淺談檔案的建立和管理

文/新疆精河縣婦幼保健院 林琳

在社會(huì)生活中檔案是實(shí)踐活動(dòng)中形成的一種歷史性記錄，同時(shí)也是人類一項(xiàng)非常寶貴的財(cái)富，也是社會(huì)精神和物質(zhì)生產(chǎn)得到發(fā)展的動(dòng)力。①隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，能夠及時(shí)獲取到有用的信息，已經(jīng)成為影響單位工作能夠順利進(jìn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檔案在各單位中都是非常重要的資料，檔案的建立與管理是對(duì)政策執(zhí)行情況的直接體現(xiàn)。從檢查中我們可以發(fā)現(xiàn)，檔案信息是單位能否將政策執(zhí)行好的一項(xiàng)重要依據(jù)，同時(shí)也是對(duì)歷史的重要記錄。如果一個(gè)單位檔案工作做得規(guī)范化那么就說(shuō)明這個(gè)單位的檔案工作做得好，單位通過(guò)對(duì)檔案的充分利用，可以將人事問(wèn)題、產(chǎn)權(quán)糾紛、債權(quán)債務(wù)等問(wèn)題進(jìn)行有效的解決。但是如果一個(gè)單位檔案工作搞得不好，管理的比較混亂，只有上面要求的時(shí)候才進(jìn)行一次突擊檢查，檔案室中的文件不能立卷歸檔，對(duì)于有用的資料不能進(jìn)行有效的收集，對(duì)于檔案部門(mén)工作的認(rèn)識(shí)不清晰，就做不到經(jīng)常性與規(guī)范性。

一、做好檔案工作應(yīng)該注意的基本原則

（一）建以致用

在單位中檔案資料是企業(yè)管理中最好的參謀，能夠做到充分利用是非常重要的，如果一個(gè)企業(yè)能夠做到充分的積極的利用檔案資料，就可以將檔案內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)的分析，所得到的數(shù)據(jù)就可以為企業(yè)和政府提供非常有效的信息，通過(guò)整理和分析檔案資料可以在實(shí)際工作中及時(shí)的發(fā)現(xiàn)管理中的問(wèn)題，使問(wèn)題得到有效的解決，檔案資料在這時(shí)會(huì)成為企業(yè)非常重要的參考資料。

（二）在檔案的整理中不搞逐級(jí)的匯總

傳統(tǒng)的檔案整理中，一些地方通過(guò)逐級(jí)匯總的方式進(jìn)行上報(bào)，將檔案進(jìn)行匯總，進(jìn)而對(duì)于企業(yè)的全面情況進(jìn)行掌握。但是經(jīng)過(guò)多年的實(shí)踐證明，雖然這種做法的出發(fā)點(diǎn)非常好，但是在實(shí)行的過(guò)程中帶來(lái)了很多問(wèn)題。首先，在整理分析檔案資料的過(guò)程中消耗了大量的人力和物力，是一項(xiàng)非常繁重復(fù)雜的工作，企業(yè)和政府在這項(xiàng)工作上耗費(fèi)了大量的人力和物力，但是卻沒(méi)有得到相應(yīng)的回報(bào)。其次，因?yàn)橥ㄟ^(guò)這種方法獲得的數(shù)據(jù)不是很健全，檔案整理的也不規(guī)范，反映出來(lái)的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，最終匯總之后得到的數(shù)據(jù)存在較大的出入，檔案的利用效果受到了極大的影響。③最后，檔案的匯總的時(shí)候增加了額外的負(fù)擔(dān)，基層人員的積極性受到了嚴(yán)重的影響，基層工作量在一定程度上得到了很大程度的加重。

（三）資料收集的要“精”

多年來(lái)收集到的資料內(nèi)容主要包括生產(chǎn)性的有害因素、工藝流程的基本情況、生產(chǎn)單位的基本情況等等。如果原始的數(shù)據(jù)通過(guò)流水賬的形式歸入檔案中，不定范圍，不分周期，一定會(huì)為檔案的整理與分析帶來(lái)很多不必要的麻煩，在收集和整理的過(guò)程中會(huì)涉及到周期和收集范圍等問(wèn)題。在確定周期的時(shí)候，應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的不同需求，對(duì)檔案的內(nèi)容和形式進(jìn)行分析與確定，使建檔工作的良好效果得到有效的保證。對(duì)于一些檢測(cè)周期短、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)多的自我監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)，相關(guān)的數(shù)據(jù)應(yīng)該通過(guò)處理之后按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，上檔周期一般來(lái)說(shuō)可以定位每年一次。在周期與范圍得到確定的基礎(chǔ)上，保證對(duì)歷年的數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比分析，收集到的各種數(shù)據(jù)都要“精”，盡量做到不遺漏、不重復(fù)，每一個(gè)數(shù)據(jù)都應(yīng)該反映出一定的情況，將原始的數(shù)據(jù)進(jìn)行一定的整理。

二、檔案形式的選擇要適當(dāng)

因?yàn)楦鞯胤讲块T(mén)和企業(yè)在檔案管理工作中承擔(dān)的管理任務(wù)、范圍以及收集到的數(shù)據(jù)、資料等方面都存在比較大的差別，所以在檔案資料的收集中應(yīng)該從各自的實(shí)際需要出發(fā)。經(jīng)過(guò)多年的實(shí)踐來(lái)看，在檔案工作中不能用統(tǒng)一的檔案形式對(duì)不同層次的管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行要求。應(yīng)該根據(jù)各自的資料形式和特點(diǎn)進(jìn)行補(bǔ)充與完善，確定適合本身的檔案內(nèi)容和形式，充分利用和保存有價(jià)值的檔案資料。[3]地方管理機(jī)構(gòu)因?yàn)槌袚?dān)的管理范圍和承擔(dān)任務(wù)不同，所以建立的檔案形式與企業(yè)機(jī)構(gòu)相比應(yīng)該更加靈活，在本身基礎(chǔ)上進(jìn)行不斷的完善，將本單位的檔案建設(shè)搞好。

