民政檔案信息化建設(shè)芻議

姜旭穎

民政部門(mén)作為政府重要的行政職能部門(mén)，在保障人民群眾基本生活權(quán)益，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展與社會(huì)和諧進(jìn)步等方面都發(fā)揮這重要作用。民政檔案管理是民政部門(mén)的基礎(chǔ)工作，也是整個(gè)民政行政業(yè)務(wù)工作的核心內(nèi)容之一。它包括民政文件資料的受理、錄入、整理、歸檔、管理、借閱、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)?？茖W(xué)規(guī)范的民政檔案管理，對(duì)運(yùn)用現(xiàn)代化手段維護(hù)民政工作文件資料的完整和安全，充分發(fā)揮民政行政職能，具有十分重要的意義。民政部門(mén)必須加快民政工作檔案管理、使用、創(chuàng)新，大力推進(jìn)民政檔案信息化建設(shè)，檔案信息化建設(shè)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的重要內(nèi)容，在新的形勢(shì)和機(jī)遇面前，我們必須運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)手段，全面提升民政檔案工作水平，以更好地適應(yīng)信息社會(huì)對(duì)民政檔案工作的需求。

從民政部門(mén)檔案信息化建設(shè)工作的現(xiàn)狀看，目前主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：

一是對(duì)民政檔案信息化工作重要性認(rèn)識(shí)不到位。當(dāng)前，一些民政部門(mén)工作人員，甚至部分檔案工作人員也對(duì)抓民政檔案信息化重視不夠，簡(jiǎn)單地認(rèn)為民政工作信息化建設(shè)只要完成民政工作任務(wù)就可以了，對(duì)檔案主管部門(mén)的工作部署和檢查存在應(yīng)付心理；而民政部門(mén)檔案工作人員往往又身兼數(shù)職，承擔(dān)著繁重的民政工作任務(wù)，不能專(zhuān)心做好檔案工作，致使民政檔案管理工作是“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”，造成有的基層民政檔案管理工作做完了，卻沒(méi)有將文件材料及時(shí)歸檔，亂丟亂放，出現(xiàn)人走檔丟的現(xiàn)象。

二是檔案工作人員信息化管理水平不高。從目前基層民政檔案專(zhuān)業(yè)人員隊(duì)伍的整體狀況看，普遍存在專(zhuān)業(yè)理論水平、信息化管理素質(zhì)偏低等問(wèn)題，與現(xiàn)時(shí)民政工作檔案信息化的發(fā)展要求存在較大差距。許多民政工作檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)工作經(jīng)驗(yàn)上，信息化管理經(jīng)驗(yàn)不足，思想觀(guān)念和管理水平跟不上時(shí)代發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

三是電子文件管理不健全。雖然當(dāng)前的電子文件應(yīng)用與管理越來(lái)越普遍，各級(jí)工作人員應(yīng)用計(jì)算機(jī)開(kāi)展工作越來(lái)越廣泛，但是，由于當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)發(fā)、推廣與使用上的制約，以及民政工作法律政策規(guī)定的要求，民政部門(mén)對(duì)民政工作文件的管理和利用仍然采用"雙軌制"，即文件電子版與紙質(zhì)文件實(shí)物載體同時(shí)并存，特別是針對(duì)電子文件修改、銷(xiāo)毀的隨意性的不確定性認(rèn)知，人們還是對(duì)紙質(zhì)文本的信任度較強(qiáng)，因此，電子文件的整理、歸檔并沒(méi)有被廣泛地重視起來(lái)，而且，有的部門(mén)的專(zhuān)門(mén)檔案室、檔案柜并未很好地建立起來(lái)或很好地使用，每個(gè)民政工作人員所使用的計(jì)算機(jī)里面都有電子文件，沒(méi)有按規(guī)定收集整理立卷歸檔，銷(xiāo)毀隨意性大，電子檔案管理很混亂。

四是民政檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施不足。由于對(duì)民政檔案工作信息化經(jīng)費(fèi)投入的不足、民政檔案信息化管理軟硬件設(shè)施還相對(duì)缺乏，使得民政檔案信息化管理相對(duì)滯后，不能適應(yīng)民政工作信息化建設(shè)的需要，不能及時(shí)、迅速、準(zhǔn)確、全面地為民政工作科學(xué)化、規(guī)范化推進(jìn)提高提供有價(jià)值的信息資源。而且，目前部分民政文件資料仍然是人工歸檔、管理，計(jì)算機(jī)在檔案管理上的使用、保護(hù)水平較低，使民政工作檔案信息不能共享，查閱不方便。往往是要“沉入”檔案室的卷宗中，逐卷、逐頁(yè)尋找，不能適應(yīng)民政檔案信息化發(fā)展的要求。

