建立管理模型 規(guī)范操作流程強(qiáng)化物資管理保障作用

文//朱正國(guó)

物資是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的有機(jī)組成部分，物資管理在企業(yè)管理中起著十分重要的作用，物資耗費(fèi)情況將直接影響到生產(chǎn)成本，作為消耗原材料為主的石油開(kāi)采企業(yè)，物資是成本形成的主要因素，是成本控制具有決定性作用的管理對(duì)象。如何管理好物資，為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提高保障,概括而言，我認(rèn)為應(yīng)該搭建管理框架，構(gòu)筑物流空間；制定操作規(guī)程，約束經(jīng)營(yíng)行為；加強(qiáng)質(zhì)量監(jiān)管，確保健康運(yùn)行。

確立物資管理的宏觀原則

物資管理宏觀原則就是：樹(shù)立全局觀念，以生產(chǎn)為中心，控制兩頭，把握中間；協(xié)調(diào)關(guān)系，解決矛盾；物資品種對(duì)路，操作運(yùn)用簡(jiǎn)單，做到物盡其用。

所謂樹(shù)立全局觀念，以生產(chǎn)為中心,牢固樹(shù)立供管制約的觀念，探索圍繞生產(chǎn)主線共同運(yùn)作一體化的路子。具體地講，作為安徽采油廠，源頭上堵住物資管理?xiàng)l塊分割，杜絕都能管都想管又都管不著的情況，合理利用各職能部門(mén)業(yè)務(wù)技術(shù)、組織結(jié)構(gòu)等優(yōu)勢(shì)，配制專(zhuān)業(yè)物資資源，互補(bǔ)集中統(tǒng)一管理。各專(zhuān)業(yè)物資歸口部門(mén)集中精力抓大宗料的計(jì)劃統(tǒng)計(jì)和適用效果對(duì)比分析，為物資管理部門(mén)提供核控依據(jù)，把物資采購(gòu)和后期行為交給供應(yīng)部門(mén)，按各自職責(zé)行事，降低供管兩家隱性成本，促進(jìn)形成供管良性規(guī)范體制，確保物資管理部門(mén)能夠使用宏觀原則，處理微觀事務(wù)。

所謂控制兩頭把握中間，一頭就是盯緊物資供應(yīng)關(guān)，達(dá)到所購(gòu)物資質(zhì)優(yōu)價(jià)廉和供應(yīng)及時(shí)；把握中間就是控制物資領(lǐng)用關(guān)，利用物資供應(yīng)的基礎(chǔ)資料、規(guī)定和使用狀況，材料人員要掌握物資性能和特征，對(duì)照計(jì)劃和需求實(shí)際進(jìn)行申領(lǐng)；另一頭就是審查核對(duì)，驗(yàn)收入庫(kù)，直到基層隊(duì)（站）庫(kù)正常發(fā)料，投入消耗現(xiàn)場(chǎng)。只有這樣才能保證物資供、管、用程序運(yùn)行順暢。經(jīng)過(guò)現(xiàn)場(chǎng)使用總結(jié)和反饋信息，對(duì)效果不佳、殘缺不全、問(wèn)題嚴(yán)重或名不符實(shí)的物資及時(shí)聯(lián)系處理。

所謂協(xié)調(diào)關(guān)系解決矛盾，主要針對(duì)物資供應(yīng)時(shí)效、質(zhì)量、服務(wù)等方面，及時(shí)與供應(yīng)單位聯(lián)系，及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。

所謂物資品種對(duì)路，操作運(yùn)用簡(jiǎn)單，做到物盡其用。對(duì)針對(duì)性強(qiáng)的物資會(huì)同有關(guān)部門(mén)選擇廠家（例如破乳劑等），有針對(duì)性地根據(jù)需要選擇產(chǎn)品的外觀、內(nèi)部結(jié)構(gòu)、精密程度，做好適用對(duì)口，易于掌握，方便操作，發(fā)揮物資的完全功能。

制定物資管理的具體目標(biāo)

面向物資領(lǐng)域，治理整頓秩序,靠前跟蹤指揮，全面貼近基層，端后搞好監(jiān)控，服從服務(wù)生產(chǎn)，縮短供用周期，加快流通節(jié)奏，分析利潤(rùn)空間，按照比較原則，指導(dǎo)市場(chǎng)行為，有力控制成本，學(xué)習(xí)兄弟單位管理經(jīng)驗(yàn)，強(qiáng)化物管人員培訓(xùn)，提高我廠物資管理水平，使物資管理工作在降本過(guò)程中發(fā)揮較大作用。圍繞以上目標(biāo)，明確物資管理階段性任務(wù)，逐步完成分階段重點(diǎn)工作帶動(dòng)其它工作有所進(jìn)展，最終通過(guò)完成整體工作量來(lái)達(dá)到實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)的目的。

