張冰

[摘 要]職業(yè)院校檔案的管理是學(xué)校管理的重要陣地，具有很強的規(guī)范性、秘密性和服務(wù)性。近年來職業(yè)院校的規(guī)模不斷發(fā)展，國家也愈來愈重視職業(yè)教育的發(fā)展，這對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出新的更高的要求。本文以身邊學(xué)校為例分析了中等職業(yè)學(xué)校檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀，根據(jù)新形勢對學(xué)校檔案人員素質(zhì)的要求，結(jié)合實際工作的體會，就如何培養(yǎng)提高檔案管理人員素質(zhì)，提出了一些建議。

檔案是中等職業(yè)學(xué)校管理活動中形成的，記載和反映學(xué)生、學(xué)校職工個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的文件材料，是被記載人學(xué)習(xí)工作情況、社會關(guān)系、修養(yǎng)品德及獎懲等方面的第一手資料，是人事部門考評職工的重要材料，也是日后各單位挑選任用被記載人的參考依據(jù)。所以提高檔案管理人員的素質(zhì)，不僅是新形勢下中等職業(yè)院校發(fā)展的客觀要求，也是檔案管理隊伍自身建設(shè)的必然選擇。

筆者在多年的檔案管理實踐中總結(jié)發(fā)現(xiàn)，中等職業(yè)院校檔案管理存在幾個突出的問題。一是被動管理。一般情況下，檔案管理人員只是負責(zé)檔案資料的收集整理工作，至于收集到的信息何時用，怎么用，一般不做思考。二是封閉管理。檔案由學(xué)校人事處委托專人進行管理，與學(xué)生檔案、學(xué)校工作檔案、及教學(xué)、科研檔案相比，利用率較低，且自成體系，相對封閉，不利于高校檔案管理人員相互學(xué)習(xí)和交流。三是僵化管理。多數(shù)高校多年來一直沿用傳統(tǒng)的手工操作的檔案管理辦法，大量地留存和使用紙制文字資料。現(xiàn)代的電子文件資料則很少使用，沒有在時代的發(fā)展中體現(xiàn)高校人事檔案管理的與時俱進。

一、中等院校檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的現(xiàn)狀

隨著職業(yè)教育的深入發(fā)展，職業(yè)院校建設(shè)取得了前所未有的成果。在檔案管理領(lǐng)域，學(xué)校的檔案意識不斷增強，各部門對檔案工作的重視程度有了提高，不但專業(yè)檔案人員隊伍在逐年壯大，而且檔案管理人員的素質(zhì)也在提高。但從學(xué)校的軟硬件上看，中檔案人才隊伍還是一個“弱勢群體”或“冷衙門”，檔案管理人員隊伍的文化程度和業(yè)務(wù)素質(zhì)還有很大的提升空間來適應(yīng)新時期的改革需求。

（一）專業(yè)人員偏少

目前，檔案管理隊伍中大專以上學(xué)歷的人數(shù)已達一定比例，本科以上學(xué)歷的人數(shù)也在變多，這為中等職業(yè)院校檔案事業(yè)的發(fā)展注人了新生力量。但是，“據(jù)調(diào)查顯示檔案管理人員中具有中高級專業(yè)技術(shù)職稱的人數(shù)占總?cè)藬?shù)的比例還是偏低，畢業(yè)于檔案專業(yè)的專業(yè)人員偏少，具備碩士和博士學(xué)位的高級專業(yè)人才更是少之又少”。社會專業(yè)化分工的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的深入影響要求檔案工作崗位專業(yè)化職業(yè)化，而目前檔案專業(yè)畢業(yè)的人員占整個檔案管理人員隊伍比例極低，是目前檔案管理朝著專業(yè)化發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)

