淺析事業(yè)單位檔案整理工作

劉蕊

[摘 要]隨著近幾年來的科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，事業(yè)單位對于檔案的整理工作并未引起高度的重視。而就檔案而言，它對于單位的長久、平穩(wěn)的發(fā)展起著一個關(guān)鍵的影響。本文主要分析了事業(yè)單位當(dāng)中的檔案工作現(xiàn)狀，在這個基礎(chǔ)之上提出其中可能存在的問題進而提出相應(yīng)地改進建議，促進檔案方面的整理工作合理科學(xué)的開展。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案整理；檔案工作人員

檔案對于單位而言，是事務(wù)進行有關(guān)備查的依據(jù)，因而，它在單位的運行過程當(dāng)中有著十分重要的作用。當(dāng)前，隨著與檔案相關(guān)的法律政策的頒布，檔案方面的整理工作邁向了一個新的臺階。故而，需要對檔案的整理工作進行一個深入的分析，促進其日后整理工作的開展更具有高效性。

1.事業(yè)單位中的檔案方面的整理工作的現(xiàn)狀分析

1.1文書檔案在搜集方面不夠完整，管理方面不夠規(guī)范

就事業(yè)單位來說，它在建立之初是由政府之間眾多部門配合完成的，因而，它所涉及的資料范圍也就比較廣，包括在征地方面、裝修方面、基建方面等，相比較而言，它的任務(wù)也是比較繁重的，再加上缺乏專門的檔案方面的管理人員對資料做搜集與整理的工作，進而也就導(dǎo)致了檔案方面的管理工作未能到達規(guī)范標準。

1.2對檔案方面的整理工作未能引起足夠的重視

一些單位普遍認為檔案方面的整理工作不具備技術(shù)含量，在這種背景條件之下，這方面的工作也就沒有引起領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員的高度重視，往往只是有資料就做接收的工作，如果不上交相關(guān)的資料也就沒有工作人員進行管理。這些方面都是檔案方面的整理工作當(dāng)前存在的較為嚴重的問題。

1.3檔案工作人員不具備專業(yè)素養(yǎng)

在事業(yè)單位的部門設(shè)置當(dāng)中，通常都是讓秘書等職員兼職檔案方面的整理工作，因此，這方面的人員就不具備專業(yè)知識，檔案方面的管理工作做到由專人負責(zé)也是比較困難的。存在的這些方面的問題對于檔案方面的整理工作是非常不利的。

2.檔案方面的整理工作應(yīng)當(dāng)注意的問題

2.1歸檔的范圍

對于歸檔制度來說，檔案的歸檔范圍是其中的一項重要內(nèi)容，因而，其中的文件信息能否做到齊全以及完整是正確劃分歸檔范圍的關(guān)鍵。歸檔范圍也就是說將檔案歸入所屬的文件當(dāng)中以及哪些文件資料是不需要歸入檔案中的。就事業(yè)單位而言，應(yīng)當(dāng)依據(jù)國家以及行業(yè)的標準規(guī)定，再結(jié)合單位的實際運行情況，確定單位當(dāng)中的文件材料方面的歸檔范圍。歸檔的范圍主要是以單位當(dāng)中的實際活動為主，進而對單位中職能活動以及業(yè)務(wù)方面的工作做深入的反映。對外單位的資料來說，不管是上級或者是下級，還是一些非隸屬關(guān)系的單位，都應(yīng)當(dāng)將是否與該單位有著直接的關(guān)系、是否需要進行辦理、是否有利用價值等方面作為它歸檔的出發(fā)點。不能夠有凡是文件都進行歸檔這個現(xiàn)象的出現(xiàn)，也不能夠遺漏具有較高價值的文件。通過這些方式的采用使得檔案方面的整理工作更為科學(xué)以及合理的開展。

2.2保管的期限

就檔案的保管期限來說，主要分為永久以及定期兩種方式，在定期當(dāng)中又分為了兩種，通常是三十年和十年。而永久的檔案保管意思就是能夠無期限地一直保存。主要涉及的范圍有單位當(dāng)中的主要職能活動，于本單位的發(fā)展、國家的發(fā)展以及社會的發(fā)展具有久遠價值的檔案等應(yīng)當(dāng)永久進行保管。

2.3歸檔文件的整理

歸檔文件的整理也就是將其以“件”作為單位進行一系列的裝訂工作、分類工作、排列工作、編號工作、編目工作以及裝盒的工作。在進行文件歸檔的工作當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)做到文件的齊全以及完整，對于出現(xiàn)的破損文件應(yīng)當(dāng)予以及時的修整，字跡模糊或者是容易退變的材料應(yīng)當(dāng)予以復(fù)制。

2.4管理的機制

就檔案的整理工作來說，具有較強法制的意識是將這一工作順利完成的基礎(chǔ)條件。真正做好檔案方面的整理工作，需要做好一系列的法律法規(guī)宣傳方面的工作。進而提高員工工作中的法律意識，使得一系列工作的開展按照嚴格的法律條款開展。檔案的整理對于單位而言是非常重要的，它能夠較好的了解事業(yè)單位的歷史情況、把握現(xiàn)在的運營情況以及在這個基礎(chǔ)之上對未來有一個預(yù)見作用。因而，相關(guān)的事業(yè)單位可以從多方面著手，做好檔案方面的建設(shè)以及管理的工作，把檔案的整理工作列入到單位的發(fā)展規(guī)劃以及年度計劃當(dāng)中，將一系列的檔案方面的整理工作落到實處，從而促進檔案方面的整理工作更為科學(xué)高效的開展。

3.結(jié)束語

對于檔案方面的管理人員來說，在實際的工作過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)要立足于單位的實際情況，并且要不斷學(xué)習(xí)以及借鑒較為先進的管理方面的經(jīng)驗，適應(yīng)當(dāng)前檔案方面的管理工作的最新形勢。在這過程當(dāng)中需要具有較強的保密意識以及具有高度的法制觀念以及意識，促進事業(yè)單位的檔案方面的整理工作走向科學(xué)、規(guī)范以及法制的道路。

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