文/陳瓊

淺析高校人事檔案的開(kāi)發(fā)與利用

文/陳瓊

高校人事檔案管理是高校人事管理制度的重要模塊，隨著人力資源管理的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息背景下，做好高等學(xué)校的人事檔案管理工作有利于高校日常教學(xué)秩序的維護(hù)與穩(wěn)定。然而當(dāng)前高校人事檔案管理還存在著諸多的缺陷，使高校人事檔案的管理工作沒(méi)有充分發(fā)揮其在高校人事管理中的作用，新時(shí)期下做好高校人事檔案的開(kāi)發(fā)與利用工作，有利于高校人力資源的健康發(fā)展。

一、高校人事檔案的開(kāi)發(fā)利用含義和開(kāi)發(fā)利用價(jià)值

高校人事檔案開(kāi)發(fā)利用就是通過(guò)建立電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)把高校人事檔案的信息歸集到這一系統(tǒng)中，利用高校人事檔案的有關(guān)信息給予信息化、數(shù)據(jù)化的過(guò)程。利用信息化和數(shù)據(jù)化的手段改善高校人事檔案管理，提高對(duì)高校人事檔案的管理及開(kāi)發(fā)利用水平。做好高校的人事檔案開(kāi)發(fā)與利用管理兼具社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值的統(tǒng)一。

（一）有利于提升高等學(xué)校人事管理的社會(huì)價(jià)值。對(duì)高校人事檔案的開(kāi)發(fā)利用，使之實(shí)現(xiàn)信息化和數(shù)據(jù)化，有利于實(shí)現(xiàn)高校人力資源的信息共享，避免資源的封閉性，提高人事管理的效率。同時(shí)，通過(guò)建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)，能進(jìn)一步提高高校教職工資源的合理優(yōu)化配置，做到崗位與人才相匹配的原則，實(shí)現(xiàn)人力資源的有效開(kāi)發(fā)。開(kāi)發(fā)利用高校人事檔案，最大限度實(shí)現(xiàn)高校間人力資源的優(yōu)化配置，充分發(fā)揮高校高層次人才的優(yōu)勢(shì)，減少社會(huì)人事人才需求成本，促進(jìn)高校的科研素材轉(zhuǎn)化為實(shí)際可操作型的可運(yùn)用型的素材，為社會(huì)提供更多的價(jià)值。

（二）有利于實(shí)現(xiàn)高等學(xué)校人事管理的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。人才資源是國(guó)家的無(wú)形資產(chǎn)，高校高層次人力資源是高校的一筆無(wú)形資產(chǎn)，也是高校綜合實(shí)力的體現(xiàn)。做好高校人事檔案的開(kāi)發(fā)利用，有利于這筆無(wú)形資產(chǎn)轉(zhuǎn)化為有形資產(chǎn)，節(jié)約高校的人事成本開(kāi)支。對(duì)高校人事檔案的開(kāi)發(fā)與利用，形成一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅能為管理者快速有效地了解高校的人才儲(chǔ)備現(xiàn)狀以及人才構(gòu)成比例等信息，提升管理者獲取高層次人才的便捷性，并且大大減少了管理者獲取人才的交易成本，更好的為管理者創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

二、高校人事檔案開(kāi)發(fā)利用存在的瓶頸

通過(guò)對(duì)高校人事檔案的開(kāi)發(fā)利用，綜合了社會(huì)價(jià)值與經(jīng)濟(jì)價(jià)值的統(tǒng)一，并進(jìn)一步提升人事檔案管理的內(nèi)在價(jià)值。然而在目前的高校人事檔案管理中，高校人事檔案管理還存在著諸如缺乏建立統(tǒng)一的人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)、人事信息使用的實(shí)效性短、缺乏固定的人員管理數(shù)據(jù)，管理人員整體素質(zhì)不高、管理手段單一落后等問(wèn)題。

（一）缺乏建立統(tǒng)一的人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)。目前很少高校對(duì)人事檔案建立電子化信息化的數(shù)據(jù)庫(kù)，人事處關(guān)于學(xué)校的人事信息沒(méi)有做到有序的歸類管理，每位教職工個(gè)人檔案的基本信息，如出生時(shí)間，參加工作時(shí)間，來(lái)校工作時(shí)間，最高學(xué)歷學(xué)位獲得時(shí)間，評(píng)上或聘為某一職稱時(shí)間等等，每次需要這些信息時(shí)都要到人事檔案室查閱。高校人事信息閉塞，沒(méi)有充分顯示出人才優(yōu)勢(shì)的作用，嚴(yán)重影響了高等學(xué)校人力人才資源的開(kāi)發(fā)與合理配置利用。

