張麗娟

[摘 要]伴隨著信息技術(shù)的盛行，信息技術(shù)的快速發(fā)展給人們帶來(lái)了方便和快捷，企業(yè)檔案的管理也不再是枯燥無(wú)味，信息化的社會(huì)為企業(yè)檔案的管理帶來(lái)了新的模式，所以根據(jù)新時(shí)代管理的形勢(shì)和發(fā)展進(jìn)行了深刻地研究和探討。企業(yè)員工檔案管理是人員管理重要的內(nèi)容，解決現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的問(wèn)題必須要設(shè)計(jì)一個(gè)好的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，能更好的解決系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)過(guò)程中數(shù)據(jù)庫(kù)的操作和網(wǎng)絡(luò)連接技術(shù)的運(yùn)用。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；技術(shù)開(kāi)發(fā)；機(jī)制

本文根據(jù)如何對(duì)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)做了深刻地研究，并提出了具體的方案來(lái)實(shí)現(xiàn)管理信息化的運(yùn)行，因此能開(kāi)拓企業(yè)檔案管理的各種優(yōu)點(diǎn)。檔案管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)不可缺少的一部分，它對(duì)管理和決策有重要的作用，電子檔案系統(tǒng)的運(yùn)用可以減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理上存在的問(wèn)題，同時(shí)也增加了安全的保障，不會(huì)因?yàn)閾p壞而失去資料，工作人員查找時(shí)也更加方便快捷，因此企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)成了企業(yè)工作的重中之重。

1.企業(yè)檔案管理的意義

當(dāng)我們采用新型的計(jì)算機(jī)技術(shù)以后，企業(yè)檔案的處理速度大幅度地提高，對(duì)于查閱和辨認(rèn)有重要的意義。計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)信息容量比較大，對(duì)于資料的保存延長(zhǎng)資料的使用壽命有相當(dāng)有效的作用。

實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化減少了大量的人力，物力，財(cái)力，維護(hù)了日常的管理工作，大大地節(jié)約成本，為國(guó)家財(cái)政減少了很大的開(kāi)支，因此檔案管理由傳統(tǒng)的形式轉(zhuǎn)變成創(chuàng)新型管理方式對(duì)企業(yè)的發(fā)展有重要的意義。

2.檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

2.1資料的收集與保存

檔案是企業(yè)的信息資源是企業(yè)生產(chǎn)，發(fā)展，經(jīng)營(yíng)時(shí)應(yīng)該真實(shí)記錄的資料，全面的收集資料對(duì)企業(yè)的管理起了重大的作用。檔案收集是全部檔案工作中重要的環(huán)節(jié)，提高檔案的使用率就要提高企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的安全性，只有通過(guò)行之有效的檔案收集工作，建立完備的檔案管理收集保存的機(jī)制才能更好的發(fā)揮檔案管理的作用，才更好地體現(xiàn)檔案室的工作程度和質(zhì)量，才能形成統(tǒng)一的檔案信息保管基地，這樣才可以有效地開(kāi)展收拾、鑒定、保管、編研等工作，檔案工作才能存在并得到發(fā)展。

2.2檔案的查詢

目前在信息化的時(shí)代信息是最重要的資源，網(wǎng)上檔案管理平臺(tái)較多用于登記、編撰檔案文件目錄等事務(wù)，網(wǎng)上查詢、借閱等功能應(yīng)用率不高，削弱了檔案信息化建設(shè)與管理的效能。伴隨著信息化的深入，企業(yè)在發(fā)展中對(duì)數(shù)字化越來(lái)越重視，檔案管理的核心內(nèi)容應(yīng)該是檔案信息資源的建設(shè)，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足企業(yè)檔案保管的需要，在查詢時(shí)管理員只要通過(guò)計(jì)算機(jī)操作便可以找到相應(yīng)的結(jié)果，從繁雜的檔案整理工作中解脫出來(lái)，提高檔案管理工作效率。所以信息化的時(shí)代檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)必須以查詢檔案方便快捷為主旋律，最近幾年檔案管理的信息化不斷發(fā)展，越來(lái)越多的企業(yè)建立了局域網(wǎng)，以前查找檔案、檢索檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)力的狀況已經(jīng)明顯改善。檔案信息化管理不僅可以保存各類資料，而且數(shù)據(jù)一次錄入計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存、備份，可方便以后利用查找。電子文件更容易管理不用擔(dān)心文件的丟失，提高了檔案管理的安全性和效率。