（二）檔案意識不強人員不穩(wěn)定

我們檔案管理人員不少是非專業(yè)的兼職，沒有經(jīng)過檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)。現(xiàn)實中，檔案管理人員有的是兼職檔案工作，他們檔案意識有待提高，有人片面地認為檔案工作并非是自己的工作，以做好本職工作為主，奉獻意識與服務(wù)精神欠缺，平時不做好檔案工作，到年末歸檔時突擊完成，嚴重影響了檔案工作的順利完結(jié)，也很難保證檔案材料的準確與精細。與此同時，檔案管理人員流失嚴重，不少人認為做檔案工作沒前途更沒“錢途”，所以提高檔案管理人員的職業(yè)道德也是一項長久的工作。

（三）對檔案管理工作重視不足

當(dāng)前，一些院校輕視檔案管理工作，認為檔案管理不能給學(xué)校帶來直接的經(jīng)濟利益，所以教學(xué)、科研工作才是學(xué)校的主要工作，把檔案管理工作與學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃割裂開來看。在這樣的理念之下，檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視和支持，對檔案建設(shè)很少有系統(tǒng)全面的規(guī)劃，使得檔案管理工作不能及時有效開展，最終直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量和效率，而遇到學(xué)校需要評估評審時檔案工作卻“手忙腳亂”。

（四）創(chuàng)新意識不強服務(wù)意識不夠

很多檔案管理人員具有自我封閉的思想，“只掃門前雪”。缺乏參與意識，認為檔案管理工作和其他部門是割裂的，所以不能及時發(fā)現(xiàn)和總結(jié)新情況、新問題，缺乏參加科研、經(jīng)驗交流活動的自覺性。同時缺少服務(wù)意識，極大地影響了學(xué)校檔案的信息開發(fā)和編研工作。

（五）管理手段單一信息化進展緩慢

目前大多數(shù)檔案部門對檔案的開發(fā)利用方式仍沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，“提供檔案的方式大部分還以手工操作為主，多數(shù)學(xué)校檔案開發(fā)層次較低，檔案中紙質(zhì)文檔多于電子文檔，復(fù)印件多于原件，基礎(chǔ)資料多于重要文件少”。這種傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)越來越顯得力不從心，沒能結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展把檔案材料信息化，檔案管理難為學(xué)校的發(fā)展提供高質(zhì)量、高水平的主動服務(wù)。

正確地認識檔案管理人員的現(xiàn)狀，才能針對性地提高檔案管理人員素質(zhì)。尤其在中等職業(yè)院校，檔案管理工作多樣不一，類別有人事檔案、教學(xué)檔案、會計資料檔案、圖書資料檔案等。所以學(xué)校檔案工作者的素質(zhì)的培養(yǎng)與提高刻不容緩。

二、提高中等職業(yè)院校人事檔案管理人員素質(zhì)的努力方向

（一）強化中等職業(yè)院校人事檔案管理人員的責(zé)任意識

責(zé)任意識是中等職業(yè)院校人事檔案管理人員對待工作的一種態(tài)度、一種情感、一種表現(xiàn)，是貫穿人事檔案管理過程的中等職業(yè)院校人事檔案管理人員的意志品質(zhì)的表現(xiàn)。

（二）增強中等職業(yè)院校人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

業(yè)務(wù)能力主要是指中等職業(yè)院校人事檔案管理人員在從事檔案管理中表現(xiàn)出的處理問題的方法、技巧和完成工作任務(wù)的效率，以及掌握和運用現(xiàn)代科技手段從事人事檔案管理等。

（三）激勵中等職業(yè)院校人事檔案管理人員的創(chuàng)新精神

創(chuàng)新精神是指中等職業(yè)院校人事檔案管理人員具有創(chuàng)造性完成檔案管理工作的理念和行為，能夠運用現(xiàn)代科技方法和手段完善中等職業(yè)院校人事檔案管理工作，能夠在總結(jié)、借鑒先進經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，沖破傳統(tǒng)束縛，實現(xiàn)中等職業(yè)院校人事檔案管理工作的新突破。

三、提高中等職業(yè)院校人事檔案管理人員素質(zhì)的路徑

（一）任人唯賢

選拔優(yōu)秀人才從事中等職業(yè)院校的檔案管理工作，把好入口關(guān)。從新進管理人員的加入到管理人才隊伍的專業(yè)知識培訓(xùn)，再到引入競爭機制，要以全方位、多層次的培養(yǎng)手段，確保中等職業(yè)院校檔案管理人才隊伍穩(wěn)定與素質(zhì)提升，推動中等職業(yè)院校檔案管理工作向高水平發(fā)展。

