論工程檔案安全體系建立的重要性

摘要：本文通過分析目前石油行業(yè)工程檔案安全管理工作中存在的問題，提出信息化時代背景下建立檔案安全體系的重要性及解決措施，進而在一定程度上延長工程檔案的使用壽命，確保工程檔案實體、電子檔案信息的安全性，為檔案管理和服務(wù)工作做出貢獻。

關(guān)鍵詞：檔案管理 數(shù)字化 信息安全

對于檔案管理工作來說，檔案安全是根本，確保檔案實體、檔案信息的安全性是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)[1]。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，工程企業(yè)出現(xiàn)了越來越多的電子檔案，越來越多的紙質(zhì)檔案也逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息存儲于計算機中，一方面，檔案數(shù)字化、信息化是順應(yīng)時代的要求；另一方面，檔案的數(shù)字化、信息化引發(fā)的安全問題日益突出，同時傳統(tǒng)的檔案管理模式自身固有的漏洞和安全隱患，在一定程度上直接威脅到實體檔案的安全?；谶@一嚴峻問題，本文提出建立和完善工程檔案安全體系顯得十分重要。

1 工程檔案安全管理工作中存在的問題

1.1 實體檔案安全管理工作中存在的問題

毋庸諱言，長期以來，由于工程企業(yè)中部分員工檔案安全意識淡薄，歸檔手續(xù)不完備，工作人員對檔案查閱利用監(jiān)管不力，防范措施不到位等多種原因已經(jīng)造成工程聲像檔案收集缺位、藍圖時有丟失、檔案人為損毀等事故，實體檔案安全方面存在的各種隱患不容忽視。

①檔案類型收集重此薄彼，對檔案實體安全構(gòu)成嚴重影響。近年來，在工程企業(yè)中，普遍存在檔案門類歸檔不全，以及厚此薄彼的現(xiàn)象。

一方面，機關(guān)文書檔案、會計檔案，專業(yè)室設(shè)計圖紙（底圖、藍圖）的歸檔工作受到歸檔部門的重視注重，對于聲像檔案、設(shè)備檔案、照片檔案的收集整理歸檔等遭到不同程度的忽視。在多數(shù)情況下，這部分檔案都留在經(jīng)辦人員的手中，隨著經(jīng)辦人員的變動而無人收管，要么不知去向，要么處于零散狀態(tài)，進而在一定程度上造成檔案嚴重流失[2]。

另一方面，檔案內(nèi)容歸檔不完整，缺乏成套性和系統(tǒng)性。

②歸檔手續(xù)不完備，檔案原始追溯性得不到保障。長期以來，由于工程企業(yè)缺乏歸檔范圍確認制和歸檔范圍備案審批制的檔案收集工作運行機制，導(dǎo)致很多歸檔部門歸檔手續(xù)不完備，以參字號圖紙資料歸檔為例，很多時候歸檔人員從現(xiàn)場帶回的檔案資料，拿到檔案室歸檔時，既沒有歸檔移交清單也沒有檔案交接文據(jù)，這種情況在傳統(tǒng)的檔案管理模式中時有出現(xiàn)，導(dǎo)致檔案原始追溯性得不到保障，同時，也給檔案管理人員的工作帶來很大的不便。

③利用機制不健全，實體檔案安全受到嚴重威脅。由于工程企業(yè)中部分員工檔案安全意識不強，加上檔案工作人員有時疏忽大意，監(jiān)管不力，造成檔案信息損毀、丟失事件時有發(fā)生。例如，藍圖被設(shè)計人員帶到現(xiàn)場后，忘記帶回公司，造成遺失；有的檔案借出好幾年都不見歸還，雖然部分企業(yè)檔案管理部門每三個月就會下發(fā)一次催還通知，但經(jīng)常有借閱人常年出差在外，所以催還通知對他們也起不到約束作用，進而在一定程度上使得檔案實體脫離了監(jiān)督與管理，進一步造成檔案在歸還時出現(xiàn)破損，但是，沒有得到及時的修復(fù)。

1.2 電子檔案安全管理工作中存在的問題

電子檔案與紙質(zhì)檔案具有截然不同的性質(zhì)，一方面，電子檔案的信息與載體彼此分離，其內(nèi)容存儲的位置不固定，往往可以從一個載體轉(zhuǎn)移到另一個載體上，但是內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，并且可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，共享能力比較強大，進而增加了安全隱患。另一方面，電子文件從形成到利用，各個環(huán)節(jié)都有發(fā)生信息更改、丟失的可能性，直接威脅著檔案信息的安全。

