文/魏韓利

淺析文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用

文/魏韓利

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)水平的提高，辦公自動(dòng)化技術(shù)逐漸被各個(gè)領(lǐng)域所應(yīng)用，給人們的生活、工作以及學(xué)習(xí)等方面帶來極大的方便，因此，在對(duì)文書檔案進(jìn)行收集、分類、保存的時(shí)候，也可以應(yīng)用辦公自動(dòng)化技術(shù)，從而有效提高文書檔案管理工作水平以及效率，進(jìn)而確保文書檔案的有效性、安全性以及可靠性。

一、淺談當(dāng)前文書檔案管理活動(dòng)中所存在的主要問題

（一）文書的檔案管理工作較繁瑣且龐雜。一般情況下，文書的檔案管理工作內(nèi)容包括資料收集、資料歸類、資料保存、資料應(yīng)用等，其中資料的歸類以及保存方式比較多，比如說資料檔案既涉及到橫向建檔，又會(huì)涉及到縱向建檔，甚至還會(huì)涉及到交叉建檔，由此可以看出，檔案資料的建檔方式又有很多種。所以，文書檔案管理工作不僅具有一定的繁瑣性，而且還具有龐雜性的特點(diǎn)，以至于檔案管理工作效率低下。

（二）文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平不高。工作人員的綜合素質(zhì)水平不高，表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各領(lǐng)域的工作開展均應(yīng)用到科學(xué)技術(shù)，然而目前的文書檔案管理工作人員大多數(shù)不會(huì)操作計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)產(chǎn)品，以至于檔案管理工作效率低下。其次，文書檔案管理工作人員的思想政治水平不高，以至于在檔案管理活動(dòng)中常常抱以不負(fù)責(zé)任、得過且過的工作態(tài)度，致使檔案管理的實(shí)效性得不到提高。第三，文書檔案資料管理工作較復(fù)雜且龐大，但是檔案管理人員的數(shù)量較少，降低了他們的工作積極性以及信心。第四，檔案管理工作的程序大多是固定的，工作人員在開展檔案管理工作的時(shí)候易感覺枯燥乏味，使其工作熱情逐漸下降。

二、在文書檔案管理活動(dòng)中應(yīng)用辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)以及必要性

（一）關(guān)于辦公自動(dòng)化應(yīng)用于檔案管理活動(dòng)中的優(yōu)勢(shì)分析。

1.有助于提高文書檔案管理水平以及辦公效率。隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)水平的提高，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)逐漸在人們生活中、工作中、學(xué)習(xí)中廣泛應(yīng)用，其強(qiáng)大信息處理能力是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的最佳優(yōu)勢(shì)，改變了傳統(tǒng)檔案管理工作方式，解放了人力手工操作模式，從而使得文書檔案收集、分類、保存以及應(yīng)用等環(huán)境變得十分便捷、高效，由此可以看出，辦公自動(dòng)化應(yīng)用于檔案管理活動(dòng)中能有效提高管理效率以及水平。

2.能夠有效實(shí)現(xiàn)信息資源共享與交流的目的。當(dāng)計(jì)算機(jī)技術(shù)將文書檔案進(jìn)行收集、歸類完畢后，人們可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將文書檔案進(jìn)行翻閱與瀏覽，從而有效提高了檔案的利用率，除此之外，還有效提高了檔案管理質(zhì)量以及效率，另外，在對(duì)文書檔案進(jìn)行處理后，還可以隨時(shí)隨地對(duì)其進(jìn)行調(diào)整與處理，從而有效保障了信息資源的查準(zhǔn)率，由此可以看出，文書檔案管理活動(dòng)中應(yīng)用辦公自動(dòng)化技術(shù)能夠有效實(shí)現(xiàn)信息資源共享與交流的目的。

3.有效提高文書檔案?jìng)鬟f的速度且保障其安全性。在辦公自動(dòng)化背景下，文書檔案常常當(dāng)作一種文件傳輸于各個(gè)應(yīng)用部門，例如：通過利用郵箱、QQ等途徑將文書檔案?jìng)鬏斢谀硞€(gè)部門，而傳輸?shù)倪^程中不會(huì)經(jīng)過多人手中，從而有效保障了文書檔案的安全性以及可靠性，與此同時(shí)，這種傳輸辦法還不會(huì)受到地址、時(shí)間的限制，因此，其便捷、安全、高效的特點(diǎn)使得文書檔案能夠直接通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)即可實(shí)現(xiàn)共享的目的，進(jìn)而有效保障了文書檔案的實(shí)效性。

（二）將辦公自動(dòng)化應(yīng)用于文書檔案管理活動(dòng)中的必要性。由于文書檔案具有著龐雜、繁瑣的特點(diǎn)，如果按照傳統(tǒng)手動(dòng)方法對(duì)其進(jìn)行收集、分類、保存等處理，難免會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，從而給文書檔案應(yīng)用工作帶來一定的難題，而計(jì)算機(jī)信息技術(shù)則能夠有效、精準(zhǔn)的對(duì)文書檔案進(jìn)行收集、分類、保持，而且大大提高了文書檔案管理工作效率以及質(zhì)量，因此，將辦公自動(dòng)化應(yīng)用于文書檔案管理活動(dòng)中，不僅是辦公活動(dòng)的基本需求，也是提高辦公效率的重要途徑。

三、探討文書檔案管理應(yīng)用辦公自動(dòng)化的重要途徑以及建議

（一）選擇適當(dāng)?shù)霓k公自動(dòng)化工具。由于當(dāng)前的辦公自動(dòng)化工具較多，因此，在選擇辦公自動(dòng)化工具的時(shí)候需要結(jié)合自身檔案管理特點(diǎn)來進(jìn)行選擇，從而確保所選擇的辦公自動(dòng)化工具能夠滿足自身檔案管理需求，比如常見的辦公自動(dòng)化工具有掃描儀、電腦、傳真機(jī)、相關(guān)軟件等，并且聘用辦公自動(dòng)化專業(yè)人員建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，從而為檔案管理工作提供有力保障。

（二）定期對(duì)文書檔案管理工作人員進(jìn)行辦公自動(dòng)化技能培訓(xùn)教育工作。

定期對(duì)文書檔案管理工作人員進(jìn)行辦公自動(dòng)化技能培訓(xùn)教育工作，是保障文書檔案管理水平以及質(zhì)量的重要前提，因此，為了實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作質(zhì)量水平得到提高的目的，則需要指導(dǎo)檔案管理工作人員正確應(yīng)用辦公自動(dòng)化軟件，并且對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行了解、應(yīng)用，從而有效增強(qiáng)其綜合素質(zhì)水平，從而提高檔案管理的實(shí)效以及水平。另外，還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的思想政治教育工作，使其思想政治素質(zhì)水平得以提升，從而促其開展檔案管理工作的時(shí)候能夠抱以強(qiáng)烈的責(zé)任心以及熱情，進(jìn)而提高文書檔案信息資料的可靠性以及安全性。

綜上所述，本文主要對(duì)當(dāng)前文書檔案管理活動(dòng)中所存在的主要問題進(jìn)行了分析與介紹，并且將文書檔案管理活動(dòng)中應(yīng)用辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)以及必要性進(jìn)行了陳述。最后，針對(duì)文書檔案管理應(yīng)用辦公自動(dòng)化提出幾點(diǎn)建議與對(duì)策，從而全面提高文書檔案管理水平。

（作者單位：韓城煤化實(shí)業(yè)有限公司）