有原則有目標(biāo)，怎樣才能高效快速運(yùn)轉(zhuǎn)，做到忙而不亂，穩(wěn)而不慢？本文認(rèn)為首先要建立完整的物資管理模型，形成規(guī)范的較為理想的物管流程，在此基礎(chǔ)上，不斷探索、不斷總結(jié)、不斷提高，依托基層物管能量開(kāi)創(chuàng)物資管理新局面。

打造完整的物資管理模型

組織結(jié)構(gòu)和管理模式

現(xiàn)已形成物資管理和物資供應(yīng)的明確分工、管理各有側(cè)重的全局整體管理模式，改變了以往物資供應(yīng)和物資管理相統(tǒng)一、分工不明確、缺乏監(jiān)督制約機(jī)制的管理辦法。

現(xiàn)在的分級(jí)垂直管理模式，其特點(diǎn)是職能明確，分工細(xì)致，結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)捷，指揮系統(tǒng)條理清楚，連接點(diǎn)少，自上而下和自下而上環(huán)節(jié)短而有效，信息反饋較快，能夠形成對(duì)物資供應(yīng)的監(jiān)督制約，利用考核機(jī)制激勵(lì)供應(yīng)部門(mén)改變工作作風(fēng)。其缺點(diǎn)是使用單位對(duì)市場(chǎng)價(jià)格因素?zé)o法把握，失去對(duì)物資價(jià)格的控制力。

物資管理制度

物資管理一系列制度是物資管理工作的法規(guī)性文件，具有強(qiáng)制性，是物資管理工作得以正常開(kāi)展的前提和依據(jù)，必須嚴(yán)格加以執(zhí)行。我廠物資管理工作經(jīng)過(guò)一年多的運(yùn)行，已制定了一系列物資管理制度。下步根據(jù)物資管理的實(shí)際需要，正在考慮制定《安徽采油廠辦公自動(dòng)化耗材自行采購(gòu)管理規(guī)定》、《安徽采油廠質(zhì)量訪問(wèn)制度》、《安徽采油廠印刷品印制管理規(guī)定》、《安徽采油廠物資信息反饋制度化管理規(guī)定》等，通過(guò)各種規(guī)章制度的執(zhí)行，促?gòu)S物資管理工作的水平提高，在物資管理實(shí)踐中，采取階段性物資管理活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)物資管理制度化、流程化。

物資管理學(xué)習(xí)

建立起我廠內(nèi)部物資管理的學(xué)習(xí)制度,對(duì)于我們抓好物資管理工作有著舉足輕重的作用,有了學(xué)習(xí)模型開(kāi)展物資管理知識(shí)學(xué)習(xí)和能力培養(yǎng)，進(jìn)而反作用于基礎(chǔ)管理工作,無(wú)疑會(huì)起到相得益彰的效果。按照四步走方案進(jìn)行安排。

（1）物管學(xué)習(xí) 物管部門(mén)印發(fā)行業(yè)文件（含局廠兩級(jí)）、專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)、崗位操作流程等材料，管理部門(mén)要吃透精神，能運(yùn)用實(shí)際操作。

（2）組織學(xué)習(xí) 及時(shí)將文件和材料下發(fā)基層和相關(guān)部門(mén)，先召開(kāi)相關(guān)人員自學(xué)，后物管部門(mén)每半年組織一次集中學(xué)習(xí)，對(duì)行業(yè)管理動(dòng)態(tài)、行業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)、兄弟行業(yè)或兄弟單位的管理材料進(jìn)行篩選學(xué)習(xí)，交流體會(huì)。

（3）外委培訓(xùn) 了解外部培訓(xùn)情況，積極尋找和爭(zhēng)取機(jī)會(huì)，征得領(lǐng)導(dǎo)同意，讓物資管理好的單位派人送出培訓(xùn),以期讓物資管理人員具有一定的管理知識(shí)，初步建成管理需要的知識(shí)體系,加以不斷更新和豐富物資管理知識(shí)。

（4）討論提高 定期或不定期組織討論，對(duì)當(dāng)前物資管理領(lǐng)域存在的不合理問(wèn)題加以探討解決，不時(shí)完善管理方法,堵住管理漏洞，對(duì)照實(shí)踐提高整體能力。

