淺談新形式下的檔案創(chuàng)新管理

呂宏偉

摘 要：當(dāng)今社會是一個信息化社會，各種資料、信息的存儲和記載方式正在發(fā)生日新月異的變化。在這種新形式下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越來越發(fā)達，為了促進和建設(shè)小康社會，更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，檔案工作也需現(xiàn)代化管理和創(chuàng)新，為此，如何做好創(chuàng)新性的檔案現(xiàn)代化管理工作，是檔案管理人員需要研究的課題。

1 現(xiàn)代化的檔案管理手段

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案館也充分利用網(wǎng)站制做網(wǎng)頁，建立了檔案館區(qū)域網(wǎng)，形成網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)在網(wǎng)上搜索信息的方式，更便捷、更快速地實行檔案檢索和管理服務(wù)。

建立網(wǎng)絡(luò)檔案的好處是，各級、各部的檔案處室可以與企事業(yè)單位實現(xiàn)信息對接，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)姆绞?，打開方便溝通、提出要求明確、落實工作具體、隨時創(chuàng)新整改等新局面，以資源共享等方式，實現(xiàn)文檔大面積覆蓋、大幅度利用以及海量信息的儲存、分析、管理與應(yīng)用。

網(wǎng)絡(luò)檔案管理是新形式下社會產(chǎn)生的一種新形檔案管理模式，因此也需要新的服務(wù)理念與網(wǎng)絡(luò)知識密切配合。首先，提升網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，組織檔案管理人員借鑒其他城市檔案管理部門的先進經(jīng)驗，參觀活動展覽、閱讀相關(guān)書籍、觀摩實際運用，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案數(shù)據(jù)化管理，建立檔案檢索目錄，將珍貴的影視資料、新聞活動、紀實錄像等信息及時存檔，以防信息丟失、或由于數(shù)碼存儲機器失靈造成的信息提取不利。

其次，開展線上線下服務(wù)，從多種渠道獲取最前沿的信息，通過網(wǎng)絡(luò)新聞，掌握當(dāng)前的時代熱點，提高分辨重要信息的能力，注重信息的時效性、可用性，關(guān)注信息發(fā)生改變時，檔案管理工作需要做出的調(diào)整，以積極主動的態(tài)度，確保檔案存檔文件具有可保存價值，以主動、快捷的服務(wù)方式取代被動、龐雜的工作帶來的不必要的負擔(dān)。

再次，實現(xiàn)有效回訪。網(wǎng)絡(luò)的最大優(yōu)勢就是可以迅速地實現(xiàn)信息的溝通、交流和反饋。以MSN、電子郵箱、網(wǎng)頁瀏覽等方式進行信息回訪，可有效地檢測出檔案管理工作的成效，回答企事業(yè)單位等服務(wù)對象的問題，提高工作效率，提供解答服務(wù)，完善工作中出現(xiàn)的不足。

最后，實現(xiàn)全方位拓展服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)檔案管理工作正處于快速發(fā)展?fàn)顟B(tài)，信息的多元化、立體化等特點，注定了網(wǎng)絡(luò)檔案管理工作將面臨更多的機遇和挑戰(zhàn)，為了讓網(wǎng)絡(luò)檔案管理工作適應(yīng)更多人的需求，還需要應(yīng)用者具備為社會提供全方位服務(wù)的高度意識，引進便于企業(yè)發(fā)展的先進理念，讓檔案管理部門不光實現(xiàn)為企業(yè)、事業(yè)單位保管檔案，還可以根據(jù)多年來檔案文件透露出的信息，為企業(yè)實現(xiàn)合理化建議，以及企業(yè)發(fā)展所需的指導(dǎo)性戰(zhàn)略意見，真正實現(xiàn)新形式下的檔案管理工作擴展出的其它功能所體現(xiàn)的巨大價值與貢獻。

2 新形式下的職業(yè)操守

網(wǎng)絡(luò)形式下，電子文檔應(yīng)運而生，國內(nèi)很多檔案館已經(jīng)建立了電子檔案服務(wù)管理中心。

電子文檔建立的好處是，省去了紙質(zhì)化辦公化打印、簽字、蓋章等繁瑣工序，直接以自動上傳、轉(zhuǎn)發(fā)、加密等環(huán)節(jié)，體現(xiàn)省時、省力、字跡清晰等優(yōu)勢，真正實現(xiàn)了足不出戶，就可以將文件歸檔、分類、上交等工作，同時，還可以以視頻、光碟等可移動畫面的形式實現(xiàn)檔案管理立體化辦公、電子化辦公。

