對(duì)事業(yè)單位辦公室檔案管理的若干思考

（吉林省農(nóng)業(yè)機(jī)械研究院，吉林 長(zhǎng)春 130000）

對(duì)事業(yè)單位辦公室檔案管理的若干思考

張 崴

（吉林省農(nóng)業(yè)機(jī)械研究院，吉林 長(zhǎng)春 130000）

事業(yè)單位為了謀求自身的可持續(xù)發(fā)展，做好檔案與人事管理工作勢(shì)在必行。然而，為了滿足社會(huì)的進(jìn)步與事業(yè)單位發(fā)展的要求，事業(yè)單位辦公室必須進(jìn)行檔案管理形式上的創(chuàng)新。筆者在文中闡述了辦公室檔案管理對(duì)事業(yè)單位的作用，并就檔案管理怎樣進(jìn)行創(chuàng)新進(jìn)行了探討和研究。

事業(yè)單位檔案管理；現(xiàn)狀分析；創(chuàng)新措施

一、辦公室檔案管理對(duì)事業(yè)單位的作用

事業(yè)單位的檔案管理對(duì)于事業(yè)單位而言具備特有的重要意義。主要表現(xiàn)在：為單位工作開(kāi)展提供重要的基礎(chǔ)資料，為工作實(shí)施提供參考資料；在日常管理中可以通過(guò)檔案資料來(lái)評(píng)價(jià)工作的成果，方便管理者對(duì)基層工作進(jìn)行準(zhǔn)確評(píng)價(jià)，輔助績(jī)效管理；隨著事業(yè)單位的企業(yè)化管理與社會(huì)化人才機(jī)制的引入，檔案管理不僅僅提供基本數(shù)據(jù)也要為單位職能部門(mén)提供各種不同的資料組合，幫助單位正確的調(diào)整管理制度、調(diào)配資源，提高管理效率。

二、事業(yè)單位辦公室檔案管理存在的問(wèn)題

1 事業(yè)單位檔案管理人員的檔案意識(shí)薄弱。宣傳不力是檔案意識(shí)薄弱的主導(dǎo)因素，一旦檔案資料、檔案管理缺乏足夠的宣傳，工作人員就會(huì)缺乏足夠的檔案意識(shí)，最終只重視單位建設(shè)卻輕視了檔案管理。

2 檔案管理的信息化程度不夠高，致使管理效率低下，信息化時(shí)代對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部的信息化管理程度提高了要求，電子操控已經(jīng)成為普遍現(xiàn)象，但是有的事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)忽略了進(jìn)行信息化管理的重要性，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，使得上級(jí)部門(mén)無(wú)法及時(shí)的得到需要的信息，工作效率被迫降低。

3 事業(yè)單位的檔案管理制度不健全。事業(yè)單位并非沒(méi)有建立檔案管理制度，只是有待進(jìn)一步的完善與完善，因此并不能發(fā)揮其固有的功效。舉例來(lái)說(shuō)，許多事業(yè)單位對(duì)檔案資料的管理缺乏統(tǒng)一性，資料的編號(hào)毫無(wú)秩序可言，規(guī)格大小各不相同，不利于整編工作的進(jìn)行；保管和移交資料制度不夠健全，資料交接缺乏秩序，一片混亂，造成資料的保管不當(dāng)甚至發(fā)生丟失，阻礙了歸檔工作的進(jìn)行。

4 事業(yè)單位的相關(guān)人員素質(zhì)不高。事業(yè)單位內(nèi)部的某些工作人員的技術(shù)水平和科技含量低下，管理不到位，導(dǎo)致最具原始性的文件缺乏足夠高的質(zhì)量；其次是事業(yè)單位的監(jiān)理部門(mén)，一部分監(jiān)理人員雖然具備較高的專(zhuān)業(yè)水平，但是管理水平不夠高，缺乏雄厚的檔案管理知識(shí)，不能對(duì)簽證資料進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)；最后是全面型檔案管理人員的缺乏，所謂的全面型的人才，指的就是既懂檔案，又懂技術(shù)的人，然而一般來(lái)說(shuō)，檔案管理人員對(duì)技術(shù)的了解只停留在片面之上，而技術(shù)人員又對(duì)檔案的管理一竅不通，二者不能實(shí)現(xiàn)有機(jī)的結(jié)合，進(jìn)而無(wú)法保證事業(yè)單位技術(shù)資料的管理質(zhì)量和水平。

三、事業(yè)單位辦公室檔案管理的創(chuàng)新措施

1 實(shí)現(xiàn)信息多元化

（1）事業(yè)單位辦公室檔案管理亦不例外，同樣應(yīng)該進(jìn)行信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，之所以要對(duì)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，原因就是提升檔案的管理水平和利用效率，同時(shí)使紙張模式和電子模式兼顧，既不忽略傳統(tǒng)的紙張管理模式，又加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)管理的利用。以電子工具為載體的檔案管理模式，雖然是由人來(lái)操控計(jì)算機(jī)，但是計(jì)算機(jī)與檔案有著更為密切的聯(lián)系和更為直接的關(guān)系，為計(jì)算機(jī)設(shè)置好管理程序之后，就可以自動(dòng)的管理信息，具有準(zhǔn)確、及時(shí)、便捷的優(yōu)點(diǎn)。

