公共檔案館檔案信息資源開發(fā)策略探析

邱子燁

隨著我國經(jīng)濟和社會的全面發(fā)展，人們公共意識的增強，一時間，公共檔案館受到了普遍關(guān)注和熱議。2009年國家檔案局提出公共檔案館“五位一體”的建設(shè)目標，更成為指引檔案館未來發(fā)展方向的一項宏觀戰(zhàn)略。

一、公共檔案館檔案信息資源的開發(fā)動因

（一）政策因素

公共檔案館的建設(shè)主體是“國家或地方政府”，公共檔案館作為政府職能的延伸或補充，是政府進行社會教育和輿論引導(dǎo)的基地。與企業(yè)檔案館相比，公共檔案館的檔案信息資源開發(fā)在一定程度上受到政府的控制，同時也獲得政府的支持。近年來，由于革命歷史活動中產(chǎn)生的紅色檔案在弘揚民族精神、宣傳愛國主義、促進構(gòu)建社會主義和諧社會方面展現(xiàn)出重要作用，政府充分發(fā)揮紅色檔案在愛國主義教育活動中的動力，指定公共檔案館為各級政府的愛國主義教育基地和中小學生社會實踐活動示范基地，要求各級檔案部門要廣泛開展紅色檔案信息資源開發(fā)?？梢姍n案信息資源開發(fā)離不開國家的重視和政策的支持。

（二）經(jīng)濟因素

在市場經(jīng)濟條件下，各種資源的整合和利用都不可避免的打上經(jīng)濟的烙印。檔案信息資源作為一種資源，對它進行開發(fā)利用也必然要考慮經(jīng)濟因素的影響。

檔案信息資源不能轉(zhuǎn)化為直接促進經(jīng)濟發(fā)展的生產(chǎn)資料和生產(chǎn)力，他們的經(jīng)濟價值更多的是體現(xiàn)在宏觀經(jīng)濟方面，如做經(jīng)濟研究，經(jīng)濟動態(tài)分析等。公共檔案館基于經(jīng)濟因素的檔案信息資源開發(fā)，一方面，充分利用已有的經(jīng)濟基礎(chǔ)最大限度的開發(fā)檔案信息資源，發(fā)揮檔案信息的效用，包括社會文化效益和社會經(jīng)濟效益；另一方面，充分利用現(xiàn)有的檔案信息資源，為當前的經(jīng)濟活動或長遠的經(jīng)濟規(guī)劃創(chuàng)造效益。這兩方面相互促進，互為動力，形成良性循環(huán)。

（三）文化因素

進入21世紀，我國社會經(jīng)濟、政治、科學技術(shù)的發(fā)展與進步給文化繁榮提供了發(fā)展機遇，檔案信息資源開發(fā)不能只停留在認同檔案具有文化價值這一淺層認識，更要突破傳統(tǒng)“重保管，輕利用”的檔案意識和行為，挖掘檔案文化的核心價值，提升檔案文化的影響力?；谖幕蛩氐臋n案資源開發(fā)表現(xiàn)為公共檔案館作為保管檔案的社會文化事業(yè)機構(gòu)，對館藏檔案資源的管理、利用過程也是一種文化過程。任何檔案收集、編研在內(nèi)容上都帶有特定的文化價值趨向，都體現(xiàn)了特定群體的文化精神訴求，如民生檔案、家庭檔案就是基于社會公眾和檔案部門對民生文化的關(guān)注和認同而進行有針對性的收集、編研。

（四）科技因素

信息技術(shù)、計算機技術(shù)和通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益普及和各種電子文件大量涌現(xiàn)，促使檔案信息的開發(fā)利用發(fā)生根本性的變革?？萍嫉倪M步，尤其是現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，為檔案信息資源的深層次開發(fā)利用創(chuàng)造了條件。傳統(tǒng)的檔案利用模式已向多載體、全方位、深層次地開發(fā)檔案信息資源方向發(fā)展，檔案信息資源將通過互聯(lián)網(wǎng)、廣播、電視、平面媒體等越來越豐富的形式為人們所利用。公共檔案館應(yīng)以檔案信息資源開發(fā)為契機，通過運用現(xiàn)代化的管理技術(shù)，提升館藏檔案資源的信息化水平，促進檔案館服務(wù)的科技化水平，從而推動公共檔案館從傳統(tǒng)向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。

