新形勢下如何提高村級檔案管理工作

李剛

村級檔案管理工作作為農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作的基礎，反映了農(nóng)村的真實面貌，是基層黨委、政府制定農(nóng)業(yè)和農(nóng)村思路，促進社會主義新農(nóng)村建設全面與可持續(xù)發(fā)展的信息資源，是農(nóng)民群眾維護自身權益的重要憑證。做好村級檔案管理工作，對于促進新農(nóng)村政治、物質(zhì)、精神文明建設和社會穩(wěn)定，建設“和諧農(nóng)村”，加強農(nóng)村基層組織建設，規(guī)范村務管理等方面具有特別重要的意義。因此，如何扎實抓好村級檔案管理工作成為了農(nóng)村基層行政管理迫切需要解決的問題。

一、村級檔案管理工作存在的問題

（一）領導重視不夠，檔案管理意識淡薄。大多村領導主要精力都放在“抓經(jīng)濟，搞建設，樹政績”上，整天忙于中心工作或民心工程，對與檔案相關的法律法規(guī)和業(yè)務知識學習甚少，了解不深。許多村干部檔案意識相當薄弱，很少注重檔案的規(guī)整、保存和利用，沒有把檔案工作納入中心工作計劃和領導的議事日程，年初無計劃，平常無檢查，年終不落實。導致檔案管理人員也無心工作，管理意識淡薄，形成干好、干壞一個樣的扭曲工作態(tài)度。

（二）檔案管理體制、制度不健全，資料保管不善。很多村級檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全；有的農(nóng)村雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴，檔案管理人員責任心不強，造成農(nóng)村檔案資料收集不全，整理不及時，文件資料堆積如山，丟失嚴重；檔案管理混亂，導致其它干部或閑雜人員可以進入檔案室查找資料和借閱檔案，借出的檔案又不履行任何手續(xù)，有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向；還有些人借此機會在檔案資料上做文章，私自涂改文字或數(shù)據(jù)用來作自己有利的證據(jù)，這樣嚴重損害了檔案的真實性和利用價值。同時，由于村級檔案保管設備簡陋、條件達不到要求，保護措施不到位，許多農(nóng)村歷史久遠的一部分檔案資料已經(jīng)被蟲蛀或發(fā)生霉變腐爛。這些損失是無法估量的。

（三）檔案保管環(huán)境條件差，硬件投入不足。農(nóng)村檔案事業(yè)是政府投入的公益事業(yè)，檔案事業(yè)的發(fā)展必須靠政府的投入。從近幾年村級檔案管理工作的發(fā)展來看，盡管農(nóng)村經(jīng)濟有了較大發(fā)展，各方面條件有了較大改善，但對于檔案管理所需的硬件卻投入不多。較多農(nóng)村沒有添置檔案專用柜及防火、防蟲等保護設施，有些農(nóng)村雖有存放檔案的櫥柜，但多為老式的木質(zhì)柜，根本不具備檔案保管的“八防”設施。造成投入不足的原因是多方面的，一是村級領導不重視，沒有或少列檔案經(jīng)費于年初鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作財政預算，硬件投入得不到長遠、有效的保證和支持。二是檔案工作考核機制不完善，硬性的檔案管理考核目標制度不健全，一定程度上造成鄉(xiāng)鎮(zhèn)對檔案工作不關心、投入少。

二、提高村級檔案管理水平的措施

（一）健全機構，完善體制，制定檔案工作制度。一是要建立健全村級檔案管理網(wǎng)絡，將村級檔案管理納入鄉(xiāng)年度工作目標考核，實施統(tǒng)一領導，確定條塊負責的管理模式。成立以鄉(xiāng)分管領導、黨政辦、行政綜合檔案室干部等為成員的檔案工作考核領導小組。同時，統(tǒng)籌安排，精心組織，配備政治可靠、文化素質(zhì)好、責任心強的年輕干部為專職或兼職檔案員，落實崗位責任制。二是建立村級檔案管理工作整理歸檔、檔案保管、保密、利用等制度。嚴格依照市、區(qū)實施國家檔案局8號令的具體要求和辦法，制定村級文件材料歸檔范圍、分類大綱及保管期限表等檔案工作業(yè)務規(guī)范，并狠抓執(zhí)行和落實，不斷健全和完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理體制，形成多方位、多角度的科學管理模式和機制。