（二）人事信息使用的實(shí)效性短。

人事檔案信息使用效率時(shí)間短，高校人事檔案管理沒(méi)有規(guī)范化。人事信息哪個(gè)部門要哪個(gè)部門來(lái)查，這些數(shù)據(jù)與信息似乎只是一次性使用，過(guò)了一段時(shí)間如果還需要，可能還要再查一次，沒(méi)有充分發(fā)揮人事信息所起的作用。再者，也增加了物力財(cái)力和人力資源成本，降低人事信息使用效率。

（三）缺乏固定的管理人員來(lái)管理人事數(shù)據(jù)。高校的人事數(shù)據(jù)管理沒(méi)有專門的管理人員，處于模糊的界限管理，即基本上都是人事處的人員都在管，同時(shí)也基本上是人事處的人員都沒(méi)在管的狀態(tài)。沒(méi)有專一的歸口管理，導(dǎo)致人事信息資料的紊亂和無(wú)序，并且沒(méi)有做到崗位職責(zé)與人員相匹配。管理者需要查詢某一教職工的數(shù)據(jù)時(shí)，人事處隨意安排人員協(xié)助查找，出了問(wèn)題大家都相互推脫，不能界定是哪一個(gè)人的職責(zé)。人事檔案管理人員整體綜合素質(zhì)不高，缺乏最新理論的學(xué)習(xí)與培養(yǎng)，認(rèn)為人事檔案管理就是簡(jiǎn)單地管理好這些人事檔案就可以，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到做好檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)意義。

（四）人事檔案管理手段單一落后。目前高校的人事檔案一直沿用以往的管理方式，比如采用紙質(zhì)管理和手寫資料等方式，紙質(zhì)管理和手寫資料的方式管理有其一定的弊病，例如保存時(shí)間短、字跡容易模糊以及容易丟失等。單一落后的管理方式容易導(dǎo)致檔案歸檔的不及時(shí)和更新不及時(shí)的問(wèn)題。再者，手寫檔案容易出現(xiàn)一些信息不翔實(shí)或者是信息虛假等問(wèn)題。若缺乏健全的監(jiān)督管理體制，則對(duì)于人事檔案所固有的政策性和嚴(yán)肅性提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

綜合以上的分析，我們發(fā)現(xiàn)當(dāng)前高校人事檔案的管理還存在著諸多的問(wèn)題與缺陷，這些問(wèn)題與缺陷會(huì)給高校人力資源的管理帶來(lái)一些障礙與挑戰(zhàn)。為了使高校人事檔案的管理能跟上現(xiàn)代人力資源管理的改革步伐，新形勢(shì)下，新的人事制度改革要求高校做好人事檔案開(kāi)發(fā)與利用。

三、高校人事檔案的開(kāi)發(fā)利用思考

高等學(xué)校人事檔案開(kāi)發(fā)與利用即采集人事檔案中的信息，以最快速度提供利用，通過(guò)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息化的管理方式。省去查找資料時(shí)間的浪費(fèi)，也不利于人事檔案的保護(hù)，本人認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面做好人事檔案的開(kāi)發(fā)與利用。

（一）建立高等學(xué)校人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。建立高等學(xué)校人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，事先采集人事人才檔案信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)據(jù)化和電子化，并對(duì)此進(jìn)行機(jī)密等級(jí)處理，只有一定權(quán)限的人才能看到最高機(jī)密等級(jí)信息。這些信息可以在人事處部分人員中共享，并能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)及信息的同步更新。上級(jí)部門、校領(lǐng)導(dǎo)、各單位需要人事人力檔案中的有關(guān)數(shù)據(jù)或信息時(shí)，可以根據(jù)機(jī)密等級(jí)最快速度地提供利用。在這過(guò)程中，出于高等學(xué)校人事檔案的保密性，若需要領(lǐng)導(dǎo)審批等手續(xù)還是要按照正常的流程進(jìn)行審批辦理，避免一些走關(guān)系的現(xiàn)象。并且，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息化和電子化的管理避免了每次都要來(lái)人事檔案室來(lái)查檔的現(xiàn)象，大大提升了人事檔案資源的利用效率。當(dāng)前某些高校人事處為建立人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫(kù)花費(fèi)幾十萬(wàn)，人事處、人事科在接收新報(bào)到的員工人事信息資料時(shí)，先采集檔案中的信息及數(shù)據(jù)，待采集工作全部完成后才將此員工的人事資料檔案交到歸口管理的專門的人事檔案室歸檔管理。

