淺析電子檔案管理中存在的問題及解決對策

王穎

[摘 要]隨著計算機技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國各行各業(yè)都加快了信息化建設(shè)的進程。檔案作為記錄人民生產(chǎn)生活的重要信息資料，也從傳統(tǒng)的檔案管理模式向電子檔案管理模式進行轉(zhuǎn)變，電子檔案應運而生。電子檔案管理完全改變了傳統(tǒng)檔案管理的模式，其以數(shù)字化作為其核心，而存儲介質(zhì)也發(fā)生了根本性改變，整個管理工作過程中都是通過計算機來進行操作完成的，不僅工作標準化水平較高，而且工作效率提高。由于電子檔案具有較好的開放性，為公眾在瀏覽時提供了較大的便利。文中分析了電子檔案管理工作中面臨的問題，并進一步對加強電子檔案管理的具體對策進行了闡述。

[關(guān)鍵詞]電子檔案；管理；問題；對策

電子檔案管理作為現(xiàn)代化的檔案管理模式，通過計算機來進行電子檔案的管理工作，同時電子檔案的生成也是利用計算機設(shè)備來完成的，檔案信息的存儲也以數(shù)碼的形式存儲于設(shè)備載體中，并能夠在計算機上進行閱讀和處理信息。電子檔案管理模式在企事業(yè)中不斷應用的過程中，其存在的問題也不斷體現(xiàn)出來，這些問題的存在在很大程度上制約了檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的進程，因此作為檔案工作人員，需要在工作中及時發(fā)現(xiàn)問題，并采取科學有效的措施進行解決，確保電子檔案能夠健康的發(fā)展。

一、電子檔案管理工作中面臨的問題

（一）電子文件容易被刪改

電子文件在生成過程中，由于是在計算機上進行完成的，這樣就無法在形成過程中留下筆跡，而且也不需要單位負責人進一步對材料進行簽發(fā)，這就導致材料的真實性和權(quán)威性難以確定。部分操作人員如果出于自身或是其他的目的，對電子文件在計算機上進行刪改，也很難發(fā)現(xiàn)。

（二）電子檔案內(nèi)容的保密性具有較大的威脅

目前網(wǎng)絡具有開放性，因此存儲在網(wǎng)絡某一設(shè)備上的電子文件可以利用任何終端設(shè)備都能索取到，同時，存儲于一個終端的電子文件可以利用網(wǎng)絡同時發(fā)給若干個終端，這對部分具有保密性的電子文件的安全性帶來較大的威脅。

（三）電子檔案保管的長久性有等改善

目前很大一部分企事業(yè)單位在辦公過程中都實現(xiàn)了無紙化，計算機和網(wǎng)絡已成為工作中重要的工具，這樣就會將工作中所有的信息、決策等都會在網(wǎng)絡上進行存儲，而且在獲取信息時只需輕輕移動一下鼠標就能夠獲取到自己所需要的信息，這樣不僅有利于工作效率的提升，而且檔案管理工作歸檔和存儲的程度也得以進一步簡化，更便于信息的利用。但由于所有信息都需要借助網(wǎng)絡，一旦網(wǎng)絡系統(tǒng)癱瘓或是受到病毒、黑客等入侵，則會導致電子文件信息丟失、損毀等情況發(fā)生，從而導致不可估量的損失發(fā)生。

（四）檔案管理軟件缺乏統(tǒng)一性

長期以來我國的計算機軟件在研制方面，就遠遠滯后于計算機硬件的發(fā)展，這就導致電子檔案管理工作中，軟件無法更好滿足于檔案存儲的需要。特別是在檔案的共享問題上，由于各地區(qū)之間、單位之間在檔案管理工作中使用不同的軟件，這樣就導致在利用或是共享問題上存在較大的矛盾，不利于電子檔案的發(fā)展。

二、加強電子檔案管理的具體對策

（一）建立健全維護電子文件真實和安全的法規(guī)

在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應的管理措施采保證其得以實施。因此建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度，對于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案的保管和利用標準規(guī)定下來，使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定。同時要通過立法確認電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。

（二）制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規(guī)范

隨著電子文件的大量產(chǎn)生，迫切需要建立一整套科學、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規(guī)范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標準和規(guī)范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以科學、有序、規(guī)范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項重大課題，也是迫切需要解決的基礎(chǔ)性工作。

（三）研制開發(fā)數(shù)據(jù)格式標準統(tǒng)一、可以互相兼容的檔案管理軟件

建議由國家檔案局牽頭，研制開發(fā)適應檔案管理現(xiàn)代化的軟件，并在全國檔案系統(tǒng)統(tǒng)一推廣。我們盼望國家檔案局能把該問題列為工作重點，以此帶動全國檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理水平的提高。辦公自動化的廠泛實現(xiàn)，信息高速公路的建成，對傳統(tǒng)的檔案工作是一次巨大的沖擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進行一次徹底革命。

（四）培養(yǎng)精通計算機技術(shù)的檔案專業(yè)人才

培養(yǎng)一批既幢檔案業(yè)務又精通計算機專業(yè)知識的人才已是各級檔案管理部門的當務之急。當前要在加強全員計算機知識培訓I的同時，通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養(yǎng)高、精、尖計算機管理應用人才，使他們不僅精通計算機技術(shù)而且熟悉檔案業(yè)務，熱愛檔案事業(yè)；不僅會操作而且會設(shè)計程序，能夠開發(fā)軟件。

三、結(jié)束語

相對于傳統(tǒng)檔案管理來講，電子檔案管理工作具有非常明顯的優(yōu)勢。但由于電子檔案的安全性和權(quán)威性問題，則需要檔案管理人員要充分的認識到電子檔案管理的重要性，及時對電子檔案管理工作中存在的問題進行解決。同時還要注重電子檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，努力提高檔案管理人員的綜合技能和素質(zhì)，制定統(tǒng)一的電子檔案工作規(guī)范和標準，加快軟件的開發(fā)和研制，對電子檔案數(shù)據(jù)格式進行統(tǒng)一，加快推進檔案共享性的實現(xiàn)，這對于有利于電子檔案管理工作的順利開展，而且對進一步加強電子檔案的安全性和可靠性具有極為重要的意義。

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