文/許穎

現(xiàn)代信息技術(shù)與化工檔案管理的整合

文/許穎

化工檔案管理近些年得到了一定的發(fā)展，受到了前所未有的重視，無(wú)論是檔案整理的質(zhì)量還是數(shù)量都與以往相比有一定的提升，但是在管理和整治的速度上、質(zhì)量上和形式上還有很多有待提升的空間?，F(xiàn)代社會(huì)，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，這給化工檔案管理也帶來(lái)了一定的影響。如果能很好地整合二者，一定會(huì)給化工檔案管理帶來(lái)一些新鮮的因素，有助于整體質(zhì)量和數(shù)量的提高。

一、巧用現(xiàn)代信息技術(shù)，優(yōu)化檔案整理的內(nèi)容

對(duì)于化工檔案管理來(lái)說(shuō)，以往都是管理者依據(jù)企業(yè)的活動(dòng)記錄和現(xiàn)成的資料，對(duì)自己感興趣的檔案或者整理起來(lái)比較容易的資料進(jìn)行整合預(yù)處理，形成檔案資料，可以說(shuō)以往的化工檔案管理具有一定的自我偏好性和隨意性，至于整理出來(lái)的檔案資料質(zhì)量如何，是否得到使用者的肯定，這些都是沒(méi)有給于充分考慮的。對(duì)于整理來(lái)說(shuō)，不能及時(shí)了解相關(guān)的情況，那么對(duì)以后的化工檔案管理是非常不利的，所謂沒(méi)有調(diào)查就沒(méi)有發(fā)言權(quán)，在整理的過(guò)程中，如果整理者對(duì)自己的檔案資料市場(chǎng)認(rèn)可度一概不清楚的話(huà)，確實(shí)無(wú)法及時(shí)調(diào)整自己的檔案整理內(nèi)容和方向?，F(xiàn)代信息技術(shù)，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的發(fā)展，大大提升了化工檔案管理的空間，對(duì)于檔案管理的整理者來(lái)說(shuō)，在整理的起始階段，在選題上和選材上都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行調(diào)查，看一下相關(guān)的檔案資料研究到了什么階段，并且可以及時(shí)了解閱讀者的心態(tài)、需求和檔案整理的意見(jiàn)等，這樣整理者就很容易地做好檔案資料的整理了，并且能提升檔案資料的實(shí)用性，這樣整理出來(lái)的檔案資料必然會(huì)得到讀者的認(rèn)可。當(dāng)然，檔案資料的整理者在整理的過(guò)程中需要收集相關(guān)的資料和數(shù)據(jù)調(diào)查，但是不能為敷衍了事而整理一些虛無(wú)縹緲的檔案資料，這就需要整理者放平心態(tài)，巧妙地利用現(xiàn)代信息技術(shù)帶給我們的反饋信息。在一個(gè)檔案資料的整理之初，整理者可以利用網(wǎng)絡(luò)等手段，先爭(zhēng)取讀者的意見(jiàn)，了解他們的心聲，這樣對(duì)整理是非常有力的。在檔案資料完成之后，對(duì)于化工檔案管理的形式和宣傳上，現(xiàn)代信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)宣傳途徑的擴(kuò)大化，提高實(shí)效性。比如通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、微信等手段發(fā)布在虛擬的空間上，讓讀者以最快的速度看到檔案資料，并給予點(diǎn)評(píng)，整理者也可以利用反饋的意見(jiàn)給與修正，并發(fā)布修正稿等，由此可見(jiàn)，現(xiàn)代信息技術(shù)如果能與檔案資料的整理有效整合的話(huà)，確實(shí)對(duì)于提高整理的質(zhì)量起到不可估量的積極作用。

二、巧用現(xiàn)代信息技術(shù)，加快檔案資料整理的進(jìn)度

在以往，檔案管理?xiàng)l件不容樂(lè)觀(guān)，特別是在檔案資料的整理上，整理者使用的都是有紙化整理，靠的是用筆寫(xiě)出來(lái)。這對(duì)于檔案資料的整理來(lái)說(shuō)，如果整理者一閃而過(guò)一個(gè)好的素材和整理方法的話(huà)，如果不能及時(shí)地表述出來(lái)，那么很快就可能被遺忘。現(xiàn)代信息技術(shù)的出現(xiàn)，有效地解決了這些問(wèn)題。首先，一些自動(dòng)化的辦公軟件，極大地方便了檔案資料的整理。計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)、傳真機(jī)、自動(dòng)電話(huà)機(jī)、電視電話(huà)機(jī)等等，已經(jīng)成為文化整理的有效輔助辦公工具，這些現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用可以大大的提高檔案資料整理的進(jìn)度。另外，比如錄音筆、錄音機(jī)和攝像機(jī)等多媒體信息技術(shù)的使用，可以及時(shí)地記錄整理者的靈感，只要整理者找到好的檔案資料素材，就可以通過(guò)這樣的工具及時(shí)地記錄下來(lái)，幫助整理者做好相關(guān)的儲(chǔ)存與記憶，為留住好的整理材料提供硬件支持?，F(xiàn)代信息技術(shù)的出現(xiàn)，如果能有效地結(jié)合檔案資料整理的需要，實(shí)現(xiàn)合體與整合的話(huà)，會(huì)極大地提升檔案資料整理的空間，加快整理的進(jìn)度?，F(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了超越時(shí)空的整理，實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化和智能化辦公，改變了以往必須依賴(lài)紙張的文化整理，在使用現(xiàn)代信息技術(shù)的時(shí)候，整理者可以巧用各種現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備和各種通信的終端技術(shù)，讓整理無(wú)時(shí)不在，無(wú)時(shí)不有，延伸了檔案資料整理的空間，為整理速度的提升提供了有力的技術(shù)保障。

三、巧用現(xiàn)代信息技術(shù)，豐富檔案資料整理的類(lèi)型

在以往的檔案資料整理中，雖然理論上檔案資料整理的形式與類(lèi)型是豐富多彩、多種多樣的，但是由于各種客觀(guān)因素的限制和各種現(xiàn)實(shí)條件的不完善，導(dǎo)致檔案資料的整理在類(lèi)型上比較單一，多數(shù)是文字類(lèi)型的載體。隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)檔案資料的需求越來(lái)越多，在檔案資料的類(lèi)型上也期望更加多樣化和多元化，這樣才有益于提升檔案資料整理的質(zhì)量提高，才可能滿(mǎn)足最廣大人民群眾的文化需求。隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，現(xiàn)代信息技術(shù)的使用一定程度上提高了人們的認(rèn)知水平和整理水平，使得人們的眼界和視野變得更加開(kāi)闊，無(wú)論是在檔案資料整理的內(nèi)容上還是類(lèi)型上都更加豐富化。當(dāng)下，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案資料的整理者可以充分利用由此而帶來(lái)的便利，在整理的類(lèi)型上實(shí)現(xiàn)多樣化，這不但豐富了整理的內(nèi)容與形式，也可以提升檔案資料的宣傳質(zhì)量，使得檔案資料起到應(yīng)有的宣傳價(jià)值，發(fā)揮應(yīng)有的作用，為社會(huì)的進(jìn)步，人口素質(zhì)的提升，傳統(tǒng)文化的繼承與傳承等貢獻(xiàn)自身的力量。

（作者單位：中國(guó)石油化工股份有限公司石油工程技術(shù)研究院）