周昕

[摘 要]基建工程檔案是基建工程的投資成果轉(zhuǎn)入使用狀態(tài)時所形成的能反映該基建工程活動的歷史真實(shí)記錄，它不僅對鑒定基建工程內(nèi)在質(zhì)量有重要的憑證作用，而且對基建工程日后的改建、擴(kuò)建、維修、恢復(fù)、管理等方面具有重要的依據(jù)作用。

[關(guān)鍵詞]基建項(xiàng)目；檔案管理；問題及對策

一、基建項(xiàng)目檔案管理中的難點(diǎn)

（一）文件材料收集難

首先建設(shè)部門缺少管理運(yùn)營理念，只建不管。建設(shè)部門缺少管理運(yùn)營理念，只建不管?；üこ痰慕ㄔO(shè)一般由基建科負(fù)責(zé)，竣工后就交給總務(wù)科負(fù)責(zé)管理。保修期過后，使用過程如果不出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題，基建科就不再介入。因此，基建科只重視設(shè)計(jì)、施工質(zhì)量，忽視對與建筑物管理有密切關(guān)系的基建檔案工作，建設(shè)過程中對規(guī)范不重視、方案隨意變更、檔案臨時拼湊的現(xiàn)象屢屢發(fā)生，工程檔案完整收集相當(dāng)困難，其次工程檔案歸檔周期長。一個工程的檔案資料從竣工到歸檔，最少需半年的時間。一個工程的建設(shè)從立項(xiàng)到設(shè)計(jì)到施工、到竣工，往往都是跨年度的。最后工程涉及單位多、部門廣。每當(dāng)要新開一項(xiàng)建筑工程，首先需要立項(xiàng)，要征得主管部門和控制國家基本工程的省計(jì)劃部門的批準(zhǔn)，列入投資計(jì)劃，取得固定資產(chǎn)投資許可證；其次，該建筑要符合環(huán)保、消防的有關(guān)規(guī)定，需得到環(huán)保部門、消防部門的認(rèn)可；然后該建筑一定要符合市的城市總體規(guī)劃，得到規(guī)劃局的同意，取得建設(shè)工程規(guī)劃許可證；

（二）文件材料不準(zhǔn)確

由于檔案資料形成的時間較長，一些在施工中臨時發(fā)生的變更，由于施工人員對檔案重要性認(rèn)識不足，往往很難反映到竣工資料中。檔案人員只懂檔案知識，不懂工程技術(shù)知識，交來什么，收集什么，難以確定檔案的內(nèi)容是否真實(shí)反映工程竣工時的實(shí)際情況和建設(shè)過程，判斷不清是否圖物相符，不能有效識別技術(shù)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確可靠。這些原因造成一些工程檔案資料的不準(zhǔn)確，給以后的提供利用帶來不利。

（三）提供利用水平低

首先工程檔案的綜合性、專業(yè)性比較強(qiáng)，涉及幾十個專業(yè)，如：工程地質(zhì)、測繪、城市規(guī)劃、工民建、給排水、園林綠化、環(huán)保等，檔案工作人員的知識面太窄，對工程技術(shù)知識略知一二，甚至更本不懂，只能為利用者提供一些原始圖紙、批文等檔案資料，很少能提供準(zhǔn)確、系統(tǒng)、高效的服務(wù)，更不用說進(jìn)行檔案的編研了。其次基建檔案利用工作的一項(xiàng)重要任務(wù)是為工程規(guī)劃、建設(shè)、管理的決策提供服務(wù)。這一點(diǎn)，還未被人們充分認(rèn)識到。

（四）聲像檔案不重視

首先拍攝難。一方面表現(xiàn)在對工程建設(shè)原貌拍攝上難以控制。不少工程沒有將開工前原貌拍攝記錄下來。另一方面表現(xiàn)在對正在建設(shè)中的工程項(xiàng)目拍攝不完全，大多數(shù)工程沒有從工程的前期、中期和后期等各環(huán)節(jié)進(jìn)行拍攝。其次收集難，拍攝工作主要是科教科負(fù)責(zé)，隨機(jī)性強(qiáng)，檔案部門對拍攝時間、內(nèi)容及照片、錄像數(shù)量不好掌握，工作往往處于被動，收集上難以控制。這些檔案即使交給檔案部門了，也是星星點(diǎn)點(diǎn)，很不完整。

二、基建檔案管理工作的對策

（一）完善管理制度，規(guī)范工程項(xiàng)目檔案管理程序

1.明確歸檔范圍。即基本建設(shè)項(xiàng)目檔案文件材料的歸檔范圍包括從立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的，具有保存價值的科技文件材料。