二、公共檔案館檔案信息資源的開發(fā)策略

公共檔案館的概念自提出以來，就明確了以公共利益為首位，以服務(wù)用戶為核心，以館藏資源的開放和共享為責任。因此檔案信息資源的開發(fā)也必須面向社會公眾，提升檔案的利用效率，擴大檔案的社會影響范圍，用“以人為本”作為判斷標準，審視檔案工作的重點和成效，審視檔案館基礎(chǔ)設(shè)施和信息資源開發(fā)能力建設(shè)。

（一）完善經(jīng)費機制，保障開發(fā)力度

公共檔案館的服務(wù)性和社會公益性決定了國家是檔案事業(yè)的投資主體，發(fā)展檔案事業(yè)是國家和政府職責所在。近年來，隨著我國經(jīng)濟發(fā)展水平的整體提升，中央和地方政府也有能力增加對公共檔案館建設(shè)的財政投入，充分支持檔案館走上轉(zhuǎn)型發(fā)展之路。但這些政策在落實方面還存在欠缺，究其原因是沒有建立起穩(wěn)定可持續(xù)的公共檔案館經(jīng)費保障機制。對于某些專門項目的建設(shè)，如館舍修建、數(shù)字檔案館建設(shè)、檔案管理的大型設(shè)備采購等，政府可以考慮通過立法保證?？顚Ｓ茫⑴蓪Ｈ吮O(jiān)督；此外，政府還可以賦予公共檔案館一些特權(quán)，以便接受社會捐助資金或開展合理收費的信息服務(wù)項目，如成立檔案信用基金會，為開發(fā)檔案信息資源拓寬籌資渠道。

（二）依托檔案特點，提升文化價值

公共檔案館作為集中保存管理檔案的社會文化事業(yè)機構(gòu)，保存了社會文化建設(shè)活動所產(chǎn)生的各種真實的原始記錄。在社會主義文化建設(shè)中，公共檔案館應(yīng)抓住歷史機遇，發(fā)揮檔案文化特質(zhì)，充分利用和開發(fā)檔案信息資源。

1.依托檔案真實性、原始性的特點

檔案是對已經(jīng)存在的客觀發(fā)生的事實的原始記錄，它覆蓋了社會歷史的方方面面，具有獨特的歷史研究價值。這種最原始的、第一手的文化資源，是檔案文化產(chǎn)品開發(fā)、發(fā)展和繁榮的基礎(chǔ)。正是由于檔案承載的客體文化具有原始性、真實性，利用其所形成的文化產(chǎn)品便具有深刻的歷史性、教育性，它更容易得到人們的信任，更具權(quán)威性，在社會上能產(chǎn)生廣泛的影響。檔案文化產(chǎn)品的打造要在價值取舍上尊重歷史、尊重事實，在形式上強調(diào)厚重、歷史感，注重提升檔案文化產(chǎn)品的歷史底蘊和文化內(nèi)涵。

2.依托檔案文化性、特色性的特點

公共檔案館應(yīng)該充分挖掘館藏資源，以鮮明、有力的表現(xiàn)方法將館藏特色展現(xiàn)給公眾。一方面，開展專題性和特色性編研，充分挖掘檔案的內(nèi)容和載體所具有的“民族文化價值、文化教育價值、文化鑒賞價值”，發(fā)揮館藏檔案資源的地方特色、時代特色、人文特色，編研成果體現(xiàn)“他無我有，他有我優(yōu)”的獨特性，以滿足不同用戶不同層次的文化需求。另一方面，從檔案館的外觀形象設(shè)計入手，改變檔案館在公眾心目中的傳統(tǒng)形象。例如，上海檔案館的外灘新館，座落于外灘風景區(qū)內(nèi)，面向黃浦江，是“萬國建筑群”中一處亮麗的地標性建筑，完全顛覆了人們對檔案館隱蔽、神秘的印象。因此，檔案部門應(yīng)該充分挖掘公共檔案館內(nèi)在外在文化底蘊，使之成為處處體現(xiàn)檔案館人文氣息的公眾文化休閑場所。endprint

