淺談如何做好地震應(yīng)急檔案管理工作

胡艷艷+張?jiān)?/p>

地震以其突發(fā)性和巨大破壞性給人類生存安全、社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)穩(wěn)定帶來嚴(yán)重危害。高效有序的地震應(yīng)急行動(dòng)對于減少和避免人員傷亡，降低經(jīng)濟(jì)損失，維護(hù)社會(huì)安定具有至關(guān)重要的作用。而地震應(yīng)急檔案是記錄地震應(yīng)急工作的信息載體，是順利開展應(yīng)急工作的數(shù)據(jù)保證，加強(qiáng)地震應(yīng)急檔案的管理，是關(guān)乎地震應(yīng)急工作是否能順利開展的關(guān)鍵。

1.地震應(yīng)急檔案的概念

地震應(yīng)急檔案是地震發(fā)生過程中所形成的所有文件的集合，是認(rèn)識(shí)和把握地震及地震工作發(fā)展規(guī)律的鑰匙，地震應(yīng)急檔案管理工作是反映地震事件歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)。地震應(yīng)急檔案把往復(fù)不斷的現(xiàn)象真實(shí)地記錄下來，使瞬間變成永恒，成為人們進(jìn)行反復(fù)觀察和研究歷史現(xiàn)象、準(zhǔn)確尋找地震發(fā)展規(guī)律的可靠依據(jù)。

2.地震應(yīng)急檔案的特點(diǎn)

2.1廣泛性

從內(nèi)容上講，地震應(yīng)急檔案包括在地震應(yīng)急工作中形成的各種文書檔案以及圖紙類科技檔案，因此，它不是檔案的一個(gè)分類，而是在地震管理中某一個(gè)管理事件所產(chǎn)生的各類檔案的集合；從載體上講，地震應(yīng)急檔案包括地震應(yīng)急工作中所產(chǎn)生的有價(jià)值的所有紙質(zhì)檔案、照片、影片、錄音錄像等聲像檔案、電子檔案以及獎(jiǎng)狀等實(shí)物檔案。

2.2復(fù)雜性

眾所周知，地震事件的發(fā)生涉及社會(huì)生活和經(jīng)濟(jì)生活的方方面面，它是人類和自然發(fā)生關(guān)系在某一個(gè)時(shí)間點(diǎn)上的激烈且突出的表現(xiàn)。因此，地震應(yīng)急活動(dòng)中必然會(huì)產(chǎn)生涉及自然科學(xué)和人文科學(xué)的多領(lǐng)域、多學(xué)科的專業(yè)知識(shí)。加之不同類別的檔案都有其特殊的管理方法和管理要求，不同載體的檔案由于其記錄檔案信息的性質(zhì)不同，也會(huì)采取不同的管理方式。從這一點(diǎn)來講，地震應(yīng)急檔案的管理十分復(fù)雜，它給地震檔案應(yīng)急人員提出了許多挑戰(zhàn)。

2.3動(dòng)態(tài)性

隨著地震應(yīng)急工作的進(jìn)展，在每個(gè)時(shí)間段上都會(huì)產(chǎn)生不同的工作信息，工作動(dòng)態(tài)的編寫是對這一過程最有效的記錄。在地震應(yīng)急工作中，每天都會(huì)產(chǎn)生大量來自于地震應(yīng)急協(xié)調(diào)單位報(bào)送的各種工作動(dòng)態(tài)，如何從紛繁復(fù)雜的信息中提取最有價(jià)值的內(nèi)容歸檔，既能為當(dāng)下的應(yīng)急工作的決策提供參考和幫助，也為日后保存歷史記錄提供依據(jù)，這是檔案人員必須首先考慮的問題。