（2）提高工作的質(zhì)量與水平，在管理中進(jìn)行工作方式的創(chuàng)新，如改變檔案統(tǒng)計(jì)的方式，利用電子信息共享的模式，針對(duì)不同的部門(mén)的特征制定不同的信息統(tǒng)計(jì)流程，而檔案管理人員可以利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)統(tǒng)計(jì)資料，并對(duì)其進(jìn)行審核，相互溝通信息的完整度與修改信息，從而保證信息實(shí)時(shí)化更新。

2 流動(dòng)人員的管理創(chuàng)新

市場(chǎng)化已經(jīng)改變了就業(yè)人員的流動(dòng)模式，人事檔案管理也必須適應(yīng)性這個(gè)社會(huì)現(xiàn)實(shí)，因此在檔案管理中應(yīng)重視兩個(gè)層面的創(chuàng)新，一、最大限度地體現(xiàn)人才開(kāi)發(fā)機(jī)制，針對(duì)適應(yīng)本職工作的人才提供發(fā)展空間，建立內(nèi)部的人才庫(kù)，從而為本單位的人才儲(chǔ)備拓展空間。二、拓展軟件管理功能，為本單位的管理創(chuàng)新管理模式，從而提高流動(dòng)人員的管理效果。

3 強(qiáng)化人員管理、培訓(xùn)

首要任務(wù)就是加強(qiáng)培訓(xùn)，提高能力。事業(yè)單位在開(kāi)展工作的時(shí)候，對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)是必備工作。檔案管理人員要著重增強(qiáng)其專(zhuān)業(yè)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)技能，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，既要精通檔案管理工作，又能熟知技術(shù)領(lǐng)域，保證檔案管理工作的規(guī)范化。著力于提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，既包括思想道德素質(zhì)，又包括科學(xué)文化素質(zhì)，可以開(kāi)設(shè)專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)的機(jī)構(gòu)，聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的人員對(duì)管理人員進(jìn)行一對(duì)一的培訓(xùn)，以達(dá)到提高專(zhuān)業(yè)水平，增強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技能，豐富專(zhuān)業(yè)知識(shí)的目的，書(shū)本上得到的知識(shí)畢竟還是表象的東西，所以還有必要增強(qiáng)實(shí)踐能力，獲取更多的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。除了提高相關(guān)人員的自身素質(zhì)之外，還要提高檔案管理從業(yè)人員的資格準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)與門(mén)檻，保證引進(jìn)的管理人員具有很高的工作能力和技術(shù)水平。

4 做好檔案保護(hù)工作

檔案的保管工作具有很強(qiáng)的系統(tǒng)性、綜合性，保管起來(lái)是相當(dāng)復(fù)雜的，在保管過(guò)程中極容易受到眾多不確定性因素的影響和制約，這就對(duì)檔案保管人員的個(gè)人能力與素養(yǎng)提出了較為嚴(yán)格的要求，條件好的事業(yè)單位應(yīng)該增加對(duì)檔案保護(hù)工作的支持力度，包括人力、物力和財(cái)力三個(gè)方面，而對(duì)于那些條件不夠充分的單位，應(yīng)該主動(dòng)地尋求扶持，淘汰舊有的檔案保管設(shè)施，購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的保管設(shè)備，從硬件上保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

5 加大宣傳，提高意識(shí)

意識(shí)是行動(dòng)的基礎(chǔ)和先導(dǎo)，因此，若想提高事業(yè)單位檔案資料的管理質(zhì)量，首先要加大對(duì)檔案管理知識(shí)的宣傳力度，只有讓事業(yè)單位的內(nèi)部人員都對(duì)檔案管理有了正確、充分的認(rèn)識(shí)，才能用心做好檔案管理工作，才能增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，明確自己在檔案管理方面應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)，為提高檔案管理水平和質(zhì)量貢獻(xiàn)出自己的力量。

6 健全制度，落實(shí)責(zé)任

任何一個(gè)單位或機(jī)構(gòu)要想提高工作效率，都應(yīng)該明確和落實(shí)責(zé)任制，檔案管理機(jī)構(gòu)也不例外，只有明確檔案管理各方的具體職責(zé)，并建立健全相關(guān)制度，使得檔案管理得到細(xì)化和明確，才能從更大程度上提高事業(yè)單位內(nèi)部資料的管理水平。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作是一項(xiàng)重要的社會(huì)工作，而且事業(yè)單位的檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展起著極為關(guān)鍵的作用，所以，檔案管理的形式應(yīng)該力求適應(yīng)社會(huì)和事業(yè)單位的發(fā)展，不斷創(chuàng)新管理管理形式，注入符合時(shí)代潮流的新的元素，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

[1]張榮庚，于魁.淺議高校會(huì)計(jì)檔案的創(chuàng)新管理[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2010（12）.

[2]張兵.淺析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及創(chuàng)新對(duì)策[J].才智，2011（18）.

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