這種松散與集中結(jié)合、內(nèi)部與外部溝通、學(xué)習(xí)與提高滲透的特點(diǎn)是我們學(xué)習(xí)需要具備的，也有利于促進(jìn)物資管理進(jìn)步。

質(zhì)量控制程序

利用這種質(zhì)量控制方法，兩年來(lái)處理解決了整煤變散、汽車(chē)配件以舊翻新、小型工用具易斷裂、井下作業(yè)工具不適合使用等一些問(wèn)題，改變了部分產(chǎn)品供應(yīng)結(jié)構(gòu)，調(diào)整了一些網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)廠家，減少了投入，節(jié)約了成本。最近正在著手小型工用具的選型、廠家產(chǎn)品的試用、效果對(duì)比、對(duì)工用具的價(jià)格結(jié)合質(zhì)量一起分析，通過(guò)比較確定優(yōu)劣,達(dá)到工具使用效果好、質(zhì)量牢靠、廠家值得信賴目的。

物資管理范圍

做好物資管理工作的首要任務(wù)是對(duì)物資管理范圍有清醒的認(rèn)識(shí)和積極的拓展，然后把物資管理內(nèi)容分成幾個(gè)部分進(jìn)行系統(tǒng)管理。

規(guī)劃物資管理的順暢流程

物管流程較為繁復(fù)，而生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)節(jié)奏感很強(qiáng)，如何避免沖突和矛盾，在流程操作上要及時(shí)作相應(yīng)調(diào)整，基于為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)這個(gè)前提，我們把物管流程設(shè)計(jì)成直線形，程序按照一條直線走到底的模式，輔之以重要物資重點(diǎn)管理，既直接又直觀，既有快慢又有節(jié)奏。

物資安全流程

建立物資安全管理責(zé)任制，責(zé)任制度要上墻；有物資管理安全預(yù)案，有物資管理安全防范措施；配備物資安全器材,會(huì)操作使用；有物資管理安全環(huán)境。

流程：計(jì)劃安全，領(lǐng)料安全，運(yùn)輸安全，入庫(kù)安全，出庫(kù)安全，使用安全。從基層開(kāi)展的第一道工序開(kāi)始抓安全，如計(jì)劃申報(bào)的物資規(guī)格型號(hào)是否正確，有無(wú)安全使用隱患方面的考慮，領(lǐng)料時(shí)防止磕磕碰碰和意外傷害，運(yùn)輸路途中的捆扎束縛和易燃易爆物資的小心運(yùn)輸處理，入庫(kù)時(shí)安全核對(duì)和輕拿輕放，出庫(kù)時(shí)帳務(wù)安全和隨箱資料安全，有無(wú)向物資使用人員說(shuō)明操作規(guī)程，交代注意事項(xiàng)等。

計(jì)劃管理流程

安徽采油廠的物資計(jì)劃管理，就是按照經(jīng)濟(jì)規(guī)律要求，貫徹執(zhí)行局廠兩級(jí)的方針政策，不斷地發(fā)現(xiàn)和解決物資資源和需求之間的矛盾，搞好物資供需平衡，科學(xué)地組織好物資供需銜接，努力做到經(jīng)濟(jì)合理地使用物資資源，在保重點(diǎn)生產(chǎn)建設(shè)任務(wù)的基礎(chǔ)上，促進(jìn)經(jīng)營(yíng)工作。我單位計(jì)劃體系主要包括月度物資計(jì)劃、工程用料計(jì)劃、零星急用料計(jì)劃、自購(gòu)材料計(jì)劃和物資平衡計(jì)劃。物資計(jì)劃編制主要是依據(jù)各單位的生產(chǎn)施工所需。

