬件設(shè)施可能滿足不了新的業(yè)務(wù)需要，有的設(shè)施就需要更新?lián)Q代，有的設(shè)施就需要增加容量，因此，企業(yè)要從檔案管理的實(shí)際出發(fā)，配置和完善必要的軟硬件設(shè)施，為檔案管理數(shù)字化建設(shè)提供軟硬件設(shè)施保障。

五、結(jié)語(yǔ)

加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，要慎重選擇檔案管理軟件，為提高檔案數(shù)字化水平提供技術(shù)保障；在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，要以主營(yíng)業(yè)務(wù)為中心，循序漸進(jìn)地實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)檔案管理的數(shù)字化；在數(shù)字檔案的利用上，要轉(zhuǎn)變被動(dòng)應(yīng)付觀念，主動(dòng)為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作服務(wù)，不斷提高數(shù)字檔案利用效果。

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