①電子檔案傳輸過程的信息安全問題。以筆者所在公司為例，目前，電子檔案傳輸?shù)男问街饕袃煞N：

一種是利用磁盤、光盤、磁帶等存儲介質(zhì)進行傳輸，傳輸前電子圖檔管理人員先根據(jù)利用者的需求，將電子檔案復(fù)制到存儲介質(zhì)上，由利用者將其送達到目的地（例如：設(shè)計人員將刻好的光盤送到現(xiàn)場給業(yè)主）。

另一種方式是利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行傳輸（例如，設(shè)計圖紙電子版存檔就是采用局域網(wǎng)傳輸），與紙質(zhì)檔案相比，網(wǎng)絡(luò)傳輸具有一定的優(yōu)越性，地理、人力等因素對于檔案傳輸不再有任何限制，其傳輸速度也令紙質(zhì)檔案難以企及。但問題是，技術(shù)本身就是一把雙刃劍，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案資料時，數(shù)據(jù)信息容易被他人竊取，對于不宜公開的涉密檔案來說，通過網(wǎng)絡(luò)進行傳輸時需要給予高度關(guān)注[3]。

②電子檔案整理、歸檔過程的信息安全問題。從2000年至今的十二年間，筆者所在公司電子圖歸檔一直使用《電子圖檔管理系統(tǒng)》。不可否認，在十年前，這套電子圖檔系統(tǒng)曾經(jīng)為公司檔案信息化建設(shè)進程做出了巨大的貢獻，但是，在圖檔軟件日新月異、更新?lián)Q代迅速的今天，這套系統(tǒng)無疑已經(jīng)不再適用公司檔案信息化發(fā)展的步伐，甚至成了阻礙。

電子文件對設(shè)備及軟件運行環(huán)境有較強的依賴性，加之數(shù)據(jù)類型、文件格式的多樣化，文件很可能在經(jīng)過修改、保存、載體轉(zhuǎn)換等信息處理之后，在歸檔檢查時出現(xiàn)問題。在公司圖檔管理工作中，我們經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)檔案管理部門使用的字型文件與設(shè)計人員所使用的字型文件存在差異，驗收時就會出現(xiàn)圖形顯示正常，文字顯示卻發(fā)生錯位、變形，甚至出現(xiàn)亂碼、空白[4]。

③電子檔案保管和利用過程的信息安全問題。由于檔案經(jīng)費投入有限，部分工程企業(yè)檔案室防磁柜等設(shè)備一直都沒有得到有效的解決。存儲在磁盤、光盤等介質(zhì)上的電子檔案都只是存放在普通的檔案柜中，柜、架及庫房溫濕度均未達到有關(guān)標準的要求，也達不到避光、防塵、防變形的要求。但問題是，電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響，不達標的保管條件，很可能導(dǎo)致存儲介質(zhì)失效。

電子檔案在給我們的工作帶來便利的同時，也存在著一個突出的問題，就是信息的安全性時刻受到威脅。雖然大部分工程企業(yè)檔案機構(gòu)建立了專門的電子檔案管理制度，包括借閱審批制度、多套備份制度等，但電子檔案借閱出去后，缺乏后續(xù)的安全監(jiān)控手段，很可能造成信息泄露，電子信息被復(fù)制和更改現(xiàn)象出現(xiàn)，存在安全隱患。endprint

2 建立檔案安全體系的措施

2.1 加強檔案安全宣傳教育，提高全員檔案安全意識

在檔案管理過程中，通過對檔案安全加大宣傳教育的力度，幫助檔案管理人員樹立檔案安全意識，尤其是檔案安全事關(guān)全局、公司，甚至黨和國家的根本利益。在日常工作中，充分意識到檔案安全是檔案工作的生命線，同時也是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

2.2 積極爭取領(lǐng)導(dǎo)重視支持，建立健全檔案安全制度

在開展檔案工作的過程中，檔案安全是重點，需要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，在企業(yè)安全管理發(fā)展規(guī)劃中，將建設(shè)檔案安全體系工作納入其中，同時明確各部門的職責(zé)，并與問責(zé)制建立聯(lián)系，做到獎懲分明，進而在一定程度上形成上下貫通的檔案安全工作體系[5]。進一步建立和完善，并全面貫徹落實企業(yè)節(jié)假日安全值班、安全消防管理等各項安全制度，形成用制度規(guī)范、按制度辦事、靠制度約束的檔案安全管理機制[6]。

