李海東

[摘 要]隨著時(shí)代的變遷，企業(yè)單位也在不斷的進(jìn)行改革，在改革的過(guò)程中，檔案管理是保證企業(yè)單位高效、有序、協(xié)調(diào)運(yùn)行的基礎(chǔ)。所以，檔案管理工作已經(jīng)漸漸成為每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)各個(gè)進(jìn)程協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的主要保證。怎樣建立起科學(xué)有效的檔案管理體系已經(jīng)成為所有現(xiàn)代化企業(yè)單位中的熱門(mén)話題。而現(xiàn)在所說(shuō)的對(duì)于企業(yè)單位的檔案管理體系的建立，就是要在相關(guān)制度的規(guī)范要求下，使得企業(yè)單位的工作能夠建立起協(xié)作化、規(guī)范化和科學(xué)化的體系，并且可以對(duì)該體系進(jìn)行有效的監(jiān)管和評(píng)價(jià)。所以，鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)檔案管理在人才的有效管理上意義重大。

[關(guān)鍵詞]鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)；檔案管理；數(shù)字化；工作人員

一、檔案管理在企業(yè)單位的意義

對(duì)于檔案的管理是相關(guān)鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)進(jìn)行登記管理方面的工作的一部分重要的內(nèi)容。建立起一套完備的鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)登記管理檔案主要是為了貫徹并實(shí)施《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，從而加強(qiáng)對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)登記管理的服務(wù)以及其他方面的管理服務(wù)，使檔案管理能夠很好地服務(wù)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)和社會(huì)公眾?；诖?，我們應(yīng)當(dāng)把鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)中的登記檔案的管理擺在工作上的突出位置，召開(kāi)專(zhuān)門(mén)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)檔案管理工作會(huì)議，對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)中檔案管理工作的目及意義進(jìn)行充分的學(xué)習(xí)，統(tǒng)一思想，為檔案管理工作的高效實(shí)施做好鋪墊。

二、提升檔案管理者的數(shù)字化思想

對(duì)于檔案的利用在整個(gè)檔案管理工作中的地位很重，而檔案學(xué)本身就是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性較強(qiáng)的學(xué)科。因此，檔案管理中的相關(guān)工作者其工作的主要性質(zhì)便是以腦力運(yùn)用為主，具備數(shù)字化性、探索性與技術(shù)性的科學(xué)工作，并不是簡(jiǎn)單的捆扎、抄寫(xiě)就能夠應(yīng)付的事務(wù)性的工作。所以，在檔案的管理工作中不斷學(xué)習(xí)和更新自身的科學(xué)技術(shù)知識(shí)逐步成為鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)對(duì)于檔案工作者的普遍要求。隨著時(shí)代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，企業(yè)管理也朝著現(xiàn)代化的建設(shè)發(fā)展，在這種大形勢(shì)下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)中的檔案工作也迎來(lái)了諸多新的情況、新的問(wèn)題和新的任務(wù)，尤其是工業(yè)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息科學(xué)技術(shù)等一系列現(xiàn)代化的管理技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用，要求檔案管理的工作者必須通過(guò)不斷地學(xué)習(xí)和數(shù)字化，更新基本觀念，掌握最新的技能和知識(shí)，只有這樣，才能逐步適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)。

三、對(duì)檔案管理的數(shù)字化認(rèn)識(shí)

科學(xué)的檔案管理要求按照檔案管理的基本規(guī)律研究出一套適應(yīng)本單位的科學(xué)的、高效的檔案管理制度。這項(xiàng)要求有兩點(diǎn)含義，首先它指的是按照檔案工作的一般規(guī)律來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)建立其健全的檔案的整理制度、文件的歸檔制度、檔案的鑒定制度和檔案的利用制度等，并通過(guò)這些有效可行的制度來(lái)規(guī)范鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)中檔案的管理工作。其次是指建立檔案的管理制度時(shí)要結(jié)合本單位實(shí)際情況，并根據(jù)單位的具體情況，在檔案的管理形態(tài)、管理方式和管理手段上有所區(qū)分。一個(gè)有效的管理制度一定是在制度上、質(zhì)量上和科學(xué)上下的功夫，使得檔案管理走向現(xiàn)代化、服務(wù)化、信息化，有目的、有計(jì)劃地對(duì)用戶的需要進(jìn)行檔案資源的采集，并對(duì)相關(guān)的文獻(xiàn)資源進(jìn)行不斷優(yōu)化、合理組織、完美集成，使其變得系統(tǒng)、規(guī)范、和有序，并能針對(duì)登記檔案中要求的特點(diǎn)，積極進(jìn)行鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)檔案管理新模式的探索和實(shí)踐工作。