2.4層次性

一次具體的地震應(yīng)急工作可分為不同行政級(jí)別和不同決策層次的信息，處在不同行政級(jí)別的人員各司其職，需要做出不同層次的決策，由此產(chǎn)生不同層次的信息，這些信息以文字的形式記錄下來，最后歸檔，從而形成地震應(yīng)急檔案。這種決策一般分為戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)和作業(yè)三個(gè)級(jí)別。與之相對應(yīng)，應(yīng)急檔案也分為戰(zhàn)略級(jí)、戰(zhàn)術(shù)級(jí)和作業(yè)級(jí)三個(gè)級(jí)別。據(jù)此，應(yīng)急檔案管理人員需要明確區(qū)分不同層次檔案的重要性，仔細(xì)分析不同重要性的檔案，正確劃分歸檔范圍。按常理說，戰(zhàn)略級(jí)的文件信息最為重要，劃入歸檔范圍的檔案數(shù)量也應(yīng)該最多，但也不應(yīng)該忽略戰(zhàn)術(shù)性和作業(yè)性文件，因?yàn)橥钫鎸?shí)最寶貴的檔案信息就產(chǎn)生于最基層的應(yīng)急工作中。

3.地震應(yīng)急檔案的重要作用

地震應(yīng)急檔案具有其特殊功能，在應(yīng)急管理工作中具有其他文獻(xiàn)所不能代替的作用。這主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：憑證作用和參考作用。

3.1憑證作用

地震應(yīng)急檔案是歷史的真憑實(shí)據(jù)，具有一定的法律效用，它可以成為查考、研究、爭辯和處理問題的依憑，認(rèn)定法律權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任的證據(jù)。從這一點(diǎn)上看，地震應(yīng)急檔案具有它做為檔案的一般共性。

3.2參考作用

地震應(yīng)急檔案作為一種歷史記錄，不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。由于這種檔案是在地震發(fā)生的過程中自然而然形成的，加之內(nèi)容豐富，所以這種參考作用具有很好的可靠性和廣泛性。各種實(shí)際行動(dòng)層面上的應(yīng)急工作構(gòu)成了地震應(yīng)急最基本的工作面，各類專業(yè)的應(yīng)急人員在發(fā)揮自己專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，必須要以一系列的地震應(yīng)急檔案做為參照和準(zhǔn)繩。這些檔案既包括來自地震指揮部的指揮協(xié)調(diào)信息，也包括應(yīng)急現(xiàn)場工作隊(duì)的救援信息和調(diào)查信息。

4.加強(qiáng)地震應(yīng)急檔案管理工作的有效途徑

4.1將地震應(yīng)急檔案管理工作寫入地震應(yīng)急預(yù)案，并強(qiáng)調(diào)其重要性

地震應(yīng)急預(yù)案是指在預(yù)防為主，防御與救助相結(jié)合的防震救災(zāi)工作方針指導(dǎo)下事先制定的，在地震即將發(fā)生或突然發(fā)生時(shí)，政府部門和社會(huì)采取緊急防災(zāi)和搶險(xiǎn)救災(zāi)的行動(dòng)計(jì)劃。地震應(yīng)急預(yù)案是指導(dǎo)地震應(yīng)急工作的總綱領(lǐng)，在地震應(yīng)急管理工作中具有非常重要的指導(dǎo)性作用。地震應(yīng)急檔案及其管理工作要得到重視，首先要在制度上加以強(qiáng)調(diào)，制度的保證是該項(xiàng)工作得以開展的重要基礎(chǔ)和后盾。

4.2在應(yīng)急檔案管理之初就引入“前端控制”理念

對于應(yīng)急檔案工作而言，要同時(shí)引入檔案管理學(xué)中“前端控制”概念，在地震應(yīng)急預(yù)案制定之初和地震應(yīng)急的各類文書檔案和科技檔案產(chǎn)生之初，就要樹立和提高應(yīng)急人員的檔案意識(shí)，有效立卷，為之后的歸檔工作打好基礎(chǔ)。應(yīng)急檔案前端控制將文件與檔案的運(yùn)動(dòng)視為一個(gè)系統(tǒng)，以整個(gè)系統(tǒng)的管理為目標(biāo)對應(yīng)急檔案進(jìn)行不同階段的管理，避免低劣的文件管理質(zhì)量，使最終歸檔的文件質(zhì)量達(dá)到最優(yōu)化，確保地震應(yīng)急檔案最大限度的完整、真實(shí)和有效。