2.明確歸檔要求。項(xiàng)目施工及調(diào)試完成后，施工單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)工程實(shí)際情況和行業(yè)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)及合同規(guī)定的要求編制項(xiàng)目竣工文件?？⒐の募墒┕挝回?fù)責(zé)編制，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核。主要內(nèi)容有：施工綜合管理文件、測量文件、原始記錄及質(zhì)量評定文件、材料（構(gòu)、配件）質(zhì)量保證書及復(fù)試文件、測試及隨工檢查記錄、建筑及安裝工程總量表、工程說明、竣工圖、重要工程質(zhì)量事故報告等。各項(xiàng)新建、擴(kuò)建、改建、技術(shù)改造、技術(shù)引進(jìn)項(xiàng)目，在項(xiàng)目竣工時要編制竣工圖，項(xiàng)目竣工圖應(yīng)由施工單位負(fù)責(zé)編制。竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、修改到位，要真實(shí)反映項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時的實(shí)際情況。按施工圖施工沒有變動的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章。一般性圖紙變更及符合更改，可在原圖上更改，加蓋并簽署竣工圖章。涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置、項(xiàng)目等重大改變及圖面變更面積超過35%的，應(yīng)重新繪制竣工圖，重新繪圖要按原圖編號，末尾加注“竣”字，或在新圖圖標(biāo)內(nèi)注明“竣工階段”，并簽署竣工圖章。所有竣工圖應(yīng)由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章?？⒐D章中的內(nèi)容填寫應(yīng)齊全、清楚，不得代簽。合同規(guī)定由設(shè)計(jì)單位編制竣工圖的，可在新圖中采用竣工圖標(biāo)，并按要求簽署竣工圖標(biāo)?？⒐D標(biāo)的內(nèi)容、格式由行業(yè)統(tǒng)一規(guī)定。竣工圖章應(yīng)使用紅色印泥，蓋在標(biāo)題欄附近空白處。竣工圖編制完成后，監(jiān)理單位應(yīng)督促和協(xié)助竣工圖編制單位檢查其竣工圖編制情況，發(fā)現(xiàn)不準(zhǔn)確或短缺時要及時修改和補(bǔ)充?？⒐D內(nèi)容應(yīng)與施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更、洽商、材料變更、施工及質(zhì)檢記錄相符合。項(xiàng)目竣工圖一般為兩套，由施工單位分別向公司檔案館和生產(chǎn)（使用）單位檔案室移交。編制竣工圖所需的費(fèi)用應(yīng)在項(xiàng)目建設(shè)投資中解決，由建設(shè)單位或有關(guān)部門在與承包單位簽訂合同時確定。

3.明確考核要求。強(qiáng)調(diào)檔案文件材料拒絕歸檔或在利用檔案過程中造成丟失、損壞的單位和個人，依據(jù)有關(guān)制度，集團(tuán)公司將分別給予批評、處分或經(jīng)濟(jì)處罰違反檔案法規(guī)構(gòu)成犯罪的，移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。

（二）強(qiáng)化檔案部門的監(jiān)督、檢查、業(yè)務(wù)指導(dǎo)與考核

1.強(qiáng)化工程建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔的計(jì)劃性。檔案館根據(jù)每年工程建設(shè)項(xiàng)目、技術(shù)改造項(xiàng)目以及設(shè)備大中修項(xiàng)目計(jì)劃，及時制定工程、技術(shù)改造以及設(shè)備大中修項(xiàng)目檔案的歸檔計(jì)劃，明確歸檔單位責(zé)任人以及歸檔期限等，以公司名義下發(fā)，并認(rèn)真組織督促、檢查與考核，對完不成工程建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔計(jì)劃的責(zé)任單位和責(zé)任人提出處罰意見，由集團(tuán)公司進(jìn)行處罰。

2.超前控制工程建設(shè)項(xiàng)目前期文件材料。參加有關(guān)工程項(xiàng)目的各種會議，方案審查會、方案論證會、初步設(shè)計(jì)審查會、工程建設(shè)會、項(xiàng)目例會等，及時了解和掌握建設(shè)項(xiàng)目前期文件材料形成情況，并在會議上提出檔案材料形成、積累的要求。

3.強(qiáng)化工程項(xiàng)目施工過程中檔案部門的監(jiān)督、檢查與業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。在工程項(xiàng)目施工過程中，公司檔案館始終堅(jiān)持派人深入施工現(xiàn)場，參與項(xiàng)目的全過程管理，監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)項(xiàng)目部、施工單位在施工過程中檔案材料的形成、積累、整理工作。在工程項(xiàng)目告一段落或竣工時，及時召開各監(jiān)理單位、質(zhì)量監(jiān)督部門和施工單位會議，提出竣工檔案材料的整理、分類、編目、立卷和歸檔的要求，并根據(jù)需要舉辦不同類型的培訓(xùn)班，使他們能夠按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行整理，避免不必要的返工。

4.嚴(yán)把工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收關(guān)。在每項(xiàng)工程項(xiàng)目完工后，檔案館都對工程項(xiàng)目檔案歸檔工作進(jìn)行安排布置，并對工程項(xiàng)目檔案移交歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)。在工程項(xiàng)目交工驗(yàn)收時，嚴(yán)格按照國家、省部及有關(guān)工程項(xiàng)目檔案檢查驗(yàn)收制度進(jìn)行驗(yàn)收，對檔案材料不齊全完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)的或案卷質(zhì)量達(dá)不到要求的，必須進(jìn)行整改。同時，始終堅(jiān)持沒有齊全完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)的竣工檔案，檔案部門不予簽字蓋章，公司財務(wù)部門不予結(jié)算的制度。