檔案整理過程中原件與復(fù)制件的判定

文/四川國際標(biāo)榜職業(yè)學(xué)院檔案室 張麗；成都體育學(xué)院檔案室 魏麗平

一般情況下，檔案都被要求是原件，這是由檔案的本質(zhì)屬性決定的。檔案的原始記錄性和憑證性決定了它應(yīng)該且必須是原件?！霸菦Q改不動的遺產(chǎn)，因而永鐫一成不變的歷史本色和超越時空的無限魅力”。

歸檔保存原件的作法盡管毫無爭議，但在實(shí)際收集整理檔案過程中，仍有可能遇到以下兩種情況。1.由于各種原因無法判定文件是原件還是復(fù)制件時該怎樣操作；2.如果確定文件是復(fù)制件時能否歸檔。正因?yàn)閷?shí)際工作中遇到了以上情況，才有了以下探討。

一、檔案整理過程中怎樣確定原件

在檔案整理過程中，原件的提法主要是針對紙質(zhì)文件。紙質(zhì)文件必須符合兩個條件才能被確定為原件，一是文件載體本身的原始性，即文件的載體本身是最初記錄文件內(nèi)容的載體，二是文件內(nèi)容的原始性，即文件上的簽字或原始筆記和內(nèi)容都未經(jīng)改動。只有同時滿足載體和內(nèi)容同時是最初的原始記錄，這樣的文件才能被確定為原件。

在法律證據(jù)的采信過程中，原件的提法主要是與復(fù)制件相對應(yīng)。根據(jù)《美國聯(lián)邦證據(jù)規(guī)則（2011）》，復(fù)制件是“以原件的同一版本、從相同的模體、以照相的方式（包括放大和縮?。?、以機(jī)械或電子重錄的方式、以化學(xué)復(fù)制的方式或以其他能精確再制原件的同等技術(shù)方式所制作的對應(yīng)物?！币簿褪钦f，通過手抄、印刷、照相及靜電復(fù)印等方式制造出來的都是復(fù)制件。一般情況下，只有原件才具備檔案的本質(zhì)屬性。根據(jù)法律界“最佳證據(jù)原則”，原件更易被采信。

二、由于各種原因難以判定是原件還是復(fù)制件時該怎樣操作

雖然我們要求歸檔的文件必須是原件，但在檔案整理過程中，仍然會遇到一些難以判定原件復(fù)制件的特殊情況，但這些材料又必須歸檔，這就需要我們做出相應(yīng)處置。

（一）以傳真件或復(fù)印件形式簽訂的合同

在檔案整理過程中，我們會遇到只有一方加蓋鮮章并有原始簽字（假定為我方），而對方的公章和簽字則是通過傳真或復(fù)印的形式體現(xiàn)的合同。這種合同通常稱為以傳真方式簽訂的合同。一般情況下，如果由對方簽字蓋章后傳真或復(fù)印至我方，我方加蓋鮮章后回傳給對方，雙方?jīng)]有加蓋鮮章的第二份相同合同的情況下，在我方檔案整理過程中，一律以我方加蓋的鮮章為準(zhǔn)將其認(rèn)定為原件歸檔。但對方在歸檔該份合同時，則只有雙方均為傳真方式簽字蓋章的傳真件。傳真件是否為原件有以下幾種觀點(diǎn)。

一種觀點(diǎn)認(rèn)為發(fā)出傳真一方放入傳真機(jī)的文件才是傳真的原件，其特點(diǎn)是所蓋印章、文字、圖像為本色，這種觀點(diǎn)顯然是抹殺了傳真的特征。另一種觀點(diǎn)認(rèn)為接收傳真一方的傳真機(jī)直接出來的文件為傳真的原件，其特點(diǎn)是簽字和印章都失去了本色，明顯具有復(fù)印痕跡。這種觀點(diǎn)賦予了傳真的原件以傳真的特性，但在認(rèn)定傳真件是否為接收方傳真機(jī)直接出來的文件卻存在技術(shù)方面的困難，只有相對合理性。但是為了實(shí)際操作的可行性，對方在歸檔整理合同時，建議仍然將接收到的傳真件作為原件歸檔，因?yàn)檫@是雙方產(chǎn)生并由對方保存的唯一一份合同，只是在附注里應(yīng)予以說明該合同是以傳真方式簽訂。

（二）歷史遺留下來的黑白文檔

由于歷史原因，一些遺留下來的規(guī)章制度、規(guī)范等未能及時歸檔整理，但其本身是黑白文檔，也沒有簽字蓋章，無法確定其是原件還是復(fù)制件。遇到這種情況，我們一般只能采取認(rèn)定原件的辦法。只要這些歷史遺留文件符合以下條件，就將其認(rèn)定為原件。一是文件時隔10年或更長時間，二是當(dāng)時文件處理不規(guī)范，三是收集到的此份文件是獨(dú)一無二的。

三、復(fù)制件能否歸檔保存

復(fù)制件能否歸檔不能一概而論。在實(shí)際工作中，隨著復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)的大量使用，以復(fù)印件歸檔的情況并不少見。如果一份文件的內(nèi)容屬于本單位的歸檔內(nèi)容，在沒有另外稿本的情況下，復(fù)印件也可以歸檔。但是實(shí)踐證明，沒有任何處理原始痕跡的復(fù)印文件，在歸檔后總是難以讓檔案利用者對其原始憑證性完全認(rèn)同。這就要求業(yè)務(wù)部門在不得不使用復(fù)印件歸檔的情況下最好做出說明，說明復(fù)印件的來歷和處理情況，減少日后檔案利用的隱患。

還有一種情況，就是采用復(fù)印機(jī)對褪變檔案進(jìn)行復(fù)制后，復(fù)印件是否具有了原件的憑證價(jià)值。根據(jù)檔案管理的一般要求，對褪變檔案進(jìn)行復(fù)制后，一般是要求原件在前，復(fù)印件在后，原件和復(fù)印件同時保存。也就是說，這類復(fù)印件的憑證作用是依賴于原件的，是人為賦予的，轉(zhuǎn)化的途徑是復(fù)印件真實(shí)的反映了原件。在借閱利用的過程中，只有加蓋了檔案部門公章的復(fù)印件才具有憑證效力。四、電子文件原件與復(fù)制件問題

對于電子文件來說，區(qū)分原件與復(fù)制件是沒有實(shí)際價(jià)值并且也無法區(qū)分的。判斷電子文件是否原件不可能根據(jù)其載體是否原始，唯一能保證的應(yīng)該是其信息內(nèi)容的完整性以及可視讀性。我國還沒有成型的電子文件證據(jù)法。在法律界和計(jì)算機(jī)界都討論得熱火朝天的時候，檔案界也應(yīng)該加入進(jìn)來，早日確定電子文件的安全、完整和真實(shí)。

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