流程：基層單位要有主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，保管員、材料員、核算員對(duì)其承擔(dān)責(zé)任,在制度范圍內(nèi)把準(zhǔn)備工作和上期物資計(jì)劃供應(yīng)情況，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，編制的物資計(jì)劃要經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)申核，然后在約定的時(shí)間內(nèi)報(bào)給上級(jí)主管部門(mén)；專(zhuān)業(yè)部門(mén)申報(bào)物資計(jì)劃要事前掌握專(zhuān)業(yè)物資的庫(kù)存量和將要開(kāi)展的任務(wù)量，落實(shí)好物資的需求量和生產(chǎn)任務(wù)的時(shí)限性之間關(guān)系，然后有針對(duì)性地上報(bào)物資需求計(jì)劃；臨時(shí)急用料計(jì)劃是指現(xiàn)場(chǎng)施工或者突發(fā)性事件引起的物資需要計(jì)劃，為合理組織生產(chǎn)計(jì)，可以在征求物資主管部門(mén)意見(jiàn)后實(shí)施，但事后必須補(bǔ)報(bào)計(jì)劃；自購(gòu)材料計(jì)劃原則上是用于車(chē)輛外出用料、廠辦公用品采購(gòu)以及其它需要進(jìn)行自購(gòu)的物資計(jì)劃，由自購(gòu)行為較為集中的單位或集體進(jìn)行申報(bào)（在此說(shuō)明一點(diǎn),供應(yīng)站油品質(zhì)量符合要求，遠(yuǎn)途行駛不要在天長(zhǎng)范圍內(nèi)加油，發(fā)生自購(gòu)行為由其個(gè)人負(fù)責(zé)）。另外，大型外單位施工工程用料計(jì)劃，由施工單位申報(bào)，廠工程主管部門(mén)負(fù)責(zé)按照?qǐng)D紙審核,報(bào)物資主管部門(mén)批準(zhǔn)，交供應(yīng)系統(tǒng)采購(gòu)，必須說(shuō)明一點(diǎn)，申報(bào)計(jì)劃和供應(yīng)開(kāi)票時(shí)必須注明工程名稱(chēng)、需求量和時(shí)限要求，便于財(cái)務(wù)人員核算?？傊镔Y計(jì)劃管理按照分類(lèi)別分項(xiàng)目申報(bào)，要有規(guī)范的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、用途、數(shù)量、單位、計(jì)劃價(jià)格、金額、供應(yīng)時(shí)間要求和其它注意事項(xiàng)，避免出現(xiàn)意外情況。經(jīng)物資主管部門(mén)核驗(yàn)的月度計(jì)劃和單臺(tái)（件）價(jià)超兩仟元的物資報(bào)廠主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后交供應(yīng)系統(tǒng)采購(gòu)，廠物資主管部門(mén)負(fù)責(zé)計(jì)劃督促落實(shí)工作。

把住兩關(guān)是搞好物資計(jì)劃的關(guān)鍵，一是把好計(jì)劃控制關(guān)。了解生產(chǎn)動(dòng)態(tài)，掌握一線信息，讓計(jì)劃有落實(shí)基礎(chǔ)和針對(duì)目標(biāo)；二是把住結(jié)算關(guān)，對(duì)應(yīng)計(jì)劃予以審核結(jié)算，堅(jiān)持計(jì)劃外物資、計(jì)劃內(nèi)控購(gòu)超量物資不予結(jié)算的原則。

物資統(tǒng)計(jì)流程

做好物資計(jì)劃的統(tǒng)計(jì)工作，保證計(jì)劃無(wú)遺漏；月度物資供應(yīng)情況統(tǒng)計(jì)；月度庫(kù)存物資情況統(tǒng)計(jì)；重點(diǎn)物資（燃料、化學(xué)藥劑、油管桿、重點(diǎn)井下工具等）使用情況統(tǒng)計(jì)；供應(yīng)及時(shí)與質(zhì)量處理情況統(tǒng)計(jì)；物資平衡情況統(tǒng)計(jì)；專(zhuān)項(xiàng)統(tǒng)計(jì)?；鶎訂挝唤y(tǒng)計(jì)與物資部門(mén)統(tǒng)計(jì)互相對(duì)照，相互補(bǔ)充，相互印證。

利用統(tǒng)計(jì)工作做好撥入量分析、消耗量分析、庫(kù)存分析、物資收支存平衡分析、庫(kù)存對(duì)生產(chǎn)保證程度的分析等，以統(tǒng)計(jì)分析來(lái)加強(qiáng)物資供管用工作，保障生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)健康有序運(yùn)行。

庫(kù)房管理流程

庫(kù)房管理是基層物資管理的重要內(nèi)容，是保障基層組織生產(chǎn)的必備條件，是保證庫(kù)存物資原有使用價(jià)值的重要手段，可以促進(jìn)物資流通時(shí)間的縮短和流通費(fèi)用的節(jié)約，規(guī)劃好庫(kù)房管理流程對(duì)基層物資管理工作具有指導(dǎo)意義，基層庫(kù)房管理是保障生產(chǎn)的基礎(chǔ)，與其它工作緊密聯(lián)系。保管員要隨時(shí)了解和掌握庫(kù)存動(dòng)態(tài)，對(duì)常用物資和重點(diǎn)物資做到時(shí)時(shí)清楚處處明白，收支存情況爛熟于心，具有物資管理基本功和積極性。