（二）加強檔案法律法規(guī)宣傳，進一步提高村級領導干部管檔意識。采取切實有力措施，利用鄉(xiāng)、村干部會廣泛宣傳檔案工作及其它涉農(nóng)工作的法律法規(guī)，學習黨和國家關于農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作會議精神，不斷增強村級領導干部的檔案意識，提高對開展村級建檔的重要性、必要性的認識。讓他們對村級檔案工作性質(zhì)、任務、職責范圍、重要程度做到充分了解，以引起對檔案管理的重視。

（三）加大村級領導干部的檔案工作基礎業(yè)務知識培訓，進一步提高檔案人員的業(yè)務水平。多采取以會代訓、集中學習等形式，常邀檔案業(yè)務指導部門的專業(yè)人員到場指導授課，操作示范，著力提高干部的檔案業(yè)務工作能力。另外，除定期舉辦一些業(yè)務知識培訓外，還應創(chuàng)造機會請專業(yè)資深檔案員對管檔干部、分管領導進行單獨輔導，以干代訓，現(xiàn)場操作講解檔案的接收、整理、保管、提供利用等檔案基本知識，使他們具備檔案管理工作的能力。再者，區(qū)、鄉(xiāng)檔案部門應經(jīng)常性組織村級檔案員相互溝通交流檔案工作情況，并適時組織參觀先進村檔案室的活動，現(xiàn)場解答有關具體問題，達到互相學習、交流的目的，以點帶面，推動全盤。同時，建立健全檔案工作培訓學習長效考核機制，鞏固和提升村級檔案管理工作基礎和人員素質(zhì)。

（四）加大經(jīng)費投入，規(guī)范文件整理，改善檔案保管條件。鄉(xiāng)人民政府應提高認識、統(tǒng)籌安排，在財政收入中建立預算資金，保障村級檔案工作日常經(jīng)費支出，購買和添置檔案專用柜及防火、防蟲等保護設施，逐步增加硬件設施投入，改善村級檔案保管保護條件，確保村級檔案的完整與安全。同時，要把反映村級工作歷史面貌、村級行政管理、建設與發(fā)展等有關農(nóng)業(yè)農(nóng)村工作的各類文件材料、表、冊、記錄等收集齊全、完整，確保村級檔案管理工作有力、有序的開展。文件材料一律做到標準化、科學化、規(guī)范化，嚴格按照村級檔案管理的制度和要求，規(guī)范檔案文件的填寫、整理、歸檔和保存。

（五）建立健全村級檔案文件檢索系統(tǒng)，促進電子文檔的形成和完善。電子檢索系統(tǒng)的發(fā)展應用，能讓檔案查找工作更加簡便和快捷，從而提高行政辦事效率。但電子檔案的建立和完善是一個長期的過程，必須做到科學嚴謹、專業(yè)細致。一是應由鄉(xiāng)檔案工作領導小組牽頭，邀請區(qū)檔案局協(xié)助建立、完善和維護檔案檢索系統(tǒng)。二是建立鄉(xiāng)、村檔案文件檢索系統(tǒng)網(wǎng)絡共享。從而，方便各級行政部門掌握鄉(xiāng)村檔案歷史資料和動態(tài)檔案，更好的為領導決策提供信息服務和參考數(shù)據(jù)。三是建立學習檢索系統(tǒng)的長效機制。提升鄉(xiāng)村檔案管理人員查找、維護電子檔案的專業(yè)操作技能，確保電子檔案信息真、資料全、查找快、維護好。面對日趨激烈的信息化社會，鄉(xiāng)村檔案管理必須走電子信息化道路，這也是檔案工作邁向“常態(tài)”、走向進步的必然要求。