（三）開發(fā)民生資源，利用面向社會

公共檔案館要重視檔案的實用價值，就應(yīng)當有針對性的收集反映社會發(fā)展、普通百姓生活的檔案，在館藏資源的整合利用方面注重與社會民眾的檔案信息需求相契合。

1.注重民生檔案的收集

隨著我國檔案事業(yè)社會化趨勢的加強，一些非計劃體制和非傳統(tǒng)管理體制內(nèi)的組織、單位和個人也開始形成檔案，即檔案學界所說的“體制外”檔案，這部分檔案突破了傳統(tǒng)檔案資源體系的范圍，但同樣具有原始記錄性，記錄了人們?yōu)樯鐣?jīng)濟建設(shè)、精神文明建設(shè)所作的貢獻，因此具有保存價值。在黨的十七大召開之后，以科學發(fā)展為指導(dǎo)，“以人為本”為核心，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和服務(wù)人民群眾的檔案利用體系，成為引領(lǐng)檔案館事業(yè)發(fā)展的航向標。為確保民生檔案齊全完整，便于社會各方面利用，公共檔案館必須跟上時代的潮流，收集符合民生需求的檔案資源，進一步挖掘檔案知識內(nèi)涵，豐富檔案內(nèi)容，為實現(xiàn)檔案信息資源的共建共享打下基礎(chǔ)。

2.注重民生檔案的利用

民生檔案是對人們生活真實生動的記錄，蘊藏著豐富的集體記憶、文化記憶。公共檔案館還應(yīng)當加強對民生檔案的利用，向公眾提供深層次的檔案文化產(chǎn)品，充分發(fā)揮民生檔案的社會功能和文化價值。在選材上要貼近公眾，緊扣社會民生的需求，為民生檔案資源的優(yōu)化整合、開發(fā)利用打下良好基礎(chǔ)。在細節(jié)處，抓住最生動、最深刻的民生記憶，反映最真實的百姓生活。

（四）加強信息共享，拓寬服務(wù)渠道

公共檔案館作為提供檔案信息服務(wù)的機構(gòu)，以用戶為中心的理念，以用戶需求為檔案信息資源開發(fā)的出發(fā)點，以滿足用戶的需求作為服務(wù)的目標。

1.實現(xiàn)數(shù)字升級，促進信息共享

公共檔案館的檔案信息資源開發(fā)應(yīng)借“數(shù)字升級”為契機，開發(fā)檔案信息資源管理系統(tǒng)、多媒體檔案管理系統(tǒng)、電子閱覽室系統(tǒng)等館藏檔案數(shù)字化項目，爭取在計劃時間內(nèi)完成縣以上各級國家檔案館的館藏檔案全部數(shù)字化，實現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化利用、館藏開放檔案的互聯(lián)網(wǎng)利用以及館藏電子檔案的安全保存和長期可利用。數(shù)字檔案館建設(shè)的日臻完善有助于提高檔案館的查全率、查準率和滿意率，提高檔案信息資源的共享程度，增強為民服務(wù)的本領(lǐng)。

2.規(guī)范窗口建設(shè)，深化便民服務(wù)

基于公共檔案館建設(shè)環(huán)境下的檔案開放和利用工作，應(yīng)充分體現(xiàn)“為民、便民、親民”的服務(wù)理念，以政府信息公開為契機，切實做好開放和利用工作，保障公民的信息知情權(quán)。一是在政府信息查閱窗口建立相應(yīng)的規(guī)范化標準，對服務(wù)宗旨、服務(wù)行為、業(yè)務(wù)受理、政務(wù)公開、服務(wù)監(jiān)督等方面提出具體的服務(wù)要求，為政府信息共享提供制度的支持。二是開展“異地查檔、跨館服務(wù)”，即服務(wù)檔案利用者可以向所在地綜合檔案館提出異地查檔申請，檔案館及時予以受理，并根據(jù)檔案法律法規(guī)規(guī)定，對符合利用條件的及時、方便地提供利用。除了網(wǎng)上咨詢、電話查詢等便民措施，還可以開通公休日預(yù)約查檔服務(wù)，即除周一至周五正常開館服務(wù)外，節(jié)假日開通網(wǎng)上預(yù)約窗口，讓百姓節(jié)時省力，充分滿足外地人員的查檔需求。

（作者單位：上海大學圖書情報檔案系）endprint