保管員驗(yàn)收材料員領(lǐng)購(gòu)物資，辦理入庫(kù)，下帳，歸類(lèi)擺放，定期保養(yǎng)，帳卡物對(duì)應(yīng)，收發(fā)存按規(guī)程辦，定期就無(wú)動(dòng)態(tài)物資進(jìn)行清查分析，反饋物管信息，配合材料員做好物資申報(bào)工作等。動(dòng)態(tài)管理庫(kù)房，平衡物資進(jìn)出，物資出庫(kù)實(shí)行先進(jìn)先出的原則，程序上執(zhí)行核算員出票，領(lǐng)料人員和隊(duì)（站）主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，憑證印鑒是否齊全，數(shù)字、單價(jià)、金額檢查無(wú)誤，做好備料時(shí)的品名、規(guī)格、實(shí)物量等與帳卡對(duì)應(yīng)工作，認(rèn)真復(fù)核、點(diǎn)交、清理和結(jié)算。

廢物處理流程

廢舊物資的處理是物資管理的一項(xiàng)不可忽缺的內(nèi)容，對(duì)待這項(xiàng)較為敏感和關(guān)注的工作，必須要有嚴(yán)格的組織程序、詳細(xì)的操作辦法、周全的處理方式。為此，我們成立了廢舊物資處理領(lǐng)導(dǎo)小組，確立了參預(yù)部門(mén)的人員，制定了處理程序，明確了處理范圍，形成了規(guī)范化的處理流程。在基層申報(bào)的基礎(chǔ)上，采用激勵(lì)手段堵住了一些廢舊物資的流失。處理小組首先對(duì)申報(bào)的物資進(jìn)行鑒定，能夠修復(fù)的一律不許作廢品處理，少量的采用小組先定價(jià)的辦法，價(jià)格原則是比廢舊物資回收公司回收價(jià)要高，處理給正規(guī)單位；一定量的采用競(jìng)價(jià)招投標(biāo)形式。處理過(guò)程中采用小組成員與基層單位相結(jié)合的原則，一般情況下小組成員不少于兩家，裝車(chē)、過(guò)磅、交款必須有財(cái)務(wù)科或者紀(jì)檢監(jiān)察科負(fù)責(zé)監(jiān)督。修舊利廢我們每年要集中性開(kāi)展兩次，先有基層單位申報(bào)，修舊利廢領(lǐng)導(dǎo)小組（由安全、機(jī)動(dòng)、技術(shù)、財(cái)務(wù)、計(jì)劃科組成）查驗(yàn)批復(fù)，對(duì)修理對(duì)象嚴(yán)格把關(guān)，以正規(guī)書(shū)面形式下達(dá)同意修復(fù)通知書(shū)，修好后由小組鑒定驗(yàn)收，并回收到專(zhuān)用庫(kù)房保管，生產(chǎn)需要時(shí)調(diào)撥使用。

質(zhì)量計(jì)量流程

物資的質(zhì)量和計(jì)量事關(guān)生產(chǎn)大局，沒(méi)有質(zhì)優(yōu)和定量的產(chǎn)品，就無(wú)法推動(dòng)生產(chǎn)運(yùn)轉(zhuǎn)，進(jìn)而延誤生產(chǎn)，甚至可能造成生產(chǎn)受損。為了減少損失，降低質(zhì)量計(jì)量事故發(fā)生率，首先從物資供管用的全過(guò)程加強(qiáng)監(jiān)督，建立起從頭到尾相輔相成的質(zhì)量計(jì)量控制體系。從供應(yīng)領(lǐng)料的第一關(guān)起，要求對(duì)照產(chǎn)品資料認(rèn)真核驗(yàn)，使用的產(chǎn)品出現(xiàn)問(wèn)題基層單位及時(shí)向物資部門(mén)反饋信息，由物管部門(mén)負(fù)責(zé)督促供應(yīng)系統(tǒng)處理，退貨、更換、直到賠償損失；第二關(guān)就是質(zhì)量訪問(wèn)制度，定期組織兩個(gè)供應(yīng)站到基層單位進(jìn)行質(zhì)量訪問(wèn)，雙向互動(dòng)溝通。下一步我們想把訪問(wèn)的范圍擴(kuò)大，延伸到專(zhuān)業(yè)物資部門(mén)，進(jìn)一步以此為推動(dòng)力，促進(jìn)物資質(zhì)量的不斷提高；第三關(guān)就是加強(qiáng)同類(lèi)物資使用效果的調(diào)查分析，追根溯源，有比較有選擇，引進(jìn)不同廠家產(chǎn)品試驗(yàn)，進(jìn)行價(jià)效對(duì)比，從而把質(zhì)量計(jì)量工作引向深入。