（二）提高人事信息的使用實(shí)效性。人事人才信息的使用不是一次性的，而是長(zhǎng)久性的，才能真正體現(xiàn)出人力資源的特性。高校人事檔案的真正價(jià)值在于實(shí)現(xiàn)社會(huì)價(jià)值與經(jīng)濟(jì)價(jià)值的統(tǒng)一，為社會(huì)創(chuàng)造財(cái)富，而不是束之高閣。高校的人事檔案記錄著高校人事人才的履歷、職稱、工作經(jīng)驗(yàn)、自身能力素質(zhì)等綜合方面的情況，通過(guò)長(zhǎng)期有效地使用這些人事人才的信息開(kāi)發(fā)，能夠充分挖掘人才的潛力，為人才的開(kāi)發(fā)利用提供科學(xué)合理的參照，為社會(huì)選拔德才兼?zhèn)涓邔哟蔚哪軇偃螎徫坏娜瞬拧Ｖ挥谐浞职l(fā)揮高校人事檔案的信息使用實(shí)效長(zhǎng)的特征，才能更有效的提升高校人事檔案管理的效率，從而適應(yīng)現(xiàn)代的人力資源管理改革的發(fā)展大趨勢(shì)。同時(shí)，高校人事檔案完整有序地記錄，也是高校發(fā)展壯大的一個(gè)成長(zhǎng)記錄歷程，承載著高校的精神文化和發(fā)展歷史。并且成為高校聯(lián)系溝通學(xué)校與社會(huì)的人才橋梁，也是高校師生了解學(xué)校人事信息的一個(gè)重要的窗口平臺(tái)。

（三）設(shè)置固定人員管理數(shù)據(jù)庫(kù)，提升數(shù)據(jù)庫(kù)管理人員與檔案管理人員的素質(zhì)。通過(guò)建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)置專門的管理人員對(duì)這一檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行專門的管理工作，避免管理過(guò)程中出現(xiàn)的混雜現(xiàn)象，提升人事檔案管理的有序性，變?nèi)耸聶n案數(shù)據(jù)庫(kù)由原來(lái)的分散管理為集中管理。加大人員管理的投入，專人專崗，崗位與人員相互匹配。由于人事檔案的管理工作具有政策性和保密性，因而需要增強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)管理人員及檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升他們的綜合素質(zhì)。尤其檔案管理人員在管理檔案的認(rèn)識(shí)上要提升高度，堅(jiān)持管理理念和原則，保持檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，讓他們意識(shí)到做好高校人事檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)意義，而不是僅僅局限于落后的人事檔案管理理念。

（四）改變?nèi)耸聶n案管理方式。擯棄落后的檔案管理方式，使用新技術(shù)來(lái)管理人事檔案。創(chuàng)新靈活人事檔案管理手段，改變以往管理中的單一和低效率的管理方式內(nèi)容。通過(guò)對(duì)人事檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)管理，學(xué)習(xí)使用先進(jìn)的科學(xué)管理理論和技術(shù)，積極探索創(chuàng)新，不斷創(chuàng)新人事檔案的信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，最大限度地發(fā)揮人事檔案在高校人力人事管理中的積極作用。堅(jiān)決杜絕人事檔案的造假行為，加強(qiáng)監(jiān)督，通過(guò)與高校各個(gè)部門的協(xié)調(diào)配合工作，充分發(fā)揮高校人事信息資源的效用，為高校服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。

總之，高校人事檔案管理是一項(xiàng)意義重大而深遠(yuǎn)的工作，高校人事檔案管理工作同時(shí)也是高校管理工作的一個(gè)宣傳名片，因?yàn)槔锩娉休d著高校的發(fā)展歷程和文化內(nèi)涵。新時(shí)期下，通過(guò)建立高校人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，開(kāi)發(fā)利用人事信息人力資源，實(shí)現(xiàn)人事信息資源的數(shù)據(jù)化和電子信息化的管理，提升了人事檔案管理操作的實(shí)效性，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)提升高校人事檔案管理工作，以期為學(xué)校為社會(huì)提供更加專業(yè)性的軟實(shí)力人才資源，提升整個(gè)學(xué)校和整個(gè)社會(huì)的綜合競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

（2012年福建省教育廳B類研究項(xiàng)目立項(xiàng)課題 課題編號(hào)：JB12261）

（作者單位：福建師范大學(xué)福清分校人事處）