新時期會議全過程管理問題探究

文/中國石油塔里木油田公司 夏志剛

在改變當前“會而不議”和“文山會?！眴栴}上，國有企業(yè)應做出表率。企業(yè)作為市場經濟主體，其行為偏好的內在邏輯應放在“效率”二字。本文這里的“效率”可以界定為：速度和效果。將其具體到會議管理中則可以理解為，會議持續(xù)的時間短，且會議中形成了切實可行的結論。這是否就意味著，關于會議管理的重點應放在會議舉行中呢？筆者認為，這是不妥的。理由在于，從管理學的控制職能出發(fā)須建立起事前、事中、事后三個環(huán)節(jié)的控制機制，對于會議管理同樣如此。因此，探究會議全過程管理問題便成為了本文立論的出發(fā)點。

筆者所在的某石油企業(yè)在會議管理上形成了自己的一套風格，該風格也體現(xiàn)了遵循效率的原則。但在會議管理實踐不斷深入的過程中，也促使筆者在思考兩個問題：即會議管理本身就存在著費用支出，這能否借助什么機制來給予約束；如何確保會議管理與會議決議的執(zhí)行形成同向關聯(lián)性。

一、新時期對會議管理的內在要求分析

結合筆者的工作體會，新時期對會議管理的內在要求可從以下兩個方面來分析。

（一）會議舉辦在量上的要求

我國國家單位在長期形成的“文山會海”現(xiàn)象，不僅極大的影響到公共資源的合理配置，也直接導致了“會而不議”和“會而不決”現(xiàn)狀的發(fā)生。因此，從合理和節(jié)約配置組織資源的角度來看，國企根據(jù)實際情況壓縮會議數(shù)量則成為當前的內在要求。

（二）會議舉辦在質上的要求

在質上的要求必然是追求會議的質量，以及通過解決“會而不議”、“會而不決”等問題，來增強會議召開的實效性。特別對于經濟發(fā)展模式轉型和宏觀經濟形勢仍不甚樂觀的當下，這一內在要求的實現(xiàn)將促使油田企業(yè)能凝聚力量狠抓生產經營質量。

二、分析基礎上的會議管理模式定位

在上述分析基礎上，會議管理模式可定位于以下兩個方面。

（一）控制會議數(shù)量方面的管理模式定位

控制會議數(shù)量構成了事前控制的工作內容，這將直接影響到企業(yè)辦公經費的節(jié)約問題。特別對于大型油田企業(yè)而言，還能為企業(yè)節(jié)約數(shù)量不菲的人員差旅費用。因此，控制會議數(shù)量的管理模式，則可以圍繞著會議召開形式與必要性等環(huán)節(jié)來給予考察。這里需要強調，本文所指的會議屬于傳統(tǒng)形式上的工作會議。

（二）提高會議質量方面的管理模式定位

由于傳統(tǒng)工作會議都具有問題指向，因此在評價會議召開質量時可圍繞著決議與實效間的匹配度來進行考察。當然，這里已經對“會而不議”、“會而不決”問題存而不論了。那么如何來提高這一匹配度呢。筆者認為，這就需要在事中控制和事后控制上下工夫。

三、定位驅動下的會議全過程管理途徑構建

根據(jù)上文所述并在定位驅動下，會議全過程管理途徑可從以下三個方面展開構建。

（一）事前會議管理途徑

從油田企業(yè)的生產經營特征出發(fā)，在控制會議數(shù)量上可以從采取多種會議形式，以及充分利用電子商務平臺來解決點對點聯(lián)系上來做文章。對于前者而言，可以借助電視電話會議來完成總廠與分廠的目標管理工作；對于后者來說，則可以采取電子郵件、數(shù)字辦公平臺來完成部門與部門之間的即時信息溝通。這樣一來，再根據(jù)生產經營需要建立起定期會議制度，從而使參會人員能對會議召開進行充分準備。

（二）事中會議管理途徑

會議的事中管理重點應放在會議時間控制和會議決議的形成上，為此，可以在會議召開伊始就對會議流程和議程公開闡述，并通過書面形式來傳達到各個會議者手中。對于某些議程難以在短時間內進行決策，則可以在遵循“先易后難”的原則，在會議之后再進行點對點的信息溝通。

（三）事后會議管理途徑

事后會議管理的重點在于督促會議決議的執(zhí)行上，這也是國企在會議管理中的短板。對此，應根據(jù)企業(yè)決議執(zhí)行制度和績效管理辦法，對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤督查，并將督查結果納入到對部門負責人的年終績效考核之中。

綜上所述，以上便構成了筆者對文章主題的討論。盡管本文是以筆者所在的某油田企業(yè)為例而闡述的，但文末的結論仍然適用于其它類型國企，以及國家行政事業(yè)單位。

四、小結

本文通過對會議管理內在要求的分析，以及會議管理模式的定位，優(yōu)化會議管理的措施則可以從會議形式創(chuàng)新、會議召開前的流程和議程發(fā)布，以及會話決議執(zhí)行跟蹤督查等三個方面來進行構建。

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