2.3 強化檔案收集整理，加速紙質(zhì)檔案的數(shù)字化進程

收集是檔案工作的第一要務(wù)，要確保檔案的安全完整，就必須做好收集整理工作?！吨袊吞烊粴饧瘓F公司檔案管理手冊》前言規(guī)定“歸檔范圍確認制與備案審批制，既是對實踐經(jīng)驗的總結(jié)，也是收集工作的創(chuàng)新發(fā)展，為文件材料的歸檔齊全提供了制度保證。”這就要求，一方面，各歸檔部門應(yīng)根據(jù)本部門的實際情況，制定出一個按組織機構(gòu)或人員職能分工的、全面而又有明確針對性的歸檔范圍，并切實執(zhí)行這種歸檔范圍，以確保文件資料的齊全完整，整理規(guī)范。另一方面，檔案部門要做到嚴格監(jiān)督和檢查歸檔部門提供的檔案資料是否齊全、完整，要提高檔案材料的收準率和收全率，避免某一門類的檔案材料短缺。

近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進步和檔案信息化建設(shè)進程的不斷深入，以信息化帶動各項業(yè)務(wù)工作，促進管理水平和服務(wù)能力的提升，更好地為工程企業(yè)設(shè)計人員利用檔案提供服務(wù)，已成為檔案部門可持續(xù)發(fā)展的新目標。這就要求我們必須加速紙質(zhì)檔案的數(shù)字化進程，例如：將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案目錄轉(zhuǎn)變?yōu)闄C讀的電子檔案目錄、將紙質(zhì)版的榮譽獲獎證書、審批表、貢獻人員長名單等進行掃描等。

2.4 規(guī)范檔案利用機制，強化檔案安全管理程序

檔案管理工作有其獨特專業(yè)特點和不可替代性，同時它又是一項具管理性、服務(wù)性、政治性、科學(xué)性和文化性為一體的一項重要工作，對檔案資料進行保管和利用，進而在一定程度上確保檔案信息的安全性，對于檔案管理部門來說，這是其最基本的任務(wù)。

對檔案資料利用機制進行規(guī)范，制定并認真落實涵蓋整個利用過程的檔案管理規(guī)定、檔案查/借閱管理制度、檔案室目標責(zé)任制、首問負責(zé)制及保密、庫房管理規(guī)定等一整套管理制度。做好檔案資料的保管、保密工作，對工程檔案進行規(guī)范化管理，明確分工，完善考核標準，切實加強利用過程的檔案安全管理，嚴抓借閱審批制度，離退休、借調(diào)人員離開公司前必須將所借檔案歸還完畢才能辦理相關(guān)手續(xù)。切實加強檔案整理調(diào)閱過程監(jiān)控，認真做好檔案出入庫核查登記工作；配備檔案安全保管庫架，防磁柜等，加強電子檔案和重要珍貴檔案的保管力度。

2.5 加強信息化過程管理，確保檔案信息安全保密

在新的歷史時期，對于工程企業(yè)檔案部門來說，檔案信息化建設(shè)是一項基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，同時也是檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路[7]。因此，對檔案加強信息化管理，這是建設(shè)檔案安全體系的一項重要內(nèi)容。我們要全面貫徹并嚴格執(zhí)行國家檔案局、集團公司有關(guān)“非公開的檔案信息一律不得上外網(wǎng)，認真采用身份認證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施，確保信息化過程中的檔案信息安全保密。

總之，工程檔案安全體系建設(shè)是一項長期而艱巨的任務(wù)，隨著信息化進程的不斷深入，影響檔案安全的因素會越來越復(fù)雜。目前各工程企業(yè)檔案安全管理工作中雖然還存在很多問題，但我們相信，在各級領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，經(jīng)過檔案工作者不懈努力，工程檔案的壽命一定能夠最大限度地延長，進而在一定程度上確保了工程檔案實體與電子檔案信息的安全性，為工程檔案的長期安全保管和快速有效提供利用做出應(yīng)有的貢獻。

參考文獻：

[1]楊冬權(quán).國家檔案局局長楊冬權(quán)在全國檔案安全體系建設(shè)工作會議上的講話.

[2]白擒虎.建立健全檔案安全體系的重要性[A].

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[4]蔣亞玲.工程設(shè)計電子文件的歸檔與管理[Z].河北：中國石油集團工程設(shè)計有限責(zé)任公司華北分公司檔案室，2011.

[5]王潔.檔案安全保護 責(zé)任重于泰山[J].科技風(fēng)，2011（9）：272.

[6]丁海斌.論信息化時代電子文檔的信息安全[J].遼寧大學(xué)學(xué)報，2003（3）.

[7]周玲.試論檔案的現(xiàn)代化管理[J].公共管理，2011（9）：124.

作者簡介：

柳丹（1988-），女，現(xiàn)在中國石油集團工程設(shè)計有限責(zé)任公司華北分公司工作，大學(xué)本科學(xué)歷，助理經(jīng)濟師，研究方向：工程檔案管理。endprint