淺談醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新

馬剛

摘 要：醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中一個(gè)重要組成部分，是研究和借鑒醫(yī)院發(fā)展歷史經(jīng)驗(yàn)的重要參考資料，對(duì)研究醫(yī)院的學(xué)術(shù)、技術(shù)進(jìn)步經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展都有重要參考價(jià)值。當(dāng)前，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及目前正在進(jìn)行的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)制度的改革，醫(yī)院檔案管理工作也步入了一個(gè)新的階段。如何準(zhǔn)確把握新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，最大限度地發(fā)揮檔案的作用，對(duì)促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有重要作用。

1 檔案管理在醫(yī)院管理中的作用

（一）檔案管理規(guī)范化，有利于醫(yī)院院長(zhǎng)作出正確決策，有利于提高醫(yī)療技術(shù)質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展，從而為醫(yī)院現(xiàn)代化管理打下扎實(shí)基礎(chǔ)；

（二）有利于醫(yī)療質(zhì)量與醫(yī)療技術(shù)的管理，對(duì)調(diào)整各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)，開(kāi)展新業(yè)務(wù)、新技術(shù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確、科學(xué)的依據(jù)；

（三）有利于醫(yī)院的設(shè)備設(shè)施管理，通過(guò)對(duì)使用性能、使用率的分析，保證醫(yī)療設(shè)備的利用效果；通過(guò)對(duì)基本建設(shè)從設(shè)計(jì)、施工到竣工所形成的檔案分析，可以保證維修、改造、重建不受影響和損失；

（四）有利于醫(yī)學(xué)科研成果與醫(yī)學(xué)技術(shù)的形成與推廣應(yīng)用，促進(jìn)臨床科研與學(xué)術(shù)活動(dòng)的開(kāi)展；

（五）有利于醫(yī)院管理決策的科學(xué)化、系統(tǒng)化，使醫(yī)院管理者通過(guò)多年檔案信息的收集、匯總、加工、儲(chǔ)存、分析過(guò)程，形成科學(xué)決策的有效依據(jù)，使檔案管理更好地為醫(yī)院各項(xiàng)工作服務(wù)。

2 醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理機(jī)制不健全

醫(yī)院各種規(guī)章制度、各級(jí)人員的崗位職責(zé)比較健全，但涉及檔案管理的制度和職責(zé)較少，檔案管理機(jī)構(gòu)不健全，職能不明確。醫(yī)院沒(méi)有賦予職能科室管理科室檔案的義務(wù)，而綜合檔案室隸屬于醫(yī)院辦公室，不具備管理職能，使得科室檔案處于脫管狀態(tài)。醫(yī)院也沒(méi)有對(duì)文書(shū)檔案質(zhì)量監(jiān)管的質(zhì)控小組，在質(zhì)量方面得不到保障，科室檔案缺乏必要的督導(dǎo)管理。

（二）檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率低

科室檔案是醫(yī)院各科室在日常工作中形成的檔案，對(duì)科室管理有重要作用，然而科室檔案管理是醫(yī)院檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)，收集、整理、存儲(chǔ)和檢索等管理工作很不到位。醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員和職能科室大部分職工檔案意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案管理不是自己的本職工作，認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

（三）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

在醫(yī)院管理中，只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，尚未將提高檔案管理人員的素質(zhì)納入計(jì)劃和要求，檔案管理人員專業(yè)出身較少，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷偏低，現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)貧乏，甚至于有些檔案管理人員是從別的崗位轉(zhuǎn)調(diào)過(guò)來(lái)的，且平時(shí)檔案管理人員學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，致使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上形勢(shì)的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

（四）檔案管理分散

由于醫(yī)院行業(yè)管理的要求，醫(yī)院綜合檔案室一般只管理文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案和部分實(shí)物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書(shū)檔案、X 線膠片檔案、居民醫(yī)保檔案、居民健康檔案等都分屬各個(gè)科室分散管理，形成了多部門(mén)管理檔案的格局，不利于檔案的完整和安全。

（五）檔案現(xiàn)代化管理水平不高

近年來(lái)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中得到了廣泛運(yùn)用，醫(yī)院管理手段不斷現(xiàn)代化，然而運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的醫(yī)院卻很少，檔案工作停滯在手工收集、手工檢索，信息量小、工作量大，不利于檔案的利用和開(kāi)發(fā)。

3 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的途徑

（一）管理機(jī)構(gòu)創(chuàng)新

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中一個(gè)重要組成部分，因此醫(yī)院檔案管理要改變各自為政的固有觀念，設(shè)立專門(mén)檔案機(jī)構(gòu)，變成檔案管理的職能部門(mén)，配備由專職、兼職檔案工作人員組成的檔案隊(duì)伍，克服檔案分散管理的弊端，保證檔案的完整率，使醫(yī)院的歷史能在檔案中得到全面涵蓋。針對(duì)醫(yī)療、護(hù)理、醫(yī)技、醫(yī)保和居民健康五類檔案成立檔案質(zhì)量專家督導(dǎo)小組，每月提出整改意見(jiàn)，并對(duì)檔案工作的優(yōu)劣進(jìn)行獎(jiǎng)懲，對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。