2.3功能的設(shè)計(jì)

企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)是符合時(shí)代特征的，它的總體任務(wù)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)員工檔案管理的系統(tǒng)化和自動(dòng)化，檔案管理為企業(yè)單位提供人員信息管理，考勤管理，檔案存取，員工考核，依據(jù)檔案出具各類證明材料等服務(wù)。檔案管理系統(tǒng)還可以錄入和維護(hù)企業(yè)員工人事資料，例如個(gè)人基本信息，家庭成員情況，工作經(jīng)歷，獎(jiǎng)懲情況，職稱評(píng)定情況，培訓(xùn)情況等等。

此外它還可以對(duì)部門(mén)進(jìn)行管理，主要記錄的信息有部門(mén)名稱，部門(mén)負(fù)責(zé)人以及部門(mén)聯(lián)系電話等，用于建立公司部門(mén)結(jié)構(gòu)信息，還可以增加部門(mén)，修改部門(mén)，刪除選擇部門(mén)。

3.企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

3.1.檔案管理系統(tǒng)的重要性

為加強(qiáng)檔案管理的進(jìn)程，首先要強(qiáng)化檔案管理的隊(duì)伍，更全面的提供檔案信息化服務(wù)，檔案管理的信息化是為工作量大而且種類多的工程服務(wù)的，它要求檔案管理工人員必須要具備扎實(shí)的理論知識(shí)，不斷擴(kuò)展其自身知識(shí)領(lǐng)域，對(duì)信息的意識(shí)提高，掌握基本的知識(shí)，與此同時(shí)還要增加業(yè)務(wù)的水平和計(jì)算機(jī)的操作技能，只有這樣才能更好的完成檔案管理的重任，滿足新時(shí)代對(duì)人類信息化技術(shù)使用的要求。為了對(duì)信息化知識(shí)深刻的理解，管理人員還應(yīng)該積極參加有關(guān)方面的講座，實(shí)踐是檢驗(yàn)真正知識(shí)的標(biāo)準(zhǔn)，提高對(duì)信息的管理能力才能更好的解決所遇到的問(wèn)題。

由于檔案與人們的生活密切相關(guān)，它包括了個(gè)人信息等資料，所以管理時(shí)要認(rèn)真核對(duì)信息，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和詳細(xì)性，這對(duì)推動(dòng)信息化工作的發(fā)展是有優(yōu)勢(shì)的，各地信息的共享和網(wǎng)絡(luò)的融合也會(huì)加強(qiáng)信息化管理的進(jìn)程。所以我們要充分認(rèn)識(shí)檔案管理現(xiàn)代化的重要性，緊迫性。

3.2檔案管理的創(chuàng)新

現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰，權(quán)責(zé)明確，政企分開(kāi)，管理科學(xué)。企業(yè)的檔案管理工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的制度，所以必須對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新的設(shè)計(jì)。大量的檔案基礎(chǔ)工作包括繁雜的整理、編目、統(tǒng)計(jì)、檢索、信息加工等但是如果僅僅用手工完成是非常困難的，因此要對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，才能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程。各個(gè)部門(mén)要協(xié)調(diào)合作，因此必須創(chuàng)建檔案信息化管理工作運(yùn)維機(jī)制和制度，做到有章可循。

在檔案管理時(shí)我們要加強(qiáng)自身素質(zhì)，檔案信息化管理與應(yīng)用，不僅要求管理人員要有敬業(yè)精神、高度的工作責(zé)任感和求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度，吃苦耐勞的精神，還要有檔案信息化管理和計(jì)算機(jī)操作的技能。

4.結(jié)束語(yǔ)

加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)是企業(yè)發(fā)展所需要的，提高檔案人員的工作積極性，推動(dòng)檔案工作的進(jìn)程都是必不可少的。因此我們要樹(shù)立先進(jìn)的管理思想，關(guān)注檔案管理工作時(shí)所面臨的新形勢(shì)和新變化，跟緊時(shí)代的步伐加快改革和建設(shè)。積極尋找有效的管理手段來(lái)提高和完善管理的工作效率，用正確的管理理念培養(yǎng)高素質(zhì)的人員充分發(fā)揮工作人員的工作潛能和積極性。

參考文獻(xiàn)：

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