三、檔案建立與管理的重要性

從狹義上講，檔案工作是檔案館與檔案室圍繞檔案進(jìn)行的一些業(yè)務(wù)性的工作，通過(guò)科學(xué)的方法和原則對(duì)檔案進(jìn)行管理，為社會(huì)中的各項(xiàng)事業(yè)進(jìn)行服務(wù)，檔案工作是提高工作質(zhì)量與工作效率的一項(xiàng)必要條件，同時(shí)也是企業(yè)歷史真實(shí)面貌得到維護(hù)的重要工作。

1.檔案是對(duì)歷史情況和過(guò)去工作的記錄，它可以為單位的工作提供可以考察的依據(jù)。檔案信息是第一手的參考材料，是歷史的真憑實(shí)證。它是在人們的實(shí)踐活動(dòng)中形成的，對(duì)于歷史情況進(jìn)行客觀的記錄，是非?？煽康膽{證。有一些資料甚至是當(dāng)事人的親筆手稿，保留著歷史的痕跡。

2.隨著時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)的檔案事業(yè)進(jìn)入了一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期，檔案工作逐漸走向了正軌，在檔案建立與管理中逐漸引用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，使各項(xiàng)工作得到扎實(shí)的推進(jìn)，在這一過(guò)程中檔案發(fā)揮了重要的作用。

四、檔案的建立與管理

在檔案管理工作中檔案的建立工作是一項(xiàng)非?；A(chǔ)的工作，④同時(shí)也是非常重要的一個(gè)工作環(huán)節(jié)。在檔案建立的過(guò)程中應(yīng)該將以下幾方面的問(wèn)題解決好。

（一）建立檔案的配套性工作應(yīng)該做好

建立檔案信息是匯總各項(xiàng)數(shù)據(jù)的重要基礎(chǔ)，怎樣才可以將各單位的檔案數(shù)據(jù)真實(shí)的清晰的表現(xiàn)出來(lái)，首先需要將基礎(chǔ)性的工作做好，各項(xiàng)工作的準(zhǔn)備性工作應(yīng)該在建立檔案之前做好，這是真實(shí)反映檔案數(shù)據(jù)的重要基礎(chǔ)。

（二）審查、復(fù)核完善檔案工作中的信息

對(duì)于檔案工作中的各項(xiàng)信息，要進(jìn)行及時(shí)的審查、復(fù)核以及完善。對(duì)于檔案工作中的遇到的各種問(wèn)題，不管問(wèn)題有多么復(fù)雜，都要進(jìn)行及時(shí)的解決和處理，是檔案信息工作的效率和質(zhì)量得到相應(yīng)的保證。

（三）搞好檔案建設(shè)過(guò)程中的技術(shù)性問(wèn)題

在建設(shè)檔案的過(guò)程中，因?yàn)榛鶎庸ぷ魅藛T的素質(zhì)和工作能力參差不齊，反映在建檔的過(guò)程中就出現(xiàn)了不同的質(zhì)量，為了使檔案的質(zhì)量水平得到相應(yīng)的保證，就要將基層工作人員的相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)做好，在檔案工作的過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題應(yīng)該得到及時(shí)的解決與處理，檔案信息的建立要保證其有效性與準(zhǔn)確性，檔案的整體質(zhì)量應(yīng)該得到一定的保證。

（四）在建設(shè)檔案的過(guò)程中應(yīng)該注重相關(guān)人員的培訓(xùn)工作

在建立檔案之初，應(yīng)該將建立檔案相關(guān)人員的培訓(xùn)工作充分的做好，在思想上將意識(shí)統(tǒng)一起來(lái)。在方法和意識(shí)上對(duì)建檔人員進(jìn)行培訓(xùn)，使工作人員在遇到問(wèn)題的時(shí)候可以進(jìn)行良好的解決，使建檔工作可以得到順利的進(jìn)行。

五、結(jié)論

總而言之，檔案在建立和管理中需要一套完整的工作流程，它應(yīng)該是從實(shí)踐到理論，再?gòu)睦碚摰綄?shí)踐的過(guò)程。檔案的建立與管理應(yīng)該做到經(jīng)常性與規(guī)范性，經(jīng)常對(duì)檔案進(jìn)行管理，檔案信息來(lái)源的有效性與準(zhǔn)確性應(yīng)該得到相應(yīng)的保證。⑤檔案的管理與運(yùn)用是本地區(qū)單位中非常重要的工作，檔案管理人員應(yīng)該大膽創(chuàng)新、解放思想，用飽滿的熱情為檔案的建立與管理工作作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

注釋：

①申玉杰,高璐璐,俞守義.社區(qū)健康管理平臺(tái)及電子健康檔案的建立和管理應(yīng)用[J].醫(yī)學(xué)信息學(xué)雜志,2011,(4).

②李穎.廣播影視人才檔案的建立和管理[J].媒體時(shí)代,2011,(7).

③趙佳冬.淺談檔案的建立和管理[J].現(xiàn)代交際,2011,(7).

④張卓.開(kāi)放大學(xué)教師開(kāi)放性檔案的建立和管理[J].北京廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào),2012,(4).

⑤韓景華,魏麗萍,呂月英.淺談社區(qū)居民健康檔案的建立和管理[J].青島醫(yī)藥衛(wèi)生,2012,(5).