（二）管理隊(duì)伍創(chuàng)新

檔案管理工作的創(chuàng)新，歸根到底要依靠“人”來(lái)推動(dòng)。因此，要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，需要提高檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。因此，加強(qiáng)檔案管理工作人員對(duì)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、檔案法的學(xué)習(xí)，努力提高理論知識(shí)和檔案意識(shí)。通過(guò)崗位培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高在職醫(yī)院檔案人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理人員運(yùn)用專業(yè)理論解決實(shí)際問(wèn)題的能力，使其能熟練掌握掃描、編目、標(biāo)引、建立數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)檢索及光盤(pán)檢索等知識(shí)，熟悉各種信息系統(tǒng)軟件和網(wǎng)絡(luò)工具，能熟練運(yùn)用多媒體技術(shù)，提供圖、文、音一體化的信息服務(wù)等。同時(shí)，鼓勵(lì)檔案管理人員利用業(yè)務(wù)時(shí)間參加各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí)，如計(jì)算機(jī)課程培訓(xùn)、歸檔文件整理等，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化，從而充分發(fā)揮醫(yī)院檔案工作的重要作用。

（三）管理技術(shù)創(chuàng)新

傳統(tǒng)的檔案手工管理很難適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的需要，應(yīng)投入必需的基礎(chǔ)設(shè)施和辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)電子化、自動(dòng)化管理，發(fā)揮現(xiàn)代科技的優(yōu)勢(shì)，提高工作質(zhì)量和效率。同時(shí)，選擇適合醫(yī)院檔案管理的軟件，并在檔案工作人員中開(kāi)展計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，以掌握檔案計(jì)算機(jī)管理運(yùn)用技術(shù)，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。在為醫(yī)院檔案管理努力營(yíng)造良好的管理環(huán)境的基礎(chǔ)上，還應(yīng)積極構(gòu)建規(guī)范的管理體系，充分利用現(xiàn)代科技的優(yōu)勢(shì)，用科學(xué)發(fā)展的眼光來(lái)對(duì)原有的體系進(jìn)行完善和改革。

（四）管理宣傳創(chuàng)新

檔案管理宣傳是增進(jìn)單位內(nèi)部員工、社會(huì)公眾對(duì)檔案事業(yè)了解，提高檔案室的知名度，增進(jìn)公眾與其親和力的重要途徑，也是讓檔案室在單位發(fā)揮更大作用的手段之一。檔案管理宣傳的創(chuàng)新，除了單位內(nèi)部宣傳方面，還要借助更廣泛媒體廣為宣傳，這其中借助檔案網(wǎng)站向公眾進(jìn)行宣傳是目前最便捷、最經(jīng)濟(jì)的方式，且不受時(shí)間、地域的限制，網(wǎng)站的宣傳可以打破檔案館以往的神秘面紗，使公眾更加深入全面了解檔案事業(yè)提供了極大便利。

（五）管理服務(wù)創(chuàng)新

醫(yī)院檔案管理的最終目的就是利用、挖掘其潛在的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，使之轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。醫(yī)院檔案部門(mén)必須由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域、擴(kuò)大服務(wù)范圍、創(chuàng)新服務(wù)方式。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，擴(kuò)大信息來(lái)源，及時(shí)準(zhǔn)確的收集和整理各類信息，注意各種信息的積累，使醫(yī)院檔案內(nèi)容得到進(jìn)一步豐富，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化。

1.改變以往重管理輕服務(wù)的管理模式， 把工作重點(diǎn)從檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)移到檔案服務(wù)管理上來(lái)，擺脫單純的業(yè)務(wù)觀點(diǎn)，充分利用檔案資源，努力拓展服務(wù)領(lǐng)域，多角度、多層次地為醫(yī)院人員、患者及社會(huì)公眾服務(wù)。醫(yī)院檔案工作者要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，變被動(dòng)接受各科室文件歸檔為主動(dòng)上門(mén)指導(dǎo)科室開(kāi)展指導(dǎo)檔案立卷整理業(yè)務(wù)，主動(dòng)與立檔者或檔案利用者建立聯(lián)系，按照檔案管理的要求，隨時(shí)收集檔案材料，并積極為檔案利用者提供服務(wù)。

2.醫(yī)院檔案工作者要深入臨床一線進(jìn)行調(diào)研，了解各項(xiàng)醫(yī)療工作對(duì)檔案信息要求，有目的地從室藏檔案材料中挖掘有價(jià)值的信息，開(kāi)展編研工作，編制多種檢索工具，為臨床、科研、領(lǐng)導(dǎo)決策提供主動(dòng)服務(wù)。同時(shí)，加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，提高檔案利用率。加強(qiáng)各級(jí)醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，打破院與院之間的界限，互通檔案信息，以滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研需要，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

此外，諸如檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、檔案展覽服務(wù)、檔案文化休閑服務(wù)等服務(wù)方式正在不斷涌現(xiàn)。醫(yī)院檔案部門(mén)，也可在一定范圍內(nèi)采取有效的措施，挖掘檔案信息資源，為全院各項(xiàng)工作主動(dòng)提供信息服務(wù)，利用檔案積極開(kāi)展編研工作，為臨床、科研、領(lǐng)導(dǎo)決策提供主動(dòng)服務(wù)，收集利用反饋信息，了解檔案信息發(fā)揮作用的情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高檔案利用率，以此提高醫(yī)院各項(xiàng)工作的效率，提高醫(yī)院社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。