文/大慶輸油氣分公司 籍莉

一、正確處理檔案保密與檔案利用的關系，理清檔案保密工作思路

檔案工作中普遍存在“重保管輕利用”的現(xiàn)象，大多數(shù)人認為不用涉密信息是最好的防止泄密的方法。因此大多數(shù)利用者對涉密檔案盡量避而遠之，長此以往大量有查考利用價值的檔案信息被束之高閣，得不到充分的利用，這無疑是對檔案資源的一種浪費。事實上，涉密檔案保密是關鍵，但保密的目的之一是為了更好的利用。因此，檔案管理人員應在理清檔案保密與使用關系的基礎上，改變工作思路，從傳統(tǒng)的保密觀念中解脫出來，為檔案利用者與涉密檔案架起一座橋梁，在嚴格做好保密工作的同時，做到涉密檔案的科學使用，切實履行自己的工作職責。

二、加強電子檔案的科學管理及利用

隨著信息化及計算機技術的普及，檔案的形式已不只是傳統(tǒng)的紙質模式。取而代之的是各種電子表格、電子文檔。因此，對于電子檔案的管理工作也不容忽視。電子計算機的使用給檔案管理帶來便捷的同時也帶來了諸多安全上的隱患。例如，目前對電子檔案的管理沒有做好防消磁、防損壞及備份副本的工作，導致不能正常使用；存有電子檔案的計算機沒有做到內外網分離，導致電子檔案信息在網上泄露等等。因此，加強電子檔案的科學管理，根據(jù)電子檔案的密級進行有效的管理，明確借閱制度、使用權限、知悉范圍，同時對存有涉密檔案信息的計算機，存儲載體與互聯(lián)網進行物理隔離，才能有效的防止電子檔案失泄密事件的發(fā)生，保證電子檔案的安全管理和正常使用。

三、提高涉密檔案管理人員的素質

涉密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。他們對保守國家秘密肩負著比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。涉密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，經手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中的秘密過失泄露。避免在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場合，都應做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家秘密做為自己的神圣職責和應盡的義務。

四、從發(fā)展的角度做好檔案密級的調整工作，把握檔案保密工作的管理方法

首先要做好檔案的保管期限與保密期限的劃分工作。確定保管期限的原則是正確分析和鑒別檔案內容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)本單位工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國家秘密事項在一定時間內，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規(guī)的保護，產生法律效力的時限。《國家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內的以月計。這里所說的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國家機關可以規(guī)定有關保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規(guī)定為“長期”的國家秘密事項，在授權機關作出解密前，其他機關、單位應當對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

此外，檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化的。檔案的密級調整工作由于各個檔案的特殊及所涉及的內容不同，隨著時間的推移和文件情況的貫徹而變化，檔案保管過程中的密級常常會發(fā)生變化，一旦秘密保管期限屆滿，便失去他的保密價值。我們就不能按原有的保密文件進行管理，而應按照公開文件進行管理，因此我們應根據(jù)實際情況從發(fā)展的角度定期調整檔案的保密期限和秘密等級，以方便檔案利用。密級的變化通常有三種基本變化形式：升密、降密和解密。其中升密是極少數(shù)的，也是暫時的；大多數(shù)的，總體趨勢是降密，直至解密。其變化原因有三：一是保密范圍的變化；二是密級文件作用的變化 原來的密級文件指導作用與現(xiàn)在工作不相適應，已失去了指導作用，為此立檔單位廢掉了此類文件，密級自然消除了。三是保密時限的變化。原館室所存檔案涉密文件，只標有密級而沒有保密時限，多數(shù)都是超期服役，例如，50年代的絕密文件大都需要按照《保密法》關于劃定密級和保密期限屆滿自行解密的要求去做，這既反映了歷史上劃密工作的不足，也說明進行檔案解密劃控工作的迫切，因此應依據(jù)檔案涉密內容的變化掌握劃密標準，嚴防密級偏高或偏低，密期偏長或偏短。密級的調整標準主要是解密化控的時間標準、有關涉密內容標準及保密規(guī)范標準等，在調整密級的同時，檔案管理人員要主動接受保密部門對調密工作的監(jiān)督和指導。切實處理好涉密檔案的鑒定，做好密級調整工作，把握調整方法，做到萬無一失。為今后進一步搞好規(guī)范化、標準化和涉密檔案建設奠定基礎。

五、結語

檔案保密工作的任務是艱巨而光榮的，作為一名檔案工作者我們要認清新形勢下的保密形勢，在工作中理清工作思路，不斷積累工作經驗，完善檔案管理工作。