（二）不斷提高業(yè)務(wù)技能

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，電子文件的產(chǎn)生、下載、存儲、歸檔、保管和利用，改變了原有的工作方式和業(yè)務(wù)流程，以電子計算機為核心的各種現(xiàn)代辦公技術(shù)與設(shè)備，迅速、準確地處理各信息，提高了辦公效率，與此同時，作為真實記錄學(xué)校事務(wù)活動全過程的文件和檔案內(nèi)容、形式、形成程序等也必然會發(fā)生相應(yīng)的巨大變化。知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給專職檔案人員提出了更高的要求。不斷學(xué)習(xí)，加強業(yè)務(wù)素質(zhì)學(xué)會利用新的技術(shù)手段指導(dǎo)檔案管理工作是未來的必然趨勢。

（三）加強檔案人員的繼續(xù)教育

“互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展及運用，加快了檔案工作的信息化管理，職業(yè)院校檔案工作對于檔案管理人員提出“一專多能”的要求，所以繼續(xù)教育對于中等職業(yè)院校檔案工作者極為重要”。利用計算機等通信設(shè)備以及現(xiàn)代化的辦公設(shè)備進行檔案管理，可以更加迅速準確地完成檔案信息的收集、加工、傳送處理、檢索貯存，實現(xiàn)檔案管理信息化、自動化。但是，這勢必要求檔案管理人員除了注重專業(yè)知識的學(xué)習(xí)也要加大新知識的擴充，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運用檔案學(xué)科新技術(shù)來指導(dǎo)和改進檔案工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。

（四）努力培養(yǎng)檔案管理人員的工作創(chuàng)新能力。

檔案管理者歷來都是“守攤點”、“倉管員”的形象，缺乏新形象，而多一些敏捷和智慧，從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)形象，就需要創(chuàng)造性地思維和工作業(yè)績，努力提高中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的實用價值。檔案的閱讀、交流、快速檢索等都可以深入的挖掘出實用性的技巧與方法，這里必須指出的是，檔案管理人員是否具備及時獲取、及時更新檔案信息的能力是實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的必然要求。

（五）提高個人職業(yè)道德修養(yǎng)及待遇。

在新時期的環(huán)境下，做好檔案工作，要求具有比以往更高的個人修養(yǎng)和職業(yè)道德，以適應(yīng)新形勢發(fā)展的要求。一要加強檔案人員各種文化知識的學(xué)習(xí)和實踐鍛煉，不斷提高文化素養(yǎng)，培養(yǎng)積極向上，開拓進取，勇于創(chuàng)新的精神風(fēng)貌，使之成為有理想、有道德、有文化、有紀律的有用人才。二要做好人事檔案管理人員福利待遇工作。根據(jù)行政級別和職稱按有利于人事檔案管理人員的原則落實其福利待遇，保證人事檔案管理人員待遇不低于同等條件的職工。三要做好人事檔案管理人員未來發(fā)展工作。通過改善工作環(huán)境、福利待遇等形式，激發(fā)中等職業(yè)院校人事檔案管理人員工作熱情，防止產(chǎn)生職業(yè)倦怠。

總之，中等職業(yè)院校檔案管理工作是一項責(zé)任重大而又具體細致的工作，從事這項工作不僅要付出艱辛的勞動，要有極大的耐心、熱心和責(zé)任心，還要有較強的綜合能力。面對教育改革的新形勢，我們要努力學(xué)習(xí)，與時俱進，以高度的敬業(yè)精神，認真做好中等職業(yè)院校檔案管理工作，為穩(wěn)定學(xué)校的正常教學(xué)秩序、提高教育質(zhì)量提供重要的保證。

參考文獻：

[1]肖輝.高校人事檔案管理工作探討[J].福建廣播電視大學(xué)學(xué)報，2011，（2）.