針對(duì)民政部門(mén)檔案信息化管理工作中存在的上述問(wèn)題，結(jié)合檔案信息化工作實(shí)際，要實(shí)現(xiàn)民政檔案規(guī)范化管理，應(yīng)從以下幾個(gè)方面采取對(duì)策：

首先，要加強(qiáng)民政檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)。一方面各級(jí)民政部門(mén)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到做好民政檔案信息化工作的重要意義，適應(yīng)民政工作信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入民政信息化建設(shè)的總體發(fā)展格局中，以促進(jìn)民政檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為民政事業(yè)發(fā)展服務(wù)。另一方面，要提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。把檔案信息化建設(shè)相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)等列入民政檔案工作人員知識(shí)更新和繼續(xù)教育工作計(jì)劃；采取請(qǐng)進(jìn)來(lái)與走出去相結(jié)合、專(zhuān)家授課與個(gè)人自學(xué)相結(jié)合等培訓(xùn)方式，加強(qiáng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識(shí)，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，不斷拓寬民政檔案管理人員的知識(shí)面，準(zhǔn)確掌握《檔案法》、民政部關(guān)于文書(shū)檔案工作的有關(guān)規(guī)定和要求，促進(jìn)基層民政檔案信息化管理水平的不斷提高。并且，民政檔案工作人員要堅(jiān)持在工作中學(xué)習(xí)和掌握民政工作信息化的有關(guān)知識(shí)，努力自主提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，適應(yīng)當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期的工作需要。

其次，要加強(qiáng)民政檔案信息資源和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。一是要加強(qiáng)電子文件歸檔管理。民政部門(mén)要根據(jù)民政工作檔案管理的要求，加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證各單位產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。及時(shí)總結(jié)、推廣經(jīng)驗(yàn)，引導(dǎo)、規(guī)范機(jī)關(guān)電子文件的歸檔管理。二是要盡快實(shí)現(xiàn)民政檔案的信息化與民政工作的信息化同步。民政檔案必須適應(yīng)民政工作信息化要求，把電子文件妥善保管起來(lái)。民政工作信息化的迫切要求及快速發(fā)展，對(duì)民政檔案管理提出了更高的要求。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)的成熟、數(shù)據(jù)安全問(wèn)題的解決，電子文件將不斷增加，紙質(zhì)載體的文件數(shù)量將不斷萎縮，電子文檔的應(yīng)用是檔案發(fā)展的必然。民政工作電子文件不止是日常工作形成的方案、總結(jié)之類(lèi)的文稿，更多的會(huì)是越來(lái)越多的每個(gè)工作日里形成的婚姻登記文書(shū)檔案、正式的文件，低保救助、五保管理、民間組織等申報(bào)審批形成的數(shù)據(jù)資料，地名管理、勘界協(xié)議、退役士兵安置等工作中形成的文件資料及各類(lèi)電子版的影像檔案，都要越來(lái)越多地作為電子檔案保存、應(yīng)用，使民政檔案現(xiàn)代化與民政工作信息化有機(jī)結(jié)合，同步發(fā)展。

再次，要加強(qiáng)民政檔案信息安全體系建設(shè)。按照《檔案法》和民政工作的相關(guān)法律法規(guī)的要求，在上級(jí)檔案工作主管部門(mén)的指導(dǎo)下，民政部門(mén)要建立健全與檔案法律法規(guī)及民政工作相關(guān)法律法規(guī)相配套的一系列內(nèi)部管理制度，建立民政檔案信息安全保障體系，逐步完善檔案信息安全管理體制，進(jìn)一步規(guī)范民政工作電子文件檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全；加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效。

信息化條件下，文檔一體化已經(jīng)成為普遍共識(shí)，電子文件管理工作做得如何將直接影響電子檔案的真實(shí)、完整、長(zhǎng)期可讀，推進(jìn)民政工作檔案信息化建設(shè)是檔案工作的必然選擇。民政工作檔案是民政工作的記載，是工作中形成的文件材料的歸宿，以民政檔案信息化建設(shè)作為推進(jìn)民政工作，推進(jìn)民政檔案事業(yè)發(fā)展的杠桿，以此推動(dòng)民政工作及民政檔案工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)，為構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)服務(wù)。