實際上，越來越多的電子檔案的出現(xiàn)，也給管理工作提出新的課題，比如，電子檔案直觀性差，需要通過計算機、網(wǎng)絡(luò)、LED屏等現(xiàn)代化載體來呈現(xiàn)具體內(nèi)容，因此也需要更高的科技手段和硬件設(shè)施支撐。為了使電子檔案適應(yīng)社會發(fā)展的需求，就得從實際情況與管理手段入手，培養(yǎng)更多懂微機技術(shù)的新人，單位需提供和完善大量網(wǎng)絡(luò)方面的指導(dǎo)與支持，使檔案管理工作者既提高技能，以保密為原則，以愛崗敬業(yè)、嚴肅認真為職業(yè)操守，使電子檔案能夠在安全、可靠的前提下，發(fā)揮信息資源的作用。

同時，電子文檔的歸檔、分類、管理與使用，也是一項極其復(fù)雜的內(nèi)容，檔案管理部門需要細分檔案的性質(zhì)、作用，以清晰、明了的分類辦法存放電子檔案，使電子檔案在被提取利用的時候，第一時間查找出冊，不至于在被使用的環(huán)節(jié)出現(xiàn)差池或意想不到的損失，要真正做到檔案設(shè)備現(xiàn)代化、服務(wù)機制主動化，在科技技術(shù)飛速發(fā)展的今天，讓電子檔案為經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展起到推波助瀾的作用。

3 建立健全檔案管理制度，完善發(fā)展機制

檔案的管理是一項保密性很強的工作，不允許有任何疏漏，滲透著嚴謹性和專業(yè)性，這也對從業(yè)人員有著很高的要求，有的單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視，所以，當(dāng)前的檔案管理工作存在一定問題。

首先，制度不夠規(guī)范。有的領(lǐng)導(dǎo)認為檔案管理不能為單位帶來效益，還需要專人看管、為設(shè)備投入經(jīng)費，是一項費時費力、需要成本的工作，因此，不設(shè)立獎懲機制，有的從業(yè)人員甚至身兼多職，沒有更多精力細化檔案工作，一旦出現(xiàn)工作交接等狀況，有些檔案就成了事件發(fā)生背景不詳、丟之可惜、存之無意的廢品。

還有，有的專業(yè)人員素質(zhì)低下。新的歷史時期對從業(yè)人員提出了更高的要求，有的人員專業(yè)水平低，不適應(yīng)新時代的發(fā)展，不僅對網(wǎng)絡(luò)常識一無所知，連基礎(chǔ)的檔案的整理、訂裝等業(yè)務(wù)都不熟悉，制約了檔案管理工作向更高深方向發(fā)展。

最后，就是受到財力、物力的影響。有的單位資金不足，檔案管理工作的設(shè)施不齊全，相關(guān)的電子設(shè)備和軟件不到位，更別提網(wǎng)絡(luò)檔案的創(chuàng)新管理了，有的連安全工作都不能保證，影響了檔案的完整性。

解決問題的辦法是：建立健全檔案管理制度。

首先，提高一把手的重視程度，完善工作制度，嚴格按照制度執(zhí)行，提高從業(yè)人員的工作積極性，對從業(yè)人員采取關(guān)心、關(guān)照、幫扶的態(tài)度，協(xié)助他們完成管理工作。

其次，改進和完善設(shè)備。凡是對檔案管理有利的工具和設(shè)備都盡量購置齊全，這樣既省去了時間成本，又提高了管理工作效率。

最后，就是強化信息管理手段。充分發(fā)揮檔案管理工作的權(quán)威性和政策性，轉(zhuǎn)變觀念，結(jié)合科技手段和管理新辦法，使用網(wǎng)絡(luò)和計算機以及更先進的設(shè)備，實現(xiàn)新形式下的檔案信息管理。

新的歷史時期，檔案工作也需要緊密與時代的步伐保持一致，運用數(shù)字化、電子化的功能，拓寬檔案工作內(nèi)容，與黨的精神保持一致，高效、準確地為政府服務(wù)，為企業(yè)提供幫助，以嶄新的技術(shù)手段，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺和電子檔案的資料庫管理。

公開服務(wù)監(jiān)督熱線，接受社會和輿論監(jiān)督。以不同渠道獲得信息，嚴格按照電子政務(wù)的要求管理檔案，設(shè)立流程和制度，完善方式方法，真正實現(xiàn)讓檔案管理為大眾服務(wù)，為社會服務(wù)，讓檔案管理工作在新形式的歷史時期，發(fā)揮更大的信息提供作用，有利于社會發(fā)展，紀錄下檔案管理工作在歷史發(fā)展進程中發(fā)揮的巨大作用。

參考文獻

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