4.3 制定地震應(yīng)急檔案管理規(guī)范

制定地震應(yīng)急檔案管理規(guī)范，既要符合國家文書檔案和科技檔案管理規(guī)范的總體要求，符合國家檔案法的相關(guān)規(guī)定。同時(shí)，也應(yīng)該根據(jù)地震檔案在專業(yè)上的特殊性，因時(shí)因地體現(xiàn)地震管理工作的相關(guān)特點(diǎn)。制定的內(nèi)容切記大而無用，空而無用，一定要體現(xiàn)對地震應(yīng)急檔案實(shí)際管理工作的指導(dǎo)性。

4.4 加強(qiáng)地震應(yīng)急檔案的具體整理工作

地震應(yīng)急檔案主要分為文書檔案和科技檔案。首先，對于文書檔案而言，按部門將文件歸大類，然后在各個(gè)部門的大類中按文種分二級(jí)類，最后在不同的文種中按照發(fā)文時(shí)間的早晚，發(fā)文早的放下，發(fā)文晚的放上。同時(shí)，在排序的過程中完成重件的剔除工作，剔除的文件按要求進(jìn)行后期的處理，該粉碎的粉碎，該另行處理的另行處理。在整理完一個(gè)單位的所有文件后，及時(shí)在上面用標(biāo)簽紙標(biāo)明這卷文件的所屬部門及其他相關(guān)情況，便于以后的查找利用。其次，對于科技檔案而言，主要體現(xiàn)為各類圖紙。先按照圖紙的類別將其分類，然后在每一類里再按成圖時(shí)間依次排列。

4.5 加強(qiáng)地震應(yīng)急人員中檔案管理人員的配置

把檔案管理人員納入地震應(yīng)急隊(duì)伍是加強(qiáng)地震應(yīng)急檔案管理的重中之重，這種機(jī)制為地震應(yīng)急檔案的管理提供人員保障。地震系統(tǒng)的檔案管理人員既熟悉本系統(tǒng)內(nèi)部的工作特征，又具備良好的檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)和檔案管理的基本理論知識(shí)，所以，本系統(tǒng)的檔案管理人員應(yīng)該加入地震應(yīng)急隊(duì)伍。此外，檔案管理人員平時(shí)還應(yīng)該發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，加強(qiáng)地震應(yīng)急各種知識(shí)的學(xué)（下轉(zhuǎn)第52頁）（上接第50頁）習(xí)，強(qiáng)化檔案管理同地震應(yīng)急工作相結(jié)合的各種訓(xùn)練，以備地震來臨之時(shí)能迅速到崗，迅速開展地震應(yīng)急檔案管理的各項(xiàng)工作。

4.6 加強(qiáng)地震應(yīng)急檔案計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的建設(shè)

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程進(jìn)一步加快，應(yīng)急檔案管理也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)電子化和數(shù)字化。應(yīng)急檔案管理系統(tǒng)，是指把紙質(zhì)應(yīng)急檔案信息錄入電腦，在電腦中構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，并把各種檔案信息在電腦頁面中顯示，以方便工作人員的查詢和借閱，實(shí)現(xiàn)對檔案資源的科學(xué)、規(guī)范和有效的管理。檔案管理信息化，就是利用數(shù)字化、信息存貯、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)，將在地震發(fā)生過程中形成的傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案、科技檔案等轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，在遵循本單位相關(guān)保密制度的前提下，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的傳輸，實(shí)現(xiàn)有一定保密限制條件下的信息資源的共享，以期獲得最佳的工作效率。

地震應(yīng)急檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應(yīng)在平時(shí)就建設(shè)完畢，并定期維護(hù)。當(dāng)?shù)卣鸢l(fā)生時(shí)，應(yīng)急檔案管理人員應(yīng)該在紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的同時(shí)，同步在地震應(yīng)急檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，以實(shí)現(xiàn)“雙套制”的保管方案。前者主要為了保存歷史，后者只要為了方便查找利用，提高整個(gè)地震應(yīng)急工作的效率。

基金項(xiàng)目：甘肅省地震局地震科技發(fā)展基金2013M02，地震預(yù)測研究所基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)專項(xiàng)：2012IESLZ05

（作者單位：甘肅省地震局）endprint