淺談醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中的利用

文/新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團第一師醫(yī)院 陳勍

一、醫(yī)院檔案管理的目的

醫(yī)院建立檔案的根本目的，就是為滿足醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展，提供可利用的綜合信息資源。醫(yī)院的檔案包括黨政文書檔案、人事檔案、專業(yè)技術(shù)檔案、科研檔案、基建設(shè)備檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案等等。醫(yī)院檔案室通過以上存檔的資料用一定的方式與方法，為醫(yī)院決策者提供檔案信息服務(wù)；醫(yī)院決策者利用檔案信息來研究和解決醫(yī)院在發(fā)展過程中產(chǎn)生的的問題。為此，有了利用檔案的需求，才會有檔案工作存在的價值；檔案提供信息資料服務(wù)，是醫(yī)院各項工作須不可缺少的一個重要環(huán)節(jié)。檔案信息的提供是檔案工作的中心，它是推動整個檔案事業(yè)和檔案工作發(fā)展的根本動力。是檔案工作中最有活力的因素，是檢驗檔案工作服務(wù)管理環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)，否則檔案資料只能是一堆廢紙，就失去了它的存在價值。

二、醫(yī)院檔案管理的作用

加強醫(yī)院檔案管理基礎(chǔ)工作，是檔案利用的關(guān)鍵。醫(yī)院檔案資料實行具體、規(guī)范、整體化的收集、整理和保管對醫(yī)院可持續(xù)性發(fā)展工作起到積極的作用，是研究、分析醫(yī)院發(fā)展變化情況及決策未來工作的重要依據(jù)，是為醫(yī)院各項工作提供信息資源支持可靠保證。

三、檔案管理工作的性質(zhì)

（一）檔案管理工作具有責(zé)任性

在檔案管理工作中，要樹立檔案工作無小事的精神，對每一件檔案資料要引起高度的重視，不漏收一份應(yīng)歸檔的材料。自覺的管理好、利用好，維護好各個時期、各個階段、每一份檔案的完整和安全。

（二）檔案管理工作具有敏感性

在收集一個活動事件的檔案資料時，要對整個活動事件進行參與，并對活動中所產(chǎn)生的文件、資料有較強的敏感性，及時收集并甄別其文件、材料的重要性。

（三）檔案管理工作具有完整性

檔案資料收集要完整、齊全，不能缺失，相關(guān)文件資料要保持內(nèi)容上的銜接，形成一個整體，并從中找出規(guī)律性的關(guān)系，歸納、疏理，然后按類進行整理，裝訂成冊，一一歸檔，以便查找。

（四）檔案管理工作具有系統(tǒng)性

要找出醫(yī)院檔案資料管理中的普遍規(guī)律，進行分門別類的，有序的總結(jié)利用。做到由分散到集中，由零散到整體的系統(tǒng)化管理。從檔案資料的統(tǒng)計、整理、檢查、編寫目錄到檢索編號都要系統(tǒng)化。只有化零散為系統(tǒng)，才能為檔案資料的有效利用創(chuàng)造良好的條件。

（五）檔案管理工作要有真實性

收集的資料要進行仔細(xì)的分析，認(rèn)真鑒別，做到去偽存真，避虛就實，不要單純地為積累資料而濫竽充數(shù)。同時，還要考慮資料的利用價值和它的可靠性，經(jīng)得起歷史的檢驗。

四、檔案管理在醫(yī)院管理中的實際運用

以往和現(xiàn)存的檔案資料，不僅是以往工作的總結(jié)，更為今后工作起到了重要的指導(dǎo)作用，可使我們少走彎路，并在此基礎(chǔ)上有所創(chuàng)新和發(fā)展。不要把檔案資料當(dāng)作一種擺設(shè)或單純地為應(yīng)付上級的檢查，要注重它的實用性特點。

（一）為單位大學(xué)生房屋分配提供支持

以人為本是醫(yī)院管理理念的重要內(nèi)容，優(yōu)秀的人才資源是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的動力。醫(yī)院為了留住人才，新蓋了集資房兩幢，院領(lǐng)導(dǎo)本著公開、公平、公正的原則進行住宅分配。檔案管理人員對231名參加房屋分配住戶的工齡、學(xué)歷、職稱等內(nèi)容逐一進行嚴(yán)格的核實，最終房屋分配工作獲得圓滿的解決，檔案資料發(fā)揮了主要的作用。

（二）為醫(yī)院等級評審提供相關(guān)數(shù)據(jù)

在院復(fù)審“二甲”，評審“三甲”期間，為滿足復(fù)審、評審相關(guān)資料的需求，檔案人員翻閱了大量的文書檔案、專業(yè)技術(shù)檔案、人事檔案等。其中，專業(yè)技術(shù)檔案是評審標(biāo)準(zhǔn)條件之一，檔案人員在收集資料時，落實到相關(guān)科室、相關(guān)的專業(yè)，甚至落實到具體的人，為醫(yī)院復(fù)審“二甲”，評審“三甲”提供了可靠的數(shù)據(jù)及資料。

（三）為醫(yī)院發(fā)展提供人才服務(wù)

充分利用人事信息，為醫(yī)院提供人才服務(wù)。檔案人員及時收集職工的工齡、學(xué)歷、職稱、執(zhí)業(yè)證、論文、繼續(xù)教育等方面的信息分析，建立信息庫，提供人事改革政策、工資改革、申報職稱、崗位設(shè)置、職務(wù)聘任等方面的信息，為建設(shè)和諧醫(yī)院提供了堅實的基礎(chǔ)性工作保證。

（四）為醫(yī)院留存歷史

在筆者所工作的醫(yī)院成立60周年之際，需建醫(yī)院歷史畫冊，檔案室為“畫冊”的建立提供了大量的數(shù)據(jù)、文字及照片等資料支持，充實了畫冊內(nèi)容，增加了畫冊的可閱讀性，讓社會能更好地了解醫(yī)院。

五、啟示

（一）提供檔案信息必須具有科學(xué)性

檔案資料的科學(xué)性主要體現(xiàn)在事實。事實是檔案資料的生命，檔案資料要經(jīng)得起歷史的檢驗和推敲，所以在檔案收集、整理、分析過程中一定要有科學(xué)的態(tài)度。

（二）提供檔案信息具有嚴(yán)謹(jǐn)性

檔案資料并不是個案，在一個單位全局性工作中，每項工作互相印證、相互依存，從中總結(jié)出帶有普遍規(guī)律性的經(jīng)驗，來指導(dǎo)今后的工作。為此，在檔案管理的每一個環(huán)節(jié)上都要制定嚴(yán)格的制度。

（三）提供檔案信息含有涉密內(nèi)容要做好保密工作

涉密檔案信息資源的合理利用必須在保密前提下進行，保密檔案需正確的劃定范圍，規(guī)范涉密資料和科學(xué)定密，實現(xiàn)涉密檔案的合理利用，從而實現(xiàn)涉密檔案的價值。

（四）做好信息利用反饋工作

檔案資料在檔案被利用后，檔案管理人員要及時收集反饋信息，掌握利用工作中出現(xiàn)新的問題、新動態(tài)，需要充實完善檔案資料利用價值等信息內(nèi)容，以便更好地改進檔案管理工作，不斷提高檔案信息利用服務(wù)。