（一）傳統(tǒng)檔案管理對(duì)企業(yè)的制約及數(shù)字化檔案管理的先進(jìn)性

檔案的管理制度要時(shí)刻堅(jiān)持雙向性約束，既能夠約束到單位職工的工作內(nèi)容，又能有效的約束領(lǐng)導(dǎo)的制度建設(shè)行為。作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)主體成員，職工應(yīng)當(dāng)是檔案管理的制度約束中的主要對(duì)象，也是其主要執(zhí)行者，但是鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)中，領(lǐng)導(dǎo)具體的形象和行為肯定會(huì)影響檔案的管理制度的執(zhí)行效果。因此，檔案的管理制度應(yīng)時(shí)刻堅(jiān)持雙向性約束。

（二）數(shù)字化分層檔案管理模式

這種管理模式的主要靈感來(lái)自于干部人事的檔案的管理模式，將檔案管理的材料逐層分為六個(gè)欄目，它們依次是，設(shè)立登記時(shí)使用的材料、變更登記時(shí)使用的材料、注銷(xiāo)登記時(shí)使用的材料、鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)中的年檢材料、新聞媒體發(fā)布時(shí)的公告材料以及其它的有價(jià)值的可供參考的材料，并將這些材料打印出統(tǒng)一的目錄，根據(jù)不同單位分裝成不同冊(cè)，做到一單位一檔案盒的分類(lèi)登記管理，徹底的避免了原先在登記檔案時(shí)檔案散亂、單位不符等不利于管理的現(xiàn)象的產(chǎn)生。

（三）電子管理檔案的建立

為了給社會(huì)上檔案管理的各項(xiàng)工作提供更為便利的檔案閱覽、摘錄、登記條件，充分的發(fā)揮出登記檔案的使用價(jià)值，應(yīng)當(dāng)建立起現(xiàn)代化的電子管理檔案，通過(guò)掃面，將所有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)的登記檔案輸入到計(jì)算機(jī)中，為各個(gè)單位建立信息齊全且易于保存的電子檔案。

四、檔案管理數(shù)字化建設(shè)發(fā)展前景展望

提供服務(wù)和材料是檔案管理工作最基本也是最直接的社會(huì)作用，而要想提供更好的社會(huì)服務(wù)，就需要數(shù)字化檔案管理的服務(wù)方式、內(nèi)容和手段。談到數(shù)字化服務(wù)的方式，首先要做的就是使檔案管理工作由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，并在此基礎(chǔ)上提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)檔案的參考價(jià)值和利用價(jià)值，把死的資料變成活的資源。另一方面，在服務(wù)內(nèi)容上的數(shù)字化，便是實(shí)現(xiàn)工作重心從數(shù)量的服務(wù)向質(zhì)量的服務(wù)的轉(zhuǎn)移。檔案的工作人員不應(yīng)該只局限于將收集檔案，而是要將自身的潛能進(jìn)行充分的挖掘，不斷的完善并數(shù)字化鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)檔案管理的服務(wù)內(nèi)容，加大檔案的編研工作的力度，使得檔案資源的作用得到充分的發(fā)揮。

五、小結(jié)

總而言之，隨著科技的進(jìn)步，根據(jù)時(shí)代要求，鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)的檔案工作也有了新的定義，數(shù)字化檔案管理也是非常有意義的。在工作任務(wù)、環(huán)境、對(duì)象及管理的方式上都發(fā)生著新的變化，現(xiàn)代化技術(shù)也被廣泛的應(yīng)用于檔案德?tīng)柟芾砉ぷ髦?。各個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)必須緊密的聯(lián)系檔案管理的新任務(wù)、新要求，共同推動(dòng)檔案的管理工作數(shù)字化。

參考文獻(xiàn)：

[1]肖肅萍.充分發(fā)揮高校教學(xué)檔案作用推進(jìn)教學(xué)檔案管理數(shù)字化[J].中國(guó)民營(yíng)科技與經(jīng)濟(jì).

[2]法國(guó)是檔案案立法較早的國(guó)家，1979年1月3日經(jīng)國(guó)民議會(huì)和參議院通過(guò)，由總統(tǒng)簽署公布。該法分6章36條。在第一章總則中規(guī)定檔案的定義.