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      血站內(nèi)部檔案交接工作中存在的問題與對策

      2014-10-20 04:04:46劉寶云
      卷宗 2014年9期
      關鍵詞:措施問題

      劉寶云

      摘 要:材料缺失最容易出現(xiàn)的環(huán)節(jié)就是檔案交接的過程。檔案具有全面性、現(xiàn)實性、動態(tài)性等的特點,但當前檔案在交接過程中存在許多問題,應從人員素質(zhì)、制度建設、工作程序與信息技術方面進行解決。

      關鍵詞:檔案移交;問題;措施

      做好檔案交接工作,不僅是明確檔案人員責任,維護檔案安全完整,確保工作連續(xù)不斷有序進行的需要,而且也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案人員的職責。

      1 檔案接交工作中存在的問題

      1.1 檔案交接不及時

      一些科室負責人對檔案交接工作不夠重視,導致檔案應交未交,交接不及時。 有的甚至會將有價值的材料當作多余的廢物處理掉。

      1.2 檔案交接手續(xù)不嚴密

      檔案人員交接是一項認真細致、手續(xù)嚴密,責任重大的工作,而一些檔案室專職人員工作責任心不強,移交不按程序辦事,手續(xù)不按程序辦理,該檢查的不檢查,該清理的不清理,該簽的字也不簽,造成工作的遺留和積壓,甚至使檔案資料遭受損失。另外多數(shù)檔案人員是先被安排到檔案工作崗位,再參加培訓取得崗位資料證書。因此,有些檔案人員接手時都是前人怎么交,自己就怎么接,看不出問題,更提不出問題,也難以完成各項清點核對工作。

      1.3 聲像檔案交接不重視。

      有些拍攝人員缺乏全局觀念。檔案意識不強,僅考慮科室或個人工作方便,致使部分聲像檔案長期在科室或個人電腦保存,不移交檔案室統(tǒng)一管理保存,特別是隨著人員變動,造成聲像檔案的失控和流失,致使單位檔案不完整,嚴重影響了血站聲像檔案的長久保護和開發(fā)利用。

      2 檔案交接工作應采取的措施

      2.1 加強領導,完善移交措施

      檔案交接是單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié),應引起單位的重視,尤其是單位負責人應把檔案交接工作擺上重要議事日程,在檔案人員離崗或調(diào)動工作時要把好關,做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù),然后再辦理調(diào)動手續(xù),對未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員,不得簽發(fā)調(diào)動工作通知,不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù),不得離開原工作崗位,并要把檔案交接工作納入單位工作制度,列入有關人員的崗位職責之中。另外檔案工作專業(yè)性很強,應當保持檔案人員的相對穩(wěn)定,以利于檔案工作的穩(wěn)定開展。

      2.2 檔案人員離崗離職前要認真做好檔案移交準備工作

      檔案交接分為移交和接收兩個方面,而認真做好檔案移交前的準備工作,是確保檔案交接工作順利進行的前提。對于移交方來說,在正式移交之前主要做好五項工作:一是對所保管的檔案進行一次全面清理,做到帳物相符、心中有數(shù);二是對借出的檔案要及時催還,一時歸還不了的要問明原因,整理好借據(jù),并在借據(jù)上注明原因及催還情況;三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序,做到系統(tǒng)有序;四是按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格;五是撰寫檔案移交說明。對于接收方來說,在接收之前要做好三項工作:一是了解移交單位職能活動內(nèi)容和工作活動情況;二是向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況;三是必要時要了解或檢查檔案移交準備工作情況。只有交接準備充分,才能保證交接工作順利進行。

      2.3 加強檔案交接中的思想教育工作

      檔案交接工作中出現(xiàn)的問題,不單純是檔案人員的業(yè)務素質(zhì)問題,其中一個十分重要的原因就是近幾年來,一些單位忽視了對檔案人員的思想教育工作,使得一些單位檔案人員工作責任心不強。因此在檔案交接的過程中要補上這一課,教育交接雙方端正思想、提高認識、明確責任,增強事業(yè)心和責任感,從而保證檔案交接工作嚴格按照規(guī)定辦理,使檔案工作前后銜接起來。

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